KONKURRANSEGRUNNLAG SAK/ARKIVSYSTEM 12/005. Kontaktperson: Iren Bratlie Tilbudsfrist: kl.12.00

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG SAK/ARKIVSYSTEM 12/005 Kontaktperson: Iren Bratlie Tilbudsfrist: kl.12.00

2 INNHOLD 1. OPPDRAGSGIVER KONKURRANSEN Avtalevarighet Prosedyre LEVERING AV TILBUD Tilbudsåpning Tilbudets vedståelsesfrist ANSKAFFELSENS FORMÅL omfang KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet krav til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER KRAV TIL TILBUDET Priser Tilbudets utforming Taushetsplikt Offentlighet Forbehold TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag Sak/arkiv system 12/005 Side 2 av 9

3 1. OPPDRAGSGIVER Romerike Avfallsforedling IKS ROAF er et interkommunalt renovasjonsselskap for kommunene Enebakk, Fet, Gjerdrum, Lørenskog, Nittedal, Rælingen, Skedsmo og Sørum. Selskapet er ansvarlig for innsamling av husholdningsavfall i eierkommunene fra mer enn innbyggere. ROAF driver også Bøler avfallsdeponi og 7 gjenvinningsstasjoner, samt ordning for innsamling av farlig avfall, og har over 100 returpunkter for glass- og metallemballasje. Selskapet har 52 ansatte og en omsetning på vel 150 millioner kroner. ROAF sitt kjerneformål er å ha ansvarlig avfallshåndtering for klima, kretsløp og miljø. Ytterligere informasjon kan finnes på våre nettsider: 2. KONKURRANSEN Oppdragsgiver innbyr til anbudskonkurranse på inngåelse av kontrakt og vedlikeholdskontrakt om kjøp og support av sak/arkiv system. Kontaktinformasjon denne anskaffelsen: Saksbehandler: Iren Bratlie Tittel: Innkjøpssjef ROAF Kontor: (+ 47) E-post: iren.bratlie@roaf.no Alle henvendelser skal kun skje skriftlig til vår saksbehandler. Eventuelle spørsmål må være fremstilt via Doffin senest 4 dager før utløpet av tilbudsfristen. Eventuelle svar vil bli sendt til samtlige tilbydere pr. e-post. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålene AVTALEVARIGHET Det skal utarbeides to kontrakter; en for systemleveransen (implementering, opplæring, installasjon og produksjonsstart) og en for løpende support- og vedlikehold. Hhv SSA K Den lille kjøpsavtalen og SSA V Den lille vedlikeholdsavtalen (se vedlegg 3 og 5). Bilagene til SSA ene utarbeides før kontraktsinngåelse basert på konkurransegrunnlag med vedlegg, tilbud fra leverandør inkludert presiseringer og tilbudsendringer som fremkommer gjennom forhandlingene frem til tildelingsbeslutning foreligger. Systemleveranse anslås til , med produksjonsstart Oppdragsgiver anslår systemets levetid til 6 år. Avtale for support- og vedlikehold vil løpe i systemets levetid med ensidig rett for oppdragsgiver å si opp avtalen med 6 måneders varsel. Avtalen vil starte å løpe når systemet er i ordinær produksjon, anslagsvis Konkurransegrunnlag Sak/arkiv system 12/005 Side 3 av 9

4 2.2. PROSEDYRE Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. Juni 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 07. April 2006 nr 402. Anskaffelsen gjennomføres som Konkurranse med forhandling (ett-trinnsprosedyre) etter forskriftens del I og II. Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. forskriftens 11-8(1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Konkurransen er kunngjort via DOFFIN. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til utleveringsfristens utløp. Opplysninger om dette vil bli sendt pr. e- post til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Alle kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen dekkes i sin helhet av tilbyder. 3. LEVERING AV TILBUD Siste frist for innlevering av tilbud er: Torsdag Kl Tilbudet skal være Oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Innleveringsadresse: Iren Bratlie Romerike Avfallsforedling IKS Postboks 98 Bølerveien 84 (brakkerigg) 2021 Skedsmokorset 2020 Skedsmokorset 3.1. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning: Kl Det blir ikke avholdt offentlig tilbudsåpning. Protokoll blir ført TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder skal vedstå seg tilbudet, og er bundet av tilbudet til og med Side 4 av 9

