MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 17/2068-1 Møtested: 1930-bygget 30M12 Møtedato: 24.02.2017, kl 12:30-15:00 SAKSLISTE Saksnr. Tittel 1/17 Evaluering av tøyforsyningskjeden St. Olavs Hospital Øya 2/17 Endelige budsjettrammer 2017 3/17 Statusrapport reklamasjonshåndtering per 31.01.2017 Orienteringssaker: - Forslag til møtekalender Sameiestyret 2017 - Status utbygging PET Syklotron - Foreløpig regnskap 2016
1/17 Evaluering av tøyforsyningskjeden St. Olavs Hospital Øya Saksbehandler: Silje Marie Nedland Arkivsaksnr.: 17/2043 Arkiv: 030.4 Innstilling: Sameiestyret tar rapporten til orientering og ber om at anbefalte tiltak for å optimalisere tøyforsyningskjeden gjennomføres. Behov for nye returautomater må fremmes i Sameiets investeringsbudsjett. VEDLEGG 1. Sluttrapport 2. Hovedrapport innslusingsforhold BAKGRUNN Sameiestyret behandlet i møte 01.10.2014 sak 15/14 Investeringbudsjett 2015 og gjorde følgende vedtak angående tøyforsyning: «Sameiestyret ber om at det settes i gang en evaluering av forsyningskjeden for tøy.» Det ble satt ned en arbeidsgruppe med deltagere fra St. Olavs driftsservice, Hovedverneombud v/st. Olavs Hospital (som også ivaretok NTNU), Klinikk for fysikalsk medisin og rehabilitering samt St. Olav Eiendom. Arbeidsgruppen har utarbeidet evalueringsrapport som er vedlagt saken. FAKTISKE OPPLYSNINGER Tidligere hadde sykehuset en egen tøysentral hvor avdelingssykepleierne meldte inn brukernes behov for tekstiler på et eget skjema. Det var 5 heltidsansatte på tøysentralen. Tøyet hadde lang omløpshastighet, det var utbredt hamstring og mangel på tøy samt mangelfull oversikt over økonomi. I forbindelse med utbygging av nytt sykehus, inngikk RIT2000, Sør-Trøndelag Fylkes Fellesvaskeri og Micro Design ASA et samarbeid for å utvikle et system for elektronisk merking av tekstiler. Målet var å utvikle et system basert på enkle RFID-brikker, som kunne sys inn i plagget. I juni 2005 ble det inngått kontrakt med Texi AS om leveranse av personaltøyskap til byggefase 1 med opsjon på byggefase 2. Med utgangspunkt i utviklingsprosjektet, ble bl.a. følgende krav og forventninger til det nye tøyforsyningssystemet formulert: Tilstrekkelig med tøy til rett tid i alle størrelser og typer Bedre ordre- og lagerstyring, og bedre kontroll med svinn
Sak 1/17 Bedre økonomistyring, og bedre totaløkonomi i hele tøyforsyningen Lettere håndtering av tøyet for portører Utbyggingsprosjektet beregnet arealbesparelsene ved nytt tøyforsyningssystem i nytt sykehus til ca. 40 millioner kroner. I tillegg var det beregnet ca. 10 millioner kroner i årlige besparelser på grunn av reduksjon i tøymengde og effektivisering av logistikken. Tøyforsyningssystemet har vært i drift siden 2005, men returordningen for arbeidstøy fungerer fortsatt ikke som den skal. Det er for få returenheter i forhold til behovet. En stor andel av tøyet blir levert direkte i tøyvogner uten å bli registrert. Skittentøy hoper seg opp i garderober, på legekontorer og på andre steder det ikke skal være. På flere senter er det plassert tøyvogner foran returenhetene slik at returordningen er satt helt ut av funksjon. Mange ansatte har på grunn av problemene mistet tiltroen til systemet. DRØFTING Siden innflytting i Universitetssykehuset har det vært store utfordringer med å skaffe nok arbeidstøy til personalet, og det foregår fortsatt hamstring av tøy. Det har også vært mange brukerfeil, problemer på grunn av underdimensjonering av antall returenheter og tøyvogner, driftsforstyrrelser og manglende oppfølging fra driftsorganisasjonen, mangelfull rapportering og manglende serviceavtale med leverandør. Det er en stor utfordring at garderober, tøyautomater og returautomater er spredd i flere senter og etasjer, noe som gir høyere driftskostnader. Manglende styring og rapportering har ført til at sykehuset har hatt betydelige merkostnader fordi tøyet har blitt liggende på kontorer og i garderober og ikke blitt returnert som forutsatt. Derfor er det satt i gang et prøveprosjekt ved en avdeling i Nevrosenteret. Der er det lagt inn en begrensning på hvor mange plagg de ansatte kan ha ute til enhver tid. Prosjektet er en suksess og det anbefales å innføre slik begrensing i uttak på hele sykehuset. Vedlagte rapport beskriver dette nærmere. Selv om det er satt inn tiltak og den faktiske situasjonen i dag er bedre bl.a. med hensyn til leveringssikkerhet av tøy, har mange ansatte fortsatt ikke tiltro til systemet, spesielt returordningen. Det er krevende å snu dette. For å få endret holdningene hos de ansatte må hovedledelsen/ instituttledelsen stille klare krav til gjennomføring av tiltak for å få tøyforsyningen til å fungere. Det er laget en overordnet implementeringsplan med tiltak for å bedre driftssikkerheten på tøyskapene/returautomatene og for å optimalisere tøyforsyningskjeden. Implementeringsplanen deles i to faser: Fase 1 gjennomføres i 2017 med følgende tiltak: Eliminere alle feil i synkronisering av databaser mellom datasystemer hos Hemit, Bravida og Texi. Innføre øvre begrensning på de ansattes tøykonto. Sørge for at tøyskap og returenheter blir stabile i drift. Frigjøre garderobeplass til alle brukere ved sykehuset Utrede om NTNU kan bli en del av nytt garderobeadministrasjonssystem. Etablere gode og enhetlige rutiner for drift og vedlikehold av alle ledd i tøyforsyningskjeden, og forbedre organiseringen av driften.
Sak 1/17 Utrede å overføre ansvar for å lese tøybrikker og kontrollere beholdninger til vaskeriet. Gi bedre opplæring til studenter slik at tøyet blir returnert. Fase 2 gjennomføres i 2018 med følgende tiltak: På bakgrunn av utredning i fase 1: beslutte om ansvar for å lese tøybrikker og kontrollere beholdninger skal overlates til vaskeriet eller om sykehuset skal installere manglende returenheter i tilknytning til eksisterende garderober. Sørge for at alt uttak av tøy, omkledning og retur av tøy skjer i tilknytning til garderobene. KONKLUSJON Rapporten anbefaler en rekke tiltak for å optimalisere tøyforsyningskjeden. Tiltakene anbefales gjennomført i 2017 og 2018. Behov for nye returautomater må fremmes i Sameiets investeringsbudsjett.
