Beslutning om arealdisponering Dato: 19. juni 2012 / Kari Kjenndalen Basert på beslutningsnotat 2 fra økonomi- og driftsdirektøren datert 18. juni 2012, samt innspillene som er fremkommet fra de berørte avdelinger og enheter, Arbeidsmiljøutvalget (den 7.6.12) og de hovedtillitsvalgte (IDF-møte den 8.6.12) i løpet av prosessen, beslutter direktøren omdisponering av arealer i østhove og sørhove, samt at det startes opp arbeid for å tilrettelegge lokalene i Montenegro til undervisningsrom. Det vil bli arbeidet videre med å avklare løsningen for å samlokalisere ledelsens stab med økonomi, drift og personal. Det tas sikte på å beslutte om samlokalisering, og hvordan dette arealmessig skal løses, før ferien. Det legges til grunn at det opprettes en sentral prosjektgruppe til å planlegge og koordinere flytteprosessene, og at det nedsettes lokale prosjektgrupper som skal detaljplanlegge disponeringen av arealene herunder utarbeide kontoroversikt. I tråd med beslutningsnotat 2 og tilhørende arealskisser fremgår det hvilke arealer som er berørt av beslutningen og med framdriftsplan. Hovedbygget a) APS tildeles 15 kontorer i sørenden av plan 5 (tidligere arealer for KPL og PPL). KPL er flyttet til midlertidig kontorbygg og paviljongen, og behovene for PPL må dekkes innenfor TVFs lokaler på plan 4. b) TVF Dagens kjøkken/ studentrom på plan 4 avdeles slik at dette kan benyttes som prosjektrom for bl.a PPL (som har hatt arealer på plan 5 tidligere). PPLs behov kan også ses i sammenheng med andre lokaler på plan 4 (datasalen Ø41 og seminarrom Ø42). c) Arealene som disponeres av servicesenteret (plan 3) omdisponeres til undervisningsformål (eksamenslokaler) og videokonferanserom. Dagens arealer til IT skal ombygges for å gjøre bedre egnet til deres virksomhet. Flyttingen av servicesenteret fordrer etablering av en ny løsning for postsortering og pakkehåndtering, primært i økonomigården på plan 2. Sørhove d) Datasal på plan 1 omgjøres til cellekontorer, samt at tre kontorer i tilknytning til studie innlemmes i arealet. Dette gir 8 nye kontorer som tildeles idrett. For å redusere behovet for ombygginger vurderes alternativer til cellekontorer sammen med de ansatte på idrett. e) Når opprustingen av Montenegro er gjennomført, vil det bli tilgjengelige dataarbeidsplasser der, slik at datasalen på plan 2 kan omgjøres til kontorplasser. Det vil gi ytterligere 3 nye cellekontorer og 3 kontorplasser i kontorfellesskap. Internatet f) SOPP disponerer plan 1 og ASV plan 2 og 3. Møterommet i plan 3 oppjusteres med bl.a flatskjerm. Montenegro g) Statsbygg bes utrede hvilke tiltak som må gjennomføres for å få hensiktsmessige undervisningslokaler, seminarrom, datasal i Montenegro. For å gjøre bygget bedre 1
egnet for bevegelseshemmede skal det vurderes løsninger for heis (f.eks i sørenden av bygget), som gir tilgang til begge etasjene. Bygget er ikke i en hensiktsmessig tilstand i forhold til dagens krav, og anses å være en oppjustering av bygget som finansieres av Statsbygg (innenfor dagens husleie). Framdriftsplan Tiltak Behov for tilpasninger Ferdigstillelse 1. APS tildeles 15 kontorer i sørenden av plan 5 2. TVF Dagens kjøkken/ studentrom på plan 4 avdeles slik at dette kan benyttes som prosjektrom for bl.a PPL 3. Omdisponering av lokalene til servicesenteret til undervisningsformål (eksamenslokaler) og nytt videokonferanserom. 4. Datasal på plan 1 i Sørhove omgjøres til cellekontorer, samt at tre kontorer i tilknytning til studie innlemmes i arealet. 5. Datasalen på plan 2 i Sørhove omgjøres til 3 cellekontorer og 3 kontorplasser i kontorfellesskap. 