REFERAT Faggruppe administrasjon Sukkerhuset, M-120, 17.3.2015 Arbeidsmøte Faggruppe administrasjon Til stede: Christian Brødreskift (Campus) Sølvi Seljeflot (AFT) Oddrunn Husby (AFT) Magnus Bjerke (Student) Berit Hansen Gilde (ALT) Kjersti Møller (Verneombud) Morten Thoresen (Kommunikasjon) Tom Hagen (SCD) Thea Økland (Student) Gørild Myklebust Mjønes (SKB) Hanna Maria Jones (Kommunikasjon/Campus) Rolf Sigvart Lea Lein (SPO/IKT) Gunnar Krogh (Campus) Agenda: 1. Gjennomgang av fellesarealer i U1, plan 1 og plan 5 og plan for videre arbeid 2. Utarbeide standard for inventar/møblering/utstyr i ansattarealer: Cellekontor (her finnes det en standard, må vurderes oppdatert) Flermannskontor (ulike størrelser) Støtteareal (inkludert stillerom og møterom) Vedlegg: Innspill fra vernetjenesten etter møte 11. februar Innspill fra AFT etter møte 11. februar 1. Gjennomgang av fellesarealer i U1, plan 1 og plan 5 og plan for videre arbeid Arealer det skal foreslås aktiviteter for/bruk av er: Sentralrommet (plan 1) inkludert kantine og første etasje Terningen (inkludert scene) U1: Vrimleareal utenfor auditoriet U1: Vrimleareal i atriet (mellom laboratorier for matteknologi) Taket på Terningen Arealskissene ble gjennomgått i møtet. Det ble nedsatt en mindre arbeidsgruppe som skal utarbeide konkrete løsningsforslag for møblering/inventar i samarbeid med interiørarkitekt og brukerkoordinator fra Campus: Thea Økland (Student) Sølvi Seljeflot (AFT) Tone Askimdal (drift/renhold) Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag NO-7004 Trondheim Besøksadresse: Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: www.hist.no Telefon: +47 73 55 90 00 Org.nr.: 975264750
Side 2 av 2 Arbeidsgruppen tar med seg innspill hittil i prosessen i utarbeidelsen av løsningsforslag. Utarbeidede forslag behandles i faggruppe administrasjon. Arbeidet vil foregå frem til sommeren. Frist for layout er 1.7.2015, for å inngå i entreprenørens detaljprosjektering. 2. Utarbeide standard for inventar/møblering/utstyr i ansattarealer: Det ble i 2013 utarbeidet et designprogram for cellekontor og møterom og noen fellesarealer. Designprogrammet ble utarbeidet som en felles standard for alle HiST-arealer. Designprogrammet ble brukt som innkjøpsveileder ved møblering av Handelshøyskolen og rehabiliterte lokaler i Gunnerus gate 1. Designprogrammet/innkjøpsveilederen er tilgjengelig på ansattportalen, under Tjenester Bygningsdrift Avtaler og retningslinjer: Se dokumentet Standard for interiør i enkeltmannskontor og administrative arealer. Det er behov for å oppdatere designprogrammet og inkludere møblering/utrustning for flermannskontor og stillerom. Det ble i møtet nedsatt en mindre arbeidsgruppe som skal utarbeide konkrete løsningsforslag til et designprogram for ansattarealer: Oddrun Husby (AFT) Rolf Sigvart Lea Lein (SPO/IKT) Gørild Myklebust Mjønes (SKB) Det ble også fremmet forslag i møtet om at Kjersti Møller deltar som verneombud i arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen tar med seg innspill hittil i prosessen i utarbeidelsen av løsningsforslag. Utarbeidede forslag behandles i faggruppe administrasjon. Arbeidet vil foregå frem til sommeren. Frist for layout er 1.7.2015, for å inngå i entreprenørens detaljprosjektering. Behov for lunsjrom/ bruk av sosiale soner for ansatte Behovet for lunsjrom for ansatte ble diskutert i møte 11. februar, og var spørsmål til faggruppen i etterkant av møtet. Gjennom diskusjoner og innsendte innspill fremmes mange ulike syn på saken. Campus utarbeider en moment-liste for å oppsummere diskusjonen og sender denne til høring i faggruppe administrasjon, før saken tas videre i IPG. Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag N-7004 Trondheim Besøksadresse: Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: www.hist.no Telefon: +47 73 55 90 00 Org.nr.: 975264750
