MØTEINNKALLING. 2005/045 IKT-gruppen Sammensetning/ansvarsforhold. 2005/047 Fremtidens operasjonsstuer fordelingsnøkkel/eierbrøk

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Styret for sameie St. Olavs Hospital Møtested: Elgesetergt 10, 3. etg (verkstedbygget) Møtedato: klokken SAKSLISTE 2005/043 Godkjenning av referat fra møtet /044 Laboratoriesenteret Status overtakelse 2005/045 IKT-gruppen Sammensetning/ansvarsforhold 2005/046 IKT driftsavtale - Status forhandling 2005/047 Fremtidens operasjonsstuer fordelingsnøkkel/eierbrøk 2005/048 Budsjett /049 Retningslinjer for parkeringsutvalget 2005/050 Innkjøpsstrategi - Virksomhetsoverdragelse 2005/051 Eventuelt

2 Sak 2005/ 043 Godkjenning av referat fra møte Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Arkivsak: Arkiv: Innstilling: Referat fra møte godkjennes. Side 2 av 16

3 Sak 2005/ 044 Laboratoriesenteret Status overtakelse Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Arkivsak: Arkiv: Sakspapirer oversendes i forkant av møte. Side 3 av 16

4 Sak 2005/ 045 IKT-gruppen Sammensetning/ansvarsforhold Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Arkivsak: Arkiv: Innstilling Styret gir sin tilslutning til at Bård Helge Hofstad har ansvaret for gjennomføring av å få på plass driftsavtale IKT-infrastruktur. Side 4 av 16

5 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Ingen Utrykte vedlegg til saken: Referat fra sameiemøte BAKGRUNN Det vises til sak 2005/042. Etter endringen som ble foretatt består gruppen av følgende medlemmer: Thore Smevik St. Olavs Hospital Lars Ødegaard NTNU Roar Aspli ITEA Bård Helge Hofstad - HEMIT I forbindelse med at arbeidet med å avklare innholdet i driftsavtalen vedrørende IKT må intensiveres, er det foreslått å utpeke Bård Helge Hofstad fra HEMIT til å lede og ta ansvar for gjennomføringen av å få på plass driftsavtale for IKT-infrastruktur. Bakgrunnen for valget er at HEMIT har god detaljkunnskap på området, samt at HEMIT ikke lengre er en konkurrent til eksterne leverandører på drift av IKT. KONKLUSJON Bård Helge Hofstad bes ta ansvar for gjennomføring av å få på plass driftsavtale for IKT infrastruktur. Side 5 av 16

6 Sak 2005/ 046 IKT driftsavtale status forhandlinger Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: IKT - gruppen Arkivsak: Arkiv: Orienteringssak av IKT-gruppen Side 6 av 16

7 Sak 2005/047 Fremtidens Operasjonsstuer Fordelingsnøkkel/eierbrøk Utvalg: Sameiestyre St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Arkivsak: Arkiv: Innstilling Styret gir sin tilslutning til en fordelingsnøkkel/eierbrøk som gjenspeiler eiernes finansiering av byggearbeidene, hhv. 4,3 % for NTNU og 95,7 % for St. Olav. Dersom eiernes bruk av Fremtidens Operasjonsstuer avviker fra denne fordelingsnøkkel/eierbrøk, skal det etableres en leieavtale mellom partene som gjenspeiler den reelle bruk av arealene. Side 7 av 16

