Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse under EØS-terskel ved anskaffelse av: Bygningsmessige arbeider bygg 50 og 51, Campus Gimlemoen: Tre-/snekkerarbeider Saksnummer 2011/966
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Om Universitetet i Agder (UiA)... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kunngjøring... 3 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon... 3 1.5 Oppdeling av leveransen... 3 2. Gjennomføring av konkurransen... 3 2.1 Språk... 3 2.2 Konkurranseform... 3 2.3 Fremdrift for anskaffelsen... 4 2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen... 4 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader... 4 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 4 2.7 Offentlighet... 5 2.8 Transport... 5 2.9 Rydding og rengjøring... 5 2.10 Byggeledelse... 5 2.11 Fremdrift... 5 2.12 Mengderegulering... 5 3. Krav til leverandøren... 6 3.1 Krav til søknad om kvalifisering... 6 3.2 Frist for levering av tilbud... 7 3.3 Leveringsadresse... 7 3.4 Merking... 7 3.5 Åpning og håndtering av tilbud... 7 4. Krav til tilbudet... 7 4.1 Tilbudsdokumentet:... 7 4.2 Tilbudets gyldighet... 8 4.3 Alternative tilbud... 8 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud... 8 5. Avgjørelsen... 8 5.1 Tildelingskriterier... 8 5.2 Avvisning... 8 5.3 Kontraktstype - NS 8406... 9 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2)... 9 5.5 Forbehold... 9 6. Dokumentoversikt: Konkurransegrunnlag og vedlegg... 9 Konkurransegrunnlag Side 2 av 11
1. Innledning 1.1 Om Universitetet i Agder (UiA) Universitetet i Agder (UiA) har nyttår 2010/11 samlet all virksomhet på Campus Grimstad i Jon Lilletuns vei eller på Campus Kristiansand på Gimlemoen. Det er godt tilsig av nye studenter og ansatte. Det krever at undervisningsarealer og kontorarealer forvaltes og utvikles på en dynamisk måte i forhold til de behov som finnes til enhver tid. 1.2 Anskaffelsens formål I den forbindelsen er det besluttet å ominnrede bygg 50 på Gimlemoen til kontorformål. Bygget kommer til å inneholde 38 arbeidsplasser i 33 kontorer og 2 møterom med 12 plasser. Som følge av dette må det gjøres mindre arbeider også i bygg 51 (utvidelse av ett klasserom, etablering av 3 kontorer og en kjøkkenkrok). Bygg 51 helt ferdig før 8. juli, og bygg 50 helt ferdig før 9. september. (se punkt 2.3) 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen 13.04.2011. 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon Se kravspesifikasjon bygningsmessige arbeider (Vedlegg 1a og 1b), prismatrise (vedlegg 2), branntegning/beskrivelse og tegninger for ytterligere informasjon. Prismatrisen (vedlegg 2) skal fylles ut elektronisk basert på kravspesifikasjonene (vedlegg 1a og 1b) og leveres i xls-format. Det skal ikke endres på dette formatet. Tilbyder kan skrive inn kommentarer i kommentarfeltet i prismatrisen. 1.5 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å forespørre om deltakelse på deler av anskaffelsen. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Universitetet i Agder skal inngå kontrakt med en leverandør for anskaffelsen beskrevet i dette anbud. Denne anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse under EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II. Kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag sendes ut i samlet dokumentasjon (dette dokument). Søknad om deltakelse i konkurransen og tilbud skal leveres inn samtidig, og innen tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlag Side 3 av 11
2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Kunngjort i Doffin onsdag 13.04.2011 Estimat Utsendelse av konkurransegrunnlag onsdag 13.04.2011 Estimat Befaring tirsdag 26. april kl. 10:00 Fast Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlag mandag 02.05.2011 Fast Tilbudsfrist mandag 9. mai kl. 12:00 Fast Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud 10-13. mai Estimat Kunngjøring av resultat mandag 16.05.2011 Estimat Kontraktstildeling tirsdag 31.05.2011 Estimat Byggearbeider, 5 uker 6. juni-8. juli, ukene 23-27 Estimat Bygg 51 må være ferdig før ferien fredag 8. juli Fast Fellesferie, byggeplass/uia ukene 28, 29 og 30 9.-31. juli, ukene 28-30 Byggearbeider, 6 uker 1. august-9. september, ukene 31-36 Bygg 50 ferdig fredag 9. september Fast Bygg 50/51 er reservert for befaring tirsdag 26. april kl 10-14 Datoene for ferdigstillelse er absolutte - tidligere ferdigstillelse blir vurdert som positivt. 2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA 8-2. Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Øjvind Madsen ojvind.madsen@uia.no 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudsbefaring tirsdag 26. april kl. 10:00. Fremmøte ved bygg 50. Konkurransegrunnlag Side 4 av 11
