KONKURRANSEGRUNNLAG Bistand til søk etter kandidater til stilling (Executive Search) Konkurransegrunnlag Revidert 6.11.2015 1 av 7
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Kort beskrivelse av behov og omfang... 3 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.4 Kontrakt... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Levering av tilbud og tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Veiledning til utfylling av SSA-B bilag... 4 2.5 Vedståelsesfrist... 5 2.6 Behandling av tilbud... 5 2.7 Tilleggsopplysninger... 5 3 TILDELINGSKRITERIER... 6 3.1 Tilbudt kompetanse... 6 3.2 Oppdragsforståelse... 6 3.3 Pris... 6 3.4 Eventuell presentasjon... 7 4 VEDLEGG... 7 Konkurransegrunnlag Revidert 6.11.2015 2 av 7
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Akershus fylkeskommune er inne i en spennende utvikling med betydelig befolkningsvekst og viktige utviklingsprosjekter. Dette stiller store krav til fylkeskommunens arbeid med regionens samlede samferdselspolitikk. En av fylkeskommunens hovedoppgaver er samferdselsplanlegging. Fylkeskommunen skal samordne og se fylkesveier, kollektivtransport og tilrettelegging for syklende og gående i en større sammenheng. Akershus fylkeskommune deltar i en rekke prosjekter både regionalt, nasjonalt og internasjonalt, for å sikre best mulig utvikling av samferdsel og by- og tettstedsutvikling i fylket. Innenfor samferdselssektoren samarbeider vi med bl.a. fylkets kommuner, regionrådene, Oslo kommune, Jernbaneverket, Statens vegvesen og Ruter. Akershus fylkeskommune innehar rollen som regional utviklingsaktør og ønsker å utvikle denne videre. Enheten vil ha en helt sentral oppgave i dette arbeidet. Fylkeskommunen er helt sentral i denne utviklingen gjennom sitt spesielle ansvar for fylkesveier og kollektivtransport, men også i rollen som planmyndighet og strategisk påvirker overfor nasjonale myndigheter. Denne anskaffelsen gjennomføres av Akershus fylkeskommune (AFK), som i det følgende benevnes som oppdragsgiver. 1.2 Kort beskrivelse av behov og omfang Oppdragsgiver ønsker 1 leverandør for bistand til søk (Executive Search) etter kandidater til stillingen fylkesdirektør samferdsel. Stillingen er organisatorisk plassert i fylkesrådmannens toppledergruppe, og rapporterer til fylkesrådmannen. Det er behov for å kartlegge aktuelle bransjer, miljøer, kilder, nettverk, databaser eller annet relevant informasjon før selve søket starter. Vi ønsker en samarbeidspartner som har både nettverk, kilder og nødvendig erfaring for å finne de beste kandidatene til denne stillingen innen samferdselsområdet. Det planlegges at søknadsfristen for stillingen er i slutten av januar 2016. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Carl Henriksen E-postadresse : carl.henriksen@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. Konkurransegrunnlag Revidert 6.11.2015 3 av 7
1.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for bistand, SSA B, se vedlegg 1. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr. 500 000 ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen kunngjøres på doffin.no til tross for at kunngjøringsplikt ikke foreligger (frivillig kunngjøring). Konkurransen gjennomføres derfor i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. AFK forbeholder seg rett til å forhandle nærmere om både forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. AFK forbeholder seg rett til å forkaste samtlige tilbud. 2.2 Levering av tilbud og tilbudsfrist Tilbudet skal leveres på e-post til tilbud@afk.no innen 7. 12.2015, kl. 12.00. E-post skal merkes «Tilbud Avtale om bistand til søk» i emnefeltet, og inneholde følgende filer (PDF-format): 1. Tilbudsbrev (skal signeres av person med fullmakt) 2. Utfylte SSA-B bilag. Se punkt 2.4. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 50: Tilbudsfrist Uke 51 Eventuelle presentasjoner. NB: Se punkt 3.5 for tidspunkt. Uke 51: Melding om valg av leverandør Uke 51: Signering av avtalen 2.4 Veiledning til utfylling av SSA-B bilag Bilag Veiledning 1 Beskrivelse av bistanden Bilaget inneholder beskrivelse av oppdragsgivers krav/behov. Tilbyder skal beskrive sin leveranse med utgangspunkt i oppdragsgivers beskrivelse. Tilbyder skal i dette bilaget også beskrive tilbudt konsulents kompetanse. CV for tilbudt konsulent skal vedlegges. 2 Prosjekt- og fremdriftsplan Bilaget er fylt ut av oppdragsgiver. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers fremdriftsplan. Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. Konkurransegrunnlag Revidert 6.11.2015 4 av 7
