KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene KONTRAKT FOR KJØP OG TILPASNING AV PROGRAMVARE, SAMT LØPENDE VEDLIKEHOLD. Tilbudsfrist: 15. oktober 2014 Spørsmålsfrist: 9. oktober 2014 Versjon 13/20.8.2014
Innholdsfortegnelse: 1. OM KOMMUNENE I FOSENKOMMUNENE... 4 1.1 Presentasjon av Fosen Regionråd og Fosenkommunene... 4 2 OPPDRAGET... 4 2.1 Oppdragsgiver... 4 2.2 Anskaffelsens formål og omfang... 5 2.3 Miljø... 5 2.4 Kontraktsbestemmelser... 6 2.5 Kunngjøring... 6 2.6 Tilbudskonferanse... 6 2.7 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson... 6 2.8 Fremdriftsplan... 7 3 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 7 3.1 Regler for konkurransen... 7 3.2 Offentlighet... 8 3.3 Taushetsplikt... 8 3.4 Habilitet... 8 3.5 Vederlag... 8 3.6 Krav til arbeids- og lønnsvilkår... 8 4 KRAV TIL LEVERANDØREN... 9 4.1 Kvalifikasjonskrav... 9 5 KRAV TIL TILBUDET... 10 5.1 Tilbudets utforming og levering og tilbudsfrist... 10 5.2 Forbehold og avvik... 11 5.3 Bruk av underleverandører... 11 5.4 Alternative tilbud... 11 5.5 Tilbud på deler av oppdraget... 11 5.6 Komplett tilbud skal bestå av... 12 6 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE... 12 6.1 Registrering av tilbud... 12 6.2 Tilbudsåpning... 12 6.3 Avvisning pga forhold ved leverandøren... 12 6.4 Avvisning pga forhold med tilbudet... 12 6.5 Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud... 12 7 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN... 13 7.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 13 7.2 Tildelingskriterier... 13 7.3 Innstilling på kontraktstildeling... 14 "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 2 av 14
Vedlegg: 1. Statens standardavtale: SSA-T og SSA-V 2. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) 3. Egenerklæring - De åtte grunnleggende ILO-konvensjonene 4. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter 5. Forpliktelseserklæring underleverandører 6. Oversikt over tilbudt personell med personlige referanser "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 3 av 14
1. OM KOMMUNENE I Fosenkommunene 1.1 Presentasjon av Fosen Regionråd og Fosenkommunene Fosen Regionråd er et interkommunalt samarbeidsorgan etablert i 1989. Medlemmer er kommunene Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Rissa og Leksvik. Alle er selvstendige kommuner som på forskjellige tjenesteområder har inngått forvaltningssamarbeid / tjenestesamarbeid. I Fosenkommunene bor vel 25 000 innbyggere, det er et variert næringsliv og kommunene har ca. 2 500 ansatte. Fosen Regionråd skal medvirke til utvikling av robuste Fosenkommuner gjennom samhandling og samarbeid, deling av kompetanse samt utvikle leveringsdyktigheten av tjenester. Fosenkommunene har hatt felles portal siden 2001. Portalen skal fornyes og videreutvikles, og styret i regionrådet har etablert et samarbeidsprosjekt som har fått arbeidstittelen Digital Døgnåpen Forvaltning på Fosen. Anskaffelsen skal føre fram til en framtidsrettet kommuneportal på nett, som kjennetegnes med høy score på kvalitetskriterier, har svært godt brukergrensesnitt og som blir mye brukt av innbyggere, næringsliv og andre interessenter. Kommunene etterspør innovative måter å levere kommunale digitale tjenester på, som et ledd i å modernisere kommunene. Generell informasjon om oppdragsgiver finnes på internett: www.osen.kommune.no www.roan.kommune.no www.afjord.kommune.no www.bjugn.kommune.no www.rissa.kommune.no www.leksvik.kommune.no Samarbeidskommunene har vedtatt ekommunestrategi for Fosen perioden 2012 til 2020. Strategidokumentet er tilgjengelig på Fosenportalen: http://fosen.net/sitepageview.aspx?sitepageid=3064 2 OPPDRAGET 2.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne konkurransen er Fosenkommunene Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Rissa og Leksvik ved Fosen Regionråd. Fosenkommunene er juridisk avtaleeier, men Fosen Regionråd er delegert myndighet til å representere kommunene i avtaleforholdet. På vegne av oppdragsgiverne inviteres til anbudskonkurranse for anskaffelse av "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 4 av 14
2.2 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver vil velge én leverandør og foretrekker én installasjon for å dekke behovet for alle kommunene. Oppdraget skal løses med utgangspunkt i vedtatt ekommunestrategi for Fosenkommunene (se punkt 1.1) og bilag 1 "Kundens kravspesifikasjon" og øvrige bilag i SSA-T og SSA-V. Fosenkommunene har vedtatt felles IKT - plattform og en rekke felles program, se bilag 3 "Kundens tekniske plattform". Anskaffelsen skal omfatte: Levering av standardsystem med tilpasning i henhold til beskrivelsen i SSA-T, bilag 1 "Kundens kravspesifikasjon" og øvrige bilag i SSA-T. Vedlikehold og service av utstyr og programvare i henhold til beskrivelsen i SSA-V, bilag 1 "Kundens kravspesifikasjon og øvrige bilag i SSA-V. Mer informasjon om portalprosjektet Mer informasjon om portalprosjektet finnes på: Fosenportalen