2.7 Offentlighet Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 2.8 Transport Leverandør må selv sørge for lossing og lasting av biler. Leverandør er ansvarlig for å benytte egnet transportutstyr slik at ferdig overflater ikke blir skadet. Videre er leverandøren ansvarlig for nødvendig tildekking / polstring dersom dette er påkrevd for å beskytte overflater / utstyr. 2.9 Rydding og rengjøring Hver enkelt leverandør er pålagt fortløpende rydding / rengjøring etter egne arbeider / leveranser. Emballasje og annet søppel skal fortløpende samles sammen og fjernes fra byggeområdet. Leverandørene skal selv bekoste bortkjøring av dette til dertil egnet sted. Dersom disse kravene ikke blir ivaretatt, vil UiA selv sørge for dette for leverandørs regning og risiko. 2.10 Byggeledelse Statsbygg representert ved Kay Rune Larsen står for byggeledelse/koordinering mellom fagene. 2.11 Fremdrift Leverandører forplikter seg til å følge den til enhver tid gjeldende fremdriftsplan og delfrister / ferdigstillelse skal være bindende. Leverandøren skal: Aktivt medvirke til revisjon av fremdriftsplaner. Akseptere at det ikke kan til enhver tid påregnes en fullt ut rasjonell framdrift. Det settes store krav til samarbeidsvilje og elastisk koordinering. Omgående varsle dersom man blir oppmerksom på at en forsinkelse eller en hindring kan forventes å oppstå. Være representert med en ansvarlig person med fullmakter til å forplikte firmaet både økonomisk og teknisk, samt være tilgjengelig for å løse evt. problemer som måtte oppstå. 2.12 Mengderegulering UiA forbeholder seg retten til å kunne justere mengder tilsvarende 10 % av samlet kontraktsverdi. Konkurransegrunnlag Side 5 av 11
3. Krav til leverandøren 3.1 Krav til søknad om kvalifisering Leverandøren må vedlegge følgende dokumentasjon for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: 1. Signert tilbudsbrev 2. Skatteattester (2 stk) Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. 3. HMS - erklæring, utfylt og signert Skjema for HMS egenerklæring er lagt inn bakerst i dette dokumentet. 4. Firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund Utenlandske leverandører skal godtgjøre at de er registrert i et bransjeregister eller annet foretaksregister i det land hvor leverandør er etablert. 5. Bevis på finansiell stilling Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste år skal vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom regnskap for siste år ikke er ferdigstilt ved kvalifikasjonsfristen, skal midlertidig regnskap vedlegges. 6. Faglige kvalifikasjoner Leverandør skal dokumentere leveranser av tilsvarende omfang de siste 3 år ved å legge ved en oversikt som viser verdi, tidspunkt og mottaker med kontaktinformasjon. Mottaker kan bli kontaktet ved behov. Konkurransegrunnlag Side 6 av 11
7. Miljøprofil Beskrivelse, eventuell dokumentasjon på virksomhetens miljøprofil skal vedlegges tilbudet. I den utstrekning dette er satt i system, eksempelvis etter den internasjonale miljøstandarden ISO 14001 eller tilsvarende, ønskes dette beskrevet / dokumentert. Skjema for miljøerklæring er lagt inn bakerst i dette dokumentet. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad om deltakelse blir avvist, jfr. FOA 11-10. 3.2 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen mandag 09.05.2011 kl. 12:00. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent, vil bli avvist. 3.3 Leveringsadresse Søknad om deltakelse og tilbudet skal sendes eller leveres til: Sendes til: Universitetet i Agder kontorleder Øjvind Madsen postboks 422 4604 Kristiansand eller leveres til: Universitetet i Agder Øjvind Madsen, rom D3-019 Bygg 25D (Servicebygg m/bibliotek), Gimlemoen, Kristiansand 3.4 Merking Tilbud skal merkes: Bygg 50/51 Gimlemoen, bygningsmessige arbeider, skal ikke åpnes. 3.5 Åpning og håndtering av tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Søknadene/tilbudene vil ikke bli returnert. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Det skal leveres tilbud på oppdrag som beskrevet i kravspesifikasjon/mengdeoppstilling. Alle tilbydere må prise tilbudet i henhold til vedlagte prismatrise i xls-format. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. Avtale vil basere seg på vedlagte avtaledokument og tilbudet skal besvares iht bilagsstruktur i denne. Det gjøres oppmerksom på at tilbyder ved formulering av bilagene må ta hensyn til at disse eventuelt skal brukes som kontraktstekst, og at de dermed ikke må inneholde generell informasjon eller salgsargumentasjon. Slik informasjon skal fremsettes i tilbudsbrevet. Konkurransegrunnlag Side 7 av 11
