BÆRUM KOMMUNE PLO ADMINISTRASJON LEDELSE SPØRSMÅL OG SVAR Tjenestekonsesjonskontrakt for en særlig rett til å levere praktisk bistand organisert som brukerstyrt personlig assistanse (BPA) Doffinref.: 15/120189 1. Vedrørende spørsmåls- og tilbudsfrist (10.6.2015) Spørsmål: Vi ber om at spørsmålsfristen utvides med inntil to uker til 16. juli 2015. I den grad spørsmålene ikke kan besvares i denne utvidede perioden bes det om tilsvarende forlengelse av frist for å søke konsesjon, slik at det blir tilstrekkelig tid til å vurdere de tilbakemeldinger som blir gitt. Svar: Siste frist for innsending av spørsmål utvides til 10.8.2015, kl. 10.00. Henvendelser i uke 29,30, 31 og 32 vil ikke bli besvart før uke 33 pga. ferieavvikling. Leverandør oppfordres derfor til å komme med sine spørsmål i god tid før uke 29. Tilbudsfristen utvides til 21.8.2015, kl. 10.00. 2. Vedrørende kvalifikasjonskravet «økonomi» og timepris (12.6.2015) Spørsmål: Under Krav Økonomi stilles det krav til soliditet ved å vedlegge kredittvurdering som kan dokumentere dette. På den andre siden legges det ved en omfattende prismodell der det er tatt utgangspunkt i erfaringstall fra kommunene. Alle elementer er tatt med unntatt overskuddselementet da ingen kommuner går overskudd. For meg blir det en kollisjon mellom disse to nevnte elementene. Hva mener dere? Jeg ser også at timeprisen for BPA er satt vesentlig lavere enn andre kommuner som har lyst ut konsesjon på BPA. Svar: Kvalifikasjonskravet vedrørende «økonomi» er knyttet til at oppdragsgiver ønsker leverandører som er levedyktige (har soliditet) i hele kontraktsperioden. Det kan ikke sees i sammenheng med timeprisen. Timeprisen reflekterer kommunenes egne kostnader (timepris) knyttet til BPA, men det er i timeprisen beregnet en høyere pensjonssats enn det som er den generelle pensjonssatsen hos leverandørene. Dette er nærmere beskrevet i vedlegg 8 Notat beregning av pris. 3. Vedrørende underleverandør (12.6.2015) Spørsmål: Under punkt 3.6 i Tilbudsinnbydelsen, side 11, andre avsnitt: «Underleverandør som er organisert som enkeltpersonforetak godkjennes ikke». Vi har to spørsmål vedrørende dette punktet: A. Gjelder dette for etablerte ordninger som allerede er bemannet med konsulenter fra enkeltmannsforetak, etter godkjenning fra kommunen? B. Kan det ved nye avtaler søkes til kommunen og å benytte underleverandør som enkeltpersonforetak? Vi ser at punket ikke er fjernet fra «Skjema for kvartalsrapportering i henhold til konsesjonskontrakt» under punktet «personell». Svar: Besøksadresse: Arnold Haukelandsplass 10 1304 SANDVIKA Postadresse: 1304 Sandvika E-post: post@baerum.kommune.no Org. nr: 974552868 Bank: Telefon: Faks:
A. Kravet gjelder for alle leverandører. Der det benyttes enkelpersonforetak etter dagens kontrakt, må dette avsluttes når ny kontrakt trer i kraft. Behovet må da være dekket opp av assistent ansatt hos leverandør senest fra 1.1.2016 slik at brukers assistansebehov er dekket. B. Det kan ikke søkes om bruk av enkeltpersonforetak. I skjema for kvartalsrapportering etterspørres bruk av underleverandør, ikke enkeltpersonforetak. 