Saksbeh: Finn Helge Lyster Tlf : 92018558 Vår ref : 2016-003-FHL Sted og dato: Slidre 18.05.16 Til Møte 03/2016 Sak nr. 06-08/2016 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I SØR-AURDAL Møtested: Tingvoll Møtedato: Onsdag 18. mai 2016 Møtetidspunkt: Kl.13.00-16.15 Følgende deltok i møtet fra Sør-Aurdal: Reidar Schlytter - leder Harald Liodden - nestleder Linda Skogly - medlem Karin Stegarud - ass. Rådmann (under rådmannens orientering sak 06 og sak 07 og 08) Kåre Helland - ordfører (under ordførers orientering under sak 06) Åge Sandsengen Dagny Thon Hovrud Finn Helge Lyster - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS - revisor Kommunerevisjonen IKS - Sekretariatsansvarlig Godkjenning av innkalling. Enstemmig godkjent Godkjenning av møtebok fra 30.03.2016 Enstemmig godkjent
Sak 06/2016 Prosess mot Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Møtet ble vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 Dokumenter i saken: Eksempler på plan og analyse ble delt ut i forrige møte. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget ba i sak 03/2016 Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Nord- Aurdal kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017-2020. Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før 31.12.2016. I dagens møte er ordfører og rådmann invitert for å orientere og diskutere eventuelle risikoområder. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen fra ordfører og rådmann til orientering. Informasjonen vil bli innarbeidet i overordnet analyse for, og hensyntatt i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Behandling i møte Rådmann og ordfører orienterte om aktuelle tema for framtida og deltok i dialog på møte Vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen fra ordfører og rådmann til orientering. Informasjonen vil bli innarbeidet i overordnet analyse for, og hensyntatt i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.
Sak 07/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PPT-Valdres Dokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev til vertskommunen Nord-Aurdal kommune, og oversendelsesbrev til. Saksopplysninger Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PP-tjenesten i Valdres. Tilsvarende rapporter er utarbeidet for PP-tjenesten for nedre Hallingdal og for PPtjenesten for øvre Hallingdal (Ål og Hol). Rapportene er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte 16.06.2015, og i Valdres 23.06.2016. Det vises spesielt til oppsummeringen i rapporten. Sekretariatet viser til at rådmann i Nord Aurdal kommune i sin uttalelse til rapporten mener at rapporten tar for lettvint på utviklingsarbeidet som er utført på området, og at den enkelte kommune ikke vil få nødvendig nytte av rapporten i eget utviklingsarbeid. Det vises samtidig til oversendelsesbrevet der det fremgår at det ikke er hensiktsmessig å undersøke hvilke skoler og kommuner som har størst utfordringer, da dette er historie og PPT vet hvilke skoler som har størst utfordringer. Det kan også stilles spørsmål ved hvorfor ikke andelen elever med spesialundervisning reduseres når kommunene skal ha arbeidet lenge med problemstillingen som er tatt opp i rapporten. Det vises også til oversendelsesbrevet til Nord-Aurdal kommune hvor det fremgår at rådmannen i Ål har uttalt seg positivt til rapporten. Rådmennene i Hallingdal har i møte med revisjonssjefen uttalt at de mener at temaet som tas opp er viktig. I oversendelsesbrevet har revisjonssjefen oppsummert tre tiltak for oppfølging av rapporten. Kontrollutvalget i Ål kommune behandlet rapporten i møte den 02.05.2016 som sak 13/2016, med et vedtak ut fra punktene i oversendelsesbrevet. Kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune behandlet rapporten i møte 12.05.2016, med rådmannen til stede i møtet. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget er kjent med at det er gjort mye positivt arbeid mht. å redusere omfanget av spesialundervisning kommunene i Valdres siden høsten 2015 og frem til i dag. Det er satt i gang endringsarbeid på flere punkter knyttet til rapportens konklusjoner. Kontrollutvalget velger likevel å anmode vertskommunerådmannen om å presisere ansvaret til PPT-enheten mht. til å samarbeide med skolelederne for å endre praksis fremover i tid. Følgende anses viktig: 1. Den enkelte kommunalleder undervisning/skoleleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn.
2. PPT bør ta initiativ til et tett samarbeid med skoleleder/rektor, for å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Saken og rapporten oversendes kommunestyret til behandling som sak, med følgende forslag til kommunestyrets vedtak: Kommunestyret tar saken til etterretning. Forslag til vedtak i kontrollutvalget i Sør-Aurdal Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å følge opp rapportens konklusjoner mot kommunens skoleledelse. Dette for å sikre at skoleledelsen inngår i et aktivt samarbeid med PP-tjenesten for å sikre at flest mulig elever får individuelt tilpasset opplæring i skolen, og ikke henviser elever til PPT unødvendig. Følgende er viktig: 1. Den enkelte skoleleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. 2. Skoleledelsen bør være aktive i samarbeidet med PPT mht. å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. Dersom PPT melder at skolen henviser elever med utfordringer som skolen selv kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring må dette tas opp med skoleledelsen. Saken og rapporten oversendes kommunestyret til orientering, med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar saken til orientering. Behandling i møte Rapporten ble gjennomgått i korte trekk. Vedtak Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å følge opp rapportens konklusjoner mot kommunens skoleledelse. Dette for å sikre at skoleledelsen inngår i et aktivt samarbeid med PP-tjenesten for å sikre at flest mulig elever får individuelt tilpasset opplæring i skolen, og ikke henviser elever til PPT unødvendig. Følgende er viktig: 1. Den enkelte tjenesteleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn.
