Møte dato/tid Mandag 06. februar 2017, kl. 10.00-14.00 Møtested Møterom «Rom 4», Kommunehuset i Hol Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Forfall Andre til stede i møtet Sekretariat Behandlet saker 01-05/2017 Leder Jan Magnus Bjørne-Larsen, nestleder Rigmor Grue Rygg Medlemmer: Hans Ola Larsgård, Lars Hamarsbøen, Liv Jorunn Øvrejorde Åge Sandsengen (Kommunerevisjonen IKS),rådmann Lars Ole Skogen, økonomisjef Ole Bjørn Flatåker, teknisk sjef Arild Øystese Hansen, kultur- og oppvekstsjef Inger-Lise Blakstad Hanne Heen Wengen SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 01/2017 Kostnader konsulenter/ innleid personale 02/2017 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner 03/2017 Retningslinjer og praksis vedr. utleie av kommunal bygningsmasse 04/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi 05/2017 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte 06.12.2016: Protokoll fra møtet 06.12.2016 ble formelt godkjent og signert Orientering fra ordfører: Orientering fra ordfører utgikk da ordfører ikke hadde anledning til å delta i møtet. Orientering fra rådmann: Rådmann hadde ikke noe vesentlige å orientere om, ut over dagens saksliste. Sak 01/2017 Kostnader konsulenter/ innleid personale Dokumentasjon fremlegges event. av rådmannen i møtet. Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk av konsulenter/innleid personale. Det anmodes om at rådmannen legger frem en utskrift av kommunens regnskap på konto bruk av konsulenter og juridisk bistand, dvs. kostra art 270 på både drifts- og investeringsregnskapet, totalt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. 1
Rådmann bes om å redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder redegjøre for hvilke fullmakter rådmann har til å engasjere juridisk bistand. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til orientering. Rådmann og teknisk sjef redegjorde for kommunens bruk av konsulenter. Kommunen bruker i all hovedsak konsulenter og rådgivere i forbindelse med kommunale planer og investeringer innen bygg/anlegg, og spisskompetanse for å løse konkrete oppgaver innen planarbeid, prosjektering, anskaffelse o.l. De største konsulentkontraktene er innen Arkitekttjenester, RIB (Rådgivende ingeniør bygg) og RIV (Rådgivende ingeniør VVS). Hol kommune ligger under nasjonale normtall i de fleste byggeprosjekter, grunnen til dette er en kombinasjon av lokalt prisnivå, bruk av honorarkontrakter og kommunens prioritering på å bygge og utvikle egen, intern kompetanse. Kommunen har som målsetting å bruke mest mulig egen ressurser, noe som også gjør jobben og arbeidsoppgavene for den ansatte mer interessante og utfordrende. I hovedsak brukes egen prosjektledere, og på denne måten sikres bedre kontroll og oversikt. Bruk av juridisk bistand ble ikke kommentert. Kontrollutvalget vil på et senere tidspunkt ta opp, som egen sak, bruk av juridisk bistand og fullmakter knyttet til dette. Sak 02/2017 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner Dokumentasjon fremlegges event. av rådmannen i møtet. Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. Det er da viktig, jf. lov om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter, skiller mellom anskaffelser i størrelsesorden: Anskaffelser under kr 100.000 Anskaffelser mellom kr 100.000 og 500.000 Anskaffelser over kr 500.000. 2
Det forutsettes at det foreligger mer detaljerte prosedyreregler for anskaffelser over kr. 500.000, hvor lov og forskrift har detaljerte krav. Det anmodes om at rådmannen: - Redegjør for kommunens rutiner og praksis, herunder hvordan kommunen sikrer at den enkelte med anskaffelsesmyndighet kjenner kommunens prosedyrer og at prosessen med valg av leverandør dokumenteres. - Gir en vurdering av kommunens lojalitet til innkjøpsavtaler som er inngått for kommunen. - Redegjør for risikoen for at vesentlige anskaffelser kan ha blitt eller blir gjennomført i strid med lov om offentlig anskaffelse i kommunen. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til orientering. Rådmann og teknisk sjef orienterte om kommunens praksis og rutiner vedr. anskaffelser. Rådmannen har ikke sett behovet for å utarbeide egne lokale rutinebeskrivelser ut over de som allerede benyttes, både av lokale og sentrale retningslinjer. Medarbeidere er i utgangspunktet godt kjent med regelverk og kommunens rutiner. Kommunen har som målsetting at alle aktuelle medarbeidere skal i løpet av 2017 kurses i den reviderte Lov og forskrift om offentlig anskaffelse (LOA), som er endret fra 1.1.2017. Innkjøpssamarbeidet med BTV (Buskerud, Telemark, Vestfold) er et samarbeid som fungerer godt, samt at BTV også er involvert for å vurdere kriterier, vekting, prosedyrer etc. Hol kommune er lojale mot leverandører de har rammeavtale med, men ønsker å bruke det lokale næringsliv i større grad. Flere rammeavtalene utgår i 2017 og utlysing for nye rammeavtaler vil bli annonsert. For å nå ut til flest mulig lokale aktører, anser teknisk sjef det som nødvendig å ikke bare bruke DOFFIN, men også annonsere i lokalavisen. Rådmannen anser at det det er god kontroll på innkjøp og anskaffelser med tanke på risiko for at vesentlige anskaffelser blir gjennomført i strid med lover og forskrifter. Selv om det er krevende for de ansatte med innkjøpsansvar å holde seg informert om alle avtaler, anser rådmannen at de har gode rutiner for at dette overholdes i størst mulig grad. Til tross for store investeringer de siste årene har kommunen ikke opplevd konfrontasjoner med eller klager til KOFA. 3
Sak 03/2017 Retningslinjer og praksis vedr. utleie av kommunal bygningsmasse Dokumentasjon fremlegges event. av rådmannen i møtet. Kontrollutvalget ønsker å gjennomgå kommunens retningslinjer og praksis når det gjelder utleie av kommunal bygningsmasse. Rådmannen anmodes om å redegjøre for bl.a.: - Kommunens retningslinjer vedr. utleie av ledig bygningsmasse, og hvordan dette fungerer i praksis - blir ledige lokaler/bygningsmasse annonsert i Hallingdølen, på kommunens hjemmeside og lignende. - Er det sedvane for utleie direkte med en potensiell leietager uten offentliggjøring/annonsering på forhånd. - Hvilke fullmakter har rådmann til å inngå leiekontrakter. Rådmann og teknisk sjef redegjorde for kommunens praksis ved utleie av ledig bygningsmasse. Dette omhandler: - Omsorgsboliger, administreres av Helse og Omsorg med et eget tildelingsutvalg. - Kommunale boliger, som brukes til flykninger, spesielle tjenesteboliger (lege, prest etc), nyansatt, NAV-klienter etc. Utleie skjer etter gitte retningslinjer og kriterier i de ulike etatene. Regelverket vedr. disse boligene skal, etter spørsmål nå fra kontrollutvalget, gjennomgås og forbedres. - Andre eiendommer. Det ligger en egen liste for utleie på kommunens hjemmeside. Det foretas en kunngjøring i Hallingdølen og all utleie skjer etter vurdering og i henhold til prisliste. - Næringslokaler. Kommunen har få næringslokaler som leies ut og heller ingen strategi eller rutiner for utleie av denne type bygningsmasse. De lokaler som er utleid er basert på gamle avtaler og kontrakter. - Fjelleiendommer. Disse bygningene leies ut med langtidskontrakter. Ledige bygg blir utlyst i Hallingdølen, evnt. på kommunens hjemmeside. Rådmannens mandat i utleiesaker er definert i Delegeringsreglementet for Hol kommune. 4
Sak 04/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi Ingen Forebygging av korrupsjon og sort økonomi er viktig tema for offentlig sektor med store budsjett innen spesielt bygg- og anleggsektoren. Kommuner som har blitt utsatt for korrupsjon har tradisjonelt opplevd dette innen drift og investering på områdene vedlikehold og bygg- og anlegg. Viktige tiltak for å forebygging dette i kommunen kan være å sette temaene på dagsorden og påse nødvendig internkontroll på aktuelle områder. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse fra rådmann på hvordan internkontrollen i kommunen forebygger korrupsjon og sort økonomi, herunder bl.a.: 1. Hvordan sikres at utgifter på bygg, anlegg m.m. faktisk vedrører og er gyldig for kommunen? 2. Større anbud innen bygg og anlegg inngås som delanbud, hovedentreprise med flere tilleggsanbud eller f.eks. totalentreprise med flere underleverandører. Hvordan sikrer kommunen at leveranser er fullstendig i samsvar med anbud på bl.a. mengde, pris og kvalitet? 3. Ved større anbud blir det også bestilt tilleggsarbeid. Hvordan sikrer kommunen at tilleggsarbeid tildeles etter lov om offentlig anskaffelser og til konkurransedyktige priser og ikke tjenester fra nærstående o.l.? Rådmannen orienterte om at kommunen har gode rutiner for å forhindre korrupsjon og sort økonomi, 306-systemet og andre elektroniske systemer utgjør en del av internkontrollen. Det er utformet lederavtaler som inneholder punkter som lojalitet og verdier, i avtalen ligger også en verdiplakat. To ganger årlig gjennomfører rådmann ledersamtaler med de administrative lederne. Kommunen har rutiner for rapportering, som skal foregå i 360 systemet. Ledere skal bruk 360 til all rapportering. Det skal i 2017 kurses i rapporteringsrutiner og -systemer i for de ansatte i kommunen, og rapporter fra andre kommuner, som f.eks. Drammen kommune, vi bli brukt som underlag og eksempel. Drammen-rapporten kan tas til etterretning og være et godt redskap til forståelse av viktigheten av gode rapporteringsrutiner. 5