Hanna Maria Jones Fra: Kjersti Møller Sendt: 26. februar 2015 13:20 Til: Hanna Maria Jones; Christian Brødreskift Kopi: Verneombud Emne: Innspill fra verneombudene til faggruppe-adm Oppfølgingsflagg: Status for flagg: Følg opp Flagget Hei, Innspill fra verneombudsmøtet 24.02.15 fysiske arbeidsmiljø spesielt knyttet til sosiale soner/fellesareal/ gitt bestilling i fagruppe adm 11.02.15 Verneombudene takker for at de er invitert til å komme med innspill til dette. Vi minner om at arbeidsplassforskriften inneholder en del sentrale retningslinjer knyttet til det fysiske arbeidsmiljøet og om tillegg til forskriften har Arbeidstilsynet utarbeidet et sett med veiledende kommentarer, og det er grunn til å anta at disse kommentarene vil bli tungt vektlagt av tilsynet i praksis. Lokaler skal ha en tilfredsstillende velferdsmessig standard, noe som legger til grunn et helhetsperspektiv i vurderingen av arbeidslokaler. Verneombudene er selvfølgelig interessert i å være gode samarbeidspartnere vedrørende dette. Hvordan arbeidsplassen skal utformes er avhengig av virksomheten og de ansattes behov, og det er p.t. vanskelig å komme med konkrete innspill gitt at en ennå ikke er kjent med hvilke funksjoner (medarbeidere) som skal sitte hvor. Verneombudene påpeker at det nok vil bli nødvendig å ta en gjennomgang av ergonomi, tilpasning av areal og møblering (for eksempel behov knyttet bokhyller, oppbevaringsmoduler, teknisk utstyr) så snart plassering er avklart med god medvirkning fra de ansatte. Arbeidsformene våre ved HiST representerer en bred variasjon av kunnskapsarbeid, og den fysiske utformingen bør være tilsvarende variert og tilpasset de respektive arbeidsformene. Basert på tegningene ønsker verneombudene å påpeke at det fremstår p.t som om det ikke er avsatt tilstrekkelige arealer til nære møterom hvor det er plass til at organisatoriske enheter (staber/institutter) kan ha møtene sine (20 30 evt flere deltakere). Slike møterom anses som kritiske for å kunne kalle seg et kollegium. Optimalt burde slike møterom kun være avsatt til møter og ingen annen aktivitet, men vi ser at dette kan være urealistisk i et bygg som allerede er underdimensjonert. Denne type møterom vil dermed også kunne være egnet til å benyttes som spiserom i gitte tidspunkt på dagen. Spisepausen anses som et virkemiddel for å oppnå tilhørighet. Verneombudene ser det som et verdifullt innslag i arbeidsmiljøet at ansatte har egne arealer avsatt til spiserom fordi det der også skapes en sosial og inkluderende identitet som er viktig i et arbeidsmiljø. Det er ønskelig med samhandling mellom nære kolleger i slike sammenhenger. Mange ansatte har begrenset tid til spisepauser og har behov for pause/skjerming fra øvrige aktiviteter. Det oppleves som tvilsomt at det vil skje en integrasjon mellom studenter og ansatte i spisepausene i en stor felleskantine og det er dermed ikke ønskelig. Viktig er det at man etablerer sosiale samlingspunkter (mindre barbord eller sittegrupper og bord) som ligger skjermet fra arbeidsarealene, gjerne i nærheten av kaffestasjon/minikjøkken. Når det gjelder utforming av fellesarealer påpekes det at det er viktig med et tidsriktig, moderne og fremtidsrettet uttrykk som avspeiler bygget som et teknologibygg. Det anbefales at utsmykningen integreres i byggets interiør og uttrykk og i god dialog med de ansatte, samt arkitekter og interiørarkitekter. Utstilling av gamle instrument/utstyr o.lign. Når det gjelder scenen anbefales det en utforming som gjør det enkelt og innbydende å benytte denne som sitteplass (mingleareal) når den ikke er i bruk. Et konkret forslag er at det bygges en trapp langs hele forkanten av scenen. Trappetrinnene vil fungere som benker, og dessuten blir selve scenen mer tilgjengelig og kan utnyttes bedre.
