Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og, 25.9.2007 Tilstede: Prodekanus medisinstudiet ved Det medisinske fakultet, Are Holen (møteleder) Prodekanus forskning ved Det medisinske fakultet, Helge Klungland Fakultetsdirektør Anne Katarina Cartfjord, DMF (vara ) Fagdirektør Daniel Haga Seniorrådgiver Einar Vandvik Leder Regionalt forskningsutvalg, Torstein Hole Forskningsleder Gudmund Marhaug, St. Olavs Hospital (vara) Avdelingsdirektør, Vitenskapsdivisjonen, Mari Nes (observatør) Forfall: Dekanus ved Det medisinske fakultet, Stig A. Slørdahl Prorektor for forskning og nyskapning, Astrid Lægreid Adm. direktør St. Olavs Hospital, Gunnar Bovim NFR Referent: May Britt Kjelsaas Møtetid: 25. september, kl. 10.30 15.00 Møtested:, store møterom 4. etg. Dato: 2.10.2007 Signatur : mbk Arkiv: Sak nr Sakstittel Sak 32-07 Godkjenning av innkalling og referat fra møte 15.6.2007. Det kom innspill til referatet under sak 29-07 (ressursinnsats i medisinsk og helsefaglig forskning i 2005). Feilretting i referatet ivaretas av sekretariatet. Innkalling og referat godkjennes med disse endringene. Side 1 av 6
Sak 33-07 Økonomirapport pr august 2007 og foreløpig budsjett for 2008 Regnskapsrapportering var innlagt som egen kolonne i ark 1 og ark 2. Foreløpig budsjett var også vedlagt møteinnkallingen. Regnskapet ble gjennomgått i korte trekk og saken ble diskutert. Diskusjonen inkluderte følgende: - Stipendiaters framdrift og evne til å fullføre; oversikt over hva de gjør etter fullført PhD, vitenskapelig produksjon, om de adresserer korrekt, og om de publiserer i ettertid. - Daniel Haga ønsket en rapportering over hvordan FoU-midlene er benyttet. Det må kunne dokumenteres om midlene utnyttes dårlig eller om vi faktisk er underfinansiert. Når vi målene eller må vi vurdere å vinkle virkemidlene annerledes? Vitenskapelig produksjon er et element, men også om det har ført til rekruttering og stabilitet. - Forskning utgjør et potensial for rekruttering av personell. Gode vilkår for forskere er viktig for rekruttering. - Det bør vurderes å gjøre noe aktivt overfor s styre for å fremme økning av FoUbudsjettet. Torstein Hole henviste til RFU som ønsker å gå aktivt ut og ta initiativ overfor s styre for å øke den årlige bevilgningen. For eksempel øker stipendiatsatsen hvert år uten at det kompenseres for dette. Det kan også dokumenteres at det brukes lite penger til forskning i sammenlignet med andre regioner, jfr. rapporten Ressursbruk til forskning fra 2005. - Gudmund Marhaug viste til e-rapport fra Helse Vest, og orienterte om systemene e-søknad og e-rapport. Systemene kan brukes uavhengig eller sammen og er brukt i Bergen siden 2003. Også Helse Sør-Øst benytter e-søknad for å håndtere sine 600 søknader om forskningsfinansiering. Fordeler med e-søknad er bl.a. at hele søknadsprosessen foregår elektronisk, og at ledelsesforankring er med når man søker. Kommunikasjon med søkere og kvalitetskomiteer foregår elektronisk. Systemet e-rapport gir mulighet for oppfølging. Produksjon og antall publikasjoner hentes fra PubMed til rapporten, og det er nyttig i forhold til bl.a. publikasjonsrapportene fra NIFU-STEP. Helse Vest bruker e-rapport også for høyspesialiserte tjenester. Kostnaden for å benytte systemene vil være ca 280 000,- i inngangsbillett og 50 000,- i årlig drift. a) Samarbeidsorganet bør etablere en årsrapport. Det skal rapporteres på fagområde, produksjon, progresjon, resultat og økonomi. Stipendiaters vitenskapelige produksjon og fullføring skal være en del av rapporten. Det innhentes framdriftsrapporter PhD (fra og lokale HF) som fremlegges i neste møte. b) Samarbeidsorganet skal vurdere om e-rapport bør innføres framfor manuell rapportering. Stig Slørdahl gis fullmakt til å bruke noe midler til å utrede saken. Helse Vest kontaktes for mer informasjon om systemene, og saken legges fram i neste møte av Gudmund Marhaug, Helge Klungland og May Britt Kjelsaas. IT-personell trekkes inn i vurderingene. c) Samarbeidsorganet må i neste møte vedta budsjett for 2008. Omfang av finansiering til AKF, dobbeltkompetanseprosjektet og antall nye stipender må inngå i diskusjonen. d) Samarbeidsorganet ønsker mer midler til forskning. Dette må kommuniseres til s styre samtidig som det informeres om at SO ønsker å dokumentere resultater. SO skal rapportere mer systematisk for å vise hva vi oppnår med de midlene vi har. Behovet for midler til forskning må understrekes, og det må begrunnes hvorfor det er behov for en økning. Ambisjonsnivået må videreføres, men det er ikke midler til å finansiere både nye stipender og samtidig gi mer midler til andre prosjekter. Dagens aktivitetsnivå kan ikke videreføres uten at bevilgingene til FoU øker. Side 2 av 6