Sak 05/2017 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Forslag årsmelding kontrollutvalget Hol 2016 Kommunerevisjon IKS har utarbeidet et forslag til årsmelding, som utgangspunkt for diskusjon/gjennomgang i møtet. Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 datert 6.februar 2017 som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Utkast til Årsmelding 2016 ble gjennomgått av kontrollutvalget og noen endringer ble foretatt. Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, datert 06.februar 2017, som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Drøftings-/orienteringssaker: a) Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter vedr. den interkommunale barnevernstjenesten og PP-tjenesten (sak 16 + 17/2016) Kontrollutvalget ønsker å følge opp rapportene om barnevernstjenesten og PP-tjenesten. Rådmann anmodes om: - Informere om hvor langt arbeidet med å sikre bedret kommunikasjonen mellom skoleledelsen, barnehageledelsen, barnevern og PP-tjenesten. - Redegjøre for arbeidet med å sikre en mer effektiv oppfølging og mer aktiv 1.linjeinnsats og -tiltak i barnevernet og hvordan dette fungerer i praksis, med «lavterskeltilbud» som samtaler, tiltak i hjemmet, familieråd o.l. - Redegjøre for om det kommunale apparatet med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege har fått et større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). I møtet: Rådmannen og Kultur- og oppvekstsjefen informerte om at det legges vekt på å bedre kommunikasjonen mellom etater. Bl.a. samhandlende ledelse, samordnede tjenester og samarbeid mellom skole, barnevern, PPT og BUP. 6
PPT, barnehage og helsestasjon har et felles studieopplegg om samhandlende ledelse, som har som intensjon å bedre samhandling mellom instansene. Det er berammet flere møter mellom skole, helse, barnevern og PPT som både ser på konkrete saker der aller er involverte, men også på hvordan samhandling skal skje. Kultur- og oppvekstsjefen orienterte om at det er opprettet en spesialpedagogisk gruppe og det er utviklet en ressurstildelingsmodell for å bli mer bevisst på spes.pedagogiske tiltak, organisering av klasser, grupper osv. Det er satt i gang et tiltak som kalles «Løft for tidlig innsats». Tidlig innsats betyr at allerede i barnehagen må det forebygges og fanges opp de som evnt. kan trenge ekstra hjelp. Språk er alfa og omega og er svært viktig for å all læring. Det jobbes ut i fra en modell om at innsats settes inn på lavest mulig nivå se diagram under. Kommunen har som fokus å sette inn tilrettelagt opplæring tidlig, om dette ut i fra elevens behov, er tilstrekkelig, fremfor at elever henvises til PPT og får tilkjent spesialundervisning. Det er et omstillingsprosjekt på gang og fokus i dette prosjektet er å bevisstgjøre hvor grensene går for tilrettelagt undervisning og spesialundervisning. Det anses som viktig med større pedagogisk fagkunnskap i skolen for å bedre kunne tilrettelegge den individuelle opplæringen tidlige i skolen, for de elevene som vurderes som svake, samt for de elevene som ansees som sterke og som har behov for ekstra utfordringer. b) Melding om vedtak i kommunestyret vedr. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Melding om vedtak i kommunestyret vedr. «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll». 7
Kontrollutvalgsleder ønsket en gjennomgang av vedtaket da det var gjort enkelte endringer fra tidligere plan. Vedtaket ble gjennomgått i møtet og utvalget diskuterte ulike kontroller utvalget mener det er viktig å foreta. I møtet: Kontrollutvalget vil i 2017 foreta: Selskapskontroll av Ørteren Kraftverk Hol KF og Geilo Lufthavn Dagali AS. Forvaltningsrevisjon av «Styring og oppfølging av aksjeselskaper, kommunale foretak, interkommunale selskaper og interkommunalt samarbeid», samt internkontroll, herunder anskaffelser, samt forebygge korrupsjon og svart økonomi». Kontrollutvalget ønsker et forslag fra Kommunerevisjonen IKS når hver enkelt av disse kan gjennomføres og en budsjettpris. Annet: - Neste møte: 04.04.2017 - Saker neste møte: - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Hol, 06.02.2017 Jan Magnus Bjørne-Larsen Rigmor Grue Rygg Hans Ola Larsgard leder nestleder medlem Lars Hamarsbøen medlem Liv Jorunn Øvrejorde medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Hol kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 8