8 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Ingen Utrykte vedlegg til saken: - Avtale Fremtidens Operasjonsstuer for Minimal Invasiv Kirurgi Finansiering av byggearbeidene. - Referat fra møte Fremtidens Operasjonsstuer BAKGRUNN Prosjektet Fremtidens Operasjonsstuer er et samarbeidsprosjekt mellom Dmf/NTNU, St. Olavs Hospital HF, Helsebygg Midt-Norge og Sintef. I forbindelse med overlevering av Fremtidens Operasjonsstuer ble det besluttet å overlevere bygning og utstyr til sameiet St. Olavs Hospital, jmfr. vedtak til sak 2005/003. FAKTISKE OPPLYSNINGER Utstyrsleveransen utgjør 25,01 MNOK. Av dette er 9,5 MNOK finansiert av Helsebygg Midt- Norge og 4 MNOK av NTNU. Den resterende del er finansiert av St. Olav, FOU-midler og Helse Midt-Norge. Utstyret forutsettes overlevert eierne. St. Olav Hospital, NTNU/Dmf og Sintef bidrar med personellressurser i ulike deler av prosjektet. Deres innsats er ikke økonomisk beregnet. Byggekostnad for Fremtidens Operasjonsstuer er beregnet til 18,15 MNOK. Av dette er 3 MNOK finansiert av Helsebygg Midt-Norge, den resterende del er finansiert av Helse Midt- Norge v/samarbeidsutvalget med 10 MNOK og St. Olavs Hospital HF med 5,15 MNOK. Som grunnlag for fordelingsnøkkel for drift/eierskap til Fremtidens Operasjonsstuer er finansiering av byggearbeidene lagt til grunn. Helsebygg Midt-Norges andel forutsettes fordelt på NTNU og St. Olav iht. sameiebrøk. Midlene fra Helse Midt-Norge v/samarbeidsutvalget er bevilget av Helsedepartementet og forutsettes av den grunn som en del av Helse Midt-Norge/St. Olavs bidrag til finansiering av byggearbeidene. Basert på ovennevnte er 15,15 MNOK finansiert av Helse Midt-Norge/St. Olav og 0,78 MNOK av NTNU. I tabelarisk form: Fordeling Fordeling av HBMN midler iht. Sum finansiering %-vis fordeling byggekostnader sameiebrøk NTNU - 0,78,078 4,3 % STOH/HMN 15,15 2,22 17,37 95,7 % HBMN 3-18, , % Side 8 av 16

9 DRØFTING Den foreslåtte fordelingsnøkkel/eierbrøk gjenspeiler finansieringen av byggearbeidene. Dersom eiernes bruk av Fremtidens Operasjonsstuer avviker fra denne fordelingsnøkkel/eierbrøk, vil ikke den foreslåtte fordelingsnøkkel/eierbrøk gi en riktig fordeling av kostnadene knyttet til bygget. Dette foreslås løst ved at det etableres en leieavtale mellom partene som gjenspeiler den reelle bruk av arealene, slik at kostnadsfordelingen skjer i samsvar med faktisk bruk. KONKLUSJON Det foreslås en fordelingsnøkkel/eierbrøk mellom NTNU og St. Olav som gjenspeiler eiernes investering i byggearbeidene, hhv. 4,3 % for NTNU og 95,7 % for St. Olav. Dersom eiernes bruk av Fremtidens Operasjonsstuer avviker fra denne fordelingsnøkkel/eierbrøk, skal det etableres en leieavtale mellom partene som gjenspeiler den reelle bruk av arealene. Side 9 av 16

10 Sak 2005/ 048 Budsjett 2006 Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Arkivsak: Arkiv: Innstilling Styret gir sin tilslutning til at kostnads- og likviditetsbudsjett for 2006 vedtas slik de er forelsått. Forslaget oversendes eierne for innarbeidelse og endelig budsjettbehandling. Side 10 av 16

