KONKURRANSEGRUNNLAG 12/022 RENHOLDSTJENESTER OG LUNSJORDNING. Kontaktperson: Tor Henriksen Tilbudsfrist: kl.12.00

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG 12/022 RENHOLDSTJENESTER OG LUNSJORDNING Kontaktperson: Tor Henriksen Tilbudsfrist: kl.12.00

2 INNHOLD 1. OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL OPPDRAGETS ART Beskrivelse av oppdraget Samarbeid, implementering og oppfølging KONKURRANSEN Prosedyre Endringer og rettelser Tilbudsbefaring LEVERING AV TILBUD Tilbudsåpning Tilleggsopplysninger Tilbudets vedståelsesfrist OMFANG OG VERDI AVTALE Avtalevarighet Verdi KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske skatt og mva krav til helse, miljø og sikkerhet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner til språk til referanser EVALUERING TILDELINGSKRITERIER KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming Tilbudets utforming Taushetsplikt Offentlighet Tilbud på deler av leveransen Alternative tilbud Underleverandører Forbehold AVVISNING AV TILBUD AVLYSING AV KONKURRANSEN TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN VEDLEGG Side 2 av 12

3 1. OPPDRAGSGIVER Romerike Avfallsforedling IKS ROAF er et interkommunalt renovasjonsselskap for kommunene Enebakk, Fet, Gjerdrum, Lørenskog, Nittedal, Rælingen, Skedsmo og Sørum. Selskapet er ansvarlig for innsamling av husholdningsavfall i eierkommunene fra mer enn innbyggere. ROAF driver også Bøler avfallsdeponi og 7 gjenvinningsstasjoner, samt ordning for innsamling av farlig avfall, og har over 100 returpunkter for glass- og metallemballasje. Selskapet har 60 ansatte og en omsetning på vel 170 millioner kroner. ROAFs kjerneformål er å ha ansvarlig avfallshåndtering for klima, kretsløp og miljø. RoAFs oppgave er å samle inn, motta og behandle avfall slik at mest mulig av ressursene i avfallet kan utnyttes ved ombruk, materialgjenvinning eller energiproduksjon. Ytterligere informasjon kan finnes på våre nettsider: 2. ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å dekke virksomhetens behov for systematisk og regelmessig profesjonelt renhold, støvsanering og fjerning av (rest)avfall i RoAFs lokaler. RoAF ønsker solide tjenester som fjerner smuss, opprettholder forsvarlig hygiene og inneklima, bevarer overflatene i bygget etc. Offentlige oppdragsgivere skal i henhold til lov om offentlige anskaffelser 6 (og FOA 17-3) ta hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Tjenestene skal derfor utføres av leverandør med kompetanse og utstyr som sikrer lav miljøbelastning, og med oppmerksomhet på ivaretakelse av det ytre miljø ved utførelse av tjenesten. Inkludert i oppdraget er daglig forberedelse av lunsjordning for alle ansatte, og etterarbeid på kjøkken og kantine. Renhold og lunsjordning skal medvirke til trivsel og godt inneklima for ansatte, kunder og gjester 3. OPPDRAGETS ART 3.1. BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Hoveddelen av anskaffelsen gjelder daglige renholdstjenester på RoAF Miljøpark, Skedsmokorset. På RoAF Miljøpark skal renhold av hovedbygget og andre bygninger utføres på dagtid mandag til fredag i tidsrommet mellom kl Renholdsoppdraget omfatter samlet sett et brutto areal på ca 1500 kvm. Oppdraget organiseres ut fra en hovedplan der prioritering/omprioritering skjer i dialog med kontaktperson hos Oppdragsgiver. På gjenvinningsstasjonene Sørum, Gjerdrum og Fet skal det utføres periodisk renhold av gulv etter avrop på avtalen. Renholdet skal utføres i gjenvinningsstasjonenes åpningstid. Daglig tilrettelegging mandag til fredag av lunsjordning for ansatte inngår i oppdraget. Arbeidet består av pådekking av pålegg og brød, samt rydding og oppvask. 1 2 ganger i uken tilberedes suppe eller annen oppvarmet mat. Hver morgen er det oppskjæring av frukt som legges på fat i fellesrom. Arbeidet er beregnet til 2 2,5 timer hver dag. Bestilling av varer inngår ikke. Side 3 av 12

4 Periodiske renholdsoppgaver som hovedrengjøring, innvendig/utvendig vindusvask, innvendige skilleglass, fasade, utvendige persienner, nedvasking av garderober, legionellabehandling av dusjområder, osv. kommer i tillegg og i form av bestillinger. Ytterligere beskrivelse av oppdraget i vedlegg spesifikasjon og vedlegg Tilbudsskjema SAMARBEID, IMPLEMENTERING OG OPPFØLGING Det er viktig at Oppdragsgiver og valgte leverandør avsetter nødvendig tid og ressurser til statusmøter i hele avtaleperioden for å sikre planlagt og forutsigbar gjennomføring av oppdraget. RoAF legger vekt på god kommunikasjon, lojalitet og oppdragsgiver/leverandørsamhandling. 4. KONKURRANSEN Oppdragsgiver innbyr til anbudskonkurranse om inngåelse av avtale for renholdstjenester og daglig forberedelse og etterarbeid i fbm lunsjordning for ansatte. Kontaktinformasjon denne anskaffelsen: Saksbehandler: Tor Henriksen Tittel: Innkjøper RoAF Kontor: (+ 47) E-post: tor.henriksen@roaf.no Alle henvendelser skal kun skje skriftlig til vår saksbehandler. Spørsmål og henvendelser må være fremsatt via Doffin senest 5 dager før utløpet av tilbudsfristen. Svar vil bli sendt anonymisert til samtlige interessenter / leverandører pr. e-post. Leverandør bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen PROSEDYRE Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. Juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 07. April 2006 nr 402. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Konkurransen tillater ikke forhandlinger. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen fristens utløp. Konkurransen er kunngjort via DOFFIN og TED den Side 4 av 12

5 4.2. ENDRINGER OG RETTELSER Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til utleveringsfristens utløp. Opplysninger om dette vil bli sendt pr. e- post til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget TILBUDSBEFARING Oppdragsgiver vil avholde informasjonsmøte med tilbudsbefaring den 20. mars kl Dvs. etter kunngjøring av konkurransen på Doffin. Nærmere opplysninger om tilbudsbefaringen vil bli gjort tilgjengelig for alle interessenter på Doffin. 5. LEVERING AV TILBUD Siste frist for innlevering av tilbud er: Fredag Kl Tilbudet skal være Oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudsbrevet skal undertegnes av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Tilbud kan ikke avgis elektronisk. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket konvolutt påført leverandørens navn og adresse, og merkes: Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten», og påført saksnummer: 12/022. Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Innleveringsadresse: Romerike Avfallsforedling IKS v/ Tor Henriksen Postboks 98 Bølerveien Skedsmokorset 2020 Skedsmokorset 5.1. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning: Kl Det blir ikke avholdt offentlig tilbudsåpning. Protokoll blir ført TILLEGGSOPPLYSNINGER Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i Konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson. Side 5 av 12

6 5.3. TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST Leverandøren skal vedstå seg tilbudet, og er bundet av tilbudet til og med OMFANG OG VERDI 6.1. AVTALE Oppdragsgiver ønsker i utgangspunktet en totalleverandør, men forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis hvilket som helst av de innkomne tilbud, dersom dette er det som er økonomisk mest fordelaktig for oppdragsgiver AVTALEVARIGHET Avtaleperioden vil være to -2 - år fra kontraktsignering. Oppdragsgiver kan si opp kontrakten med 3 måneders varsel. Opsjon på videre to 2 - år med ett -1- år av gangen. Maksimalt vil denne avtalen kunne vare i fire - 4- år VERDI Avtaleverdien er estimert til ca NOK per år. Ved full avtaleutnyttelse vil verdien kunne være NOK Avtalen er både en fastavtaledel og en del periodisk renhold. Verdiestimatet er ikke forpliktende for Oppdragsgiver. For periodisk renhold er det kun den enkelte bestilling som forplikter Oppdragsgiver økonomisk. 7. KVALIFIKASJONSKRAV Leverandøren skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Leverandøren skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De leverandørene som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert OBLIGATORISKE SKATT OG MVA KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontoret eller skattekontoret. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Side 6 av 12

7 7.2 KRAV TIL HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til helse, miljø og sikkerhet (HMS) Leverandøren skal levere HMS-egenerklæring 7.3. KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Norske selskaper: Gyldig og oppdatert firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Attest(er) på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 7.4. KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Årsregnskap for de to siste regnskapsår Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene Revisors årsberetning for de to siste regnskapsår eller Kredittvurdering/rating som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon 7.5. KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER Leverandøren skal ha godkjenning og et velfungerende kvalitets- og styringssystem Leverandør skal ha offentlig godkjenning fra Arbeidstilsynets godkjenningsordning for renholdsbransjen. Dersom søknad er registrert under behandling fremlegges kopi av søknad Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Redegjørelse for selskapets kvalitetssikrings-/ styringssystem, for å sikre at oppdraget blir gjennomført på en mest mulig effektiv og forskriftsmessig måte Side 7 av 12

