Hedmark Trafikk FKF Anropsstyrt transport Østerdalen 2015 Referat, tilbudskonferanse 14.1.2015 Sak: Møte iht. konkurransegrunnlaget, «tilbudskonferanse» Dato/tid: 14.1.2015, kl 12:00 14:00 Sted: Referent: Hedmark Trafikk sine lokaler, Disenstrandvegen 4, Hamar Martin Halvarsson Tilstede: Hedmark Trafikk (HET): Tor Haugstulen, driftssjef Martin Halvarsson, prosj.ansv (Oppdragsg.) Tom Sagen, områdeansv. Arne Fredheim, direktør Gry Westerhaug, planlegger Tilstede: Taxi Hedmark (THAS): Knut Hagen, Lise Holst Langaard (Tilbydere) Jostein Bjøntegård Trønderbilene (TB): Trond Egil Kvist, Ole Anders Holden Solør Turbuss (STB): Håvard Aamoen, Hans Christian Aaamoen Trysil Turbusser (TTB): Lene Aas, Geir Aas 1. Dagsorden: Velkommen / Kaffe og noe attåt. Introduksjon. Anbud/konkurransegrunnlag. Spørsmål, avklaringer, diskusjon mv. 2. Introduksjon: Tor Haugstulen innlede med en generell gjennomgang av Hedmark Trafikk, nøkkeltall, Tiltaksplan 2014-2017 og viktige datoer for tilbyderne: - En konkurranse for alle 11 kommuner med oppstart 1. juli 2015. - Kontraktslengde til og med 30.6.2019, det vil si 4 år. - 13. februar, kl 12:00 er siste frist for å stille spørsmål. - 2. mars kl 12:00 er innleveringsfrist for anbudet. Hvilket også er siste frist for oppdragsgiveren til å endre i konkurransegrunnlaget (KGL). Oppdragsgivere har som mål at alle endringer skal værer på plass like etter fristen for å stille spørsmål er oppnådd. 3. Anbud/konkurransegrunnlag: Hedmark Trafikk v/martin Halvarsson gjennomgikk bl.a. grunnlag for konkurransegrunnlagets utforming med fokus på endringer ift tidligere sammenlignbare konkurransegrunnlag fra Hedmark Trafikk, se vedlagt fremvisning. 4. Spørsmål, avklaringer, diskusjon mv.: Hedmark Trafikk fikk følgende utfordringer: - Hvorfor bilkategorier? TB refererer til AtB der «bilkategorier» ikke finnes. Kun krav på å transportere x antall elever til/fra skolen. Svar: Hedmark Trafikk vil presisere at definisjonen «bil-/materiellkategorier» i KGL ikke må tolkes som et absolutt krav. Det er opp til tilbyder å vurdere bruk av materiell. «Kategori» må sees på som det vi godtgjør en transport med, ut i fra maks benyttede seteplasser samtidig i vognløp. Side 1 av 2
Hedmark Trafikk FKF Anropsstyrt transport Østerdalen 2015 Referat, tilbudskonferanse 14.1.2015 Angitte produksjon i tabell, se avsnitt 2.2 i Prosedyreregler, tar utgangspunkt i dagens struktur og gjeldende avtaler. Oppgitt informasjon i tabellen hefter ikke oppdragsgiveren. - Prising. STB ser km-pris fastsatt av oppdragsgiver som en fordel. THAS er mer fleksibel og følger det som blir vedtatt. TB en pris uavhengige av bilstørrelse. Svar: Det vil ikke bli gitt en km-pris fastsatt av oppdragsgiver innenfor de ulike definerte oppdragskategoriene. Forholdet mellom betaling og løsning av oppdraget er beskrevet i Økonomibetingelser avsnitt 1.2. - Lønn og tariffavtaler. Lønn/tariffer er ulike i ulike næringer, og gir ikke lik konkurranse mener TB. Svar: Oppdragsgivere er forpliktet til å stille krav om at ansatte hos leverandører har lønnsog arbeidsvilkår i henhold til landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje, jf. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008 nr. 112 5. Tilbyderne må derfor bekrefte at dette kravet er oppfylt. KGL gir ingen styring eller krav til spesifikke tariffer/lønnsavtaler uten beskriver kun at det skal finnes en «avtale». Hvilke tariffavtale som benyttes bestemmer den enkelte leverandør/tilbyderen. - Billettering/kortregistrering. Det stilles spørsmål til krav om registrering av elektroniske kort. Svar: Hedmark Trafikk vil ha et fremtidig behov av at alle transportører kan lese og belaste våre «kort» med vår takst o.l. i hensiktsmessig system. I første omgang er det nok at kortnummer blir registrert. Oppdragsbeskrivelsen avsnitt 2.3.c endres til følgende: «Operatør bør ha et egnet system for registrering av «elektronisk kort» (innlandskort/skolekort) av de reisende (for hver enkelt passasjer)». I forbindelse med økende press for sømløse reiser, vil det bli behov for at alle transportører kan beregne riktig pris og belaste ulike billettbærere som f.eks. vårt «innlandskort». Tilbyderne bør derfor se etter gode løsninger på et slikt krav. Informasjon finnes tilgjengelig, se «Håndbok V821 Elektronisk billettering» v/statens vegvesen (se; http://www.vegvesen.no/fag/publikasjoner/handboker). - Skal/må krav samt bør krav. Dette bør være mer presist fremstilt i KGL. Svar: Hedmark Trafikk vil gjennomgå kravene i KGL (oppdragsbeskrivelsen), og der Hedmark Trafikk finner det formålstjenlig påføre hva som er må krav og hva som er bør krav. - Påkravsgaranti. Påkravsgarantien, se Rammeavtale punkt 10.2 skal være på NOK 2.000.000. - Oppdatering KGL. Ved oppdatering av KGL på doffin vil endringer ift forrige versjon av betydning være merket med gul farge. Vedlagt følger oppdatert fremvisning vist på møtet. Side 2 av 2
Anropsstyrt transport Østerdalen 2016 Tilbudskonferanse 14. januar 2015 Fra Hedmark Trafikk: Hvem og hva Interessenter (Doffin): Trønderbilene Dagsorden: Arne Fredheim, direktør Tor Haugstulen, driftssjef Tom sagen, områdeansvarlig Gry Westerhaug, planlegger Martin Halvarsson, prosjektansvarlig Taxi Hedmark Solør Turbusser Trysil Turbusser Ole Holden Trond Egil Kvisten Knut Hagen Lise Holst Langaard Jostein Bjøntegård Håvard Aamoen. Lene Aas. Velkommen Litt å tygge på Intro (1 6 v/tor) Anbud/Konkurransegrunnlag (7 11 v/mh) Spørsmål, avklaringer, diskusjon (felles) Våre leverandører Turbilene Eidskog DA 50 private (foresatte) Tilbudskonferanse Gjennomgang av konkurransegrunnlaget og anledning til å stille spørsmål. Tilbyderne oppfordres til å sende inn skriftlige spørsmål til konkurransegrunnlaget i forkant av tilbudskonferansen. Referat vil bli kunngjort på www.doffin.no. 1
Nøkkeltall 2014 Kunde 1,9 mill ordinære reisende 5,1 mill skolereiser 14.000 skoleelever-158 skolesteder 4.000 TT-brukere Leverandører 300 busser -700 sjåfører 250 drosjer/minibusser Produksjon 10.241.000 rutekilometer 390.000 bussavganger i år 1.700 bussavganger/dag 3.200 holdeplasser 28.300 «småbil»oppdrag Hedmark Trafikk 23 ansatte 1.7.2015 Omsetning i 2014: 440 MNOK Inntekter 70 % tilskudd fra FK 20 % fra kommunene 10 % ordinært salg 1.7.2016 Kostnader 90 % transport - anropsstyrt utgjør 20 % 1.7.2016 Tiltaksplan 2014-2017 Vedtatt av fylkestinget 11.12.2013 Suksess faktorer God frekvens Riktig Driftsdøgn Enkle informasjons-og billettløsninger Effektive og Universelt Utformede Knutepunkt 2