Evaluering av tøyforsyningskjeden ved Universitetssykehuset St. Olavs Hospital på Øya
Innhold 1. Innledning... 4 2. Sammendrag og anbefalinger... 4 3. Bakgrunn og mandat... 6 4. Historikk... 6 4.1. Situasjonen før nytt tøyforsyningssystem... 6 4.2. Nytt tøyforsyningssystem... 6 4.3. Målsettinger med nytt tøyforsyningssystem... 6 4.4. Endrede forutsetninger... 6 5. Tøyforsyningssystemets funksjon og virkemåte... 7 6. Status for tøyforsyningskjeden i dag... 7 6.1. Ny tøyleverandør... 7 6.2. Tøyautomater og returenheter... 7 6.3. Antall brukere og uttak av arbeidstøy... 8 6.4. Garderobeforhold... 8 6.4.1. Garderober og bruk av legekontorer som garderober... 8 6.4.2. Garderobeforhold i operasjonsavdelinger... 10 6.4.2.1. Garderobekapasitet totalt... 11 6.4.3. Nytt garderobeadministrasjonssystem... 12 6.5. Kassasjoner og svinn... 12 6.6. Dataflyt... 12 6.7. Drift av skap og returenheter... 13 7. Forbedringsforslag... 14 7.1. Gjennomgang av forsyningskjeden... 14 7.1.1. Problemstillinger... 14 7.1.2. Løsninger... 14 7.2. Referansebesøk... 16 7.2.1. Universitetssykehuset i Linköping... 16 7.2.2. Akershus universitetssykehus HF... 17 7.2.3. Östersunds Sjukhus... 18 7.2.4. Nyttig lærdom fra referansebesøkene... 19 7.3. Pilot på Nevro Øst, Avdeling for ryggmargskader... 19 8. Alternative løsninger for retur av tøy... 19 9. Investeringsbehov nye returautomater... 20
10. Anbefaling og videre arbeid... 20 10.1. Kritiske suksessfaktorer... 20 10.2. Overordnet implementeringsplan... 22 10.3. Gevinster... 22 11. Vedlegg... 24 11.1. Vedlegg 1: Prosjektdeltagere og gjennomføring... 24 11.2. Vedlegg 2: Systembeskrivelse - flytskjema... 25 11.3. Vedlegg 3: Operasjonelle forbedringsforslag... 26 11.4. Vedlegg 4: Implementeringsplan... 30 11.5. Vedlegg 5: Beregning av kapasitet for returenheter... 33 11.6. Vedlegg 6: Hovedrapport utredning og vurdering av innslusingsforhold tilknyttet operasjonsavdelinger nytt sykehus, Øya... 34
1. Innledning Sameiestyret har bedt om en evaluering av tøyforsyningskjeden ved Universitetssykehuset St. Olavs Hospital på Øya. Det ble opprettet en prosjektgruppe som har jobbet med evalueringen. Deltagere i prosjektgruppen er St. Olavs driftsservice, Klinikk for fysikalsk medisin og rehabilitering, St. Olav Eiendom og hovedverneombud. Dette dokumentet oppsummerer hovedfunn fra arbeidet, og gir en oversikt over hvilke tiltak som bør gjennomføres for å få styring og kontroll på tøyforsyningen ved sykehuset. 2. Sammendrag og anbefalinger Systemet for tøyforsyning består av 27 automatområder med 260 tøyskap og 26 returenheter for vogn fra leverandøren Texi AS. Det er registrert ca. 5 500 unike brukere av tøyskapene. På en typisk arbeidsdag midt i uka skal ca. 2 000 brukere på sykehuset få utlevert rent tøy. Disse tar ut i snitt 2,7 plagg ved hvert uttak. Returordningen for arbeidstøy har siden oppstart i nytt sykehus ikke fungert som den skal. Det er for få returenheter i forhold til behovet. Uttak registreres på den ansattes adgangskort, men 30-40 % av tøyet blir levert direkte i tøyvogner uten å bli registrert i etablerte returpunkter. Skittentøy hoper seg opp i garderober, på legekontorer og på andre steder det ikke skal være. På flere senter er det plassert tøyvogner foran returenhetene slik at returordningen er satt helt ut av funksjon. Det er gjennomført referansebesøk til to sykehus i Sverige og ett i Norge. Disse sykehusene har ulike tøysystemer, og ett sykehus har det samme tøysystemet som St. Olavs Hospital. Referansebesøkene viser at suksesskriteriene for tøyforsyning er følgende: Tilstrekkelig kapasitet i skap og returenheter Innføring av begrensning i antall plagg på den ansattes tøykonto Tilfredsstillende drift og vedlikehold av tøysystemet Driftspersonale tilstede i overgangen dagskift/kveldsskift slik at ansatte ikke møter hindringer ved uttak og retur av tøy. Ingen av disse kriteriene er tilfredsstillende oppfylt ved St. Olavs Hospital i dag. Ved St. Olavs Hospital er det for få returenheter i forhold til beregnet behov. På grunn av innført begrensning i antall plagg, oppleves ikke hamstring og svinn som et problem ved referansesykehusene i motsetning til ved St. Olavs Hospital. Referansesykehusene hadde lokalisert tøyskap og returenheter på få områder. Ved St. Olavs Hospital har vi en utfordring siden bygningsmassen med tilhørende tøyautomater er svært spredt. Dette er krevende å drifte for driftsorganisasjonen. Et viktig poeng var også at ledelsen ved referansesykehusene stilte klare krav til gjennomføringen av tiltak for å få tøyforsyningen til å fungere. Tøyforsyningen involverer flere aktører i og utenfor sykehuset, og det er nødvendig å gjennomføre en rekke tiltak for å få tøyforsyningskjeden til å fungere. Slik situasjonen er i dag, er det vanskelig for sykehuset å få god styring og kontroll av tøyforsyningskjeden. 4
Det er utredet to alternative løsninger for retur av tøy: 1. Det er mulig å samle inn tøyet i tøyvogner og sende det til vaskeriet for registrering. Dette innebærer at nåværende registering i returautomater ikke lenger vil skje på sykehuset. Ulempen er at sykehuset overlater kontroll av forbruk og tøybeholdning til leverandøren. 2. Beholde nåværende løsning med returautomater. Det vil medføre en anskaffelse av 7 nye returautomater til en kostnad av ca. 2,0 millioner kroner. Muligheten for, konsekvensene av, og kostnadene ved å flytte registrering av brukt tøy fra sykehuset til vaskeriet må utredes og vurderes opp mot eksisterende løsning. Det anbefales at gjennomføringen av tiltakene organiseres som et prosjekt i to faser som ledes av St. Olav Eiendom. 2017 Fase 1: Eliminere alle feil i synkronisering av databaser mellom datasystemer hos Hemit, Bravida og Texi. Innføre øvre begrensning på de ansattes tøykonto. Sørge for at tøyskap og returenheter blir stabile i drift. Frigjøre garderobeplass til alle brukere ved sykehuset. Utrede om NTNU kan bli en del av nytt garderobeadministrasjonssystem. Etablere gode og enhetlige rutiner for drift og vedlikehold av alle ledd i tøyforsyningskjeden, og forbedre organiseringen av driften. Utrede å overføre ansvar for å lese tøybrikker og kontrollere beholdninger til vaskeriet. Gi bedre opplæring til studenter slik at tøyet blir returnert. 2018 - Fase 2 Gjennomføre endringer i tøylogistikken: På bakgrunn av utredning i fase 1: beslutte om ansvar for å lese tøybrikker og kontrollere beholdninger skal overlates til vaskeriet eller om sykehuset skal installere manglende returenheter i tilknytning til eksisterende garderober. Sørge for at alt uttak av tøy, omkledning og retur av tøy skjer i tilknytning til garderobene. Ved å gjennomføre anbefalte tiltak, kan følgende fordeler oppnås: Ved å få kontroll på leveransekjeden, er det mulig å redusere kassasjoner og svinn av arbeidstøy. I 2015 betalte St. Olavs Hospital 1,6 millioner kroner til Storvask AS for svinn og kassasjoner. I forbindelse med sluttoppgjør med Storvask AS i 2016, er det fremmet krav om ytterligere 3,8 millioner kroner i kompensasjon for svinn og kassasjoner. Bedre oversikt over forbruksmønster gir grunnlag for bedre rapporter, og dermed bedre grunnlag for å bestille riktige kvantum og størrelser av arbeidstøy. Det vil bidra til økt leveransesikkerhet. Færre plagg i omløp og dermed en lavere årlig kostnad på arbeidstøy på sikt. Bedre hygiene i forbindelse med håndtering av rent og skittent tøy. - - - 5
