Skrevet av: gfg Gjelder fra: 12.11.2007 Godkjent av: tli 1 av 6 Innhold 1. om kvalitetssystemet 2. Juridisk status og kort beskrivelse av virksomheten 3. Oversikt over kontrollomfang 4. Uavhengighet, upartiskhet og integritet 5. Definisjoner på aktuelle ord og begreper 6. Beskrivelse av kvalitetssystemet 7. Oversikt over myndighetsdefinerte og andre krav til foretaket 8. Oversikt over foretakets organisasjon og ledelse (Organisasjonsplan) 9. Oversikt over krav til personell (Stillingsinstruks) 10. Kompetansevurdering 11. Oversikt over innretninger og utstyr som er nødvendig for kontrollarbeidet 12. Kontrollmetoder og -prosedyrer 13. Kontrollrapporter og -sertifikater 14. Håndtering av kontrollobjekter 15. System for registrering av kontrolloppdrag 16. Arkivering av vurderinger, rapporter, sertifikater, mm. 17. Beskrivelse av system for dokumentstyring 18. Avviksbehandling 19. Rutiner for behandling av klager og anker 20. Oversikt over og krav til underleverandører 21. Opplæring / vedlikehold av kompetanse 22. Kontakt med sertifiseringsorganet 1. om kvalitetssystemet I kommentarene til 58 i Forskrift om bruk av arbeidsutstyr står at NS-EN 45004 (nå erstattet av NS-EN ISO/IEC 17020) kan benyttes som veiledende dokument. Med støtte i dette krever Samordningsrådet i "Tilleggskriterier for sakkyndig virksomhet ( 58)" at sakkyndige virksomheter skal ha et dokumentert kvalitetssystem. Med referanse til forskriften, har Norsk Sertifisering etablert krav til elementer i kvalitetssystemet med støtte i NS-EN ISO/IEC 17020 kap. 7, tillempet virksomhetene som driver sakkyndig kontroll. Kvalitetssystemets elementer er beskrevet i de følgende punkter, og ved henvisning vil man benytte referansen NS-II.2.1 + underpunkter i denne prosedyre. Dokumentasjonen vil bli vurdert av systemrevisor, og når den er i overensstemmelse med nedenstående vil systemrevisor og fagrevisor besøke virksomheten og selv vurdere om systemet er implementert og om realkompetansen er på plass. Sertifiseringsprosessen er vist i II.4.1 og overensstemmelse med kravene i denne prosedyren dokumenteres i løpet av prosessen vha. "Dokumentstatus kvalitetssystem". Henvisningene til relevante punkter i denne oversikten er angitt i (fet parentes). For enkelhets skyld inneholder oversikten krav i stikkordform. I prosessen vil kommentarene være veiledende, og de vil forsvinne fra oversikten etter hvert som kravene innfris. Dokumentet benyttes deretter som et oppfølgingsdokument ved besøk for å kontrollere om de forskjellige prosedyrer og systemer er implementert. Bokstav og tall i parentes i overskriften til hvert punkt henviser til respektive punkter i statusoversikten.
