Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Kjøp av bedriftshelsetjenester for Gudbrandsdal politidistrikt Dlnr 201200895 Konkurransegrunnlag av dato: 18.03.2013 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE...3 1.2 OPPDRAGSGIVER...3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL...4 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG...4 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...4 1.6 ALTERNATIVE TILBUD...4 1.7 ANTALL LEVERANDØRER...4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON...5 3.2 HENVENDELSER...5 3.3 TILBYDERKONFERANSE...5 3.4 TAUSHETSPLIKT...5 4 KONTRAKT... 5 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV...7 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING...7 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING...7 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER...7 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 8 7 FRISTER... 8 7.1 TILBUDSFRIST...8 7.2 VEDSTÅELSESFRIST...8 7.3 FREMDRIFTSPLAN...8 8 TILDELINGSKRITERIER... 9 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 9 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 1.2 OPPDRAGSGIVER Gudbrandsdal politidistrikt, heretter kalt oppdragsgiver, består av 8 lensmannskontorer og politihus beliggende på Lillehammer. Distriktet er delt inn i fire regioner: Ottadalen: med Skjåk, Lom og Vågå lensmannskontor. Norddalen: Lesja/Dovre og Sel lensmannskontor. Midtdalen: Midt-Gudbrandsdal lensmannskontor. Sørdalen: Øyer og Gausdal lensmannskontor, Lillehammer Politihus med 5 organisatoriske enheter. Oppdragsgiver har per i dag ca 150 ansatte i distriktet, hvorav ca 120 ansatte er over 40 år. Politioperativt mannskap utgjør ca 100 ansatte Ansatte fordeler seg på følgende måte: Driftsenhet: Antall ansatte: Herav politioperative: Lillehammer Politihus 91 60 Lesja/Dovre lensmannskontor 9 6 Skjåk lensmannskontor 4 3 Lom lensmannskontor 5 3 Vågå lensmannskontor 5 4 Sel lensmannskontor 10 6 Midt-Gudbr.dal lensmannskontor 16 12 Øyer lensmannskontor 5 3 Gausdal lensmannskontor 5 3 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 3
Oppdragsgiver er en IA bedrift. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politiet.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å inngå en rammeavtale for kjøp av bedriftshelsetjenester. Bedriftshelsetjenesten skal utføres i samsvar med Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (FOR-2009-09-10-1173, Forskrift om godkjent bedriftshelsetjeneste mv.). Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtaleperioden er 2 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1+1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. På grunnlag av tidligere års bruk kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, anslås at anskaffelsens verdi for er ca 600 000 kr ekskl. mva totalt for 4 år. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det gis ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, hele politidistriktet skal dekkes av én leverandør. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med én leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser Vedlegg 1 Tilbudsskjema DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Priser Vedlegg C Forbehold Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg E Endringskatalog Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 4
Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. Vedlegg E Endringskatalog skal kun benyttes ved registrering av endringer i løpet av kontraktsperioden. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Torun Mellison Postadresse: Postboks956, 2604 Lillehammer Besøksadresse: Storgata 129, 2615 Lillehammer e-post: Mail: post.adm.gudbrandsdal@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson. E-post skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer (DL-nummer) i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Henvendelser kan sendes fram til 10.04.13. kl 12.00 Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres, besvares og legges ut via DOFFIN. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontrakt samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 5
Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 5.1 5.4) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 6
5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta- 20060407-0402-033.html). 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten, og være kredittverdig (ikke lavere enn A Dun & Bradstreet eller tilsvarende). Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal tilfredsstille kravene til bedriftshelsetjeneste. Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag, og skal ha relevant bransjeerfaring. Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. Bekreftelse fra Arbeidstilsynet på at virksomheten er godkjent i henhold til FOR-2009-09-10 nr 1173, Forskrift om godkjent bedriftshelsetjeneste mv. Tilbyder skal vedlegge en liste over de 2 viktigste relevante leveranser de siste 3 årene inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Referanser vil bli kontaktet ved behov. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring / -styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 7
Krav dokumenteres. Dokumentasjonen skal omfatte prosedyrer/rutiner for: Avvikshåndtering/-behandling 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket forsendelse og merkes «Tilbud bedriftshelsetjenester, dlnr. 201200895 3. leveres direkte til leveringsadressen: Gudbrandsdal politidistrikt v/torun Mellison, Storgata 129, 2615 Lillehammer. Alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Gudbrandsdal politidistrikt v/torun Mellison, Postboks 956, 2604 Lillehammer. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 1 eksemplar, altså 2 permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til 22.04.13 kl. 10.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 02.09.13 kl 10.00. 7.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt i løpet av mai. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 8
8 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har lavest pris, jfr Vedlegg B Priser. Evaluering foretas med bakgrunn i priser multiplisert med estimert uttak oppgitt i Vedlegg B Priser. 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager, hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 9