http://fosen.net/sitepageview.aspx?sitepageid=3448 Kunden har stilt krav til leverandøren iht. bilagsstruktur for Statens Standardavtaler (SSA-T og SSA- V) som består av elementer i listen under (se vedlegg). De utfylte bilagene vil danne grunnlaget for avtalen som inngås med valgt leverandør. Leverandøren bes fylle ut alle bilag. Etter avtaleinngåelse vil det være en detaljspesifiseringsfase. SSA-Tilpasningsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser SSA-Vedlikeholdsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Fosen Regionråd har ikke en eksakt kostnadsramme for prosjektet, men foreløpig estimat er NOK 2,7 millioner. Dersom alle tilbudene vesentlig overskrider kostnadsrammen, har Fosen Regionråd rett til å avlyse konkurransen. Se punkt 7.1. 2.3 Miljø Oppdragsgiver er ved lov pålagt å ta hensyn til miljøkonsekvensene ved å etterspørre såkalte grønne løsninger, fremfor å etterspørre løsninger som bidrar til unødig forbruk og slitasje. Det er en "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 5 av 14
målsetting for oppdragsgiver at miljø skal hensyntas i hele innkjøpsprosessen, og at det ved de forskjellige anbudsforespørsler skal stilles konkrete og objektive miljøkrav, både i forhold til leverandører og produkter. 2.4 Kontraktsbestemmelser Fosenkommunene ønsker å kjøpe levering av standardsystem med tilpasning, for deretter i det videre å avtaleregulere vedlikehold og service av utstyr og programvare så lenge programvaren er i bruk. Avtaleforholdet reguleres av følgende kontraktsbestemmelser: a) Statens standardavtale tilpasningsavtalen http://www.anskaffelser.no/verktoy/tilpasningsavtalenssa-t. Denne benyttes frem til implementering er gjennomført og godkjent. b) Statens standardavtale vedlikeholdsavtalen http://www.anskaffelser.no/verktoy/vedlikeholdsavtalene-ssa-v-og-ssa-v-lille. Vedlikeholdsavtalen er løpende i henhold til vedlikeholdsavtalens bestemmelser. 2.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort på Doffin, www.doffin.no, og TED http://ted.europa.eu/ 2.6 Tilbudskonferanse Tilbudskonferanse: Det vil bli avholdt informasjonsmøte med orientering om konkurransen og veiledning for utarbeidelse av tilbud. Samtlige leverandører inviteres til konferanse: 18. september 2014 kl. 12-14 hos Sør-Trøndelag fylkeskommune. Oppmøte på Bytorget i Erling Skakkes gate 14. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget må være oppdragsgiveren i hende senest 48 timer før tidspunktet for tilbudskonferansen, se frister i fremdriftsplan, kap 2.8. Spørsmål skal rettes skriftlig til oppdragsgiverens kontaktperson. Det vil bli kunngjort referat fra konferansen på Doffin/TED. Kostnader: Reiseutgifter og andre kostnader i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte leverandør. 2.7 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson innen spørsmålsfristen, se pkt. 2.8 Spørsmålsfrist. "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 6 av 14
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger konkurranse "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene. Eventuelle supplerende opplysninger som gis under tilbudsprosessen vil bli lagt ut som tilleggsdokumenter til kunngjøringen på www.doffin.no. Oppdragsgivers kontaktpersoner er: Navn: Eirin Folde Postadr.: Åmyra, 7170 Åfjord Besøksadr.: Fosen Regionråd, Åmyra, 7170 Åfjord e-post: eirin.folde@fosen.net Telefon: 97653067 Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2.8 Fremdriftsplan Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i Doffin /TED 3.9.2014 Frist for å stille spørsmål til tilbudskonferansen 16.9.2014 Tilbudskonferanse 18.9.2014 Frist for å stille spørsmål 9.10.2014 Frist for å levere tilbud 15.10.2014, kl. 12.00 Tilbudsåpning 15.10.2014, kl.12.00 Evaluering Uke 42 og 43 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 24.10.2014 Karensperiode over 4.11.2014 Kontraktsinngåelse 6.11.2014 Vedståelsesfrist 15.1.2015 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 3 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Regler for konkurransen Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser 16. juni 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren «Åpen anbudskonkurranse» jfr. FOA 14-1 (1). Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/tema/konkurransepolitikk.html?id=1363. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 7 av 14