2 av 6 2. Juridisk status og kort beskrivelse av virksomheten (A) Virksomheten må dokumentere juridisk status og eierforhold gjennom registrering i Brønnøysundregistrene. Det skal også finnes en kort oversikt over virksomhetens aktiviteter (salg, reparasjon, produktspekter, osv.) 3. Oversikt over kontrollomfang (1) Det skal klart dokumenteres hva virksomheten er sertifisert for. Dette angis naturlig i innledningen til håndboken for eksempel sammen med pkt. 2. 4. Uavhengighet, upartiskhet og integritet (2) Foretaket eller foretakets personell skal ikke la seg påvirke av press eller tilskyndelser som kan påvirke resultatet av den kontrollen de skal utføre. Sakkyndig Virksomhet skal beskrive hvordan man ivaretar kravet til uavhengighet, upartiskhet og integritet. NS-EN ISO/IEC 17020 Kap. 4 gir god veiledning - se utdrag i V01. Uavhengighetskategori A, B og C vil være situasjonsbestemt, og samme virksomhet kan opptre som A, B eller C. 5. Definisjoner på aktuelle ord og begreper For å unngå misforståelser kan det med fordel være utarbeidet en oversikt over begreper som benyttes i bransjen og deres betydning. NS-ISO 9000:2000 kan være til hjelp. 6. Beskrivelse av kvalitetssystemet (3) System for oppbygging, drift, vedlikehold og periodisk revisjon av systemet skal beskrives. Følgende skal inngå: a. Beskrivelse av kvalitetspolitikk - signert av daglig leder - og målbare kvalitetsmål b. Utpeking av og instruks for kvalitetsansvarlig, som skal ha direkte tilgang til virksomhetens toppledelse c. Det skal finnes en prosedyre for gjennomføring av internrevisjon se II.2.3. Internrevisjonen skal sikre at det er overensstemmelse mellom prosedyre og praksis - dvs. at man kontrollerer om "gjør vi som vi sier?". Det er et prinsipp at ingen reviderer sitt eget arbeid, og at den som reviderer ikke har direkte interesse i resultatet av revisjonen. Revisjonen gjennomføres periodisk (for eksempel årlig) etter et på forhånd oppsatt program, og gjennomgangen skal dokumenteres og signeres. Kvalitetssystemets innholdsfortegnelse kan gjerne fungere som utgangspunkt for en revisjonsplan. Funn registreres og behandles i avvikssystemet, se II.2.2. d. Det skal finnes en prosedyre for ledelsens gjennomgåelse se II.2.4 - av kvalitetssystemet og virksomheten. Ledelsens gjennomgåelse gjennomføres som ett eller flere møter, der man diskuterer kvalitetssystemet hensiktsmessig i forhold til egen virksomhets mål og forretningsidé, (nye) eksterne krav, klager, avvik, resultater av interne revisjoner, etc.
3 av 6 7. Oversikt over myndighetsdefinerte og andre krav til foretaket (13) Det skal finnes en oversikt over krav myndighetene stiller til foretaket gjennom lover og forskrifter og hvordan foretaket tilfredsstiller disse krav. Det er også naturlig å ha en oppdatert oversikt over aktuelle forskrifter og standarder, rettet mot de fagområder der virksomheten har sin godkjenning, som: - Forskrift om Bruk av arbeidsutstyr (best. nr. 555) - Forskrift om Maskiner (best. nr. 522) - Internkontrollforskriften (best. nr. 544) - Arbeidsmiljøloven (AML) - Samordningsrådet for kran, truck og masseforflytningsmaskiner (SOR) se www.arbeidstilsynet.no/regelverk/forskrifter finn AT 555 Faktaside om sertifiseringsordningen for farlig arbeidsutstyr - Tilleggskriterier Det skal finnes rutiner som beskriver hvordan virksomheten sikrer at man til enhver tid har siste versjon, for eksempel gjennom abonnementsordninger, internett, osv.. 8. Oversikt over foretakets organisasjon og ledelse (Organisasjonsplan - D) Sakkyndig Virksomhet skal ha en organisasjonsplan som viser foretakets forskjellige funksjoner og myndighets- og ansvarsforhold og hvem som innehar de forskjellige funksjoner. Nøkkelpersoner (daglig leder, faglig leder og kvalitetsansvarlig) skal ha en navngitt stedfortreder. Samme person kan dekke flere eller alle funksjoner. 9. Oversikt over krav til personell (Stillingsinstrukser) (F) Det skal utarbeides en stillingsinstruks for hver funksjon i virksomheten - i denne sammenheng for kontrollør, faglig leder og kvalitetsansvarlige, med angivelse av ansvar/myndighet og arbeidsoppgaver. Hver medarbeider skal ha en instruks å forholde seg til. Hvilke kvalifikasjoner som forutsettes i de forskjellige funksjoner skal være angitt. Når det gjelder kvalifikasjonene til kontrollør og faglig leder, så skal de være i overensstemmelse med Samordningsrådets tilleggskriterier, se II.3.2. Det skal være overensstemmelse mellom instrukser/funksjonsbeskrivelser og organisasjonskart, og instrukser må ikke være i konflikt med hverandre. 