3. Bakgrunn og mandat Siden innflytting i Universitetssykehuset har det vært store utfordringer med å skaffe nok arbeidstøy til personalet. Det har også vært mange brukerfeil, mangel på returenheter, mangel på tøyskap, mangel på tøyvogner, driftsforstyrrelser og mangelfull rapportering. På bakgrunn av dette har Sameiestyret bedt om en evaluering av tøyforsyningskjeden ved Universitetssykehuset St. Olavs Hospital på Øya. 4. Historikk 4.1. Situasjonen før nytt tøyforsyningssystem Tidligere hadde sykehuset en egen tøysentral hvor avdelingssykepleierne meldte inn brukernes behov for tekstiler på et eget skjema. Dette ble så sendt til tøysentralen for å oppdatere avdelingens samlede behov for tekstiler. Vaskeriet pakket og leverte tøyet i bulk til tøysentralen påfølgende dag, som fordelte tøyet og fraktet det til ca. 90 lokale lager på avdelingene. Brukerne hentet tøyet på avdelingen. Det var 5 heltidsansatte på tøysentralen. Det var lang omløpshastighet på tøyet, utbredt hamstring, mangel på tøy og mangelfull oversikt over økonomi. 4.2. Nytt tøyforsyningssystem I forbindelse med utbygging av nytt sykehus, inngikk RIT2000, Sør-Trøndelag Fylkes Fellesvaskeri og Micro Design ASA et samarbeid for å utvikle et system for elektronisk merking av tekstiler. Målet var å utvikle et system basert på enkle RFID(RadioFrekvensIdentifikasjon)-brikker, som kunne sys inn i plagget. Helsebygg Midt-Norge utlyste en anbudskonkurranse på personaltøyskap i august 2004. I juni 2005 ble det inngått kontrakt med Texi AS om leveranse av personaltøyskap til byggefase 1 med opsjon på byggefase 2. 4.3. Målsettinger med nytt tøyforsyningssystem Med utgangspunkt i utviklingsprosjektet, ble bl.a. følgende krav og forventninger til det nye tøyforsyningssystemet formulert: Tilstrekkelig med tøy til rett tid i alle størrelser og typer Bedre ordre- og lagerstyring, og bedre kontroll med svinn Bedre økonomistyring, og bedre totaløkonomi i hele tøyforsyningen Lettere håndtering av tøyet for portører Utbyggingsprosjektet beregnet arealbesparelsene ved Texi tøyforsyningssystem i nytt sykehus til ca. 40 millioner kroner. I tillegg var det beregnet ca. 10 millioner kroner i årlige besparelser på grunn av reduksjon av tøymengde og effektivisering av logistikken. 4.4. Endrede forutsetninger Ved oppstart var det kun hvitt tøy som ble distribuert via tøyskapene med levering én gang i uka. I ettertid er det besluttet å distribuere blått og grønt tøy via tøyskapene også, og leveranser skjer nå 10-12 ganger pr. uke. 6
I starten var det en oppfatning om at det var for få garderobeplasser til de ansatte, og det ble installert garderobeskap på mange legekontorer. Disse kontorene benyttes fortsatt som garderober. Det ble ikke etablert returpunkter oppover i etasjene. Antall returenheter og tøyvogner var også underdimensjonert i forhold til behovet, og det fører til at brukt tøy ligger henslengt i garderober, rundt returenheter og på legekontorer. 5. Tøyforsyningssystemets funksjon og virkemåte Tøyautomatene består av flere tøyskap, og hvert tøyskap har en kapasitet på ca. 100 plagg. Hver tøyautomat er satt opp til å inneholde de typer tøy som benyttes av brukerne i bygget. Uttak av tøy blir registrert på den ansattes brukerkonto ved hjelp adgangskortet. Returenhetene er utstyrt med lesere og antenner slik at de kan avlese RFID-brikker innsydd i arbeidstøyet. Beholdninger, forbruk og retur av tøy sendes til en sentral server som oppdateres fortløpende. Når beholdningen når en angitt nedre grense utløses automatisk en bestilling hver kveld, og bestillingen sendes til leverandør. Logistikk og Forsyning har ansvar for tilsyn med returenhetene, og for å sette inn nye vogner når enhetene er fulle. Det ble i 2016 utviklet en funksjon der driftspersonellet får melding via IP-telefon når vognene er 70 % fulle og også når de er helt fulle. Etter overtakelse av byggefase 1 og utløpet av garantiperioden valgte Logistikk og Forsyning å ivareta service og vedlikehold i egen regi, og tilkalle Texi AS ved behov. Fra 2009 ble det inngått en avtale med Texi AS om forbyggende vedlikehold. Denne avtalen innebar også at St. Olavs driftsservice ivaretok service i egen regi, og rekvirerte Texi AS ved behov for ytterligere service. Med virkning fra 2015 ble det inngått en fullserviceavtale med Texi AS. 6. Status for tøyforsyningskjeden i dag 6.1. Ny tøyleverandør Den 28. oktober 2015 ble det signert en rammeavtale med Nor Tekstil AS om leveranse av vaskeritjenester, inkludert leie av tøy og transport. Avtalen har en varighet på 4 år, med opsjon på forlengelse i ytterligere 1+1 år. Kontraktens verdi er på ca. 30,5 mill. kr. pr. år, og inkluderer også vedlikehold av vogner. Det er anskaffet rundt 100 000 plagg. Leveranser fra ny tøyleverandør startet i slutten av desember 2015. 6.2. Tøyautomater og returenheter Systemet for tøyforsyning består av 27 automatområder med 260 tøyskap og 26 returenheter for vogn. Antall returenheter er for lavt i forhold til beregnet behov. Tøyskap Returaut. 1902-bygget 4 0 Akutten, Hjerte og Lunge 55 5 Bevegelsessenteret 28 3 Gastrosenteret 45 5 Kunnskapssenteret 22 3 Kvinne-/Barn 46 4 Laboratoriesenteret 26 3 Nevro 34 3 Sum 260 26 7