11 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Kostnadsbudsjett totalt 2. Likviditetsbudsjett totalt 3. Kostnadsbudsjett Nevro øst 4. Kostnadsbudsjett Nevrosenteret 5. Kostnadsbudsjett Laboratoriesenteret 6. Kostnadsbudsjett Kvinne-Barnsenteret 7. Kostnadsbudsjett Fremtidens operasjonsstuer Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN Forslag til kostnadsbudsjett for 2006 utarbeidet av St. Olav Eiendom legges med dette frem for styret for behandling. FAKTISKE OPPLYSNINGER Sameiets budsjett omfatter et kostnadsbudsjett for perioden , samt likviditetsbudsjett for Budsjettet er, i likhet med budsjett for inneværende år, basert på årskostnadsanalyse utført av Helsebygg Midt-Norge, justert iht. SSBs indeks Boligblokk Total pr. juli Med unntak av Nevrosenteret er alle bygg i byggefase 1 overtatt pr Det er av den grunn ikke budsjettert med kostnader knyttet til tilrettelegging av drift i 2006 for bygg som inngår i byggefase 1, for andre sentra enn Nevrosenteret. I sameiets totale budsjett er det lagt til grunn at koordineringsenheten hos Allmenn teknikk overføres til byggefase 2, og at kostnaden fordeles på eierne ihht. den totale eierbrøk (73,9 % / 26,1 %). Det er lagt til grunn samme antall årsverk som i byggefase 1, dvs. 2,6 årsverk. I tillegg er kostnadene til prosjektlederstilling i St. Olav Eiendom fordelt etter samme fordelingsnøkkel. Jfr. sak 2005/037 vedrørende innkjøpsstrategi er det besluttet å utføre bygningsmessig og teknisk drift av sentrene med egne driftsavdelinger for å unngå merverdiavgiftsbelastning. NTNU vil i inneværende år utføre renhold av egne arealer i de nye sentra. I påvente av at det skjer endringer i merverdiavgiftskompensasjonen for Helseforetakene og statsforvaltningen, legges det til grunn i budsjettforslaget at eierne selv utfører renhold av egne arealer, og at renhold tas ut av sameiets kostnadsbudsjett og innarbeides i eiernes driftsbudsjetter. Budsjett for 2007 og 2008 vedlegges til orientering. KONKLUSJON St. Olav Eiendom legger med dette frem forslag til kostnads- samt likviditetsbudsjett for 2006, basert på årskostnadsanalyse utført av Helsebygg, for godkjennelse. Forslaget foreslås oversendt eierne for innarbeidelse og endelig budsjettbehandling. Side 11 av 16

12 Sak 2005/049 Retningslinjer for parkeringsutvalget Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Nils A. Nesjan Arkivsak: Arkiv: Innstilling Styret vedtar de retningslinjer som er lagt til grunn for parkeringsutvalget. Side 12 av 16

13 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Ingen Utrykte vedlegg til saken: Ingen FORSLAG TIL RETNINGSLINER FOR PARKERINGSUTVALGET V/ST. OLAVS HOSPITAL/NTNU Parkeringsutvalget har følgende sammensetning: 1 representant for ledelsen ved St. Olavs Hospital med personlig vararepresentant 1 representant for ledelsen ved NTNU med personlig vararepresentant 1 representant for de ansatte ved St.Olavs Hospital med personlig vararepresentant 1 representant for de ansatte ved NTNU med personlig vararepresentant 1 representant for brukerne med personlig vararepresentant 1 representant for HBMN inntil ferdig utbygd sykehus i 2012 Transport og Sikkerhet er sekretariat for utvalget Utvalgets sammensetning i 2004/2005. Randi Williamsen (leder) Bjarne S Vejle ledelsen St. Olavs Hosp. Kari Håland (nestleder) Tone M Follum ledelsen NTNU Randulf Søberg Marit O Røed de ansatte ved St. Olavs Hosp. Finn B Olsen Ruth Krokan de ansatte ved NTNU Susan Texdal Bjørn P. Bratvik brukerne Bjørn Remen (observatør uten stemmerett) ingen vararepr. HBMN Nils A. Nesjan (sekretær uten stemmerett) Det er arbeidsgiverrepresentantene for St. Olavs Hospital og NTNU som leder utvalget. Arbeidsgiverrepresentanten for St.Olavs Hospital har ledervervet i Arbeidsgiverrepresentanten for NTNU har nestledervervet i Arbeidsgiverrepresentanten for NTNU har ledervervet i Arbeidsgiverrepresentanten for St. Olavs Hospital har nestledervervet i 2006 osv. DMF/NTNUs rolle og funksjon. -DMF sørger selv for å behandle søknader fra sine ansatte og studenter, og fordeler plasser ut fra gjeldende kriterier vedtatt av parkeringsutvalget. En liste over innvilgede plasser sendes til sekretariatet v Nils. A. Nesjan, oppdateringer/ nye parkeringsinnvilgninger i løpet av året sendes samme sted. -DMF v /driftsleder Sigmund Hofstad, kan bidra til å spre informasjon fra sekretariatet til ansatte og studenter v/dmf/ntnu Sekretariatets rolle og funksjon. -Bestille oblater fra Trondheim parkering i hht.oversendt liste fra DMF og sende disse tilbake til DMF. -Holde de ansatte ved DMF løpende orientert om eventuelle endringer hva angår parkeringsplasser,skilting oblater og lignende. Side 13 av 16