10. Kompetansevurdering av kontrollører (G) Faglig leder skal utarbeide en kompetansevurdering for hver kontrollør som - med støtte i CV - bekrefter at vedkommende har kvalifikasjoner i overensstemmelse med Samordningsrådets tilleggskriterier, hvilket utstyr han kan kontrollere og at han for øvrig er egnet som kontrollør. 11. Oversikt over innretninger og utstyr som er nødvendig for kontrollarbeidet (4) Sakkyndig virksomhet skal ha tilgang på måleutstyr og andre hjelpemidler som kreves eller som synes nødvendig for å kunne utføre en forsvarlig kontroll. Det er viktig å ha en formening om hvor stor feil som kan tillates ved den aktuelle måling, og måleutstyret må velges i forhold til denne verdien. Riktig valg av utstyr i forhold til oppgaven kan gi store økonomiske besparelser, både i innkjøp og i kalibrering/vedlikehold. Det skal angis hvem som er ansvarlig for utstyret. Det skal i kvalitetsdokumentasjonen finnes: a. regler og anvisning for bruk av måleutstyr og andre innretninger b. prosedyrer for vedlikehold av måleutstyr c. prosedyrer som sikrer at måleutstyr som har betydning for vurdering av kontrollobjektet er kalibrert med sporbarhet til nasjonale eller internasjonale normaler. Det er en god regel at akseptabel usikkerhet
4 av 6 i kalibreringen, som et minimum, er 5-10 ganger mindre enn måleutstyrets egen usikkerhet. Nødvendig sporbarhet sikres enklest ved å benytte kalibreringslaboratorier som er akkreditert av Norsk Akkreditering eller tilsvarende akkrediteringsorganer i andre land. Dersom IKKE-akkrediterte kalibreringslaboratorier benyttes, er virksomheten selv ansvarlig for å verifisere at laboratoriet har nødvendig sporbarhet. Det er da nyttig å kontrollere om: - laboratoriet forholder seg til NS-EN ISO 10012 Styringssystemer for målinger - laboratoriet gjennomfører kalibreringsarbeidet iht. skriftlige prosedyrer - laboratoriet har personale med opplæring i kalibrering Ved egenkalibrering av dynamometre kan lodd med dokumentert sporbarhet for eksempel fra en av Vegdirektoratets veivekter - fungere som referanse. Kalibreringen/kontrollen må være dokumentert. d. prosedyrer for løpende kontroll med aktuelt måleutstyr for å sikre at spesifikasjoner endres mellom kalibreringstidspunktene e. prosedyrer for behandling av defekt utstyr, for å hindre at det uforvarende tas i bruk f. informasjon om aktuelt utstyr, med innkjøpsdata, kalibrerings- og vedlikeholdshistorikk, osv. Et eget instrumentkort for hver enhet gir god oversikt. 12. Kontrollmetoder og -prosedyrer (J) Sakkyndig virksomhet skal ha sjekklister som viser hva som skal kontrolleres på et utstyr og prosedyrer/arbeidsbeskrivelser (ref. SORs tilleggskriterier kap. 4) som viser hvordan de forskjellige kontrollpunktene i sjekklisten utføres og hvordan eventuelle beregninger i forbindelse med førstegangskontroll utføres. Sjekklister og prosedyrer kan baseres på foreliggende teknisk dokumentasjon og sjekklister som er utarbeidet av bransjen og/eller produsent/leverandør. Ved behov utarbeides egne prosedyrer. Akseptkriterier skal angis der dette er praktisk mulig. 13. Kontrollrapporter og -sertifikater (6) Det skal finnes rutiner for hvordan gjennomførte kontroller rapporteres og dokumenteres. Kommentarene til AT 555 57 gir klare henvisninger. Sjekklister og annen dokumentasjon fra kontroller skal være datert og signert av kontrollør og av utstyrets eier eller den som opptrer på eiers vegne. Sertifikater skal være signert av faglig leder eller den han utpeker. Vedkommende skal være tydelig identifiserbar i systemet. 14. Håndtering av kontrollobjekter (7) Det skal foreligge rutiner for hvordan kontrollobjekter skal håndteres i en kontrollsituasjon for å unngå skader på personell og utstyr. Avsperring kan være nødvendig. Bruk av personlig verneutstyr er en selvfølge. 15. System for registrering av kontrolloppdrag (I) Det skal finnes oversiktlige systemer for entydig registrering av kontrolloppdrag. Det betyr normalt opprettelse av ordrenr. ell. som påføres dokumentasjonen som utarbeides i forbindelse med kontrollen. 16. Arkivering av vurderinger, rapporter, sertifikater, mm. (8) Fullstendig kontrolldokumentasjon skal arkiveres på en forsvarlig måte og slik at det er mulig å finne og rekonstruere en utført kontroll. Det kan betyr arkivering i brannsikre skap, elektronisk lagring med back-up, osv. Sensitiv personinformasjon skal registreres iht. Datatilsynets regler.