6.3. Antall brukere og uttak av arbeidstøy Skapene registrerer brukere ved uttak av tøy. I løpet av typisk arbeidsuke (mai 2016), ble det i gjennomsnitt registrert følgende antall brukere og uttak av plagg: Mandag - torsdag Sum brukere Sum uttak av Sum plagg pr. % fordeling plagg bruker på skiftene Dagskift kl. 06:00-13:00 1 238 3 420 2,8 60,7 % Kveld kl. 14:00-21:00 616 1 596 2,6 30,2 % Natt kl. 22:00 -> 184 467 2,5 9,0 % Sum 2 038 5 482 2,7 100,0 % Fredag Sum brukere Sum uttak Sum plagg pr. % fordeling av plagg bruker på skiftene Dagskift 1 002 2 726 2,7 59,3 % Kveldsskift 514 1 437 2,8 30,4 % Nattskift 175 539 3,1 10,3 % Sum 1 691 4 702 2,8 100,0 % Lørdag Sum brukere Sum uttak Sum plagg pr. % fordeling av plagg bruker på skiftene Dagskift 256 660 2,6 41,6 % Kveldsskift 244 625 2,6 39,6 % Nattskift 116 266 2,3 18,8 % Sum 616 1 551 2,5 100,0 % Søndag Sum brukere Sum uttak Sum plagg pr. % fordeling av plagg bruker på skiftene Dagskift 229 544 2,4 39,7 % Kveldsskift 234 490 2,1 40,6 % Nattskift 114 256 2,2 19,8 % Sum 577 1 290 2,2 100,0 % Fra mandag til torsdag er det daglig ca. 2 000 brukere som rekvirerer om lag 5 500 plagg fra tøyskapene på St. Olavs Hospital. På kvelds- og nattskift er det færre ansatte på jobb og dermed et lavere uttak av tøy. I mai 2016 ble det registrert 5 464 unike brukere i Texi-systemet, dvs. det antall personer som har tatt ut tøy fra tøyskapene. Av disse har 1 186 brukere tatt ut tøy fra flere ulike automater. Dette kan skyldes at ansatte jobber i flere sentra eller ikke finner korrekt størrelse på sin lokasjon. 6.4. Garderobeforhold 6.4.1. Garderober og bruk av legekontorer som garderober Med unntak av Bevegelsessenteret, har legene normalt ikke fast plass i fellesgarderobene. Legene skifter vanligvis på kontorene sine. På mange kontorer er det installert garderobeskap. Mange leger tar gjerne ut arbeidstøy for én uke av gangen når de først er nede ved tøyskapene. Det er ikke utplassert returenheter oppover i etasjene, og resultatet blir ofte at arbeidstøy, både skittent og rent, ligger henslengt på kontorene. Brukerne har selv ansvar for å returnere arbeidstøy i returenhetene. 8
Garderobene i underetasjene benyttes stort sett av sykepleiere og studenter. Til tross for at returenhetene er lett tilgjengelig i nærheten av garderobene, finner man skittentøy liggende på gulvet i mange garderober. Skittentøy på gulv i St. Olav-garderobe Skittentøy lagret på legekontor Skittentøy på gulv i NTNU-garderobe 9
6.4.2. Garderobeforhold i operasjonsavdelinger Noen operasjonsavdelinger har egen inngang til et omkledningsrom med direkte adgang til operasjonsavdelingen. Andre operasjonsavdelinger har ikke egne sluser for personalet. Her henter personalet ut tøy og skifter klær i garderobene i kjelleren eller på kontorene. Det er utplassert tøyskap ved slusene til operasjonsavdelingene på Akutten Hjerte- og Lungesenteret og Nevrosenteret, og i korridorene i 3. etasje på Kvinne-Barn-Senteret og på Gastrosenteret. Tilsølt tøy samles i egne sekker. Øvrig tøy skal returneres via etablerte returpunkter. Garderobe- og innslusingsforhold for operasjonsavdelingene er grundig behandlet i «Hovedrapport utredning og vurdering innslusingsforhold tilknyttet operasjonsavdelinger nytt sykehus, Øya» (august 2014). Rapporten peker bl.a. på hygieniske utfordringer knyttet til bruk av kontorer som omkledningsrom, og manglende kapasitet i returordningen for brukt tøy. Rapporten fra Seksjon Smittevern er i sin helhet vedlagt denne rapporten. Rent operasjonstøy lagret på legekontor Skittent operasjonstøy på gulv i legekontor 10
6.4.2.1. Garderobekapasitet totalt Garderobekapasiteten er fordelt mellom St. Olavs Hospital og NTNU i de enkelte byggene. Det er totalt 6 712 garderobeplasser som vist i tabellen under: Garderobekapasitet St. Totalt antall plasser Herav Olavs Hospital / NTNU St. Olavs NTNU Sum enkeltskap 1902-bygget 132-132 - AHL 1 184 162 1 346 15 Bevegelse 459 124 583 - Forsyningssenteret 380-380 312 Gastrosenteret 1 107 94 1 201 113 Kunnskapssenteret 414 221 635 223 Kvinne-/barn 923 128 1 051 109 Labsenteret 350 333 683 630 Nevrosenteret 576 125 701 63 Sum 5 525 1 187 6 712 1 465 Garderobene består både av enkeltskap og såkalte Z-skap, der de fleste er Z-skap som rommer to garderobeplasser. Ved å bytte ut enkeltskap med Z-skap, kan man øke kapasiteten med 1465 garderobeplasser fra 6712 plasser til 8 177 plasser. Ved å sammenholde antall garderobeplasser med antall unike brukere, skal det i utgangspunktet være tilstrekkelig med garderobeplasser til alle i hvitt, grønt (operasjon) og blått (anestesi) tøy på sykehuset. St. Olavs Hospital og NTNU forvalter sine garderobeplasser selv. Hos St. Olavs Hospital er tildeling av garderobeplasser delegert til avdelingsnivå. Verken St. Olavs Hospital eller NTNU har hatt gode verktøy for å administrere garderobeplassene. Mange skap er forlatt med lås og innhold. Det samarbeides ikke på tvers, verken på avdelingsnivå eller mellom St. Olavs Hospital/NTNU for å utnytte garderobekapasiteten. Til tross for at det er mer enn nok garderobeplasser til alle, også til legene, oppleves det som en reell mangel på skap på sykehuset. Z-skap 11
6.4.3. Nytt garderobeadministrasjonssystem St. Olavs Hospital har utviklet et nytt garderobeadministrasjonssystem i samarbeid med Hemit. Det er forutsatt at den ansatte selv skal administrere sitt garderobeskap i systemet ved å logge på med sitt vanlige brukernavn via intranettet. Ansatte kan søke opp ledige skap, evt. sette seg på en venteliste, reservere skapet og si opp reservasjonen selv. Systemet er integrert mot personalsystemet på St. Olavs Hospital (PRS), slik at når en ansatt slutter, blir garderobeskapet automatisk frigitt. Hver ansatt kan kun ha ett skap i systemet. Kundesenteret kan også tildele skap i garderobeadministrasjonssystemet. NTNU er foreløpig ikke en del av den nye løsningen, men det bør utredes om NTNU kan få tilsvarende tilgang som St. Olav. Dersom NTNU også benytter garderobeadministrasjonssystemet, vil det kunne gi en bedre utnyttelse av garderobekapasiteten. Det bør vurderes om garderober skal være en felles ressurs for St. Olavs Hospital og NTNU, og ikke oppdelt som i dag. 6.5. Kassasjoner og svinn St. Olavs Hospital har gjennomgående hatt et høyt svinn av arbeidstøy. Det er to årsaker til at tøy anses som tapt og som medfører merkostnader for sykehuset: 1. Tøy må kasseres fordi det av ulike årsaker er blitt ødelagt av bruker, f.eks. klipt opp i nakken eller skrevet på med penn. 2. Tøy som har vært ute av sirkulasjon i mer enn tretti dager ble ansett som svinn i henhold til avtalen med Storvask AS. At tøy er ute av sirkulasjon i mer enn tretti dager, skyldes i hovedsak at tøy blir liggende i garderobeskap, garderober og på legekontorer. Klausulen om tretti dager gjelder foreløpig ikke i ny avtale med Nor Tekstil AS. I 2015 betalte St. Olavs Hospital 1,6 millioner kroner til Storvask AS for svinn og kassasjoner. I forbindelse med sluttoppgjør med Storvask AS i 2016, ble det fremmet krav om ytterligere 3,8 millioner kroner i kompensasjon for svinn og kassasjoner. Oppfølgingen har vært mangelfull, både for leveranser og retur av tøy. Det har ikke vært en reell kontroll på om leveransene av tøy stemmer med bestillingene. 