3 Administrative bestemmelser Bilaget skal fylles ut av tilbyderen. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers opplysninger og krav, og relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 4 Samlet pris og prisbestemmelser. Tilbyder skal kun fylle inn navn og totalpris i dette bilaget. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers krav, og relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). 5 Endringer i den generelle avtaleteksten. Bilaget inneholder en endringstabell. Eventuelle avvik og forbehold skal av tilbyder fylles inn i dette bilaget. Det gjøres oppmerksom på at avvik og forbehold kan medføre at tilbudet blir avvist. 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen. Inneholder en endringstabell. Ikke aktuelt å fylle ut før avtaleinngåelse. 2.5 Vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg sitt tilbud i en (1) måned fra tilbudsfristen oppgitt over. 2.6 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.7 Tilleggsopplysninger Spørsmål til konkurransen, eller henvendelse om tilleggsopplysninger, sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Avtale om bistand til søk» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 12.00, 1. desember 2015. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. Konkurransegrunnlag Revidert 6.11.2015 5 av 7
3 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjon Evaluering Tilbudt kompetanse 50 % Utfylt SSA-B bilag 1 Se punkt 3.1 nedenfor Oppdragsforståelse 25 % Utfylt SSA-B bilag 1 Se punkt 3.2 nedenfor Pris 25 % Utfylt SSA-B bilag 5 Se punkt 3.3 nedenfor NB: Oppdragsgiver vil først evaluere tilbyderne med hensyn til tilbudte konsulenters kompetanse. Inntil tre tilbud (de beste på kriteriet) vil gå videre i konkurransen og bli evaluert med hensyn til oppdragsforståelse og totalpris. 3.1 Tilbudt kompetanse Tilbudt kompetanse skal beskrives i en dedikert besvarelse, pr. konsulent, som kronologisk besvarer erfarings- og kompetanseområdene som er angitt i matrisen, i SSA-B, bilag 1 punkt 2. I tillegg skal konsulentenes CV vedlegges. Tilbudt kompetanse vil bli vurdert ut fra grad av relevant erfaring og kompetanse. Erfaring fra tilsvarende oppdrag hos offentlige oppdragsgivere vil vurderes som særlig positivt. Besvarelsen skal inngå i tilbyderens utfylte SSA-B bilag 1. Det vil bli gitt inntil 50 poeng til den enkelte tilbyder for dette kriteriet. 3.2 Oppdragsforståelse Tilbyder skal beskrive sin leveranse, herunder metode og kandidatutvelgelse, med utgangspunkt i oppdragsgivers beskrivelse (SSA-B bilag 1). Beskrivelsen skal være på maksimum tre sider tekst (illustrasjoner el. tabeller kan komme i tillegg). Beskrivelsen skal inngå i tilbyderens utfylte SSA-B bilag 1. Oppdragsgiver vil vurdere hvilken grad av oppdragsforståelse som utvises i beskrivelsen. Det vil bli gitt inntil 25 poeng til den enkelte tilbyder for dette kriteriet. 3.3 Pris Laveste tilbudte totalpris vil gi maksimal poengsum (25 poeng). Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudte totalpris Tilbudt totalpris X 25 = Poengsum pris Konkurransegrunnlag Revidert 6.11.2015 6 av 7
3.4 Eventuell presentasjon Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innkalle inntil tre tilbydere til en presentasjon av tilbudt konsulent og tilbudet for øvrig. En eventuell reduksjon av tilbud i konkurransen vil vurderes på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. NB: Tilbydere bes holde av 15. desember klokken 12.00 til 15.00. 4 Vedlegg 1 SSA-B 2 SSA-B Bilag 23.11.2015 Tron Bamrud fylkesrådmann Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. Konkurransegrunnlag Revidert 6.11.2015 7 av 7