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. På Doffin sin hjemmeside er det lagt ut grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige. Link til denne siden er: http://www.doffin.no/guides/guides_list.aspx?type=1. 3.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 nr 1119 gitt i medhold av offentleglova. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiveren og hans ansatte plikter, av hensyn til den opplysningen angår, å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, se forvaltningsloven 13, jfr. offentleglova 13. Vi ber om at tilbyder i sine tilbud anmerker hva de mener er forretningshemmeligheter knyttet til det innleverte tilbudet og for øvrig i forhold til oppdragsgivers gjennomføring av konkurransen. Tilbyder bes levere en sladdet versjon av tilbudet sitt elektronisk. Vi gjør oppmerksom på at oppdragsgiver på selvstendig grunnlag skal vurdere hva som kan offentliggjøres. 3.4 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av forskrift om offentlige anskaffelser gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven kapittel 2 og kommuneloven 40 nr. 3. 3.5 Vederlag Tilbyder har ikke krav på noen form for godtgjørelse for utarbeidelse av tilbudet. 3.6 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112. Se vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget. "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 8 av 14
4 KRAV TIL LEVERANDØREN 4.1 Kvalifikasjonskrav De opplysninger som etterspørres her er knyttet til leverandørens personlige stilling samt opplysninger og formaliteter som er nødvendig for å kunne evaluere minimumskrav knyttet til finansiell og teknisk kapasitet. Kravene skal sikre at leverandøren er egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Grunnleggende krav til deltakerne 1. Skatter og avgifter Tilbyder skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene 2. HMS Tilbyder skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften. Konkurransens kvalifikasjonskrav 1. Organisatorisk og juridisk stilling Tilbyder og/eller dennes underleverandører må tilfredsstille krav gitt av offentlig myndighet til registrering. Dokumenteres med henvisning til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser 17-14: Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser mht. betaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen er etablert. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder gamle. Norske tilbydere skal fremlegge: a) Skatteattest for merverdiavgift (RF-1244) b) Skatteattest for skatt (RF-1244) 17-15: Egenerklæring om helse-, miljø og sikkerhet (HMS) i henhold til forskriften Dokumentasjonskrav Firmaattest Norske tilbydere skal fremlegge: - Firmaattest fra Foretaksregisteret Utenlandske tilbydere skal fremlegge: - Attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyderen er etablert 2. Økonomisk og finansiell kapasitet Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Det kreves meget god soliditet 3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves meget god gjennomføringsevne og kapasitet, samt betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet og ha minimumrating A. Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Framleggelse av foretakets årsregnskap rkl ring om foretakets omsetning de siste årene som har betydning for denne kontrakten Oversikt over firmaets totale bemanning Foretakets viktigste leveranser fra tilsvarende oppdrag de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. eskrivelsen må om mulig "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 9 av 14
4. Kvalitetssikringsstandarder Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem (ISO 9000 eller tilsvarende) 5. Miljøledelse Det kreves at leverandøren har et bevisst forhold til miljøpåvirkning inkludere navn på mottaker, telefon og e-post. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon Det kreves dokumentasjon av relevante miljøledelsessystem (EMAS (ISO 14001, miljøfyrtårn) eller andre relevante europeisk eller internasjonale standarder, eller tilsvarende. ) Vi godtar også dokumentasjon som viser at leverandøren enten er i prosess for å oppnå slik sertifisering eller på annen måte kan dokumentere sitt system for miljøledelse. 6. Disposisjonsrett over underleverandører Det skal oppgis avtaler med eventuelle underleverandører som er tenkt benyttet i avtalen. Det skal leveres beskrivelse av hvilke deler av oppdraget ved tjenestekontrakter som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandør skal støtte seg på andre foretaks kapasitet må det fremlegges forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. Eksempel er vedlagt i Vedlegg 5. 5 KRAV TIL TILBUDET 5.1 Tilbudets utforming og levering og tilbudsfrist Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Fosen Regionråd Adresse: Åmyra, 7170 Åfjord Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc. ). 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. 2. Tilbudet skal v re merket: Tilbud «"Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene». 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse og være innbundet, f.eks. i brevordner. 4. Tilbudet skal være organisert i samsvar med konkurransegrunnlagets kapittel 5.6. "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 10 av 14
