«Kort historikk om ordninger for digitalt depot og omtale av digitalt depot for kommunal sektor i Riksrevisjonens rapport, Arkivmeldingen mv.» Bjørn Bering 26.10.2015 1
Digitalt depot: juridisk rammeverk forvaltningspolitikk arkivpolitikk fag og praksis Historikk»? - forankre oppdrag - identifisere utviklings- og endringsbehov
det nasjonale og lokale demokratiet Kommunal oppgåveløysing og gjennomføring av Stortinget og regjeringa sin politikk er kobla tett sammen. Interessefellesskapet mellom stat og kommune inneber såleis eit behov for dialog og konstruktiv samhandling mellom nivåa om korleis mål skal nåast. (St. meld.nr.3, 2007-2008, Eit sterkt lokaldemokrati s. 35) Definerer statlig a) myndighetsutøvelse og b ) utviklingsansvar overfor kommunal sektor 3
«Digitalt depot» i lov og politikk 1. «Ordninger» for depot er funksjoner og tjenester for bevaring og formidling (jfr. lov og forskrift) 2. Funksjonalitet og tjenester omfatter digitalisert og digitalt skapt materiale (Jfr. St.meld. 24, 2008-09) 3. Statlig politikk for depotfunksjoner omfatter alle kildetyper som bevares i alle bevaringsinstitusjoner (Jfr. St.meld. 24, 2008-09) 4. Depot for arkiv behandles politisk som bevaring og formidling av kulturarv (jfr. budsjettproposisjoner)
KAI = kommunale arkivinstitusjoner Fra Aust-Agder arkivet 1958 til IKA Opplandene i 2008 Riksrevisjonens rapport Arkivmeldingen (2009 2010): 23 institusjoner («KAI») (2012-2013): 21 institusjoner («KAI») Arkivstatistikken 2014: 21 kommunale institusjoner med ca. 180 000 hm. i depot og 722 datauttrekk (datainnhold, digitalt skapt arkiv) 86 % av norske kommuner er tilknyttet depotordning i KAI Flere har kommet til i 2015, og flere andre av de øvrige 14 % har en type definert depotordning som ikke har blitt regner som «institusjoner»
År 2000: «Arkiv, bibliotek og museum i det neste hundreåret» Hovudutfordringane for arkiv, bibliotek og museum dei neste tiåra er: å utnytta det potensialet ny teknologi representerer for systematisk samanstilling og formidling av informasjon. å handtera dei bevaringsproblema som digitalt lagra informasjon fører med seg. å sjå oppgåver og arbeidsmål på tvers av tradisjonelle sektorgrenser. å samordna tiltak og oppgåveløysing nasjonalt, regionalt og lokalt. å dokumentera eit samfunn som endrar seg i eit stendig raskare tempo. å formidla det historiske forløp til flest mogleg på ein pedagogisk god måte. (St.meld. nr. 22, 1999-2000,Kjelder til kunnskap og oppleving)
Stortingsmelding om «digitalisering av kulturarv» (St.meld. nr. 24, 2008-2009, 2.3) 1. Departementet legger til grunn at Nasjonalbiblioteket og Arkivverket skal samarbeide om etablering av en løsning for langtidslagring av digital kulturarv. 2. Den fysiske lagring av de digitale museumsressursene forutsettes ivaretatt av Nasjonalbiblioteket og Arkivverket. 3. Kommuner og fylkeskommuner har plikt til å etablere egne depotordninger for sine eldre og avsluttede arkiv på en slik måte at man oppfyller arkivlovens krav ( ) Mange kommunale arkivdepoter og andre aktører arbeider også med å sikre private arkiv.
«Fellessøk»? Med utgangspunkt i Nasjonalbibliotekets fellessøk for bibliotekområdet skal det utvikles en felles søketjeneste som også omfatter arkiv og museer. Denne tjenesten forutsettes utviklet i et nært samarbeid mellom Nasjonalbiblioteket, Arkivverket og relevante instanser på museumsfeltet. (St.meld. nr. 24, 2008-2009, 2.3)
Fra digitaliseringsmelding 2009 til tildelingsbrev 2010 Satsingsområde 2: Bidra til helhetlig samfunnsdokumentasjon tiltak for private og kommunal arkiver Resultatmål 1: Stimulere til bevaring av privatarkiv Resultatmål 2: oppfølging av arkivsituasjonen i kommunal og fylkeskommunal forvaltning Resultatmål 3: aktiviteter knyttet til etablering av arkivsentra og interkommunale arkivordninger (punkter i tildelingsbrev til AV 2010 )
Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Målet for Riksrevisjonens undersøkelse har vært å vurdere i hvilken grad Kulturdepartementet har ivaretatt sitt overordnede ansvar for å sikre at bevaringsverdig arkivmateriale i kommuner og fylkeskommuner blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. «( ) Arkivverkets arbeid overfor kommunal sektor for å bidra til å nå den overordnede målsettingen om å bevare og gjøre den elektroniske kulturarven tilgjengelig.» (Riksrevisjonens rapport, til Stortinget 08.09.2010)
Riksrevisjonen: «ikke tilstrekkelig kompetanse» For å bidra til å løse de store utfordringene i kommunal arkivsektor, varslet departementet i ABM-meldingen at det ville stimulere kommunene til å delta i interkommunale samarbeidsordninger, og oppfordre kommunene til å videreutvikle disse ordningene til depotinstitusjoner. De fleste kommunene og IKA-ene opplyser at de ikke har tilstrekkelig kompetanse til å bevare og gjøre elektronisk arkivmateriale tilgjengelig. (Riksrevisjonens rapport 2009-2010)
«helhetlige strategier for sektoren» «Samtidig har arbeidet med å utvikle fellesløsninger for langtidslagring av det elektroniske arkivmaterialet gitt få konkrete resultater.» (.) Eventuelle strategier må ifølge departementet vente på arkivutredningen, siden det er utredningen som vil ligge til grunn for en strategi. (Siste setning i Riksrevisjonens rapport)
Fra Riksrevisjonen til melding om arkiv Bevaring og tilgjengeleggjering av eigne arkiv er av dei lovbundne oppgåvene som kommunar og fylkeskommunar skal løyse innanfor ramma av det kommunale sjølvstyret ( ) (Meld. St. 7,2012 2013, om arkiv) Gjennom etableringa av Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) er store delar av kommunesektoren dekt opp. På sikt er det ei målsetjing for KDRS å kunne bli et nasjonalt depot på kommunal side (Meld. St. 7,2012 2013, om Arkiv)
«ulike modellar bør vurderast» «eitt eller fleire digitale depot for kommunal sektor. Her bør ulike modellar kunne vurderast, medrekna reine samarbeidstiltak i kommunal regi og ei statleg vertsteneste for kommunale aktørar på oppdrag. Det er ein føresetnad her som elles at ansvaret for dei kommunale arkiva skal liggje hos den aktuelle kommunen, og at eventuelle tenester frå statens side har form av oppdragsverksemd. Elles blir det lagt til grunn at dei valde løysingane skal ha brei forankring i kommunal sektor. Kommunesektorens organisasjon, KS, bør trekkjast inn som ein aktiv samarbeidspartnar i utforminga av dei organisatoriske løysingane. (melding om Arkiv, 2013) - «Vurderast» = utredes = besluttes = forankres i politikk og oppdrag? - - Hva ble fulgt opp i budsjettproposisjonen?
Bedring tross mangler ( ) i kommunal sektor ( ) har situasjonen betra seg dei siste 10 15 åra. Det kjem mellom anna av desse generelle tiltaka: etablering av IKA ( )forskriftsparagrafar retta spesifikt inn mot kommunal sektor og mot digitalt skapt arkivmateriale utdanningstiltak på høgt nivå vidareutvikling av Noark-standarden som m.a. ( ) legg grunnlag for standardisert dokumentfangst i spesialiserte fagsystem fagleg samarbeid med og rettleiing til kommunale arkivinstansar som byarkiv, IKA og fylkesarkiv. (melding om arkiv 2013; departementets kommentarer til Riksrevisjonen)
Fra melding til proposisjoner «Arkivverket samarbeidet i 2014 med arkivaktører innen offentlig og privat sektor om utvikling av arkivsektoren i prosjektet SAMDOK/Samla samfunnsdokumentasjon. Satsingsområdene i prosjektet var kommunale arkiv, privatarkiv og arkiv i elektronisk forvaltning.» (budsjettproposisjonen 2015)
Mål for 2016 Statsbudsjettet 2016 Bevilgningen under kapitlet bygger opp under departementets overordnede mål om å samle inn, bevare, dokumentere og formidle kulturarv. Målene for bevilgningene til Arkivverket er å sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon øke bruken av arkivene utvikle fellesløsninger for arkivsektoren (budsjettproposisjonen 2016)
1. Samarbeidsløsninger for digital formidling En annen utfordring er å utnytte mulighetene for digital formidling og tilgjengeliggjøring ( ) Arkivene må både utvikle virksomheten i samsvar med den teknologiske utviklingen og i større grad etablere samarbeidsløsninger. (budsjettproposisjonen 2016)
2. at dokumenter blir fanget ( ) Det må utvikles metoder og regelverk som sikrer at digitalt skapte dokumenter blir fanget opp, og metoder, systemer og tekniske løsninger som bevarer digitalt materiale over lang tid i autentiske og tilgjengelige versjoner. (budsjettproposisjonen 2016)
3. sentralt mellomlager ( ) Det er behov for å etablere en løsning for løpende overføring av digitale dokumenter fra virksomhetenes egne dagligarkiv til et sentralt mellomlager. (budsjettproposisjonen 2016)
To spørsmål til diskusjon 1. Hva er fastlagt om mål for fellesløsninger? 2. Hva er politisk fastlagt om roller, ansvarsdeling, ressurser og virkemidler i dette arbeidet?