8 7.6. KRAV TIL SPRÅK Språk Tilbud med vedlegg, samt skriftlige og muntlige henvendelser i forbindelse med dette, skal stilles på norsk 7.7. KRAV TIL REFERANSER Referanser / uttalelser Leverandør må legge ved skriftlig dokumentasjon på minimum to -2 - sammenliknbare oppdrag med uttalelse fra oppdragsgiver/kunde om minimum: leveransepålitelighet, avtalevarighet- og verdi, samarbeidsevne og fleksibilitet 8. EVALUERING Først vil leverandørene bli vurdert i forhold til de obligatoriske kvalifikasjonskravene. Leverandører som ikke oppfyller de obligatoriske kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse leverandørene vil dermed ikke få tilbudet vurdert. Leverandørene som er kvalifisert, blir vurdert i fht spesifikasjonen og går videre til tildelingsfasen. Kvalifisering og evaluering vil ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Leverandører som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil bli avvist. 9. TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav som angitt i konkurransegrunnlaget vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling vil skje etter det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende tildelingskriterier: Kriterier Vekting Pris 50 % Kvalitet 30 % Miljøtiltak 20 % Side 8 av 12

9 Tildelingskriteriene vil bli vurdert på følgende måte: Pris: Pris vil bli vurdert slik: Laveste ikke avviste tilbud pris oppnår 10 poeng. Deretter vil følgende formel benyttes for å finne hvor mange kroner som tilsvarer ett poeng (kroneverdi): lavest pris/10=kroneverdi. Øvrige tilbud vil da få poeng ut fra følgende formel: 10 (Prisdifferanse/intervall). Pris vil bli vektet på følgende måte: Fast renhold 80 % og periodisk renhold (bestillinger) 20 %. Kvalitet: Underkriterier tilhørende kvalitet er: - Opplæring / kompetanse - Organisering av oppdraget - Kundeoppfølgingssystem - Miljøtiltak og godkjenningsordninger/sertifiseringer - System for håndtering av avvik og reklamasjoner Her vurderes også oppfyllelsen av kravspesifikasjonen. Miljø: Underkriterier tilhørende miljø er: - Miljøtiltak - Godkjenningsordninger/sertifiseringer - Rutiner og prosedyrer Her vurderes også oppfyllelsen av kravspesifikasjonen. Poengskalaen som vil bli benyttet ved vurdering av tildelingskriteriene vil være fra 1-10, hvor 10 er meget bra og 1 er ikke tilfredsstillende. Oppnådd poengsum vil bli vektet i.h.t ovenstående tabell. Se vedlegg 1 for nærmere informasjon. 10. KRAV TIL TILBUDET 10.1 TILBUDETS UTFORMING Leverandøren skal benytte vedlagte prisskjema vedlegg 2 i sitt pristilbud. Prisene skal oppgis i norske kroner (NOK) eks. MVA. Prisene skal være inklusive alle kostnader forbundet med bompenger, bilgodtgjørelser, forsikringer, garantikostnader m.m, 10.2 TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal leveres i 1 original innsatt i perm, samt en kopi med inndeling som beskrevet nedenfor. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD i MS Office format. Leverandør skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. Side 9 av 12

10 Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev 1 Eventuelle forbehold 1 Skatteattest 2 Attest for merverdiavgift 2 HMS-egenerklæring 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 3 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske kapasitet 4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 5 Utfylt spesifikasjon med dokumentasjon (vedlegg 1) 6 Utfylt Prisskjema (vedlegg 2) 7 Sladdet utgave av tilbudet (som kan sendes ut til offentlig innsyn) TAUSHETSPLIKT Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven OFFENTLIGHET Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se Lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. Forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Tilbyder skal levere et sladdet tilbud som inneholder opplysninger leverandøren mener er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentlighetsloven 10.5 TILBUD PÅ DELER AV LEVERANSEN Oppdragsgiver ønsker primært å inngå avtale med en totalleverandør, men åpner for å gi anledning til å levere tilbud på: - Hele leveransen - Renholdstjenester (faste og periodiske) - Lunsjordning 10.6 ALTERNATIVE TILBUD Det åpnes ikke for alternative tilbud UNDERLEVERANDØRER Oppdragsgiver tillater ikke bruk av underleverandør for denne anskaffelsen FORBEHOLD Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Side 10 av 12

11 Andre forbehold skal være presise og entydige, og forbeholdet skal, for å bli vurdert, klart angis: i eget bilag: Tilbyders forbehold og avvik. Ved åpen anbudskonkurranse skal forbehold være klart og entydig angitt slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Leverandør. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenlikne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 11. AVVISNING AV TILBUD Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist. Leverandør som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisningen. 12. AVLYSING AV KONKURRANSEN Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det. 13. TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN Dato Aktivitet Kunngjøring av konkurranse Tilbudsfrist Tilbudsåpning Uke 16 Uke Uke 17 Uke 19 Uke 20 Evaluering av kvalifikasjoner Tilbudsevaluering og valg av tilbud Utsendelse av tildelings-/avslagsbrev Klagefrist Kontraktsinngåelse 14. VEDLEGG Vedlegg 1: spesifikasjon Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 4: Rammeavtale Side 11 av 12

12 Side 12 av 12