6.6. Dataflyt Fra starten av har det vært store utfordringer knyttet til dataflyten mellom personalsystemet (St. Olavs Hospital), systemet for adgangskontroll (Bravida Integra) og tøyforsyningssystemet (Texi). Det har bl.a. vært et problem at en del ansatte har vært registrert med to eller flere identiteter i systemene. Synkroniseringsjobber mellom systemene har til tider ikke gått som forutsatt, med det resultat at brukere har mistet tilgangen til tøyskapene og dermed ikke fått ut tøy. Kundesenteret har meldt inn et stort antall slike saker til Hemit opp gjennom årene. Hemit har nedlagt et stort arbeid med å rydde opp i problemene. Samtidig har Texi lansert en ny programvareoppdatering TLS-3 som har gitt en bedre løsning. Det gjenstår fortsatt noen utfordringer i integrasjonen mot Bravidas adgangskontrollsystem. Antall henvendelser til Kundesenteret angående manglende tilgang til tøyskap er fremdeles høyt, men sakene er nå av en slik art at Kundesenteret ofte kan løse problemene selv. 12
6.7. Drift av skap og returenheter Logistikk og Forsyning inngikk i 2015 en avtale med Texi AS om service, vedlikehold og drift av Texi tøysystem. Avtalen har en varighet på 2 år, med opsjon på fornyelse i 1+1+1 år. Avtalen regulerer bl.a. ansvarsforholdet mellom Logistikk og Forsyning og Texi AS. Texi AS er ifølge avtalen ansvarlig for følgende ytelser: 1. Forbyggende vedlikehold 2. Telefonsupport 3. 2.linjeservice, dvs. driftsavbrudd hvor man under førstelinjeservice ikke har avdekket feilårsak, eller feilen ikke lot seg utbedre. 4. Reservedelsforsyning 5. IT-drift 6. Programvareoppdatering 7. Oppgradering av skap Logistikk og Forsyning er på sin side ansvarlig for disse ytelsene: 1. Rengjøring av skap og returenheter 2. Løpende drift, dvs. det daglige tilsynet med skap og returenheter 3. 1.linjeservice, dvs. iverksette umiddelbare tiltak ved driftsavbrudd 4. Support, dvs. assistanse til tøybrukere og seksjonsledere 5. Serverdrift, nettverk og fjernoppkobling (Hemit) Returordningen for arbeidstøy har siden oppstart i nytt sykehus ikke fungert som den skal. Det er for få returenheter i forhold til behovet. Uttak registreres på den ansattes adgangskort, men 30-40 % av tøyet blir levert direkte i tøyvogner uten å bli registrert i etablerte returpunkter. Skittentøy hoper seg opp i garderober, på legekontorer og på gulv i korridor. Logistikk og Forsyning har ansvar for den daglige driften. De har også ansvar for å plassere bestillinger og besørge distribusjon av tøy til tøyskap og innhenting av brukt tøy. På flere steder er det plassert ut tøyvogner som blokkerer returenhetene, slik at systemet i realiteten er satt ut av funksjon. På denne måten undergraves hele systemet. Det må etableres gode og enhetlige rutiner for påfyll av skap og tømming av returenheter. Rapporter fra tøysystemet må brukes slik at skap fylles opp med tilstrekkelig antall av riktige størrelser for å unngå hamstring. Fulle returenheter må alltid tømmes slik at det er mulig å returnere brukt tøy. Logistikk og forsyning må ha driftspersonell tilstede når dagskiftet går av vakt. Det kritiske tidsrommet er kl. 15:00 15:30. 13
7. Forbedringsforslag 7.1. Gjennomgang av forsyningskjeden Det er identifisert en rekke problemstillinger og løsningsforslag basert på en grundig gjennomgang av arbeidsflyten i tøyforsyningen, se vedlegg 2, kap. 10.2. Problemstillingene er kommet opp på grunnlag av intervjuer med et stort antall fagpersonell i ulike klinikker og avdelinger (se vedlegg 1, kap. 10.1), og gjennom arbeid i prosjektgruppa. 7.1.1. Problemstillinger Gjennomgangen viser at problemene med tøyforsyningen i hovedsak er knyttet til fem steg i prosessen: Steg Problemstilling Bestilling av tøy Det har manglet tøy i helger og høytider, og i forbindelse med innrykk av studenter. Brukere hamstrer plagg for å sikre seg. De som bekrefter ordrene vet ofte ikke om tøyet faktisk er levert. Datakommunikasjonen med skap i byggefase 1 faller ofte ut, og det er ikke mulig å få sendt bestillinger. Interntransport av tøy Det er for få tøyvogner i forhold til antall plagg som er i omløp i dag. Påfylling av skap Det er for få skap i forhold til behovet på enkelte utleveringssteder, og god kapasitet på andre steder. De ansatte roter i tøyskapene ved uttak av tøy, slik at logistikkoperatørene bruker mye tid på å rydde i skapene. Uttak av tøy Det er ingen begrensning i hvor mange plagg en ansatt kan ha på tøykontoen sin til enhver tid, og dette fører til at enkelte ansatte hamstrer tøy. Det er ofte problemer med adgang til tøyskap. Det er mange brukerfeil i forbindelse med uttak av tøy fra tøyskap Retur av tøy Det er for få returautomater. Det oppstår kø etter arbeidstid for å levere tøy. Legene tar ut rent tøy for mange dager av gangen, og på legekontorene hoper det seg opp med skittentøy. Ansatte og studenter legger igjen tøy i garderober, på toaletter, i avfallsvogner, blant returpapp og andre steder. Returenheten registrerer ikke alltid tøy som blir lagt inn. Automaten er til tider full, og tøyet havner derfor ofte på gulvet. Automaten kan bare registrere ett plagg om gangen. 7.1.2. Løsninger Det er utarbeidet et sett med forbedringsforslag på bakgrunn av problemstillingene som er kommet opp. De viktigste forbedringsforslagene er gjengitt her: Steg Løsningsforslag Bestilling av tøy Installere siste versjon av Texi programvare. Den vil gi mulighet for bedre rapporter og bedre statistikkgrunnlag for bestilling av tøy, og vil også gi oversikt over antall liggedager i skap. (Gjennomført.) Det bør utvikles en mobil løsning slik at logistikkoperatørene kan 14
bekrefte ordrene på stedet. Tøyskap i byggefase 1 må oppgraderes for å bli mer stabile i drift. (Gjennomført.) Interntransport av tøy Øke kapasiteten på tøyvogner. (Er bestilt fra Nor Tekstil i forbindelse med ny avtale.) Påfylling av skap Gjennomgå fordelingen av antall skap på nytt, og omfordele skap mellom sentrene. Uttak av tøy Det må legges inn begrensninger i systemet for hvor mange plagg hver enkelt bruker kan ta ut før man må returnere plagg. Alle tekniske problemer med adgangskort og synkronisering mellom systemer må elimineres. Det må gis bedre opplæring til studenter om uttak og retur av tøy. Retur av tøy Antall returautomater må dimensjoneres riktig i forhold til behovet. Det bør skaffes tilstrekkelig garderobeplass og garderobeskap til ansatte. De tekniske problemene med returenhetene må løses for å få bedre driftsstabilitet 15
