HORDALAND FYLKESKOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalet Dato: 25. august 2010 Kl.: 10.00 13.00 Stad: Fleischer's Hotel, Voss Saknr.: 25/10-31/10 MØTELEIAR Hermansen, Terje (A) DESSE MØTTE Vik, Dagfinn (FRP) Schei, Sølvi Anita (FRP) Sandstad, Rolf (KRF) Simonsen, Grete Line (V) FORFALL DESSUTAN MØTTE Seksjonsleiar Rolf Rosenlund, Samferdselsavdelinga Revisor Gunnar Husabø, Deloitte AS Kontrollsjef Hogne Haktorson, Sekretariat for kontrollutvalet Seniorrådgjevar Roald Breistein, Sekretariat for kontrollutvalet MERKNADER TIL INNKALLINGA Det var ingen merknader til innkallinga. GODKJENNING AV SAKLISTA Det var ingen merknader til innkallinga. GODKJENNING AV MØTEBOKA 17.06.10 Møteboka for 05.05.10 vart samrøystes godkjend. YMSE Seksjonsleiar i samferdselsavdelinga Rolf Rosenlund gav kontrollutvalet ei orientering om oppfølging av taxi-næringa etter at kontrollutvalsmøtet var ferdig. Seinare same dag deltok dessutan kontrollutvalet på eit seminar med tema Ansvarsdeling mellom Riksrevisjonen og fylkesrevisor på vegområdet og Ansvarsdeling mellom fylkeskommunen og Statens vegvesen. Seminaret vart arrangert i samarbeid med kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune og hadde førelesarar frå Statens vegvesen, Riksrevisjonen, Deloitte og fylkeskommunal vegadministrasjon. Dagen etter hadde kontrollutvale samtalar med ordførar i Voss kommune. Vidare vart det gjennomført synfaringar på Voss folkemuseum og i Myrkdalen. I samband med dette vart det gjeve omvisningar og orienteringar om VM Freestyle 2013 og om Festival Voss. 1
MELDINGAR Periode: 18. juni 2010-25. august 2010 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 47/10 200901120-20 Revisjon av fylkesvegregnskapet - forslag til samhandling mellom Riksrevisjonen og fylkeskommunens revisor 48/10 200708875-22 Skatteinngangen pr. juli 2010 49/10 201007675-3 HFK-07-034 Revisjonstenester - Endringsavtale nr. 1 50/10 200708804-64 SV: Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune - BIT20 51/10 200910260-9 Vedtak/innstilling (tekn. sp.), TING, 20100608 52/10 200801439-54 Vedtak/innstilling (tekn. sp.), TING, 20100608 53/10 200901130-19 Oppfølging av fylkestingvedtak 08.12.2010 - status pr. juni 2010 Meldingane vart tekne til orientering. SAKNR. 25/10 REGULERING AV FASTPRIS FORSLAG TIL Kontrollutvalet godkjenner at Deloitte AS får auke i fastprisen for rekneskapsrevisjon i tråd med deira forslag i brev av. 1.7.2010. Kontrollutvalet godkjenner at Deloitte AS får auke i fastprisen for rekneskapsrevisjon i tråd med deira forslag i brev av. 1.7.2010. 26/10 BUDSJETT 2011 - KONTROLLORGAN FORSLAG TIL INNSTILLING Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegga for 2011 slik dei ligg føre. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegga for 2011 slik dei ligg føre. 2
27/10 SELSKAPSKONTROLL - BESTILLING FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre.. innan i 2010. 2. Deloitte vert innan 08.09.10 beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Prosjektplanen skal leggjast fram for kontrollutvalet til godkjenning i neste møte. Kontrollutvalet ønskjer å bestille selskapskontroll av Beredt AS. Føremålet med denne selskapskontrollen er å sjå etter om Beredt AS vert drive i tråd med lover, vedtekter og reglar. Vidare er føremålet å sjå etter om eigedomsmassen til selskapet er i tråd med føresetnadene til drift av arbeidsmarknadsbedrifter. Problemstillingar 1. Kontroll ved kjøp/utviding av aksjar og liknande? 2. Er vedtektene godkjente? 3. Er vedtektene i tråd med intensjonen ved oppstart og i tråd med politiske vedtak? 4. Er drifta i tråd med vedtektene? 5. Vert Beredt AS drive i tråd med lover, reglar, og andre føringar frå eigar? 6. Korleis ivaretek eigar sine eigarinteresser i selskapet? a. Aktivt eigarskap? b. Er det nokon gong gjort vurderingar av om fylkeskommunen skal vera eigar i dette selskapet? c. Korleis opplever selskapet at eigar følgjer opp sitt eigarskap? d. Korleis vert verdiar i eigedommar rapportert til eigar? 7. Kor mange brukarar har Beredt AS pr. år samanlikne med andre arbeidsmarknadsbedriftene? 8. Har Beredt AS ledig kapasitet? Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll av Beredt AS i 2010. 2. Deloitte vert innan 08.09.10 beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Prosjektplanen skal leggjast fram for kontrollutvalet til godkjenning i neste møte. 28/10 FORVALTNINGSREVISJON - VEDLIKEHALD OG INNEKLIMA - FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN FORSLAG TIL : 1 Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Vedlikehald og inneklima, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2 Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan 08.09.2010. Sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 3 Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil maks timetal som ligg i den føreslåtte prosjektplanen. 4 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av januar 2011, ferdig verifisert og med fylkesrådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Kontrollutvalet ønskjer også at verneombod og elevråd vert involvert i denne forvaltningsrevisjonen. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 3