14 -Informasjonen kan eventuelt gå via driftsleder Hofstad. -Sekretariatet har ansvaret for ordning med betaling av parkeringsoblater, og at dette skjer i form av trekk i lønn for ansatte ved DMF og St. Olavs Hospital. For studenter brukes giro. Parkeringsutvalgets rolle og funksjon: 1.Utarbeide og godkjenne retningslinjer for tildeling av parkeringsplasser. Utarbeide og godkjenne prioriterte søknadskriterier. - RIT-A /NTNU (sykehusets nærområde) - Kriterium for å få disse plassene - Ansatte ved St. Olavs hosp, NTNU og studenter - Bevegelseshemming - Barn i barnehage/sfo - Bruker bil i tjenesten - RIT-B (på gateplan mellom kl og kl ) - RIT-C (Stadion og Marienborg - RIT-HUS (Elgesetergt. 21) - RIT-Natt (Parkeringshuset under Olav Kyrresgt) - Kriterium for å få disse plassene - Ansatte ved St. Olavs hosp./ntnu og studenter 2. Utarbeide og godkjenne retningslinjer for bruk av akutt/driftsplasser - Akuttplasser - Parkeringsplasser for bakvakter/hjemmevakter som blir tilkalt til øyeblikkelig oppmøte. Dette er reserverte plasser som IKKE skal brukes av andre. - Plassene tildeles den enkelte avd./enhet etter søknad. - Alle potensielle brukere får tildelt oblat uten bilnr. Merket A-1, A-2 osv. - Avd./enheten betaler RIT-A pris for disse plassene. - Plassene merkes K-1, K-2 osv. - Driftsplasser - Parkeringsplasser som er nødvendige for sykehusets daglige drift. Eks: Blodgiverplasser, sykehusets egne kjøretøy, beredskapsbiler. - Avd. /enheten betaler RIT-A pris for disse plassene - Plassene merkes D-1, D-2 osv. 3. Foreta dimensjonering av HC tilbudet på sykehusområdet. - Antall HC plasser ved hvert senter avgjøres av parkeringsutvalget, men i nært samarbeid med Helsebygg Midt- Norge. 4. Behandle kundeklager. - Kundeklagene behandles etter de vedtatte retningslinjer og etter vanlig lekmannskjønn. KONKLUSJON/UTVALGETS VEDTAK: Forslag til nye retningslinjer oversendes styret for sameiet til endelig godkjenning. Side 14 av 16

15 Sak 2005/050 Innkjøpsstrategi - virksomhetsoverdragelse Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Arkivsak: Arkiv: Innstilling Styret tar saken til etterretning. Side 15 av 16

16 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Notat utarbeidet av adv. Dordi Flormælen Helse Midt-Norge datert Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN I forbindelse med drøftinger knyttet til sameiets innkjøpsstrategi ble det fra sykehusets observatør reist spørsmål om NTNU kan benytte egen driftsavdeling til bygningsmessig og teknisk drift i sine eksklusive arealer (inkl. andel av fellesarealer), for de tjenester de tidligere har kjøpt fra St. Olav Driftsservice, uten at dette vil kunne betraktes som utsetting av St. Olavs Driftsservice sine tjenester/ virksomhetsoverdragelse. FAKTISKE OPPLYSNINGER Det vises til vedlagte notat. DRØFTING Det vises til vedlagte notat. KONKLUSJON Det vises til vedlagte notat hvor det fremgår at NTNU sin bruk av egen driftsavdeling til bygningsmessig og teknisk drift i de nye sentra, for tjenester de tidligere har kjøpt av St. Olavs Driftsservice, ikke vil være å betrakte som utsetting av St. Olavs Driftsservice sine tjenester/ virksomhetsoverdragelse. Side 16 av 16