4. Vedrørende vedlegg 4 Bestillingsskjema (12.6.2015) Spørsmål: Punkt 2 inneholder teksten: «Ved endring av vedtakstimer/tildelte oppgaver skal Oppdragsgiver sende ny skriftlig bestilling til Leverandør». Punkt 3 inneholder teksten «Ved endring av vedtak/tildelte timer og/eller oppgaver skal Oppdragsgiver sende ny skriftlig bestilling til Leverandør». Vårt spørsmål er om dette kan beskrives ved en tidsfrist, f.eks. «minimum 2 uker etter endring». Vi ønsker også at det poengteres at vedtak kun kan endres den første dagen i uken, dette er grunnet timesoversikten vi fører rundt forbruk/ underforbruk pr. bruker. Svar: Alle endringer trer i kraft fra den dato vedtaket er datert eller annen dato dersom dette framkommer av vedtaket. Endringer kan tre i kraft alle ukedager. Brukers behov avgjør tidspunkt for når endringen trer i kraft. 5. Vedrørende prismodell (15.6.2015) Spørsmål: Prismodellen skiller på ansatte med timelønn og ansatte som får tillegg utbetalt som årsbeløp. Modellen gir heller ikke dekning for pensjon på helligdagstillegg. Som privat leverandør betaler vi pensjon på det totale lønnsgrunnlaget med en %, uansett hvis utbetaling skjer per time eller med årslønn, og lønnsgrunnlaget inkluderer alle tillegg. Hva er forklaringen til den begrensningen i modellen? Svar: Vi viser til vedlegg 8 Notat beregning av pris. KS hovedtariffavtale er lagt til grunn. Reglene for pensjon på tilleggslønn (turnustillegg) omtales under punkt 2.3.1: All godtgjøring i tillegg til vanlig lønnsplassering kan kun gjøres pensjonsgivende når den er godtgjort som tilleggslønn som årsbeløp etter kapittel 3, punkt 3.7, og blir utbetalt på samme måte som regulativlønnen. Punkt 3.7 Tilleggslønn gjelder følgende ytelser: Lørdags- og søndagstillegg samt kvelds- og nattillegg. Helligdagstillegg er ikke pensjonsgivende. 6. Vedrørende Kontraktens punkt 6.6 Krav til språkkompetanse (17.6.2015) Spørsmål: Punkt 6.6: Assistentenes språkkompetanse: «Leverandør skal sørge for at assistenter som ikke har bestått kompetansekravet ved kontraktsinngåelse gis den opplæring som er nødvendig for at assistenter har språkkompetanse tilsvarende språkkravet» Betyr dette at vi kan ansette assistenten først, og bekoste norsk opplæring senere, eller betyr det at vi må bekoste dette hvis vi overtar assistenter uten tilstrekkelig kompetanse? Svar: Ansatte som ikke oppfyller kravet til norsk ved kontraktsinngåelse må gis nødvendig opplæring. Ansatte som ansettes etter kontraktsinngåelse må oppfylle språkkravet. Side 2 av 7
7. Vedrørende Kontraktens punkt 9.9 Fakturering ved opphør av behov (17.6.2015) Spørsmål: Punkt 9.9: «Leverandør fakturerer oppdragsgiver i henhold til levert timer inntil behovet opphører». Mener oppdragsgiver her at leverandør ikke har en plikt til å dekke lønnsutgifter for assistentene på samme måte som de beskriver under punkt 9.8? I tilfelle, hva er grunnen til denne forskjellen? Svar: Forskjellen er at ved dødsfall kan det ta noe tid før assistentene har andre arbeidsoppgaver. Ved andre årsaker, som ved flytting eller ved bytte av leverandør, vil oftest assistentene følge med bruker til ny leverandør. Leverandør blir da ikke sittende med arbeidsgiveransvaret for assistentene. Dersom behovet opphører av andre årsaker, for eksempel ved langtidsopphold på sykehjem, vil det oftest gå noe tid fra vedtak er fattet til innleggelsen skjer slik at leverandør kan ivareta sitt arbeidsgiveransvar ved å finne andre arbeidsoppgaver til assistentene. 