5. Eventuelle forbehold (se pkt. 5.4) ol. skal tydelig fremkomme av Tilbudsbrevet. 6. Tilbyder skal i tilbudsbrevet eller tilbudsbeskrivelsen bekrefte at de ulike krav som er stilt i anbudskonkurransen er sett og akseptert. 7. Tilbudet skal leveres på norsk hvis ikke noe annet er anført. 8. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. 9. Tilbudet skal leveres i ett trykket eksemplar. I tillegg skal det vedlegges komplett elektronisk versjon på minnepenn. 10. Tilbudet kan ikke bare avgis med elektronisk middel. 11. Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom ikke dette har saklig sammenheng med svaret i tilbudet. 5.2 Forbehold og avvik Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Bemerkninger til den tekniske beskrivelse og mengdefortegnelser kan anføres på det aktuelle stedet i dokumentene, men skal i så fall også listes opp i tilbudsbrev med henvisning til sidetall og til nummeret på den aktuelle posten i tilbudet. Ved forbehold ol. må tilbyder beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. Forbehold ol. som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist, jfr 20-3. 5.3 Bruk av underleverandører Dersom Leverandøren ønsker å benytte seg av en eller flere underleverandører, skal disse spesifiseres i tilbudet. For leveransen blir det utarbeidet en avtale mellom oppdragsgiver og Leverandør, hvor Leverandøren har hovedansvaret for leveransen. Oppdragsgiver skal ikke ha noen avtalemessig forhold til eventuelle underleverandører. Leverandøren skal dokumentere at de har samarbeidsavtaler med eventuelle underleverandører som benyttes til denne avtalen, se vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. Samarbeidsavtalen skal understøtte de krav til tjenester som er i denne avtalen. 5.4 Alternative tilbud Det skal ikke gis alternative tilbud. 5.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 11 av 14
5.6 Komplett tilbud skal bestå av Tilbudsbrev, underskrevet av bemyndiget person. Utfylte vedlegg til konkurransegrunnlag: a) Statens standardavtale: SSA-T og SSA-V b) Egenerklæring - De åtte grunnleggende ILO-konvensjonene (vedlegg til konkurransegrunnlaget) c) Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter (vedlegg til konkurransegrunnlaget) d) Forpliktelseserklæring underleverandører (vedlegg til konkurransegrunnlaget) e) Cv-er og utfylt tabell med personlige referanser (CV-er på eget format samt vedlegg 6) f) Oppdragsforståelse (Leverandøren lager eget dokument) Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner g) Skatteattester som beskrevet i punkt 4.1 h) Egenerklæring HMS som beskrevet i punkt 4.1 i) Annen dokumentasjon på kvalifikasjonskrav ref punkt 4.1. 6 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene som kommer inn vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. 6.2 Tilbudsåpning Åpning vil bli foretatt av minst to representanter fra oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 6.3 Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 20-12 1.ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 20-12 2.ledd bokstav a-g foreligger. 6.4 Avvisning pga forhold med tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 20-13 1.ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 20-13 2.ledd bokstav a-d foreligger. 6.5 Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 12 av 14
7 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 7.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 7.2 Tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på de kriteriene som er beskrevet under. Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 35 % Utfylt SSA-T og SSA-V bilag 7 "Pris og prisbestemmelser" Kvalitet 25 % SSA-T og SSA-V Bilag 2 " Leverandørens løsningsspesifikasjon " Kompetanse/CV/erfaring fra tilsvarende oppdrag for tilbudt personell hos leverandør og eventuell underleverandør med overføringsverdi til dette oppdraget 20 % Oversikt over CVer med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring fra tilsvarende oppdrag for det mest relevante navngitte nøkkelpersonell. Nødvendig kompetanse for gjennomføring av tjenester knyttet til SSA-V og SSA-T dokumenteres. Maksimalt 10 CVer per Leverandør inkludert underleverandører. Forståelse av oppdraget og gjennomføringsmodell Utfylt oversikt over tilbudt personell med referanser, se egen tabell. 20 % Oppdragsforståelse beskrives i eget dokument. Gjennomføringsmetodikk, fremdriftsplan, prosjektorganisering, testing etc. dokumenteres i SSA- T og SSA-V Bilag 4 "Prosjekt- og fremdriftsplan", Bilag 5 "Testing og godkjenning" og Bilag 6 "Administrative bestemmelser " (med unntak av CV/kompetanse som er eget tildelingskriterie). "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 13 av 14
7.3 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, blir varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig. Meldingen vil inneholde begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. Det vil ikke bli inngått kontrakt før etter utløpet av karensperioden. Karensperioden gjelder 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Åfjord, den 3. september 2014 På vegne av oppdragsgiverne FOSEN REGIONRÅD Vidar Daltveit Daglig leder Eirin Folde Prosjektleder "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene Side 14 av 14