KONKURRANSEGRUNNLAG 14/00547 RAMMEAVTALE KJØP AV PUKK, GRUS OG STEINMASSER

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG 14/00547 RAMMEAVTALE KJØP AV PUKK, GRUS OG STEINMASSER Kontaktperson: Tor Henriksen Tilbudsfrist: kl.12.00

2 INNHOLD 1. OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG Kontraktperiode Volum KONKURRANSEN Prosedyre LEVERING AV TILBUD Tilbudsåpning Tilbudets vedståelsesfrist VERDI KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner til språk TILDELINGSVILKÅR KRAV TIL TILBUDET Pristilbud Tilbudets utforming Taushetsplikt Offentlighet Forbehold Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Tilbud på deler av leveransen Alternative tilbud Underleverandører TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN VEDLEGG... 9 Side 2 av 9

3 1. OPPDRAGSGIVER Romerike Avfallsforedling interkommunale selskap (ROAF), heretter også kalt Oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med rammeavtale for kjøp av pukk og grus. ROAF ivaretar ansvaret og oppgavene knyttet til avfallshåndtering i de åtte eierkommunene Enebakk, Fet, Gjerdrum, Lørenskog, Nittedal, Rælingen, Skedsmo og Sørum, samt ordning for innsamling av farlig avfall, og har over 100 returpunkter for glass- og metallemballasje. Selskapet har 75 ansatte og en omsetning på vel 200 millioner kroner. ROAFs kjerneformål er å ha ansvarlig avfallshåndtering for klima, kretsløp og miljø. ROAFs oppgaver er å samle inn, motta og behandle avfall slik at mest mulig av ressursene i avfallet kan utnyttes ved ombruk, materialgjenvinning eller energiproduksjon. ROAF har i dag ansvaret for til sammen syv lokale gjenvinningsstasjoner i eierkommunene. Av deponier har ROAF ansvaret for til sammen syv deponier, hvor av ett er aktivt og seks er nedlagte. ROAF er besluttende i forhold til gjennomføring av tiltak. ROAF åpnet nytt helautomatisk sorteringsanlegg i Aurskog-Høland tilknyttes eierskapet av ROAF i løpet av kontraktsperioden. Denne volumøkningen er ikke medregnet i volumestimatet i spesifikasjonen. 2. ANSKAFFELSENS FORMÅL Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale om kjøp av pukk og grus. Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale med én leverandør. Formålet med anskaffelsen er å dekke Oppdragsgivers behov for pukk, grus og steinmasser på en rask, oversiktlig og enkel måte til best mulig pris. Oppdragsgiver ønsker å oppnå forutsigbarhet mht priser og rabatter. Avtaleproduktene må kunne leveres til ønsket responstid i hele avtaleperioden. Aktuelle leveringssteder er: (se vedlagt oversikt) - ROAF Miljøpark på Bøler - Gjenvinningsstasjonene i eierkommunene - Nedlagte deponier i eierkommunene - Evt Spillhaug gjenvinningsstasjon i Aurskog Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med leverandør som overholder nasjonal lovgivning om regulert arbeidstid, minstelønn og HMS, og vil kreve dette dokumentert i tilbudet og gjennom kontraktsperioden. For Oppdragsgiver er miljøhensyn av stor viktighet og ønsker derfor at leverandøren tar miljøhensyn ved transport. Nærmere beskrivelse av kvalitetskrav, estimert årlig omfang av innkjøp av de forskjellige produktene er som beskrevet i vedlegg 1: spesifikasjon. Side 3 av 9

4 3. ANSKAFFELSENS OMFANG 3.1 KONTRAKTPERIODE Avtalen skal gjelde i 2 år fra kontraktsignering. For kontrakten gjelder ensidig opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge kontrakten i inntil 1+1 år med uendrede vilkår. Det betyr at betingelsene i avtalen videreføres i eventuell(e) opsjon(er). 3.2 VOLUM Anskaffelsen omfatter levering av maskinsand, subbus, pukk, maskinkult og usortert sprengstein, mm heretter kalt Varen. Oppdragsgiver ønsker en rammeavtale på levering av Varen med minimum følgende fraksjoner: - Maskinsand: 0 4 mm - Strøsand: 2 5 mm - Subbus: 0 22 mm - Pukk: 2 4 mm, 4 8 mm, 4 16 mm, 8 16 mm, mm, mm - Maskinkult: mm, mm - Sprengstein: usortert Estimert behov for de ulike produktene i anskaffelsen er et anslag basert på historikk og planlagt aktivitet fremover. Leverandøren må akseptere at Oppdragsgiver vil utføre variable bestillinger av Varen gjennom året. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det ved inngåelse av rammeavtale ikke er noen forpliktelse til bestilling av noe bestemt volum, og at leveransene i all hovedsak vil skje til ROAF miljøpark. 4. KONKURRANSEN Romerike Avfallsforedling IKS innbyr til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for kjøp av pukk og grus. Kontaktinformasjon denne anskaffelsen: Saksbehandler: Tor Henriksen Tittel: Innkjøper ROAF Kontor: (+ 47) E-post: the@roaf.no Alle henvendelser skal kun skje skriftlig til vår saksbehandler. Eventuelle spørsmål må være fremstilt senest 4 dager før utløpet av tilbudsfristen. Svar vil bli sendt til samtlige tilbydere pr. e-post via Doffin. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålene PROSEDYRE Dette er en åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, og Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 15. juni 2001 del I og III. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN- og TED databasen. Side 4 av 9