8. Vedørende dokumentasjonsplikten i kontraktens punkt 8.5 (17.6.2015) Spørsmål: Hva menes med dokumentasjonsplikten i kontraktens punkt 8.5? Hva er motivasjonen for å innføre dokumentasjonsplikt for assistentene? Svar: Leverandør yter tjenester på vegne av den offentlige helse- og omsorgstjenesten, og må oppfylle de krav som er til tjenesten. Kravet i punkt 8.5 innebærer at leverandør skal dokumentere opplysninger om brukers behov og tjenester som er relevante og nødvendige for Oppdragsgivers oppfølging av vedtaket eller er av en slik art at de omfattes av forskrift om pasientjournal, jfr. helsepersonelloven kapittel 8, Dokumentasjonsplikt. I utgangspunktet er det ikke dokumentasjonsplikt på tjenesten BPA, og det innføres ikke krav om dokumentasjonsplikt for assistentene. I enkelte særlige tilfelle ser vi imidlertid at assistenter får opplæring til å utføre oppgaver som er å anse som helsetjenester og utfører disse på egenhånd uten veiledning fra bruker ved gjennomføring av oppgaven. Eksempler på dette kan være å sette legemidler ved epileptiske anfall, håndtere pariapparat og oksygentilførsel til barn uten foresattes tilstedeværelse o.l. Da utløses dokumentasjonsplikten for leverandør, jf Helsepersonelloven kap. 8 og forskrift om pasientjournal. Leverandør må da ha systemer som sikrer nødvendig og relevant dokumentasjon samt oppbevaring av denne. Dokumentasjonsplikten utløses også i forhold til tvang og makt, dersom det gis tjenester til brukere med tvangsvedtak, jf helse- og omsorgstjenesteloven 9-10 jf lovens kap. 9. Oppfølging og revurdering av vedtaket skjer vanligvis gjennom dialog mellom bruker/arbeidsleder og kommunens saksbehandler. I noen tilfelle er det også behov for informasjon fra leverandør. Eksempler på dette kan være å få oversikt over forbruk av timer dersom arbeidsleder ikke selv har oversikt over dette, situasjoner hvor det har Side 3 av 7
vært akutt behov for flere timer eller andre tjenester, og andre forhold som kan ha påvirket tjenesteleveransen eller assistentenes arbeidsforhold. 9. Norsk Standard NS 8435 (17.6.2015) Spørsmål: Hvorfor er ikke Norsk Standard NS 8435 benyttet? Det er krevende for leverandører dersom alle anbudsinnbydere opererer med egne kontrakter og må gjennomgå hver enkelt kontrakt grundig for å se hva som ligger i kontrakten. Svar: Vestregionen har gjennomgått NS 8435, men finner den ikke dekkende i forhold til de erfaringer praktisering av dagens kontrakt har vist behov for at bør kontraktsfestes. Dette er forhold mellom oppdragsgiver og leverandør som skal bidra til å kvalitetssikre BPA tjenestene og ikke selve innholdet i tjenestene. Føringer i NS 8435 er tatt med i Vestregionens kontrakt. Ulike forhold i kommunene kan påvirke kontraktsforhold slik at alle kontrakter uansett må gjennomgås særskilt av leverandører. Spørsmålet om bruk av Norsk Standard ble vurdert i sak mot Asker kommune og avgjort i Asker og Bærum Tingrett 20. april 2012. Det ble i kjennelsen slått fast at kommunen ikke har noen plikt til å benytte NS 8435. Videre kom Tingretten til at tjenestekonsesjonskontrakten som benyttes av kommunene i Vestregionen i inneværende konsesjonsperiode, åpenbart ikke er i strid med prinsippet om brukerstyring. Brukernes innsigelser mot tjenestekonsesjonskontrakten ble utførlig drøftet i kjennelsen på side 20-22. Ingen av innsigelsene førte frem. Vestregionen har hatt en ekstern vurdering av tjenestekonsesjonskontrakten med vedlegg. Det var ingen innsigelser til at NS 8435 ikke benyttes som kontraktsmal. 