Anbud/konkurranse En konkurranse for 11 kommuner Tilsvarende bussanbudet med oppstart 01.07.2015 Maksimal lengde d.v.s. 4 år Siste frist for spørsmål : 13. februar 2015 kl. 12:00 Siste frist for rettelser, suppleringer eller endringer av KGL: 02. mars 2015 kl. 12:00 Siste frist for innlevering: 02. mars 2015 kl. 12:00 Anbud/konkurranse Gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter/regler Likebehandling Åpenhet og gjennomsiktighet (etterprøvbarhet) Prosessreglene er forenklet(ref. tidl. anbud 2013) Detaljkrav er redusert/nedtonet, legger mer til rette for funksjon og kundefokus (passasjereren i sentrum). Etikk- og korrupsjonsprogram Felles svarskjema for «løsningsbeskrivelse» Sjekkliste Anbud/konkurranse Endret setekapasitet/størrelser kjøretøy (følger av «førerkortbehørighet»), antall passasjererplasser: Liten bil; 1 4 (innspill) Mellomstor bil; 5 8 (innspill) Stor bil; 9 16 Krav til detaljplanlegging av skoleskyss (1.6, siste avsnitt) Registrering av skolekort i hensiktsmessig system (2.3.c) Registreringsenhet bør samsvare med «Forskrift om krav til taksameter» (2.3.b) 3
Befolkningsgrunnlag Folkmengde Folkmengde Folkm.pr. Areal i pr 1.1.2014 1.1.2014 Endr.f.13' km2 km2 1.1.14 Elverum 1229 20563 1,08 % 16,7 Trysil 3014 6621-1,02 % 2,2 Åmot 1340 4455 1,55 % 3,3 Stor-Elvdal 2166 2699 2,20 % 1,2 Rendalen 3180 1883-1,41 % 0,6 Engerdal 2197 1345-2,25 % 0,6 Tolga 1123 1658-1,37 % 1,5 Tynset 1880 5549-0,38 % 3,0 Alvdal 943 2432-0,69 % 2,6 Folldal 1278 1631-1,39 % 1,3 Os 1040 2013-1,08 % 1,9 Østerdalen 19390 50849 0,22 % 5,2 Hedmark 27398 194 433 0,37 % 7,1 % Østerdalen 70,8 % 26,2 % 70 % 26 % Produksjonsomfang Produksjonen i anbudsområdet omfatter fremst skoleskyss, men også bestillingsruter (FleX) samt eventuell annen anropsstyrt transport. Pr skoleåret 2014/2015 fordeler den seg slik: Stor Mellom Liten SUM Antall Kjørelengde Timeforbruk Kommune (S) (M) (L) (S+M+L) oppdrag i km 427 Elverum 3 2 11 16 7100 205000 5100 428 Trysil 3 2 5 10 4 300 225 000 5 000 429 Åmot 2 1 2 5 3 700 159 000 3 500 430 Stor-Elvdal 3 1-4 1 600 124 000 2 400 432 Rendalen 1 1 1 3 1 500 61 000 1 500 434 Engerdal - - 1 1 600 101 000 1 500 436 Tolga - - 2 2 4 600 207 000 3 200 437 Tynset 2 2 2 6 2 700 96 000 2 000 438 Alvdal 1 1 1 3 1 300 74 000 1 300 439 Folldal 1 - - 1 500 31 000 600 441 Os - - 1 1 400 28 000 500 Østerdalen 16 10 26 52 28 300 1 311 000 26 600 Dagens operatører Private (foresatte) * Oppgitte tall hefter ikke oppdragsgiveren, Hedmark Trafikk. TT-transport er siden 1.1.2013 en privat anliggende mellom TT-brukeren og transportøren. Det er et variabelt behov av transport som kan ta passasjerer sittende i rullestol. Tall & Fakta Beregnet for skoleåret PersonKM Antall reiser Antall 2014/2015 skysselever Skoleskyss totalt 59414416 4494669 12638 Anropsstyrt Hedmark 3436151 409888 1281 Anropsstyrt Østerdalen 939657 112565 341 Anropsstyrt Hedmark 5,8 % 9,1 % 10,1 % Anropsstyrt Østerdalen 1,6 % 2,5 % 2,7 % Østerdalen ift anropsst. 27,3 % 27,5 % 26,6 % Hvor er skoleskyssen? - Ca 75 % er innenfor den samme kommunen. - Ca 20 % er mellom de ulike Østerdalskommunene (VG). - Ca 5 % kommer fra kommuner utenfor Østerdalen (Elverum). 4
Spørsmål - avklaringer Er det mer vi kan gjøre for å forenkle? Forslag til å gjøre konkurransegrunnlaget (KGL) lettere å forstå? Åpent for spørsmål, avklaringer, diskusjon Anropsstyrt transport Østerdalen 2016 Tilbudskonferanse 14. januar 2015 5