6. ASV disponerer plan 2 og 3. Sette opp vegger for å dele av rommene til cellekontorer. Avdeling av arealet som i dag er kjøkken / studentrom Vurdere om Ø41 og Ø42 kan frigjøres og benyttes som rom for PPL ved behov Ombygging / tilpasning av arealene til IT. Etablering av ny løsning for postsortering og pakkehåndtering i økonomigården. Ombygges til cellekontorer Ombygges til cellekontorer Pedagogikk flytter ut mens psykologi og juss flytter inn. Møterommet i plan 3 oppjusteres med bl.a flatskjerm. Så fort lokalene er frigjort og ombygget, senest 01.10.2012 31.03.2013 Så fort som mulig avhengig av behov for ombygginger. Senest 31.12.12 Senest 1. halvår 2014 Ledelsens stab og SELL Det er ønskelig å samlokalisere ledelsens stab med økonomi, drift og personal, men det er behov for å avklare hvordan dette arealmessig skal løses. I tråd med beslutningsnotat 2 involverer beslutningen SELL, slik at før den endelige beslutningen om samlokalisering og de arealmessige beslutningene tas, er det ønskelig med en ytterligere gjennomgang av saken. Det legges opp til å ta beslutningen om samlokalisering og hvordan dette arealmessig skal løses innen 1. juli. 2
Videre prosess for gjennomføring av arealdisponeringen Basert på direktørens beslutning legges det opp til følgende prosess for gjennomføring av arealdisponeringen: I. Den sentrale prosjektgruppen med representanter for vernetjenesten, bygg- og drift, IT, Statsbygg og personalenheten, koordinerer planlegging og koordinering av flytteprosessen. Prosjektgruppen ledes av økonomi- og driftsdirektøren. Gruppen suppleres med bedriftshelsetjenesten etter behov. Representanter for LMU og LIST inviteres til å ha observatørstatus i den sentrale prosjektgruppen. II. Det nedsettes lokale prosjektgrupper som skal detaljplanlegge disponeringen av arealene herunder utarbeide kontoroversikt (hvem skal sitte hvor), og gi innspill til bygningsmessige tiltak som bør vurderes gjennomført. III. Det rapporteres fortløpende til AMU, IDF-møtet og administrasjonsforumet om status i arbeidet med gjennomføringen av arealdisponeringen og flytteprosessen. Webredaksjonen bistår i arbeidet med å informere på høgskolens hjemmeside. 3
Vedlegg Beslutningsnotat 2 Omdisponering av arealer Versjon: 18. juni 2012 / Jan Aasen Bakgrunnen for arealdisponeringen er beslutningsnotatet datert 8. mai 2011. I etterkant er det besluttet at ledelsen skal samlokaliseres med økonomi, drift og personal. Denne premissen gjør at det er kun plan 5 som er stort nok til å samlokalisere disse funksjonene. I etterkant har også avdelingenes behov blitt justert, derfor har det vært behov for å gå nye runder for å finne løsninger. Min innstilling er basert på møtevirksomhet, skriftlige innspill, og øvrige prosesser, som har vært underveis i arbeidet med innvendig arealplan. Det har vært egne møter med berørte avdelinger og enheter; TVF den 8. februar, IT-seksjonen den 5. mars, og direktør, personaldirektør og økonomidirektør den 30. april. Det har vært møte med SeLL den 23. april og 9. mai, og skriftlige innspill i notat datert 18. april. Det var møte med ØKORG, SIT og Idrett den 23. april, og vi mottok innspill fra de berørte avdelinger /enheter i etterkant av møtet. Det har vært dialog med APS i prosessen, herunder fellesmøte med APS, SELL og de administrative funksjonene som var foreslått lokalisert i 5.etasje den 5. januar. Forslaget til disponering av 4. og 5.etasje er den mest kontroversielle delen av forslaget. Tilbakemeldingene fra SeLL er tydelige på at 4.etasje ikke ivaretar deres behov for arealer og funksjoner. Samtidig har argumentasjonen tidligere vært særlig relatert til behovet for å være i hovedbygget, slik at Montenegro som lokalisering for SeLL ikke inngår i forslaget. APS har meldt inn behov for 15 cellekontorer, men signalene fra avdelingen er at behovet er høyere (i størrelsesorden 17 18 cellekontorer). Det er også usikkerhet om behovet for kontorplasser til stipendiater knyttet til BUK. Forslaget er basert på en helhetsvurdering av de forutsetningene som