10. Vedrørende driftskonto (17.6.2015) Spørsmål: Driftskonto er ikke nevnt i verken innbydelsen eller kontrakten. Det er omtalt en konto for administrasjonskostnader på inntil kr 5 000 pr år. Det er vanskelig å se at denne kan dekke kostnader til følge av assistent på reise. Svar: I kontraktens punkt 9.2 beskrives hvordan Vestregionen vil dekke de kostnader bruker/arbeidsleder har med å administrere/drifte sin ordning. Dette er kostnader til for eksempel hygieneartikler for assistentene, papir og nødvendig kontormateriell, og som ikke kan dekkes gjennom andre anordninger. Bakgrunnen for ordningen er å sikre likhet for brukerne. Vestregionen har benyttet begrepet «godtgjøring av arbeidsleders administrative utgifter» og ikke begrepet «driftskonto». Det er ikke krav om innlevering av kvittering for utgifter, og beløpet er under den grense som er vurdert at skal innberettes for beskatning. Utgifter assistenter har i forbindelse med å følge bruker på reiser skal få dekkes av arbeidsgiver, tilsvarende som for andre ansatte når de har utgifter til tjenestereise. Side 4 av 7
11. Medlemsavgift etc. (10.8.2015) Spørsmål: Viser til tjenestekonsesjonskontrakten punkt 4.2 «Forbud mot særskilte vilkår/ytelser». Viser og til spørsmål/svar i forbindelse med Vestregionens utlysning i 2011 gjengitt her: Kan vi legge til grunn at dette svaret også er gjeldende for den tjenestekonsesjonen som nå er utlyst? Svar: Nei, dette svaret av 15.3.2011 er ikke gjeldende i denne tjenestekonsesjonsutlysningen. Leverandør kan ikke kreve innskudds- og/eller medlemsavgift eller tilsvarende i denne tjenestekonsesjonsutlysningen. Leverandør kan ikke avvise brukere som valgt dem som ikke ønsker å være medlem eller tilsvarende. Dersom en bruker, uavhengig av vedtak om tjenester, ønsker å være medlem hos en leverandør og eventuelt også betale medlemsavgift eller lignende, er dette er forhold kun mellom bruker og leverandør og ikke knyttet til vedtaket om tjenester. Et eventuelt medlemskap skal ikke gi verken bruker eller leverandør fordeler eller ulemper knyttet til vedtak eller leveranse av BPA-tjenestene. 12. Tvang og makt (10.8.2015) Spørsmål: Viser til tjenestekonsesjonskontrakten kapittel 5 «Bruk av tvang og makt.» Andre avsnitt lyder; «Oppdragsgiver vil kun unntaksvis fatte vedtak om BPA for brukere hvor det foreligger vedtak om eller det er sannsynlig at det kan bli behov for bruk av tvang. Slike behov vil sjelden være i overensstemmelse med intensjonen med BPA.» Videre vises det til fjerde avsnitt andre setning i samme kapittel; «Vedtak skal utarbeides i samarbeid med Leverandør og brukers nærmeste pårørende.» Vil et generelt forbehold om å kunne avstå fra å inngå individuell kontrakt om BPA der det samtidig er fattet vedtak om bruk av tvang/makt jfr. pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A og helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 være å anse som et vesentlig forbehold slik at en søknad om konsesjon vil bli avvist dersom den inneholder et slikt forbehold? Svar: Ja. Det er ikke anledning til å ta slikt forbehold. Leverandør plikter å levere tjenestene dersom bruker har vedtak om tvang eller dersom det fattes slikt vedtak etter at tjenesten har startet opp. Som beskrevet i andre avsnitt under punkt 5, Bruk av tvang og makt, vil slike brukere kun unntaksvis innvilges BPA, og det vil foretas en Side 5 av 7
