Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Kundens krav til Oppdraget beskrives her. Dette gir grunnlag for hva som skal leveres fra Konsulenten til slutt, og har også betydning for hva som regnes som mangler osv. 1.1 Formål og omfang Boligbygg har behov for rapporter om markeds- og gjengsleie-nivået i Oslo. Hvert kvartal skal det leveres en markedsleierapport og en gjengs leierapport for hybler og ett- til femroms leiligheter i Oslo. Rapportene skal deles inn i prissoner, jf. nærmere beskrivelse av prissonesystemet nedenfor. Boligbygg vil ved oppstart besitte markeds- og gjengsleie-rapporter per 4. kvartal 2014. Denne anskaffelsen har som formål å videreføre de allerede gjennomførte prisundersøkelsene. Første levering skal gjelde for 1. kvartal 2015 og 2.kvartal 2015 med leveringsfrist etter nærmere avtale. Deretter skal rapportene leveres senest halvannen måned etter kvartalsslutt. Leieprisrapportene vil være et viktig premiss for en juridisk korrekt beregning av markedsleie og gjengs leie for Boligbyggs utleieboliger, jf. husleieloven 4-1 og 4-3. Det er derfor viktig at den leverandør som blir valgt legger til grunn en korrekt juridisk forståelse av disse begrepene, det vises her til vedlegg 6 a). Leieprisrapportene danner utgangspunkt for Boligbyggs husleieberegninger, som er delt inn i en totrinns metode. Først kartlegges det gjennomsnittlige leienivået i leieprisrapporter. Deretter korrigeres estimatene som fremkommer i rapportene for konkrete forhold av betydning for leieverdien ved de enkelte utleieobjektene. Korreksjonen i forhold til leieprisestimatene skjer ved at det i hvert enkelt tilfelle oppstilles en justeringsfaktor. Den individuelle vurderingen av utleieobjekter er ikke en del av avtalen for leieprisrapporter. Rapportene skal også inneholde en oppsummering av de endringer som skjer i markeds- og gjengsleie-nivået. En slik oppsummering skal gi forklaringer på endringene, samt antyde hvilken fremtidig prisutvikling som må forventes. 1.2 Nærmere beskrivelse av produktet 1.2.1 Resultatet Rapportene skal angi estimater på både markedsleie og gjengs leie for hybler og 1 til 5-roms leiligheter. Estimatene skal angis med årlige kvadratmeterpriser. Resultatene skal vise faktisk inngåtte leiepriser, og ikke annonsert pris. Rapportene skal videre bygge på et prissonesystem. 1.2.2 Behov for inndeling i prissoner Leieprisene i Oslo er i stor grad avhengig av beliggenhet, og det er nødvendig med inndeling i prissoner. Prissonene må likevel ikke være så små at datagrunnlaget blir for lite. De prissoner som oppdragsgiver i dag benytter er som følger: Prissone 1: Prissone 2: Bydelene St. Hanshaugen og Frogner Bydelene Ullern, Vestre Aker og Nordre Aker
Prissone 3: Prissone 4: Prissone 5: Bydelene Gamle Oslo, Grünerløkka og Sagene Bydelene Bjerke, Grorud, Stovner og Alna Bydelene Østensjø, Nordstrand og Søndre Nordstrand I leieprisrapportene som denne anskaffelsen gjelder, skal prissonene ikke være mer grovmasket enn dagens, og av systemtekniske grunner må en prissone minimum utgjøre én bydel. En bydel kan ikke splittes opp til å tilhøre forskjellige prissoner, men flere bydeler kan slås sammen til én prissone. Med utgangspunkt i disse forutsetningene skal leverandør i sitt tilbud redegjøre for, og begrunne, det prissonesystem som oppdragstaker vil benytte. 1.3 Nærmere om begrepene markedsleie og gjengs leie 1.3.1 Markedsleie Markedsleie er den leie som vanligvis oppnås på avtaletidspunktet ved ny utleie av liknende husrom på liknende avtalevilkår, jf. husleieloven 4-1, jf. NOU 1993:4 s. 131-132: Markedsleie er det som vanligvis oppnås ved ny utleie. Det avgjørende er hva potensielle leietakere uten spesiell tilknytning til eller interesse i husrommet er villig til å betale. Om en enkelt eller noen få leietakere ut fra sitt særlige behov er villig til å betale en høyere leie enn vanlig, for eksempel en næringsdrivende som utøver en raskt ekspanderende virksomhet i nabolokalet, er en slik høyere leie ikke relevant som sammenligningsgrunnlag. Det avgjørende er hva som vanligvis oppnås på avtaletidspunktet. Hva som tidligere ble betalt i sammenlignbare leieforhold, er i prinsippet uten interesse; har markedet gått opp eller ned i tiden før avtaleinngåelsen, skal en således se bort fra det tidligere etablerte nivå. Husleielovens regel er at leien aldri kan settes til et nivå som er urimelig i forhold til markedsleien, jf. husleieloven 4-1. En endelig konklusjon om hva som er markedsleie for et utleieobjekt kan først trekkes etter å ha vurdert objektets standard og de aktuelle avtalevilkår. Markedsleieestimatene som skal fremgå av markedsleierapportene skal danne et utgangspunkt, slik at markedsleie for en leilighet med gjennomsnittlig standard er lik markedsleieestimatet når kontrakten er inngått på alminnelige avtalevilkår. Dersom standard eller avtalevilkår avviker fra det som er normalt, må det finne sted en korreksjon. Korreksjonen beregnes som nevnt ovenfor ved at markedsleieestimatet multipliseres med en justeringsfaktor. 1.3.2 Gjengs leie Etter tre år kan husleien justeres til gjengs leie på avtaletidspunktet ved utleie av liknende husrom på liknende avtalevilkår, jf. husleieloven 4-3, jf. NOU 1993:4 s. 134 der det heter: «Gjengs leie er et representativt gjennomsnitt av det leienivået som allerede er etablert på stedet ved leie av liknende husrom på liknende leievilkår. Gjengs leie vil således være atskillig mindre konjunkturømfintlig enn markedsleien -- fordi gjengs leie gjenspeiler et allerede etablert nivå. Går leienivået ved nyutleie opp eller ned, vil dette riktignok influere på hva som er gjengs leie,