7.2. Referansebesøk Det er hentet inspirasjon fra referansebesøk i Linköping, Ahus og i Östersund. Samlokalisering av garderober med tøyskap og returenheter har fungert godt på disse stedene. Det samme gjelder begrensning i uttak av plagg. 7.2.1. Universitetssykehuset i Linköping Universitetssykehuset i Linköping, som har ca. 600 sengeplasser og over 5 000 ansatte, er i ferd med å sentralisere garderobeanlegg under sentralblokka for å skape større plass til pasientbehandling oppover i etasjene. Tilsvarende sentralisering av garderober er også planlagt på de andre foretakene i Region Östergötland. FM Centrum, som er Region Östergötlands eiendomsforvalter (Facility Management), satte i gang et prosjekt for finne den beste løsningen for å forsyne ansatte med arbeidstøy i de sentrale garderobeanleggene. Valget falt på Texi tøysystem fordi tekstilskapene rommer mye tøy på små flater, og gir en mer effektiv utnyttelse av tøyet i form av høyere omløpshastigheter. Selve tøyforsyningen er satt ut på anbud, og besørges av Coor Facility Management/ISS. Coor sørger for å bestille, fylle på og tilpasse sortimentet i skapene. Leverandøren har bemanning på plass fra kl. 06:00 til 22:00 alle dager, og besørger drift, vedlikehold og renhold av skapene. Sykehuset betaler en fast pris pr. person pr. måned for bruk av skapene. FM Centrum (eiendomsforvalteren) eier skapene og fakturerer sykehuset. Leverandøren bestiller plagg daglig og beregner behov basert på tidligere bestillinger og forbruk av plagg. Det er to dager leveringstid på tøyet fra bestilling er sendt vaskeriet. Leverandøren har ettersyn av skapene fra 4 til 6 ganger pr. dag og fyller på skapene ved behov. Fire sentrale garderober skal ferdig utbygd gi plass til 3 600 ansatte inklusive studenter. Tøyskap og returenheter er plassert i vrimleområdet mellom garderobene. Tøyskapene åpnes ved hjelp av de ansattes ID-kort, og løsningen oppleves som stabilt god. Region Östergötland eier og driver vaskeriet selv, og sørger for å hente og bringe tøy. Returenhetene er bygd inn veggen med tøyvogna stående i et rom på baksiden. Returenhetene tømmes ved behov. 16
FM Centrum har installert siste generasjon teknologi fra Texi AS, med display både på skap og returenheter. Programvaren er TLS3, den samme som St. Olavs Hospital nå har. Det er innført en øvre begrensning på 10 plagg på den ansattes tøykonto, og dette fungerer godt. Det er ingen kø av betydning, verken foran tøyskap eller returenheter. Det er foreløpig mangelfulle tall på omløpshastighet for tøyet. 7.2.2. Akershus universitetssykehus HF Ahus har eget vaskeri, og en egen seksjon drifter tekstilautomatene, forvalter garderober og bestiller tekstiler for avdelingene. Systemet er levert av italienske Metalprogetti og er et såkalt «conveyorsystem», dvs. at tøyet kommer ferdig vasket og tørket på hengere fra vaskeriet til tøyautomatene. Systemet ble installert i 2008. Vaskeriet og inn-/utlevering av tøy er samlokalisert. Alle ansatte har sin størrelse registrert i tøyautomaten, og all inn- og utlevering foregår ved hjelp av adgangskort. Det er satt en begrensning på maks tre sett til enhver tid på den enkeltes tøykonto. Det er kun hvitt tøy i skapene, mens grønt tøy leveres direkte til avdelingene sammen med flattøyet. Tilgang til tøyautomat blir sperret hvis arbeidstøyet ikke returneres, og ved gjentakelse blir ansatte innkalt til personlig samtale. Som på St. Olav må de ansatte levere ett og ett plagg ved retur av tøy, og det oppstår kø på ettermiddagene. Det oppleves også kø ved uttak av tøy. Brukerne har derfor funnet måter å unngå de verste køene, og en del henter og leverer derfor tøy utenfor «rushtiden». I tillegg til begrensning i uttak av tøy, fremholder Ahus godt vedlikehold og høy 17
driftsstabilitet som en suksessfaktor. Ahus gjør vedlikeholdet selv, og tar service én gang i uka på automatene. Ahus har en garanti for oppetid fra leverandøren av tøysystemet, og samarbeider ellers tett med Haukeland som har samme system. Ahus har én lokasjon for uttak og retur av tøy. Systemet består av tre returenheter og fire tøyautomater (se illustrasjon) med en kapasitet på 3480 plagg, samt et bufferlager som inneholder 1920 plagg. Det kompakte anlegget betjener hele sykehuset. Alle ansatte har garderober like ved vaskeriet, også legene. Det er 175.000 plagg i omløp og ca. 5500 brukere. 7.2.3. Östersunds Sjukhus Tøyforsyningen ved Östersunds Sjukhus er satt bort til Berendsen ab, som leverer flattøy, pasienttøy og personaltøy til flere sykehus i Sverige. Sykehuset har ca. 2 500 unike brukere, mot ca. 5 500 unike brukere på St. Olavs. Alle plagg er merket med RFID, og har fått en unik ID. Alt tøy leses når det leveres til sykehuset og når det returneres til vaskeriet. Arbeidstøy finnes i et eget tøylager sortert på type plagg og størrelse. Leverandøren har jevnlig oppsyn med tøylageret, og sørger for at det er tilstrekkelig med plagg i hyllene. På den måten ser brukerne at det er nok tøy, og hamstring oppleves derfor ikke som noe problem. Brukernes ID-kort registreres av en leser over døra når de går inn i rommet. Ved uttak legges plaggene på et arbeidsbord foran en terminal der tøyet leses. Det kan være 1-3 terminaler på et tøylager, avhengig av størrelse og kapasitet på lageret. Det tar ca. 10 sekunder å registrere uttak av tøyet. Uttaket registreres på brukerens konto. Det er innført en kvote på 6 plagg per bruker. Det er mulig å ta ut flere plagg, men da gir systemet beskjed om at kvoten er overskredet. Alarmen over døra går dersom noen glemmer å registrere tøyet på arbeidsbordet. I praksis er det få brukere som tar ut for mange plagg. Returrommet ligger vegg i vegg med tøylageret. Skittentøy registreres på en tilsvarende terminal og legges inn i returenheten. Berendsen sørger for at det alltid er kapasitet i vognene til å ta imot skittentøyet. 18