Sak 34-07 Utlysning av midler 2007 (jfr. sak 18-07) Det vises til tidligere diskusjoner og vedtak i saken. Helge Klungland orienterte i henhold til utsendt notat. Kvalitetsvurderingene er kjent og det er derfor praktisk mulig å framlegge disse overfor institusjonene som foretar strategiske vurderinger. Det ble referert til Forskningsrådet, hvor eksterne eksperter vurderer. Det som taler for, er at kvalitet ofte er en del av strategi, samt at det blir en mer gjennomskinnelig prosess. Det som taler mot, er at man vil kunne la seg påvirke av kvaliteten på vurderingen. Kan det virke selvforsterkende for allerede sterke miljøer? Men innstillingen som lages vil ta høyde for dette, og Samarbeidsorganet vil også vurdere dette før vedtak fattes. Tildeling av stipender utsettes til neste møte. Prosessen videre foregår i henhold til notat. Det presiseres overfor vertsinstitusjonene at de har ansvar for at vurderingene skal være relevante og i henhold til vedtatte strategier selv om søknadskvaliteten er kjent. Innstillingen som legges frem i neste møte skal kombinere aktuelle elementer av strategi, kvalitet, kjønn, antall medisinere, samt politiske og regionale føringer. Sak 35-07 AKF rapport fra arbeidsgruppe Arbeidsgruppens rapport ble fremlagt og Torstein Hole orienterte. Rapportens konklusjon er at AKF er en nødvendig infrastruktur og det anbefales at virksomheten økes med ca 1,5 million for 2008. Det anbefales å samle tildelingen over en post i budsjettet. DMF bør vurdere organiseringen av AKF slik at enheten ikke lenger er så sterkt knyttet til et enkelt institutt. Organiseringen bør gjenspeile at AKF er allemannseie som skal komme hele regionen til gode. Infrastrukturutgifter bør beregnes før det fattes endelig vedtak. a) Samarbeidsorganet vedtar at de aktuelle postene skal samles til en post i SO-budsjettet for å synliggjøre den totale bevilgningen. Samarbeidsorganet er positiv til en opptrapping i løpet av 2008 under forutsetning av at infrastrukturkostnader (innkjøp og drift av servere m.m.) beregnes og legges inn i budsjettet til neste møte. b) Det er ikke avklart hvordan budsjettøkningen kan finansieres. Alternative forslag til finansiering legges fram i neste møte, som et ledd i diskusjonen om budsjett for 2008. Sak 36-07 Pilotprosjektet spesialistutdanning av leger (jfr. sak 26-07) Are Holen deltok på et møte i Nasjonalt Råd i august, og orienterte fra møtet. Orienteringen om pilotprosjektet vakte overraskende sterke reaksjoner både fra DNLF og UiO. HOD arbeider videre med saken og kommer tilbake til hvordan spesialistutdanningen bør organiseres. Man kjenner fortsatt ikke til hvordan utgiftene til dagens spesialistutdanning dekkes, men det antas at mye kommer fra HOD. Fagdirektørene skal møte legeforeningen 3. november, og Daniel Haga redegjorde for fagdirektørenes syn. Det burde føre til lavere utgifter dersom alle slipper å reise dit. Mange undres over at det er fagforeningen som driver videreutdanningen. På sikt vil en regional spesialistutdanning trolig være en vinnersak for fakultetene og helseregionene og en tapssak for legeforeningen. Universitetene vil ha mer å tilby når det gjelder pedagogikk og forskning, samt at det vil styrke universitetenes kompetanseutvikling. - Are Holens innlegg til møtet i Nasjonalt råd legges ved referatet. - Det videre arbeidet fortsetter i henhold til Samarbeidsorganets vedtak i forrige møte. - Sekretariatet etterlyser Hollekim-rapporten og inviterer Jon Arve Hollekim til neste SO-møte. Side 3 av 6