5 4. ANSKAFFELSENS FORMÅL 4.1. OMFANG Anskaffelsen skal dekke organisasjonens behov for nytt sak- og arkivsystem. For effektivt å gjennomføre de oppgavene ROAF har, trenger organisasjonen et redskap som gir rask, effektiv og pålitelig tilgang til de interne arkiv- og informasjonsressursene. Dette må gi støtte innenfor dokumentbehandling/saksbehandling, samt understøtte de gjeldende regler, krav og standarder for offentlig saksbehandling i forvaltningen. Se ellers kravspesifikasjonen vedlegg KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV Krav Tilbyderen skal ha ordnete forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontoret eller skattekontoret. Tilbyderen skal ha ordnete forhold med hensyn til helse, miljø og sikkerhet (HMS) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal levere HMS-egenerklæring 5.2. KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest(ikke eldre enn 6 mndr) Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Attest(er) på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 5 av 9

6 5.3. KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Krav Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene Årsregnskap for de to siste regnskapsår Revisors årsberetning for de to siste regnskapsår 5.4. KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikrings-/styringssystem Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Redegjørelse for selskapets kvalitetssikrings-/ styringssystem, for å sikre at oppdraget blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 6. TILDELINGSKRITERIER Tildeling vil skje etter det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende tildelingskriterier: Kriterie Vekting Pris 40% Kvalitet system 40% Kvalitet leveranse 20% Tildelingskriteriene vil bli vurdert på følgende måte: Pris: Den beste prisen oppnår makspoeng som er 10 poeng, neste oppnår poeng forholdsmessig etter den beste prisen etter følgende formel lavest/dyrere*10, deretter blir denne poengsummen omregnet i.h.t vektingen. Kvalitet system: Oppfyllelse av kravspesifikasjon (kapittel 3) som er dokumentert i tilbyders løsningsspesifikasjon, her vurderes også funksjonsmessige egenskaper som brukergrensesnitt og løsningsmodell samt helhetlig vurdering av systemet (samspill mellom moduler innad i systemet og mot oppdragsgivers øvrige systemer) Kvalitet leveranse: Oppfyllelse av kravspesifikasjon (kapittel 4) Implementering og opplæring, dokumentert ved plan for implementering og plan for opplæring, Support og brukerstøtte. Side 6 av 9

7 Poengskalaen som vil bli benyttet ved vurdering av tildelingskriteriene vil være fra 1-10, hvor 10 er meget bra og 1 er ikke tilfredsstillende. Oppnådd poengsum vil bli vektet i.h.t ovenstående tabell. Side 7 av 9

8 7. KRAV TIL TILBUDET 7.1. PRISER Priser skal oppgis i vedlegg 2 Prisskjema. Prisene skal oppgis i norske kroner eksl. mva 7.2. TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm, med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. I tillegg skal det leveres 1 stk. CD/DVD med tilbudet i MS Office format. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev 1 Eventuelle forbehold 1 Utfylt og signert Prisskjema 2 Dokumentert og Besvart kravspesifikasjon 2 Skatteattest 3 Merverdiavgiftsattest 3 HMS-egenerklæring 3 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, 4 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske kapasitet 5 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 6 Sladdet utgave av tilbudet (som kan sendes ut til offentlig innsyn) TAUSHETSPLIKT Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven OFFENTLIGHET Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se Lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. Forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Tilbyder skal levere et sladdet tilbud som inneholder opplysninger tilbyder mener er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6,eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentlighetsloven 7.5. FORBEHOLD Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Side 8 av 9

9 Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenlikne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 8. TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN Dato Aktivitet Kunngjøring av konkurranse kl.12:00 Tilbudsfrist kl.12:15 Tilbudsåpning Uke 49 Uke Uke 2 Uke 2-3 Uke 3-4 Evaluering av kvalifikasjoner Tilbudsevaluering/forhandlinger Utsendelse av tildelings-/avslagsbrev Klagefrist Kontraktsinngåelse 9. VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Den lille kjøpsavtalen SSA-K lille Vedlegg 4: Bilag til den lille kjøpsavtalen Vedlegg 5: Den lille vedlikeholdsavtalen SSA-V lille Vedlegg 6: Bilag til den lille vedlikeholdsavtalen Side 9 av 9