Det gjennomføres lagertelling hvert halvår. Berendsen dekker alt normalt svinn, dvs. inntil 3 % av beholdningen. Svinn utover 3 % dekkes av kunden, etter forhandling. Sporbarheten i systemet er god, og det er gode rapportmuligheter. 7.2.4. Nyttig lærdom fra referansebesøkene Linköping har konsentrert tøyautomater, garderober og returenheter i underetasjen. Alt personell, også leger, skal skifte i garderobene og hente og levere tøy på samme sted. Tøyhåndteringen er satt ut til et eksternt firma. Tøyskap etterfylles og returenheter tømmes flere ganger om dagen. Ahus har innført en begrensning i antall plagg som kan tas ut, og følger opp ansatte som ikke holder seg til kvoten. Hamstring og svinn er ikke et problem. Östersunds sjukhus har satt bort tøyhåndteringen til et eksternt firma. Sykehuset har innført en begrensning på seks plagg på den ansattes tøykonto, og hamstring og svinn oppleves ikke som et problem. Det gjennomføres lagertellinger hvert halvår. Leverandøren har god kontroll på uttak og retur av tøy på den enkeltes konto. 7.3. Pilot på Nevro Øst, Avdeling for ryggmargsskader I 2015 ble det ved Avdeling for Ryggmargsskader satt i gang et pilotprosjekt der det ble innført en begrensning på 5 sett arbeidstøy (10 plagg) en ansatt kan ha ute til enhver tid. Avdelingen holder til på Nevro øst, der de har god tilgang både på tøyskap og returautomater. Med unntak av enkelte leger som hadde mellomlagret til dels mye skittentøy på sine kontorer, brukte de fleste ansatte på denne avdelingen tøysystemet både ved uttak og retur. Både leger og sykepleiere hentet ut og leverte tøy etter intensjonen da begrensningen ble innført. Begrensningen er fremdeles aktiv på denne avdelingen. Det anbefales å innføre en slik begrensning på hele sykehuset. 8. Alternative løsninger for retur av tøy Retur av brukt arbeidstøy er en stor utfordring i tøylogistikken. Det er for få returenheter, driftsstabiliteten har vært variabel, og returordningen har derfor møtt motstand i flere brukermiljøer. Det er fremkommet forslag til to alternative løsninger for retur av tøy: Registrere tøy på vaskeriet Beholde nåværende løsning forbedret kapasitet Det er mulig å samle inn tøyet på sykehuset i tøyvogner og sende det til vaskeriet for registrering. Ulempen med denne løsningen er at St. Olavs Hospital kan miste kontrollen over hvilke volumer som sendes til vask, og overlater kontroll av beholdningene til leverandøren. Texi er i ferd med å implementere en løsning som gjør det mulig for vaskeriet å kreditere den enkelte brukers tøykonto etter at tøyet er vasket. Det medfører at det tar lengre tid før tøyet blir registrert, og at kvotene for antall plagg til brukerne må bli litt høyere. Ved en slik løsning må en sikre at kunden ikke mister styring og kontroll over beholdninger og gjennomløpstider. Det anbefales å utrede dette alternativet før en eventuell beslutning om anskaffelse av nye returenheter tas. En løsning er å beholde nåværende løsning for retur av tøy, der man anskaffer de 7 manglende returautomatene for å få et riktig dimensjonert tøysystem. Dette medfører en kostnad på rundt 2 millioner 19
kroner. Muligheten for, konsekvensene av, og kostnadene ved å flytte registrering av brukt tøy fra sykehuset til vaskeriet må utredes og vurderes opp mot eksisterende løsning. 9. Investeringsbehov nye returautomater Det er utarbeidet et forslag til dimensjonering av returenheter basert på uttak av arbeidstøy fra utleveringsstedene på hvert enkelt skift på hvert senter. Tabellen viser behov for antall returenheter basert på normalt uttak av tøy pr. utleveringssted pr. skift. Forslag Nåsit. Endring 1902-bygget 0 0 0 Akutten, Hjerte og Lunge 7 5 2 Bevegelsessenteret 4 3 1 Gastrosenteret 6 5 1 Kunnskapssenteret 3 3 0 Kvinne-/Barn 5 4 1 Laboratoriesenteret 4 3 1 Nevro 4 3 1 Sum automater 33 26 7 Ved denne utvidelsen vil antallet returenheter være tilstrekkelig, forutsatt at ansatte leverer tilbake tøyet ved arbeidsdagens slutt. Totalt vil prisen for 7 enheter komme på ca. kr. 2 000 000,-. Det er ikke avdekket behov for nye tøyskap, men det er utført en forflytning av skap fra utleveringssteder med god kapasitet til utleveringssteder med mindre god kapasitet. 10. Anbefaling og videre arbeid 10.1. Kritiske suksessfaktorer Grunnleggende funksjonalitet må være i orden Garderober bør få felles forvaltning Uttak av tøy, omkledning og retur av tøy må skje på samme sted Problemene med adgang til tøyautomatene må løses slik at alle uttak og returer av tøy kan knyttes til den enkelte brukers konto. Tøyskap og returenheter må bli stabile i drift slik at tøylogistikken kan fungere uten driftsmessige forstyrrelser. Synkroniseringsjobber mellom systemer må fungere. St. Olavs Hospital har over 6 700 garderobeplasser, NTNU sine plasser medregnet, med et potensial for å øke kapasiteten til over 8 000 plasser. Det er plass i garderobene til alle brukere av arbeidstøy. Med det nye garderobeadministrasjonssystemet vil man få styring og kontroll med denne viktige ressursen. Sykehuset må få kontroll på forsyningskjeden, dvs. at leveransene stemmer med bestillingene, at alt tøy blir registrert riktig ut av skapene, og at alt skittentøy blir levert tilbake via returenhetene. Ved å sørge for at alle brukere av arbeidstøy får egen garderobeplass, kan uttak, omkledning og 20
retur av tøy foregå på samme sted. Begrensning i uttak av tøy Etablere gode rutiner for bestilling, påfyll og tømming Det må gjennomføres jevnlige lagertellinger Brukeratferden må bli bedre Ledelsen må stille krav Det må settes en øvre grense i antall plagg som den ansatte kan ha tatt ut til enhver tid. Slik kan man få opp omløpshastigheten, redusere lagerbeholdningen, og redusere problemet med hamstring av tøy. Forsvunnet og/eller ødelagt tøy kan spores tilbake til brukeren, og dermed kan problemet med kassasjoner reduseres. Det må etableres gode og enhetlige rutiner for påfyll av skap og tømming av returenheter. Skap må fylles opp med tilstrekkelig antall av riktige størrelser for å unngå hamstring. Fulle returenheter må alltid tømmes. Logistikk og forsyning bør etterse skap og returenheter jevnlig, og ha driftspersonell tilstede når dagskiftet går av vakt. Det kritiske tidsrommet er kl. 15:00 15:30. Tøyleverandøren bør gjennomføre lagertellinger 1-2 ganger i året. St. Olavs Hospital bør gjennomføre jevnlige møter med tøyleverandøren for å avstemme beholdninger, og gjennomgå svinn og kassasjoner. Mange av problemene skyldes uønsket brukeratferd, spesielt i forbindelse med retur av tøy. Det må gjøres en grundig jobb med å gjenopprette tilliten til tøyforsyningen. NTNU og sykehusledelsen bør stille seg bak tiltaksplanen for å forbedre tøyforsyningen. 21