5 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til utleveringsfristens utløp. Opplysninger om dette vil bli sendt pr. e- post til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Alle kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen dekkes i sin helhet av tilbyder. 5. LEVERING AV TILBUD Siste frist for innlevering av tilbud er: Kl Tilbudet skal være Oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet bes sendt/innlevert i lukket konvolutt med leverandørens navn og adresse synlig til: Postadresse: Innleveringsadresse: Romerike Avfallsforedling IKS v/ Tor Henriksen Postboks 98 Bølerveien Skedsmokorset 2020 Skedsmokorset 5.1. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning: Kl Det blir ikke avholdt offentlig tilbudsåpning. Protokoll blir ført TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder skal vedstå seg tilbudet, og er bundet av tilbudet til og med VERDI Ut fra dagens aktivitet anslås kontraktsverdien til ca. NOK 3 millioner ekskl mva for hele kontraktsperioden. For øvrig beskrivelse og krav - se vedlegg 1 spesifikasjon som tilbyder må besvare. Priser skal fylles inn i vedlegg 2 Tilbudsskjema. 7. KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Side 5 av 9

6 Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. Mangelfull dokumentasjon vil føre til avvisning OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Norske leverandører skal fremlegge skatteattester (RF Fastsatt av skattedirektoratet) som dokumentasjon på at skatter og avgifter er betalt. Skatteattestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra den dag attesten skal være Oppdragsgiver i hende. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontoret eller skattekontoret Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal levere HMS-egenerklæring 7.2. KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Norske selskaper: Oppdatert firmaattest. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Attest(er) på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 7.3. KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene Kredittvurdering/rating basert på siste kjente regnskapstall vil bli foretatt av Oppdragsgiver Leverandøren skal ha god kredittverdighet (Minimum rating = God) Side 6 av 9

7 7.4. KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER Leverandøren skal ha godkjenning og oppgi referanser Leverandøren skal fremlegge dokumentasjon på tillatelse etter forurensningsloven1 11 og 16 til forurensning fra produksjon av pukk, grus, sand og singel, mm Tilbyderne skal på en oversiktlig måte føre opp oppdragsgivere man har hatt sammenlignbare leveranser til de siste 3 år med kontaktinformasjon (herunder navn på kontaktperson, telefonnummer, e- postadresse) 7.5. KRAV TIL SPRÅK Tilbudets hovedspråk er norsk Tilbud med tilhørende dokumenter, samt skriftlige og muntlige henvendelser i forbindelse med dette, skal stilles på norsk Tilsvarende gjelder all formell muntlig og skriftlig kommunikasjon i gjennomføringen av kontrakten 8. TILDELINGSVILKÅR Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som oppfyller de obligatoriske krav og spesifikasjoner i spesifikasjonen, vil få sine tilbud vurdert. Tildeling skjer på grunnlag av det tilbudet med laveste pris. 9. KRAV TIL TILBUDET 9.1. PRISTILBUD Oppdragsgiver inviterer til å gi tilbud på kjøp av pukk og grus iht. vedlegg 2 «Tilbudsskjema». Tilbudet skal være i norske kroner (NOK) eksklusive mva i Norge. Alle kostnader som er tilknyttet leveransen skal være inkludert i oppgitte enhetspriser, herunder avgifter, forsikringer, nødvendig administrasjon, HMS, kvalitetssikring, sikkerhetsstillelse, mv TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt i A4-format, innsatt i ringperm, med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. I tillegg skal det leveres 1 stk. CD/minnebrikke med originalt tilbud i PDF. Side 7 av 9

8 Tilbudsskjema skal leveres i excel. (dette til bruk for enklere sammenstilling av tilbudene) Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev 1 Eventuelle forbehold 1 Utfylt og signert Tilbudsskjema 2 Besvart spesifikasjon / beskrivelse av oppdraget 2 Skatteattest 3 Merverdiavgiftattest 3 HMS-egenerklæring 3 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 4 til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet 5 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, herunder forpliktelseserklæring(er) og godkjenning TAUSHETSPLIKT Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. Forvaltningsloven OFFENTLIGHET Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se Lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. Forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentlighetsloven 11. Ved begjæring om innsyn vil Oppdragsgiver kontakte tilbyder for oversendelse av sladdet versjon av tilbudet. Det gjøres oppmerksom på at Oppdragsgiver er pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av innholdet. Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser) FORBEHOLD Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenlikne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. Side 8 av 9

9 9.6. TILLEGGSOPPLYSNINGER Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan leverandøren skriftlig be om tilleggsopplysninger fra ROAFs kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til ROAFs kontaktperson. Henvendelsen rettes til kontaktperson oppnevnt i dette konkurransegrunnlaget RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Innen innleveringsfristens utløp har ROAF rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres og sendes ut via TILBUD PÅ DELER AV LEVERANSEN Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen ALTERNATIVE TILBUD Det åpnes ikke for alternative tilbud UNDERLEVERANDØRER Oppdragsgiver tillater bruk av underleverandør for denne anskaffelsen. 10. TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN Dato Aktivitet Kunngjøring av konkurranse kl.12:00 Tilbudsfrist kl.12:15 Tilbudsåpning Uke 4 Uke 4 Uke 5 Uke 7 Uke 7 Evaluering av kvalifikasjoner Tilbudsevaluering og valg av tilbud Utsendelse av tildelings-/avslagsbrev Klagefrist Kontraktsinngåelse 11. VEDLEGG Vedlegg 1: spesifikasjon Vedlegg 2: Tilbudsskjema Vedlegg 3: Kontrakt Vedlegg 4: Forpliktelseserklæring Side 9 av 9