Sak 37-07 Prosjektet administrative støttefunksjoner ved DMF Fakultetsdirektør Anne Katarina Cartfjord presenterte prosjektet. Bakgrunnen for prosjektet er at DMF har fått flere oppgaver og det stilles større krav til hver enkelt. Det innføres nye verktøy for økonomi, for eksempel for lønn og regnskap, som er krevende. Administrasjonen skal understøtte fakultetets strategi, og fakultetet ønsker bl.a. bedre rammevilkår, bedre styring, og bedre ressursutnyttelse. Det ble gjennomført en kartlegging av administrasjonens oppgaver og ansvar. Hovedfunnene i kartleggingen var at det er behov for større tydelighet ift ansvar, myndighet og oppgaver. Det er også behov for større fleksibilitet ved fordeling av ressurser, og en avklaring av hva de vitenskapelige kan forvente av service fra administrasjonen. Samarbeidsorganet tok presentasjonen til orientering. Presentasjonen legges ved referatet. Side 4 av 6
O-saker Orientering fra institusjonene 1. Status, Daniel Haga orienterte. Den økonomiske situasjonen i foretaket har hatt stor oppmerksomhet fra Departementet. Prosessen har resultert i ny tenkning i organisasjonen. I dag er det mye bedre kontroll på økonomien og foretaket er noenlunde i balanse. For å kunne ivareta virksomheten, må økonomien være under kontroll. Erfaringene tyder på at man har vært gode på å redusere, men ikke like gode på å omstille. Nå er det behov for å vektlegge andre arbeidsprosesser og drive systematisk omstillingsarbeid. arbeider også med et prosjekt til styret på behandlingsforløp. Gode pasientforløp er god økonomi og man har tro på disse prosjektene. er fornøyd med at St. Olav ikke har økning i ventetid over sommeren, men man har fortsatt utfordringer på kvalitetssiden. Man er dårlig på strykninger av operasjoner og på epikrisetider. Helse Nord-Trøndelag HF er derimot gode på epikriser. Neste utfordring i er hvordan man kan lære av avvik. Departementet har løsnet litt på tøylene nå som de ser at det er mer kontroll på økonomien. Det er imidlertid presisert at det ikke lenger er anledning til å øke aktiviteten for å få mer inntekt. Harde krav til dette neste år, aktivitetsmålene skal ikke overskrides. 2. Status, Are Holen orienterte. har arrangert en stor medisinsk konferanse, AMEE, med 1700 deltakere. Informasjonsmateriell ble utdelt til Samarbeidsorganets medlemmer. Erfaringene er at byen egentlig ikke er stor nok, mottakelsen ble derfor holdt i erkebispegården. har også hatt EAIE-konferanse med 2500 deltakere hvor tema var internasjonal utveksling. Senter for hukommelsesbiologi (CBM) har fått status som Kavli-institutt, som medfører betydelig økonomisk støtte. Dette er det første Kavli-institutt i Norge og det tredje i Europa. HUNT 3 ruller videre men finansieringen er fortsatt ikke avklart. Man håper imidlertid på avklaringer i høstens statsbudsjett. 3. Status Forskningsrådet, Mari Nes orienterte. - Det er laget en policy for medisinsk og helsefaglig forskning som sendes pr post til Samarbeidsorganets medlemmer. - Siden forrige møte er det oppnevnt nytt styre for Divisjon for vitenskap, hvor Kari Melby fra er ny styreleder. Stig A. Slørdahl er også med i divisjonsstyret. - Midler til frittstående prosjekter: Endringer i søknadsbehandlingen. Det benyttes fagpaneler i stedet for individuelle eksperter. Innstillingene fra panelene går videre til fagkomitéen som fatter endelig bevilgningsvedtak. Søkerne får med dette én samlet tilbakemelding på søknaden (mot tidligere 2 individuelle ekspertuttalelser). - Det arbeides fortsatt med en utredning om biobanker; bedre utnyttelse av biobankene. Frank Skorpen er representant foreslått av dette Samarbeidsorganet. - Det er opprettet et nytt forskningsprogram for årsaker til sykefravær og utstøting fra arbeidslivet. Satsningen er sikret 30 mill. årlig i 10 år. - Det ble igjen minnet om Forskningsrådets konferanse 15.11. om oppfølging av fagevalueringer. Side 5 av 6
Sak 38-07 Eventuelt Innovasjon er i oppdragsdokumentet fra HOD bedt om å bidra også til innovasjon, og Samarbeidsorganet bør se nærmere på anvendelse av forskningsmidler til innovasjon. Hva har skjedde i samarbeid med TTO. Det bør ses på hva som er gjort og gis en orientering, evt. tas opp som tema. Budsjett-tildeling i Tilsagnsbrev sendes i januar. Dette brevet bør opp som sak på årets første møte i SO. Deretter bør det lages en årsplan for arbeidet slik at det blir forutsigbart når stillingene skal utlyses og tildeles, når skal det rapporteres på regnskap, når skal budsjett vedtas, osv. Innspillene tas til etterretning. Neste møte: onsdag 14. november i Trondheim, kl. 11.00. Side 6 av 6