ny vurdering av om det er grunnlag for å opprettholde vedtak om BPA dersom behov for tvang oppstår etter at tjenesten har startet. 13. Pris 1 (10.8.2015) Spørsmål: Viser til vedlegg 8 «Notat beregning av pris.» Vi imøteser en ytterligere redegjørelse for hvordan prisdokumentet er kvalitetssikret for å ha sikkerhet for at alle relevante faktorer er tatt med. I kapittel 3 «Timepris» er det tatt utgangspunkt i tall gjeldende for 2014. Kan vi legge til grunn at tallene justeres med tall for 2015 før kontrakt trår i kraft i 2016? Ved beregning av pris er det tatt utgangspunkt i kun et utvalg av kommunene og kommunene er vektet likt. Ut fra det som er gjengitt er det store forskjeller mellom kommunene. Kan det gis en nærmere begrunnelse for utvalget som er gjort, og er de oppgitte beløp? Viser og til oppgitt korttidsfravær er 3,2 %, men at det her ikke er innhentet tall fra andre enn Bærum kommune. I følge statistikk fra KS er gjennomsnittlig sykefravær i arbeidsgiverperioden på 4,1 %, for turnuspersonell er det 5,1 %. Vi ber om at det blir innhentet tall fra øvrige kommuner alternativt brukt statistikk fra KS, og at timepris justeres i tråd med dette. Svar: Vi viser til Prismodellen punkt 8 og kontrakten punkt 9.3. I perioden frem til 1.5.2016 skal timeprisen være fast. Dette vil si at prisen for 2015 ligger fast fram til 1.5.2016. Utvalget som er lagt til grunn ved beregning av pris er et gjennomsnitt fra kommuner med lav og høy gjennomsnittslønn for assistenter i de kommunale ordningene. Det er ikke foretatt noen ytterligere vekting da dette er gjennomsnittslønnen per kommune. Det er ikke foretatt noen nærmere analyse av hvorfor gjennomsnittslønnen varierer. Sannsynlige faktorer er ulikt lønnsnivå for denne gruppen ansatte i kommunene, og ulik ansiennitet hos de ansatte. Gjennomsnittlig sykefravær i arbeidsgiverperioden (korttidsfraværet) i pleie- og omsorgstjenestene er generelt høyere enn sykefraværet for BPA-tjenestene. Snitt korttidsfravær for private leverandører av BPA-tjenester viser for Bærum et snitt på 1,81 % (per 1.kvartal 2015). 14. Pris 2 (10.8.2015) Spørsmål: Av det totale timeantallet, hvordan er fordelingen av timebruk på hhv hverdag dagtid kl. 06-17, kveld/natt kl. 17-06, lørdag/søndag og helligdager? Timepris kr 308,- når ble den sist regulert? Når blir den regulert neste gang? Svar: Fordelingen vil variere fra kommunen til kommune, og også innen den enkelte kommune og i kontraktsperioden. Side 6 av 7
Eksempelvis er fordelingen av timer gjennom døgnet for tiden for Bærum kommune ca 65 % på dagtid og ca. 35 % på kveld/natt (kl. 17 06). Ca. 25 % av timene er levert i helg. Regulering av timepris: Det er beregnet ny timepris for denne kontrakten. Se svar på spørsmål 13, første avsnitt. 15. Utforming av vedtak (10.8.2015) Spørsmål: Har kommunene i Vestregionen lik praksis vedr utforming av vedtakets rammer? Evt. beskriv hva forskjellene er/kan være. Svar: Rammene for vedtaket ligger i en overordnet juridisk og faglig vurdering. Alle vedtak utformes i henhold til krav i forvaltningsloven og på bakgrunn av en faglig vurdering av brukers behov. Utover lovens krav kan kommunene kan være ulike i sin vurdering og i utformingen av vedtaket. 16. Vedlegg 12, referanseskjema (10.8.2015) Spørsmål: Vedrørende vedlegg 12, referanseskjema. Navn på kunde, menes det kommune eller vedtakseier? Navn på kontaktperson, menes kontaktperson i kommunen eller hvem? Svar: Navn på kunde er kommune eller annen arbeidsgiver. Navn på kontaktperson er en ansatt hos kunden. Side 7 av 7