2. Skoleledelsen bør være aktive i samarbeidet med PPT mht. å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Saken og rapporten oversendes kommunestyret til orientering, med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar saken til orientering. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget Sak 08/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal Dokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev til kontrollutvalget i vertskommunen Ål, samt oversendelsesbrev til. Saksopplysninger Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal. Rapporten er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte 16.06.2015. Rapporten oversendes kontrollutvalget i Nord-Aurdal, som vertskommune for den interkommunale barneverntjenesten for fire Valdreskommuner til informasjon, da rapportens vurderinger og konklusjoner kan ha relevans for kommunens barnevernstjeneste. Det vises til rapporten, spesielt til vurderinger og konklusjoner i del 5. Rapporten ble behandlet i vertskommunen Ål som sak 12/2016 i møte 02.05.2016 med følgende vedtak: «Etter vår vurdering kan Hallingdalskommunene ha mulighet til å redusere både kostnader og antallet alvorlige saker på sikt ved å styrke det forebyggende arbeidet. Det kommunale apparatet, herunder barneverntjenesten, bør ha forbedringsmuligheter mht. å komme i konstruktiv dialog med utsatte familier tidligere i barnets liv. Rådmann i Ål anmodes om å ta opp med de øvrige rådmennene i Hallingdal om å styrke det forebyggende arbeidet for å hindre omsorgssvikt. Kontrollutvalget ber rådmann om å gi barnevernet i oppgave å øke innsatsen spesielt på forebygging av omsorgssvikt og konstruktiv og samarbeidende dialog med barnas foresatte, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen 1.oktober 2016 på hvordan rådmann mener at dette skal gjennomføres i praksis.
Eksempelvis: 1. Barneverntjenesten, som «spesialtjeneste», kan i større grad enn i dag bevisstgjøre og ansvarliggjøre «førstelinjen» ved å sette seg i førersetet for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. 2. «Førstelinjen», med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan formelt gis større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). 3. Vilje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kan gjøre i det forebyggende arbeidet er å sikre at tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak. 4. Barnevernet kan sette høyere krav til seg selv, mht. å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer» og faktisk blir gjennomført. 5. Målrettet forebyggende arbeid vil etter vår vurdering kunne bedre barnets omsorgssituasjon tidligere, og vil på sikt kunne redusere kostnadene, bedre tilliten til barneverntjenesten, redusere antallet alvorlige tiltak og i større grad tilfredsstille barnevernlovens krav om å avdekke og forebygge omsorgssvikt. Rapporten og kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten om den interkommunale barnevernstjenesten til orientering.» Kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune som vertskommune for barnevernssamarbeidet for Nord- Aurdal, Sør-Aurdal, Etnedal og Øystre Slidre behandlet rapporten i møte 12.05.2016, med følgende vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten om den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal til orientering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen i Nord-Aurdal om å gjennomgå rapportens vurderinger og konklusjoner. Rådmannen/barnevernstjenesten inviteres til møte i kontrollutvalget høsten 2016 for å gi tilbakemelding på om rapportens problemstillinger er relevante for barnevernssamarbeidet for de fire Valdreskommunene, og hvordan rapportens konklusjoner eventuelt vil bli benyttet i videreutvikling av tjenesten. Rapporten og kontrollutvalgets saksutredning oversendes øvrige rådmann og kontrollutvalg i samarbeidet til orientering, dvs. Sør-Aurdal, Øystre Slidre og Etnedal. Forslag til vedtak i kontrollutvalget i Kontrollutvalget tar rapporten og kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune sitt vedtak til orientering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen i om å gjennomgå rapporten, og vurdere om rapportens konklusjoner er relevante for forebyggende barnevernarbeid i. Behandling i møte Revisor orienterte kort om bakgrunn for rapporten og gangen i saken.
Vedtak Kontrollutvalget tar rapporten og kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune sitt vedtak til orientering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen i om å gjennomgå rapporten, og vurdere om rapportens konklusjoner er relevante for forebyggende barnevernarbeid i. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi sendt til: Postmottak, ordfører og rådmann. Møtebok godkjent: Sør-Aurdal Reidar Schlytter Harald Liodden Linda Skogly