: 1 Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Vedlikehald og inneklima, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 3 Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil maks timetal som ligg i den føreslåtte prosjektplanen. 4 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av januar 2011, ferdig verifisert og med fylkesrådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 29/10 UTTALE OM 18 PROSJEKTREKNESKAPAR INNAN UTDANNINGSSEKTOREN FORSLAG TIL UTTALE: 1. Kontrollutvalet viser til konklusjon frå Deloitte, der det går fram at prosjektrekneskapa gjev eit rettvisande bilete av at prosjekta er i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. 2. Kontrollutvalet tar konklusjonen frå Deloitte til etterretning. 3. Utvalet har elles ingen kommentar til prosjektrekneskapane. UTTALE: 1. Kontrollutvalet viser til konklusjon frå Deloitte, der det går fram at prosjektrekneskapa gjev eit rettvisande bilete av at prosjekta er i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. 2. Kontrollutvalet tar konklusjonen frå Deloitte til etterretning. 3. Utvalet har elles ingen kommentar til prosjektrekneskapane. 30/10 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møtebøkene til orientering. Kontrollutvalet tar møtebøkene til orientering. 31/10 ORIENTERINGSSAKER FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Gunnar Husabø frå Deloitte orienterte om status når det gjeld forvaltningsrevisjon innan Implementering av nytt billetteringssystem og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Revisjonsrapport vert å sende sekretariatet innan 3.9.2010. Gunnar Husabø frå Deloitte orienterte om status når det gjeld forvaltningsrevisjon innan Innkjøpsfunksjonen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Administrasjonen i fylkeskommunen har ikkje levert ønska materiell til Deloitte innan dei fristar som vart sett i prosjektplanen. Dette inneber truleg at rapporten ikkje vil kunne leverast ferdig innan 12. oktober. 4
Gunnar Husabø frå Deloitte orienterte om status når det gjeld revisjonsplan for rekneskapsrevisjon og når det gjeld revisjonsmandatet. Dette vert lagt fram på neste møte. Kontrollsjef Hogne Haktorson orienterte om fakta når det gjeld Hordaland barne- og ungdomsråd og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Skriftleg informasjon vert send medlemmene i kontrollutvalet på e-post etter møtet. Kontrollsjef Hogne Haktorson tok opp spørsmålet om å få lov til å leggja ut forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar på heimesida til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) i PDFformat. Kontrollutvalet godkjenner at FKT får legge ut Hordaland fylkeskommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. Kontrollsjef Hogne Haktorson tok opp ei henvending frå kontorsjef Brit Mari Heggøy i fylkesrådmannen sin stab, der det vert spurt om Deloitte kan kjøre nytt kurs i offentleglova for tilsette i fylkeskommunen som ein del av fastprisen. Kontrollutvalet godkjenner dette. 1. Revisjonsrapport frå Deloitte innan Implementering av nytt billetteringssystem, vert å sende sekretariatet innan 3.9.2010. 2. Administrasjonen i fylkeskommunen har ikkje levert ønska materiell til Deloitte når det gjeld forvaltningsrevisjon innan Innkjøpsfunksjonen innan dei fristar som vart sett i prosjektplanen. Dette inneber truleg at rapporten ikkje vil kunne leverast ferdig innan 12. oktober. 3. Deloitte vil levere revisjonsplan for rekneskapsrevisjon og gjera greie for kva dei legg i revisjonsmandatet på neste møte i kontrollutvalet. 4. Skriftleg informasjon om fakta, når det gjeld Hordaland barne- og ungdomsråd, vert å sende frå sekretariatet til medlemmene i kontrollutvalet på e-post. 5. Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) får legge ut Hordaland fylkeskommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. 6. Kontrollutvalet godkjenner at Deloitte kjører nytt kurs i Offentleglova for tilsette i Hordaland fylkeskommune på den kvoten som går som ein del av fastprisen. 7. Kontrollutvalet tar elles orienteringa til orientering. Roald Breistein Referent Terje Hermansen Leiar Hogne Haktorson Kontrollsjef 5