ligger til grunn, herunder forutsetningen om å samlokalisere ledelsens stab med økonomi, drift og personal. I forslaget er det lagt vekt på at SELL er en prosjektorganisasjon som innebærer at deler av staben i perioder jobber utenfor bygget, at det kan være hensiktsmessig å tenke kontorfellesskap for team, samt at det ikke er sannsynlig at omfanget på antall ansatte vil øke de kommende årene. Ulempen med løsningen er at arealene ikke har lydisolerte rom til bruk ved redigering og at det ikke er møterom i arealene. Behovet for antall kontorer er om lag den samme for APS og SELL, og dermed er det mulig å se lokaliseringen av disse to i sammenheng. For å få etablert kontorplasser for 17 18 medarbeidere i 4.etasje forutsetter det at 9 personer sitter i 3 kontorfellesskap. Forslag til arealdisponering Hovedbygget h) Ledelsens stab, økonomi og drift, personal og organisasjon tildeles 36 kontorer på plan 5 (fra nordenden og sørover). Arealet vil ha to møterom, samt at det legges opp til å ha felles pausekrok i nordenden av arealene. 4
i) APS tildeles 15 kontorer i sørenden av plan 5 (tidligere arealer for KPL og PPL). KPL er flyttet til midlertidig kontorbygg og paviljongen, og behovene for PPL må dekkes innenfor TVFs lokaler på plan 4. j) SeLL tildeles arealer på plan 4 (dagens arealer for ledelse), som kan omgjøres til 18 kontorplasser, 7 i cellekontorer og resten i kontorfellesskaper. Arealet vil ikke ha eget møterom. Det vil være mulig å etablere en pausekrok i de åpne arealene, enten ved inngangen eller mellom kontorene i gangarealet. Behovet for redigeringsrom må løses enten i samarbeid med TVF eller innenfor de tildelte lokalene. k) TVF Dagens kjøkken/ studentrom på plan 4 avdeles slik at dette kan benyttes som prosjektrom for bl.a PPL (som har hatt arealer på plan 5 tidligere). PPLs behov kan også ses i sammenheng med andre lokaler på plan 4 (datasalen Ø41 og seminarrom Ø42). l) Arealene som disponeres av servicesenteret (plan 3) omdisponeres til undervisningsformål (eksamenslokaler) og videokonferanserom. Dagens arealer til IT skal ombygges for å gjøre bedre egnet til deres virksomhet. Flyttingen av servicesenteret fordrer etablering av en ny løsning for postsortering og pakkehåndtering, primært i økonomigården på plan 2. Sørhove m) Datasal på plan 1 omgjøres til cellekontorer, samt at tre kontorer i tilknytning til studie innlemmes i arealet. Dette gir 8 nye kontorer som tildeles idrett. For å redusere behovet for ombygginger vurderes alternativer til cellekontorer sammen med de ansatte på idrett. n) Når opprustingen av Montenegro er gjennomført, vil det bli tilgjengelige dataarbeidsplasser der, slik at datasalen på plan 2 kan omgjøres til kontorplasser. Det vil gi ytterligere 3 nye cellekontorer og 3 kontorplasser i kontorfellesskap. Internatet o) SOPP disponerer plan 1 og ASV plan 2 og 3. Møterommet i plan 3 oppjusteres med bl.a flatskjerm. Montenegro p) Statsbygg bes utrede hvilke tiltak som må gjennomføres for å få hensiktsmessige undervisningslokaler, seminarrom, datasal i Montenegro. For å gjøre bygget bedre egnet for bevegelseshemmede skal det vurderes løsninger for heis (f.eks i sørenden av bygget), som gir tilgang til begge etasjene. Bygget er ikke i en hensiktsmessig tilstand i forhold til dagens krav, og anses å være en oppjustering av bygget som finansieres av Statsbygg (innenfor dagens husleie). Videre prosess Det er direktøren som beslutter fordelingen av arealer, og den videre prosessen det legges opp en hensiktsmessig prosess fram til beslutning. Basert på direktørens beslutning foreslås det følgende prosess for gjennomføring av arealdisponeringen: 5