men det allerede etablerte prisnivå medfører at endringene i gjengs leie skjer saktere enn endringene i markedsleien. Systemet forutsetter altså at det foretas undersøkelser med sikte på å klarlegge hva som betales i sammenliknbare leieforhold; på grunnlag av dette materialet skal en så finne fram til tyngdepunktet i det etablerte leienivået sett under ett. Det avgjørende er hva som er gjengs leie på iverksettingstidspunktet, det vil si seks måneder etter at kravet om tilpassing er satt fram. Leieforhold som er inngått etter at krav om leieendring ble framsatt, skal det tas hensyn til, derimot ikke endringer etter iverksettingstidspunktet, men før avgjørelsen. Bakgrunnen for dette er at ingen av partene skal se seg tjent med å trenere saken. I første ledd annet punktum er det fastsatt at man ved avgjørelsen etter første punktum skal se bort fra den del av leieverdien som skyldes leierens forbedringer og innsats. Uttrykket "forbedringer og innsats" omfatter ethvert bidrag fra leierens side som er egnet til å forhøye husrommets leieverdi. Det er uten betydning om leieren eventuelt kan kreve vederlag fra utleieren ved leieforholdets opphør (...). Formålet med bestemmelsen er å forhindre at leieren må betale for fruktene av sin egen innsats.» Ved beregning av gjengs leie må det også foretas en individuell vurdering av det enkelte utleieobjekt og de inngåtte avtalevilkår. Gjengsleie-estimatet som skal fremgå av gjengs leierapporten skal også danne utgangspunkt for leieberegninger, slik at gjengs leie for utleieobjekter med gjennomsnittlig standard er lik gjengsleie-estimatet når kontrakten er inngått på alminnelige avtalevilkår. Dersom standard eller avtalevilkår avviker fra det som er normalt, må det også ved beregning av gjengs leie finne sted en korreksjon. Korreksjonen beregnes som nevnt ovenfor ved at gjengsleie-estimatet multipliseres med en justeringsfaktor. 1.3 Datagrunnlag Gjengs leie må beregnes med grunnlag i allerede inngåtte og fortsatt løpende leieforhold. Hvilke leieforhold som for øvrig skal inngå i sammenligningsgrunnlaget ved beregning av gjengs leie og markedsleie fremgår av vedlagte uttalelse fra Kommunal- og regionaldepartementet, jf. vedlegg 6 a). Boligbygg forutsetter å besitte data innhentet fra Finn.no som leverandøren vil få tilsendt. Dette datagrunnlaget inneholder følgende informasjon: Annonseringsdato Postnummer Boligtype (hybel el. leilighet) Boligareal (BOA) Antall rom Annonsert leiepris Fasiliteter (f. eks. garasje, bredbånd/kabel-tv, fellesvaskeri) Hvorvidt annonsøren er privatperson eller profesjonell utleier
I forhold til gjengs leierapporter kreves det kunnskap og data om tyngdepunktet i det etablerte leienivået. Det må korrigeres for leiepriser som inkluderer oppvarming, varmt vann eller strøm, fordi Boligbygg inkluderer disse postene i husleiene når det er aktuelt. Boligbyggs utleieobjekter er umøblerte, noe leieprisrapportene også må ta hensyn til. Leieprisrapportene må altså vise gjennomsnittsleien for umøblerte boliger. Leieprisrapportene skal hvert kvartal gi en analyse av årsaken til endringene i leieprisene, i tillegg skal det gis en vurdering av markedssituasjonen og årsakssammenheng mellom eieog leiemarkedet. Videre er det ønskelig med en generell vurdering av andre forhold som påvirker leieprisene, for eksempel rentenivå, med mer. 1.5 Dokumentasjonskrav 1.5.1 Dokumentasjon i rapportene En leieprisrapport må inneholde følgende: - En beskrivelse og redegjørelse for det datagrunnlag (herunder mengde) som ligger til grunn for rapporten - Den statistiske tilnærming og metode som har blitt anvendt, herunder vekting av data. 1.5.2 Tilleggsdokumentasjon ved behov Ved behov må leverandør av leieprisrapport kunne gi en fyllestgjørende tilleggsdokumentasjon på det datagrunnlag og den metode som ligger til grunn for en leieprisrapport. Utredningsarbeid må påberegnes. 1.5.3 Leveringsmåte Leieprisrapport skal leveres elektronisk i powerpoint-format og som pdf-filer. 1.5.4 Tilleggsarbeider Det legges til grunn et behov for tilleggsarbeider ut over produksjon av rapportene på ca. 20 timer pr år. Tilleggsarbeider vil bli honorert etter medgått tid. Leverandører må være forberedt på at dette estimatet kan avvike positivt og negativt.
Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1.
Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Her inntas prosjekt- og fremdriftsplanen for Oppdraget. Nedenfor følger bestemmelser som henviser frister eller endringer til dette bilaget. Fremdriftsplan for Oppdraget: Tjenesteytelsen skal utføres i perioden fra kontraktsinngåelse og frem til 31.12.2017. For kontrakten gjelder det en opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen for ytterligere 1+1 år på uendrede vilkår. Leveringsfrist for leieprisrapporter (markeds- og gjengs leierapporter) er 1,5 måned etter kvartalslutt. For eksempel skal første kvartals rapport leveres innen 15. mai, andre kvartal rapport innen 15.august, osv. Oppdragsgiver besitter leieprisrapporter for perioden frem til og med 31.12.2014 og det er ønskelig å videreføre denne. Det skal derfor også lages leieprisrapporter for første og andre kvartal 2015 med leveringstid etter nærmere avtale. Avtalen punkt 8.5.2 Dagbot ved forsinkelse Frister som utløser dagbot ved forsinkelse: Leveringstid iht. fremdriftsplan
Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn: Kjersti Engen Tittel: Husleiesjef Adresse: Postboks 1192, Sentrum, 0107 Oslo Telefon: 23 46 05 73 E-post: kjersti.engen@bby.oslo.kommune.no For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette 4 uker i forkant. Ellers gjelder følgende prosedyrer for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 Bruk av underleverandør Konsulentens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr Arbeidsområde
Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Konsulentens ytelser skal fremgå av bilag 5. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Avtalen punkt 6.1 Vederlag Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger: LEIEPRISRAPPORT GJENGSLEIE-RAPPORT fast pris per rapport kr. eks. mva LEIEPRISRAPPORT MARKEDSLEIE-RAPPORT fast pris per rapport kr. eks. mva TILLEGGSARBEID TIMEPRIS TILBUDT FAST TIMEPRIS kr. eks. mva Utlegg Kunden refunderer ingen utlegg (herunder administrasjon-, reise- og diettkostnader), og samtlige kostnader er inkludert i oppgitt timepris. Avtalen punkt 6.2 Fakturering Betalingen foretas etterskuddsvis etter hver levering av kvartalsvis leieprisrapporter. Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter mottatt faktura. Fakturaadresse: Boligbygg Oslo KF Oslo kommune, Fakturasentralen Postboks 6532, Etterstad 0606 Oslo Faktura skal merkes med: Referansenummer: Navn: Leverandøren plikter å sende elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Som Leverandør må det inngås en egen avtale med et aksesspunkt. Dersom Leverandøren ikke oppfyller kravet til e-faktura påløper et gebyr pålydende kroner 100,- per faktura Kunden mottar på papir. Det skal utstedes månedlig kreditnota pålydende kroner 100,- for hver faktura Kunden mottar på papir.
Avtalen punkt 6.5 Prisendringer Prisene som blir tilbudt forutsettes å være faste frem til 31.12.2017. Dersom oppdragsgiver velger å utløse opsjon kan leverandøren kreve en prisjustering p.a. for opsjonstiden. Prisjusteringen beregnes etter Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått.
Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 6, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Konsulenten bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt 2.3 Erstattes med AVBESTILLING Oppdraget kan avbestilles av Kunden med 30 (tretti) dagers skriftlig varsel. Ved avbestilling før Oppdraget er fullført skal Kunden betale: a) Det beløp Konsulenten har til gode for allerede utført arbeid. b) Konsulentens dokumenterte merkostnader knyttet til omdisponering av personell. c) Andre direkte kostnader som Konsulenten påføres som følge av avbestillingen. d) Et gebyr på 4 (fire) prosent av avtalt vederlag for hele Oppdraget. Oppdragsgiver har mulighet til ensidig å si opp avtalen med 3 måneders oppsigelsesfrist dersom det foreligger saklig grunn til dette.
Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder