ØVRE EIKER KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Partssammensatt-utvalg Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset, Hokksund Dato: 04.06.2013 Tidspunkt: 08:00 Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat i god tid før møtet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Ordføreren oversender sakene f.o.m. nr. 10/13 t.o.m. nr. 13/13 til behandling. ORDFØREREN I ØVRE EIKER, 28. mai 2013 Ann Sire Fjerdingstad. 1
Saksnr Tittel Lukket PS 10/13 Konkurranse - valg av pensjonsleverandør. Saksordfører: Elisabeth Uggen X Unntatt offentlighet offl 23 3. ledd PS 11/13 Rapportering nærvær 1. tertial 2013. Saksordfører: Adrian Tollefsen PS 12/13 PS 13/13 Drift av kommunale bygg. Saksordfører: Elisabeth Uggen B-sak: Endring av rådmannens ledergruppe og ny organisasjonsstruktur
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Hilde Fjukstad Saksmappe: 2013/4870-18446/2013 Arkiv: Rapportering nærvær 1. tertial 2013. Saksordfører: Adrian Tollefsen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 11/13 HMS-utvalget 22.05.2013 11/13 Partsammensatt-utvalg 04.06.2013 43/13 Formannskapet 04.06.2013 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Øvre Eiker kommune ønsker at bedriftens tjenenestesteder skal være helsefremmende arbeidsplasser med fokus på hvordan arbeidet organiseres, skape gode arbeidsmiljø og ha en nærværskultur som gir god helse og utvikling for alle medarbeidere, jfr. bedriftens arbeidsgiverpolitikk AGP 2007. Fundamentet i det helsefremmende arbeidet er det systematiske HMS- arbeidet, som reduserer risikoen for ulykker og sykdom. Det helsefremmende perspektivet er bredere enn risikoperspektivet; en skal ikke bare sikre seg mot uheldige forhold, men også aktivt rette søkelyset mot de positive og helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet. Det finnes ingen raske løsninger i nærværsarbeidet, det må bygges stein på stein. Bedriften må utvikle ledere og medarbeidere, tenke nytt, dele erfaringer og styrke samarbeidet gjennom de etablerte LMU-gruppene (leder, tillitsvalgt og verneombud) i bedriften. Hvert år er like spennende når nærværsmålingene i bedriften tar til. Blir det en opptur, nedtur eller klarer vi det samme som i fjor? Målet for bedriften i 2013 er at nærværet skal lande på 94 %, som er et sykefravær på 6 %. Årets tre første måneder viste positive resultater sammenlignet med 2012. April, derimot, viser en nedgang i nærværet på 0,8 prosentpoeng sammenlignet med fjorårets tall. Måling for 1. kvartal på 91,3 %, er et positivt resultat til å være første kvartalsmåling. Bedriften må helt tilbake til 2006 for å finne samme positive resultatet. 1. tertial 2013 viser en liten opptur sammenlignet med 2012, med en økning i nærværet på kun 0,2 prosentpoeng. En av årsakene til resultatet, kan henvises til bedriftens resultat for april. SEKSJONER - 1. TERTIAL - 2013 SEKSJON NÆRVÆR SYKEFARVÆR LEGEMELDT LEGEMELDT EGENMELDT ARBG.PERIODEN Helse / Omsorg 89,8 % 10,2 % 7,7 % 1,2 % 1,3 % Skole / barnehage 91,4 % 8,6 % 5,6 % 1,3 % 1,6 % Teknisk park 95,2 % 4,8 % 3,7 % 0,2 % 0,8 % Teknisk va / av 97,8 % 2,2 % 0 1,7 % 0,5 % Teknisk bygg 93,4 % 6,6 % 4,3 % 1,2 % 1,1 % Kultur 98,5 % 1,5 % 0,1 % 0,5 % 1 % PRN 95,6 % 4,4 % 2,9 % 1,1 % 0,4 % Økonomi 94 % 6 % 2,8 % 2 % 1,2 % Støttefunksjoner 91,2 % 8,8 % 4,8 % 1,8 % 2,2 % Hele bedriften 91,4 % 8,6 % 6 % 1,3 % 1,4 % 1
Mørkegrønn = 98-100 % nærvær Lyse grønn = 95-97 % nærvær Orange = 90-94 % nærvær Rød = under 90 % nærvær Oversikter som viser sykefravær i kvartal og tertial fra 2012 Fra 01.01.2013 ble seksjonene Omsorg og Helse/ sosial omgjort til en seksjon Helse / Omsorg. 14 Per kvartal 12 10 8 6 4 2 0 1. kv 2012 2. kv 2012 3.kv 2012 4.kv 2012 1. kv 2013 Totalt for hele bedriften 1. kvartal 2012 9 % Totalt for hele bedriften 1. kvartal 2013 8,7 % Nav sine statistikker viser at fraværet i bedriften er størst for dem med et fravær på fra 8 til 20 uker.( Nav statistikk for 4.kvartal 2012) Innenfor denne gruppa er fraværet størst i aldersgruppa 30-39 år. 12 Per tertial 10 8 6 4 2 1. tert 2012 2.tert 2012 3.tert 2012 1. tert 2013 0 Totalt for hele bedriften 1. tertial 2012 8,8 % Totalt for hele bedriften 1. tertial 2013 8,6 % Gjennomførte tiltak og aktiviteter i perioden Tildeling av lokale nærværsmidler for 2013 er gjennomført. Midlene skal brukes til å bedre arbeidsmiljøet og øke nærværet ved det enkelte tjenestested. Kroner 300.000,- var avsatt til tiltaket. Ved søknadsfristens utløp var det kommet inn 34 søknader som i sum utgjorde kr 1 113 949,-. I alt ble 29 søknader innvilget innenfor rammen av tiltaket. Kurs i røykeslutt er gjennomført med 8 deltagere. Arbeidsgiver ønsker å legge til rette for fysisk aktivitet for alle medarbeidere. Bedriften har gått til innkjøp av 20 spinning sykler på salg. Åtte av syklene er gitt i gave til Hokksund ungdomsskole, de resterende 12 sykler er tatt i bruk med eget opplegg i kjelleren på rådhuset. Her er det medarbeidere med erfaring fra spinning som er instruktører tre ganger i uken. Tiltaket er blitt en suksess. 2
Bedriften gjennomfører tiltak med sine samarbeidspartnere som er Nav lokalt, Nav Arbeidslivssenter, BHT Synergi Helse og IBedrift. Det er utarbeidet flere ulike kartleggingsverktøy til Samtalen om arbeidsmuligheter i oppfølgingsarbeidet ved sykefravær eller for medarbeidere som står i fare for å bli sykmeldte. Nav Arbeidslivssenter har gjennomført temasamling med alle verneombudene om IA-avtalen. Sammen med Nav Øvre Eiker gjennomføres faste samarbeidsmøter en gang pr måned. IBedrift gjennomfører opplæring i helseutfordringer med rygg, nakke og lettere psykiske lidelser. Ti nye deltagere fra fem ulike seksjoner er med i opplegget. I samarbeid med BHT Synergi Helse og Nav Øvre Eiker er det gjennomført temamøter med 14 deltagere. Tema har vært: Samtale om arbeidsmuligheter, vurdering av arbeidsevne og tilrettelegging for gravide medarbeidere. Sykle til jobben aksjonen er igangsatt for hele bedriften med over 200 deltagere. Videre planlagte tiltak Årets kommunemarsj arrangeres torsdag 06.06.2013 fra Sundhaugen badeplass. Sykle til jobben aksjonen avsluttes. Tilbudet med spinning 3 ganger i uka på rådhuset fortsetter. Årets HMS-dag arrangeres i september. Det vi trenger mest i livet, er noen som får oss til å gjøre vårt beste. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Behandling i HMS-utvalget - 22.05.2013 Begrunnelsen i saken lyder som følger: Øvre Eiker kommune ønsker at bedriftens tjenenestesteder skal være helsefremmende arbeidsplasser med fokus på hvordan arbeidet organiseres, skape gode arbeidsmiljø og ha en nærværskultur som gir god helse og utvikling for alle medarbeidere, jfr. bedriftens arbeidsgiverpolitikk AGP 2007. Slik skal bedriften nå målet om 94 % nærvær innen utgangen av 2013. Rådmannens anbefaling er som følger: Resultatet for 1.tertial 2013 tas til orientering. HMS utvalget gav sin tilslutning til rådmannens anbefaling. Vedtak i HMS-utvalget - 22.05.2013 Resultatet for 1.tertial 2013 tas til orientering. Rådmannens anbefaling Resultatet for 1.tertial 2013 tas til orientering. 3
Begrunnelse Øvre Eiker kommune ønsker at bedriftens tjenenestesteder skal være helsefremmende arbeidsplasser med fokus på hvordan arbeidet organiseres, skape gode arbeidsmiljø og ha en nærværskultur som gir god helse og utvikling for alle medarbeidere, jfr. bedriftens arbeidsgiverpolitikk AGP 2007. Slik skal bedriften nå målet om 94 % nærvær innen utgangen av 2013. 4
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Frode Bolstad Saksmappe: 2011/7543-19959/2013 Arkiv: 614 Drift av kommunale bygg. Saksordfører: Elisabeth Uggen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 12/13 Partsammensatt-utvalg 04.06.2013 41/13 Formannskapet 04.06.2013 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Sluttrapporten fra prosjektet Alternative driftsformer for kommunale bygg ble lagt fram i desember 2012. Partssammensatt utvalg og formannskapet ga signaler til en foreløpig rapport høsten 2012, og det ble gjort en tilleggsvurdering av ulike selskapsformer. Rapporten er drøftet i partssammensatt utvalg og formannskapet gjennom 2 B-saker, og det er gjennomført et seminar der erfaringer med aksjeselskap (AS), kommunalt foretak (KF) og kommunal driftsmodell ble presentert. Rådmannen har tolket signalene fra diskusjonen slik: - Det er enighet om at det er behov for økt innsats i vedlikehold av kommunale bygg. - Det er langt på vei enighet om at strategiene som er foreslått for bedre å kunne ivareta bygningsvedlikeholdet, er riktige og verdt å arbeide videre med. - Det er ulike vurderinger av hvilken organisasjonsmodell som best vil kunne ivareta de strategiene som er foreslått for bygningsvedlikehold. Rådmannen har tolket signalene slik at vi reelt har tre alternativer til vurdering: - Kommunal drift i endret organisasjonsmodell. - Etablering av kommunalt foretak for kommunale bygg. - Overføring av kommunens eiendommer til et nytt AS/overføring til Eiker Eiendomsutvikling AS (EEU). Med utgangspunkt i utredningen som er gjort i rapporten og de diskusjonene som har vært gjennomført i de politiske organene, vil rådmannen knytte følgende vurderinger til de ulike organisasjonsmodellene: Kommunal drift i endret organisasjonsmodell Modellen er kjent og framstår som en normalmodell for kommunene i forhold til avtaleverk mv. Den foreslåtte organisasjonsmodellen vil samlet gi en mer slagkraftig teknisk seksjon, med bedre muligheter for å rekruttere ønsket og nødvendig fagkompetanse på vedlikehold og prosjektgjennomføring. Kommunens bygninger er i stor grad formålsbygg, dvs at de ivaretar og huser kommunale tjenester for innbyggerne. Rådmannen vil videre vektlegge, ut over det som er skrevet i rapporten, at sentrale kommunale bygg har en stor betydning for de enkelte stedene. Dette har vært en bevisst strategi fra Øvre Eiker kommune i stedsutviklingsarbeidet gjennom mange år. Skolene og andre fellesarenaer representerer fellesskapet og limet i lokalsamfunnet og er hovedkontakten til kommunestyret og administrasjonen. Denne funksjonen vil kunne oppfattes som mer indirekte dersom byggene skulle overføres til et KF eller AS. 1
Det er nødvendig nå å rekruttere nye medarbeidere som erstatning for medarbeidere som slutter, og det er sterkt ønskelig å komme i gang med oppfølging av anbefalte strategier på flere av innsatsområdene. Det vil kunne forsinke dette arbeidet dersom en må avvente en prosess med overføring til AS eller opprettelse av et KF. Styringsgruppa som fulgte prosjektet anbefalte enstemmig modellen med kommunal drift. Det medvirkningsarbeidet som ble gjort gjennom referansegrupper og arbeidsgrupper på de ulike områdene, oppfattes klart å dele denne vurderingen. Kommunalt foretak Opprettelsen av kommunalt foretak og overføring av kommunens bygninger til foretaket, anses å være juridisk kurant. Det vil måtte påregnes tid til etablering av foretaket, valg av styre og ansettelse av ledelse mv. KF vil kunne rendyrke oppdraget som eier og forvalter av kommunale bygninger. Det er vanskelig å se at opprettelsen av et KF vil ha noen samspilleffekter med øvrig virksomhet, slik tilfellet vil kunne være med kommunal drift og overføring til EEU. Det er rimelig å stille spørsmål om det er hensiktsmessig for en kommune på Øvre Eikers størrelse å lage en struktur med et AS for boliger og et KF for bygninger. Det vil spre kreftene og samtidig bidra til flere administrative rutiner og byråkratisering. Modellen vil kreve at kommunen etablerer en bestillerfunksjon overfor foretaket. Opprettelse av et AS/Overføring til Eiker Eiendomsutvikling AS EEU Svakhetene med et eget AS for kommunale bygg, vil i stor grad være sammenfallende med svakhetene ved et KF. Rådmannen har derfor vanskelig for å se at et eget AS for kommunale bygg, kan være et godt alternativ. Rådmannen vurderer det slik at en prosess med overføring av kommunale bygg til Eiker Eiendomsutvikling AS, vil måtte starte med at kommunestyret retter en formell henvendelse til selskapets organer. Et endelig vedtak vil måtte avvente denne behandlingen. En overføring av kommunale bygg til EEU vil gi selskapet grunnlag for å styrke sin kompetanse og kapasitet i vedlikehold og prosjektgjennomføring. Det må antas å være gode muligheter for gevinster ved å se kommunale bygg i sammenheng med forvaltningen av boligene. EEUs oppdrag og posisjon som eiendomsutvikler og markedsaktør, vil kunne bli påvirket av en overføring av kommunale bygg. Ved en slik overføring vil selskapet få en sterk posisjon i kommunen. Dersom kommunestyret ønsker å gå videre med alternativet overføring til EEU, bør det hentes inn en juridisk vurdering om forholdet til reglene om offentlig støtte. Hovedavtalens bestemmelser gir ansatte en reservasjonsrett ved virksomhetsoverdragelse til et AS. Det vil derfor være en usikkerhet både i selskapet og i kommunen om hvilke medarbeidere som vil følge med over til selskapet. Dette vil uansett være et forsinkende element for å få på plass ønsket og nødvendig kompetanse for å gjennomføre de anbefalte strategiene i driften av bygningene. Budsjettmessige konsekvenser av en overføring m h t ansatte, kan derfor ikke gjøres før det er gjort en avtale med ca 60 medarbeidere. Modellen vil kreve at kommunen opprettholder kompetanse som er nødvendig for å ivareta en bestillerfunksjon overfor selskapet. Rådmannens samlede vurdering 2
Rådmannen har oppfattet at det langt på vei er enighet om strategier og tiltak som rapporten foreslår for styrket bygningsforvaltning og vedlikehold av kommunale bygg. Metoder og tilnærming til dette arbeidet vil neppe være vesentlig forskjellig mellom de tre organisasjonsmodellene. Rapporten anbefaler at kommunen lager en plan for hvordan bygninger og verdier best kan forvaltes. Rådmannen legger til grunn at en slik plan må utarbeides som grunnlag for prioritering og nivå på vedlikehold på bygningene. Denne planen vil danne grunnlag for plan for finansiering, inkludert vurdering av salg av eiendommer. Det antas at dette plangrunnlaget er nødvendig, uavhengig av hvilken organisasjonsmodell som velges. Rapporten foreslår også at det legges inn styrkede faglige vurderinger ved større investeringer/oppgraderinger. Rådmannen legger til grunn at dette vil være nødvendig beslutningsgrunnlag for kommunestyret. Det kan løses på ulike måter, men det ville være ønskelig og naturlig at kommunen selv rådde over disse ressursene. Ved overføring av bygningene til et KF eller AS anes dette for å være et nødvendig for å ivareta bestillerfunksjonen på vegne av kommunestyret. Det er enklere å tenke seg at denne funksjonen kunne ligge til et KF enn til et AS. Anbefalingene i rapporten om ledelse, organisering og kompetanse, inkludert plan for rekruttering og spesialisering av tekniske funksjoner, er tilpasset den anbefalte modellen om kommunal drift. Rådmannen ser det som nødvendig å prioritere lederressurser og økt faglig kompetanse til tjenesten, i en gjennomføringsfase. Rådmannen vurderer det slik at et valg av modell kommunal drift vil være den raskeste måten å komme i gang med dette arbeidet. Det er allerede ledighet i vaktmestertjenesten og det vil være flere som slutter i nær framtid. Det er uheldig å utsette ansettelser. Det synes langt på vei å være enighet om kravene til kompetanse, og ved ansettelse vil en kunne basere seg på en felles forståelse av det kan bli aktuelt med virksomhetsoverdragelse. Dersom det blir valgt å opprette et KF, kan det være et godt alternativ å starte med ansettelsen av leder, som da kunne lede arbeidet med oppfølgingen av rapporten og oppbyggingen av foretaket. Forslagene i rapporten om virkemidler for å sikre finansieringen vil måtte drøftes nærmere i kommunestyret. Rådmannen ser at dette vil være en naturlig del av budsjettarbeidet høsten 2013. Rådmannen har merket seg at rapporten og arbeidet med den har skapt et stort engasjement og vilje til å følge opp anbefalingene i rapporten blant medarbeiderne. Det oppleves videre slik at tjenestene støtter en modell med fortsatt kommunal drift. De kommunale byggene fyller en rolle også utover det å huse de kommunale tjenestene. De er også viktige symboler og møteplasser for stedene og byen. Rådmannen anser valg av organisasjonsmodell som et virkemiddel for å gjennomføre kommunestyrets politikk. Rådmannen kan ikke se at det vil bli vesentlige forskjeller mellom modellene for de oppgavene som skal gjøres. Kommunestyret kan gjøre sitt valg ut fra et politisk skjønn. Anbefalingene i rapporten, de vurderingene som er gjort av fordeler og ulemper ved de ulike modellene, sammen med behovet for å få et tydelig oppdrag for oppfølging av anbefalingene i rapporten, gjør at rådmannen anbefaler modellen med kommunal drift. Dersom kommunestyret gjør dette valget nå, har vi et grunnlag for raskt å starte arbeidet med gjennomføringen. Rådmannen kan ikke se at dette vil være til hinder for at kommunestyre kan ta opp saken på nytt på et seinere tidspunkt dersom utviklingen ikke går som forventet. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Kommunal drift i endret organisasjonsmodell velges som løsning for driftsform for kommunale bygninger. 3
Rapportens anbefaling brukes som grunnlag til videre planlegging/gjennomføring. Begrunnelse Anbefalingene i rapporten, de vurderingene som er gjort av fordeler og ulemper ved de ulike modellene, sammen med behovet for å få et tydelig oppdrag for oppfølging av anbefalingene i rapporten, gjør at rådmannen anbefaler modellen med kommunal drift. Valg av organisasjonsform for å løse de utfordringene som er skissert, vil kunne løses i alle de foreslåtte modellene. Valg av modell anses fullt ut å tilhøre det politiske skjønnet 4
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Øyvind Hvidsten Saksmappe: 2012/8432-19883/2013 Arkiv: 030 B-sak. Endring av rådmannens ledergruppe og ny organisasjonsstruktur Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 13/13 Partsammensatt-utvalg 04.06.2013 52/13 Formannskapet 04.06.2013 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Det vises til kommunestyrets vedtak av 9 oktober i 2012 om endring i rådmannens ledergruppe og ny organisasjonsstruktur, kommunestyrets budsjettvedtak i PS 169/12 vedrørende administrative stillinger, og referatsak 223/12 pkt. 1og 2 om videre fremdrift. Referatsakens pkt. 1 og 2: 1 Sammenslåing av seksjonene PRN, Bygning og STI fra tre til to seksjoner og sammenslåing av interne støttefunksjoner og økonomi, utsettes og gjennomføres ikke fra 1. januar 2013 slik tidligere plan var. Det betyr at seksjonslederne innenfor disse seksjonene fortsetter som før i henhold til dagens organisering også etter 1. januar 2013. 2 Etter nyttår vil det bli startet et arbeid som skal avklare forutsetninger, videre prosess, vurdere tilleggsmomenter, og ny tidsplan for gjennomføring. Rådmannen har som utgangspunkt at dette arbeidet har et tidsperspektiv frem mot sommeren. Rådmannen legger nå frem saken om sammenslåing av interne støttefunksjoner og økonomi under en seksjon som en B-sak, dette for å sikre involvering fra partssammensatt utvalg og formannskap. Det er avholdt flere drøftingsmøter med organisasjonene og medvirkningen har vært slik at det nå er enighet om å legge saken frem politisk. Utviklingsarbeidet innenfor det som skal bli den nye seksjonen har pågått underveis og seksjonen har etter en brei inkludering fått navnet seksjon for service og fellestjenester Underveis i prosessen er det kommet politisk innspill på at økonomiperspektivet i ledergruppa ønskes styrket ved at økonomisjefen er fast representert. Dette foreslås ivaretatt gjennom å utvide ledergruppa til 6 seksjonsledere pluss økonomisjef. Klargjøring av rollen som økonomisjef og tjenesteleder av økonomiavdelingen tydeliggjøres gjennom lederavtale og delegasjon. Det er lagt til grunn at det ikke er aktuelt å gjennomføre organisasjonsendringene ved å opprette nye stilinger innen administrasjon. Denne forutsetningen mener rådmann nå er oppfylt gjennom organisasjonsprosessen. En seksjonslederstilling er frigjort ved å tre inn i en stilling etter en som har sluttet. Det vil være en fordel om virkningstidspunktet for den nye seksjonen blir når ny seksjonsleder er på plass. Det er sannsynlig at en tilsettingsprosess av ny seksjonsleder som starter opp etter sommerferien vil muliggjøre at den nye seksjonen kan gjøres gjeldende fra årsskiftet 2013/2014. Evt. lønnskostnader ved tilsetting inneværende år vil bli dekket av innsparte lønnsmidler under rådmannens budsjett. I budsjettarbeidet for 2014 vil denne seksjonen og andre seksjoner vurderes på nytt i forhold til oppnådde resultater og nye utfordringer. 1
Sammenslåingen av seksjonene PRN, Bygning og STI fra tre til to seksjoner avventes til det er mer avklart hvilke løsninger det skal arbeides videre med, når saken om alternative driftsformer for kommunale bygg er politisk behandlet. Rådmannens innspill til drøfting Anses forutsetningen om at det ikke skal opprettes nye stillinger i administrasjonen for å gjennomføre organisasjonsendringene med dette for oppfylt, slik at det kan startes en rekrutteringsprosess for å få på plass ny seksjonsleder for service og fellestjenester. Anses det politiske innspillet på økonomiperspektivet i ledergruppa ivaretatt slik det er lagt til grunn ved økonomisjefens faste deltagelse i ledergruppa. Videre oppfølgning Avklares i møtet Begrunnelse Kommunestyrets vedtak av 9 oktober i 2012 om endring i rådmannens ledergruppe og ny organisasjonsstruktur er bare delvis gjennomført. Ny tidsplan for gjennomføring er viktig å få avklart. 2