10.2. Overordnet implementeringsplan # Anbefaling Ansvarlig /medansvarlig Tidsplan 1 Eliminere alle feil i synkronisering av databaser mellom Hemit 2017 datasystemer hos Hemit, Bravida og Texi. 2 Innføre en øvre kvote på de ansattes tøykonto St. Olav Eiendom 2017 3 Sørge for at tøyskap og returenheter blir stabile i drift St. Olav Eiendom / St. Olavs driftsservice 2017 4 Skaffe garderobeplass til alle brukere ved sykehuset. St. Olav Eiendom / NTNU 2017 5 Utrede mulig integrasjon av NTNU i nytt garderobeadministrasjonssystem St. Olavs driftsservice / Hemit / NTNU /St. Olav Eiendom /Sameiets IKTgruppe 2017 6 Etablere gode og enhetlige rutiner for drift og vedlikehold av alle ledd i tøyforsyningskjeden, og forbedre organiseringen av driften. St. Olavs driftsservice 2017 7 Utrede å overføre ansvar for å lese tøybrikker og kontrollere beholdninger til vaskeriet. St. Olav Eiendom 2017 8 Gi bedre opplæring til studenter slik at en større andel av tøyet havner i returenhetene NTNU / Logistikk og Forsyning 2017 9 På bakgrunn av utredning: vurdere å anskaffe returautomater. St. Olav Eiendom 2018 10 Sørge for at alt uttak av tøy, omkledning og retur av tøy skjer i tilknytning til garderobene. Hovedledelsen / NTNU / St. Olav Eiendom 2018 10.3. Gevinster Ved å få kontroll på leveransekjeden, er det mulig å redusere kassasjoner og svinn av arbeidstøy. I 2015 betalte St. Olavs Hospital 1,6 millioner kroner til Storvask AS for svinn og kassasjoner. I forbindelse med sluttoppgjør med Storvask AS i 2016, er det fremmet krav om ytterligere 3,8 millioner kroner i kompensasjon for svinn og kassasjoner. Bedre oversikt over forbruksmønster gir grunnlag for bedre rapporter, og dermed bedre grunnlag for å bestille riktige kvantum og størrelser av arbeidstøy. Det vil bidra til økt leveransesikkerhet. Ved å få en høyere omløpshastighet på tøyet, kan sykehuset ha færre plagg i omløp og dermed en lavere årlig kostnad på arbeidstøy på sikt. Ved å sørge for at alt skittentøy blir samlet opp i returordningen hver dag, blir det mindre risiko for smittespredning ute på klinikkene. 22
Ved å sørge for at alle leger og sykepleiere får tilgang på rent tøy hver dag i garderobeområdet, reduseres risikoen for at f.eks. operasjonstøy blir kontaminert ved å ligge lagret uten tildekking på legekontorer. 23
11. Vedlegg 11.1. Vedlegg 1: Prosjektdeltagere og gjennomføring Prosjektgruppen har bestått av følgende personell: Morten Stene Jensen (Logistikk og Forsyning) Marit Kvangardsnes (Avdelingsleder, Klinikk for fysikalsk medisin og rehabilitering) Anne Berit Lund (Hovedverneombud, ivaretar også NTNU) Rune Bjørnes (Seksjonsleder, Logistikk og Forsyning) Liv Furre (Tjenesteutvikler, St. Olavs driftsservice) Kjell-Ivar Svaan (Eiendomsforvalter, St. Olav Eiendom) Silje Marie Nedland (Systemforvalter Teknikk, St. Olav Eiendom) Bjørn Welde (Rådgiver, Selliseth & Welde AS) Det er gjennomført intervjuer med et representativt utvalg av personell på sykehuset: Avdelingssykepleiere/seksjonsledere/sykepleiere Bioingeniører Leger Renhold Logistikkoperatører HMS-koordinator og laboratorieingeniør v/ntnu Smittevern Logistikk & Forsyning ledelse Legeforeningen Noen representanter fra arbeidsgruppen har vært på referansebesøk til Akershus Universitetssykehus (Ahus), Universitetssykehuset i Linköping og Östersunds Sjukhus. Det er gjennomført møter i prosjektgruppen og befaringer på sykehuset for å se tøysystemet i praktisk bruk. Sluttrapporten er tatt opp i prosjektgruppen, ledelsen i St. Olavs driftsservice og St. Olav Eiendom. 24
11.2. Vedlegg 2: Systembeskrivelse - flytskjema Flytskjemaet nedenfor viser gangen fra den automatiske bestillingen går fra St. Olavs Hospital om kvelden til Nor Tekstil. Bestillingen er basert på beholdning av arbeidstøy i skapene. Stegene i prosessen er brukt for å identifisere problemområder og forbedringsforslag. 1.Bestilling: Utføres automatisk kl 23.00 man-fre ut fra beholdning i texi.systemet 2.Pakking Nor Tekstil 3. Transport fra Nor Tekstil: 1. leveranse kl 12.00 2. leveranse kl 16.00 4. Varemottak St. Olavs: Kl 12.00: bil 1 Kl 16.00: bil 2 5. Interntransport St. Olavs AGV Kl 13.00: dag 1 Kl 17.00: dag 1 6. Påfylling i skap St. Olavs: Før 13.00 dag 1 Før 09.00 dag 2 7. Uttak personell: Registerets På bruker/klinikk Brukerkonto: Mulig å sette max. ant. plagg pr. bruker. Forsyningsplan Texi- systemet: Opereres manuelt av bestiller St.Olavs Oversikt over: - Maks beholdning i skap - Plagg tilgjengelig (oppdateres kontinuerlig). - %-grense for hva som generer bestilling 14. Lager Nor Tekstil 13. Vasking Nor Tekstil Beholdnings oppdatering 12. Varemottak Nor Tekstil 11. Transport til Nor Tekstil Påfyll bekreftes manuelt 10. Interntransport St. Olav (AGV): 8. Retur I returenhet Utenfor returenhet 9. Tømming: Skjer på signal fra returautomat Utenfor returautomat tømmes det ved faste runder hele dagen Signal full returautom at IP-tlf 25
11.3. Vedlegg 3: Operasjonelle forbedringsforslag Steg 1 i flytskjema: Bestilling av tøy Problemstillinger: Løsninger: Kommentar: Det har manglet tøy i helger og høytider, og i forbindelse med innrykk av studenter. Det går fort tomt for plagg i de miste størrelsene, mens det er mer enn nok av de store plaggene. Brukere hamstrer plagg i små størrelser for å sikre seg. Det mangler ofte frakker, og det tar lang tid før påfyll. Frakker blir «raidet» når de kommer De som bekrefter ordrene vet ofte ikke om tøyet faktisk er levert. Ved sykdom blir ordrene ikke alltid bekreftet, og da trekkes plaggene fra neste dags bestilling Skap i byggefase 1 faller ofte ut, og det er ikke mulig å få sendt bestillinger. Texi AS kom med en oppgradert versjon av programvaren (TLS-3) som ble idriftsatt da Nor Tekstil tok over vaskeritjenestene. Den nye programvaren vil gi mulighet for bedre rapporter og bedre statistikkgrunnlag for bestilling av tøy, og vil også gi oversikt over antall liggedager i skap. Det bør opprettes bedre kommunikasjon med studieseksjonen på NTNU som vet når og i hvilket omfang det er innrykk av studenter Logistikkoperatørene bør ta ansvaret for å bekrefte at ordren er levert. Det bør utvikles en mobil løsning slik at logistikkoperatørene kan bekrefte ordrene på stedet. Texi har gitt tilbud på oppgradering av skap i byggefase 1. I 2016 ble det oppgradert 130 skap. Steg 5 i flytskjema: Interntransport av tøy Problemstillinger: Løsninger: Kommentar: Det er for få tøyvogner i forhold til antall plagg som er i omløp i dag. Det har manglet vogner helt siden overtakelsen av byggefase 1. I den nye avtalen med Nor Tekstil er det bestilt 100 AGV-vogner i tillegg til de man har fra før. Vognparken skal tilpasses behovet som foreligger slik at det til enhver tid er tilstrekkelig med vogner på alle lokasjoner, også ved høytider og langhelger. Vognutlån og løpende vedlikehold av alle vogner er inkludert i prisen. 26