Tilbud skal leveres i 2 eksemplar, samt 1 elektronisk eksemplar på CD/DVD/annet elektronisk medium. Det elektroniske medium kan inneholde flere filer, men skal under enhver omstendighet inneholde en (1) fil som er identisk med den skriftlige versjonen. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjon være gjeldende. 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 4.1 5. Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor (6) er høyest og (0) er lavest. Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier vil bli lagt til grunn ved valg av tilbud: Tildelingskriterium Vekt Pris 80 % Leveranse 20 % Tildelingskriterium Pris: Dokumenteres med utfylte priser i Prismatrise, jf vedlegg 2. Tildelingskriterium Leveranse: Leveransen vil bli evaluert ut fra følgende kriterium: Planlagt prosjektgjennomføring Tilbyder skal levere en prosjektgjennomføringsplan som viser ressursinnsats og framdriftsplan for de ulike fasene i leveransen. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA 11-11 til 11-12 komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. Konkurransegrunnlag Side 8 av 11
5.3 Kontraktstype - NS 8406 Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontrakt (vedlegg 3) som igjen knytter an mot NS 8406 Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytes tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjelder, skal følgende bestemmelse med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). 5.5 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 6. Dokumentoversikt: Konkurransegrunnlag og vedlegg 1 0-Konkurransegrunnlag_bygningsmessige_arbeider (dette dokumentet). 2 1a-Vedlegg_1a-Kravspesifikasjon_bygg_50 3 1b-Vedlegg_1b-Kravspesifikasjon_bygg_51 4 2-Vedlegg_2-Prismatrise_bygningsmessige arbeider 5 3-Vedlegg_3-Avtaledokument 6 4a-Brannplantegning - bygg 50 7 4b-Brannteknisk notat 12.4.2011 - bygg 50 8 5a-Tegning_A-00 Tegningsliste 9 5b-Tegning_A-20.1 Bygg 50, Plan 1. etasje 10 5c-Tegning_A-20.2 Bygg 50, Plan 1. etg. DEL 1 11 5d-Tegning_A-20.3 Bygg 50, Plan 1. etg. DEL 2 12 5e-Tegning_A-21.1 Bygg 50, Riveplan 13 5f-Tegning_A-30.1 Snitt 14 5g-Tegning_A-40.1 Eksist. fasader - Bygg 50 15 5h-Tegning_A-60.1 Liste dører 16 5i-Tegning_Bygg 51, Riveplan 17 5j-Tegning_Bygg 51, Plan 1.etasje Vedlegg: Skjema for HMS-egenerklæring (side 10 i dette dokumentet) Vedlegg: Skjema for miljøerklæring (side 11 i dette dokumentet) Konkurransegrunnlag Side 9 av 11
Vedlegg: Skjema for HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./- Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr. 62 20-2. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: Konkurransegrunnlag Side 10 av 11
Vedlegg: Skjema for miljøerklæring Miljøerklæring 1. Har bedriften en egen miljøpolitikk og dokumenterte miljømål? Hvis ja, vedlegg dokumentasjon. 2. Stilles det miljøkrav til underleverandørene? 3. Har leverandøren et miljøstyringssystem? Hvis ja, angi hvilken standard eller type system som er i bruk. Legg ved gyldig dokumentasjon. Eksempler på miljøstyringssystem; Svar: Ja/Nei ISO 14001: EMAS: Miljøfyrtårn: Annet (eget) system: 4. Planlegges det miljøsertifisering av bedriften? Hvis ja, når vil den være gjennomført? 5. Kun for leverandører som leverer varer: Er bedriften medlem i godkjent ordning for innsamling og gjenvinning av emballasjeavfall? Hvis ja, legg ved gyldig medlemsbevis. 6. Øvrig informasjon (dokumenteres på vedlegg) Dato: Jeg bekrefter at opplysningene i dette skjemaet er gitt etter beste skjønn og inneholder etter mitt vitende ikke feilaktige opplysninger. Jeg er kjent med at feilaktige opplysninger kan medføre at avtalen heves. Jeg er videre inneforstått med at kredittopplysning og annen offentlig informasjon kan bli innhentet. Sted og dato: Navn i blokkbokstaver: Underskrift: Ansvarlig leder leverandør Konkurransegrunnlag Side 11 av 11