IV. Den sentrale prosjektgruppen med representanter for vernetjenesten, bygg- og drift, IT, Statsbygg og personalenheten, koordinerer planlegging og koordinering av flytteprosessen. Prosjektgruppen ledes av økonomi- og driftsdirektøren. Gruppen suppleres med bedriftshelsetjenesten etter behov. Representanter for LMU og LIST inviteres til å ha observatørstatus i den sentrale prosjektgruppen. V. Det nedsettes lokale prosjektgrupper som skal detaljplanlegge disponeringen av arealene herunder utarbeide kontoroversikt (hvem skal sitte hvor), og gi innspill til bygningsmessige tiltak som bør vurderes gjennomført. VI. Det rapporteres fortløpende til AMU, IDF-møtet og administrasjonsforumet om status i arbeidet med gjennomføringen av arealdisponeringen og flytteprosessen. Webredaksjonen bistår i arbeidet med å informere på høgskolens hjemmeside. Framdriftsplan 1. Ledelsens stab, økonomi og drift, personal og organisasjon tildeles 36 kontorer på plan 5 (fra nordenden og sørover). 2. APS tildeles 15 kontorer i sørenden av plan 5 3. SeLL tildeles arealer på plan 4 (dagens arealer for ledelse), som kan omgjøres til 18 kontorplasser, 7 i cellekontorer og resten i kontorfellesskaper. 4. TVF Dagens kjøkken/ studentrom på plan 4 avdeles slik at dette kan benyttes som prosjektrom for bl.a PPL 5. Omdisponering av lokalene til servicesenteret til undervisningsformål (eksamenslokaler) og nytt videokonferanserom. Behov for tilpasninger Noen få ombygginger for å tilpasse kontorene Sette opp vegger for å dele av rommene til cellekontorer. Behov for ombygginger avklares som en del av videre prosess Avdeling av arealet som i dag er kjøkken / studentrom Vurdere om Ø41 og Ø42 kan frigjøres og benyttes som rom for PPL ved behov Ombygging / tilpasning av arealene til IT. Etablering av ny løsning for postsortering og pakkehåndtering i økonomigården. Ferdigstillelse Avklaring av lokalisering senest. Tidspunkt for gjennomføring av endringer fastsettes som en del av den videre beslutningsprosessen. Så fort lokalene er frigjort og ombygget, senest 01.10.2012 Avklaring av lokalisering senest. Tidspunkt for gjennomføring av endringer fastsettes som en del av den videre beslutningsprosessen. 31.03.2013 6. Datasal på plan 1 i Ombygges til cellekontorer Så fort som mulig avhengig 6
Sørhove omgjøres til cellekontorer, samt at tre kontorer i tilknytning til studie innlemmes i arealet. 7. Datasalen på plan 2 i Sørhove omgjøres til 3 cellekontorer og 3 kontorplasser i kontorfellesskap. 8. ASV disponerer plan 2 og 3. Ombygges til cellekontorer Pedagogikk flytter ut mens psykologi og juss flytter inn. Møterommet i plan 3 oppjusteres med bl.a flatskjerm. av behov for ombygginger. Senest 31.12.12 Senest 1. halvår 2014 Kostnader Kostnader til gjennomføring av flyttingen dekkes over fellesbudsjettet. Dette håndteres primært med dagens bemanning på IT og drift, eventuelt supplert med innleie av studentassistenter / eksterne konsulenter. Endringene vil innebære ombygginger, møbler til kontorer, noe supplering av IT-kabling og strømkontakter. I første omgang er dette knyttet til ombygging av datasalen på plan 1 i sørhove, ombygginger i plan 4 og 5 i hovedbygget, samt vurdere ny kjøkkenløsning på plan 1 i Sørhove. Noen av de mer langsiktige tiltakene vil bli vurdert som en del av de ordinære budsjettprosessene for 2013 og videre. Opprustingen av Montenegro er kanskje det største enkelttiltaket, og må finansieres av Statsbygg innenfor dagens husleie. Her vil det også bli søkt om midler til tilrettelegging for universell utforming og miljøtiltak. Ombygging av IT-arealene er tidligere besluttet å finansiere gjennom husleieøkning. Deler av kostnadene er finansiert av Statsbygg innenfor vedlikeholdsmidler innenfor husleieavtalen. De bemanningsmessige konsekvensene av flyttingen er ikke kostnadsberegnet. Det er også en betydelig kostnad forbundet med frustrasjon og det å ha uegnede arbeidsforhold, slik at flyttekostnadene oppveies av kostnadene med å ikke gjøre noe. 7