5 av 6 17. Beskrivelse av system for dokumentstyring (9) Kvalitetshåndbok, prosedyrer, osv. skal bygges opp slik at alle deler er entydig identifiserbare, at det går tydelig fram hvem som er ansvarlig for utarbeidelsen og oppdateringen, hvem som godkjenner de enkelte prosedyrer og hvilken versjon som er den gjeldende. Det må finnes en oppdatert dokumentoversikt der det fremgår hvilken versjon som er gjeldende. Innholdsfortegnelsen kan brukes til dette. 18. Avviksbehandling (H/10) Et system for behandling av avvik skal sikre at feil og uregelmessigheter som kan påvirke arbeidets kvalitet blir registrert og at korrigerende tiltak blir iverksatt og fulgt opp. Avviksbehandlingen retter seg primært mot kvalitetssystemet, men skal også fange opp klager og anker - se II.2.2. Definisjon på avvik må etableres. Avvik og feil som oppdages i forbindelse med den sakkyndige kontrollen håndteres av kontrollsystemet og betraktes ikke som avvik. Det må angis hvem som er ansvarlig for oppfølgingen av avvik, og det må opprettes en logg for avvikene som sikrer at den ansvarlige kan følge opp, evt. purre opp avvik som ikke er lukket. Registrering av avvik og behandlingen av dem skal være tilgjengelig for Norsk Sertifisering ved besøk. 19. Rutiner for behandling av klager og anker (H/10) Det må finnes et system for håndtering av anker, dvs. en situasjon der kunden ikke er enig i den sakkyndiges bedømming av et arbeidsutstyr. Å trekke inn en annen kontrollør som begge parter kan akseptere er ett alternativ. Sakkyndig Virksomhet skal også ha rutiner for hvordan eventuelle klager på virksomhetens arbeid registreres og håndteres. Registrering av klager/anker og behandlingen av dem skal være tilgjengelig for Norsk Sertifisering ved besøk. 20. Oversikt over og krav til underleverandører (11) Underleverandører (kontrollører) som benyttes i sakkyndig kontrollarbeid skal tilfredsstille de samme krav som sakkyndig virksomhet, dvs. de skal ha kvalifikasjoner som minst er i overensstemmelse med SORs tilleggskriterier. Innleie av kontrollører er ikke tillatt, ref. DATs brev datert 18.02.04 Uro rundt systemet for sakkyndig virksomhet se www.norsksertifisering.no Fra Arb.tilsynet. Det skal finnes en oversikt over de underleverandører som benyttes samt dokumentasjon som viser at gitte krav er oppfylt. Bruk av navngitte underleverandører skal i hvert tilfelle godkjennes av kunden. Kalibreringsleverandører skal også identifiseres, og krav stilles iht. til pkt. 11 i denne prosedyren. 21. Opplæring / vedlikehold av kompetanse (12) Det er ledelsens ansvar at personellet til enhver tid har nødvendige kvalifikasjoner og aktuell kunnskap om relevante lover og regler og at personellet opprettholder sin tekniske kompetanse. En opplæringsplan som fornyes hvert år skal vise hvordan dette sikres for alle som er godkjent til å utføre kontrollarbeid. Medarbeidersamtalen er et godt verktøy for å identifisere og adressere opplæringsbehov for begge parter. Gjennomført opplæring og relevante kontroller som den enkelte gjennomfører skal dokumenteres.
6 av 6 22. Kontakt med sertifiseringsorganet (14) Den sertifiserte virksomheten skal informere Norsk Sertifisering som kan påvirke kvaliteten på arbeidet, som: - at nøkkelpersonell - faglig leder, kvalitetsansvarlig, evt. også kontrollør med spesialkompetanse - slutter - endringer i eierforhold - økonomiske forhold som påvirker kontrollarbeidet Det skal angis hvem som har denne kontakten Kryssreferanser II.2.2 Avviksbehandling II.2.3 Intern revisjon II.2.4 Ledelsens gjennomgåelse II.3.2 Kvalifikasjonskrav til Sakkyndig Virksomhet II.4.1 Sertifiseringsprosess Sakkyndig Virksomhet Forskrift 555 Eksterne referanser Vedlegg V01 Uavhengighet (IV.28)