Videre ønsker vi igjen å påpeke sikkerhetsaspektet som en avgjørende faktor, både mht ansattes sikkerhet i det som omtales som et «åpent» bygg, men også mht utføring av arbeidsoppgaver av potensielt sensitiv karakter. Mvh verneombudene
Hanna Maria Jones Fra: Oddrun Husby Sendt: 4. mars 2015 08:44 Til: Hanna Maria Jones Emne: SV: Faggruppe administrasjon Hei, Hanna Beklager sen tilbakemelding fra meg. Fristen 2. mars hadde jeg helt glemt inntil i går ettermiddag. Når det gjelder lunsjrom/sosiale soner så er de tegningene med en sosial sone på 8 personer slik de foreligger alt for lite. Det er derfor ønskelig at ansatte kan få ha sitt eget spiserom som har plass til alle. Det beste er om undervisningsrommet mot trappen, og hvor det er et toalett i nærheten (mot Sverres gate) kunne vært benyttet til lunsjrom mellom kl. 11.00 13.00. Om ikke annet så tenk på fleksible løsninger her. Vannrør går allerede i nærheten. Nest beste alternativ er å benytte 1. et. i Retortenbygget for lunsjrom for ansatte. Jeg henviser også til arbeidsmønsterkartleggingen fra tegn_3, jf. pkt. 5.1.5 side 27. «Lunsjrommet har stor sosial funksjon, for trivsel, men også for faglig utvikling» I tillegg sier også Arbeidsplassforskriften at spiserom bør gi mulighet for pause og avkobling, og bør derfor være skjermet for kunder, elever, pasienter osv. og ivareta behov for integritet. Når det gjelder scenen så bør vi tenke på mest mulig fleksibel bruk. Dersom det legges inn en trapp foran scenen (den kan gjerne være fleksibel ved at den også kan skyves under scenen, jf. gamle forsamlingshus som gjerne hadde masse stoler under scenen) kan den brukes til ulike aktiviteter, sitte på når det er trangt om plassen, enkel tilkomst dersom det er studentaktiviteter eller andre aktiviteter, stand etc. Taket på terningen er en flott samlingsplass, og det bør derfor tenkes på løsninger hvor det også er mulig å ha arrangementer (både på dagtid/kveld og helg). Jeg er usikker på om det er inntegnet kjøkken her, men det bør i alle fall vurderes. Med vennlig hilsen Oddrun Husby Opprinnelig avtale Fra: Hanna Maria Jones Sendt: 3. mars 2015 15:44 Til: Morten Thoresen; Gørild Myklebust Mjønes; Sølvi Karlsen; Randi Utstrand Åsentorp; Arnt Richard Rørvik; Tom Hagen; Oddrun Husby; Berit Hansen Gilde; Kjersti Møller; Karen Marie Eidem Skaret; Nestleder Studentparlamentet; Gunnar Krogh; Christian Brødreskift; Ingfrid Thowsen; John Magne Grindeland; Ruth Anna Grüters; Rolf Sigvart Lea Lein; 'theaokland@hotmail.no'; Sølvi B. Seljeflot Emne: Avbrutt: Faggruppe administrasjon Når: 5. mars 2015 14:30 15:30 (UTC+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Oslo, Roma, Wien. Hvor: Gunnerus gate 1, 2. etg, Møterom GM 240 Viktighet: Høy Etter bestilling i møtet 11. februar er det mottatt ett innspill, fra vernetjenesten. Da dette blir lite grunnlag for et helt møte avlyses møtet, og agendapunktene tas inn på møte i administrasjonsgruppa som er berammet til 17. mars. Agenda: Basert på bestilling gitt i møte 11. februar: Avklare behov for og utarbeide anbefaling om lunsjrom/bruk av sosiale soner for ansatte
Utarbeide anbefaling om aktiviteter som skal foregå i fellesarealer. Underlag for videre planlegging av innredning.