NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Fakultet for naturvitenskap og teknologi Møtereferat Møte i ledergruppen Til stede: Dekanus Bjørn Hafskjold (BH) Fung. prodekanus Åse Krøkje (ÅS) Instituttleder Eivin Røskaft (ER) IBI Instituttleder Arne Strøm (AR) IBT Instituttleder Bjørn Torger Stokke (BS) IFY Fung. instituttleder Knut Schrøder (KS) IKJ Instituttleder Sigurd Skogestad (SS) IKP Instituttleder Tor Grande (TG) IMT Student FTR siv.ing. Martin A. Sværen (MS) Student FTR realfag Kristin Tyldum Kjøglum (KK) Fra administrasjonen: Fakultetsdirektør Geir Walsø (GW) Seksjsonsjef Heidi Hugdal (HH) Rådgiver Terje Olsen (under NTL-sakene 83/05 og 84/05, som ble behandlet først) Kopi til: Instituttene Saksbehandler: Geir Walsø Dato: 12.10.2005 Signatur: Arkiv: Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Tid: tirsdag 11. oktober 2005, kl 0815-1150 BH ønsket den nye ledergruppen velkommen og orienterte om at Åse Krøkje vil fungere som prodekanus i første omgang ut oktober. Knut Schrøder fungerer som instituttleder ved IKJ inntil David Nicholson er tilbake. På oppfordring fra dekanus ble det gikk uttrykk for følgende aktuelle saker og forventninger til arbeidet i ledergruppen: Bedre dialog med dekanus (KK, MS) Innovasjon, god studentrekruttering, lærerutdanning innenfor realfag (KS) Studentrekruttering viktigst, ubyråkratisk ledelse og administrasjon (AS) Rekruttering av studenter og vitenskapelig personale, faglig fornyelse (TG) Lederstil preget av åpenhet og inkludering, sammenliknbare data for fordeling av budsjett, stillinger, etc (BS) Utvikling av et godt og helhetlig lederteam, rekruttering av studenter og vitenskapelig personale, godt fagmiljø med høyt vitenskapelig nivå (ER) BH la fram sine tanker om ledergruppens oppgaver og arbeidsform. Ledergruppens viktigste oppgaver gjelder undervisning, forskning, formidling, nyskapning og strategi. Tyngre saker skal normalt behandles i to omganger, først en foreløpig diskusjon som gir saksbehandler retningslinjer for hvordan saken skal utformes, etterfulgt av en sluttbehandling på et senere møte. Eksempler på tyngre saker er strategiplaner, studieplaner, internasjonalisering, merkevarebygging, arbeidsforhold, inntektsfordeling og økonomioppfølgning. Medlemmene i ledergruppen kan gis spesielle oppgaver ved behov. Eksempler på slike oppgaver er å representere fakultetet i enkelte saker, koordinere fakultetets arbeid innen utforming av planer og søknader, utforme høringsuttalelser o.l.. Postadresse Besøksadresse Telefon +47 73 59 41 97 Side 1 av 5 Realfagbygget Høgskoleringen 5 Telefaks +47 73 59 14 10 7491 Trondheim
GW poengterte at en diskusjon om studieprogram og rekrutteringsmateriell er hastesak. BS og SS forbereder kortfattet saksunderlag til møtet 20. oktober. NTL-sak 82/05 Prodekan-funksjoner og arbeidsdeling i fakultetsledelsen Rektor har via dekanmøtet 19.09.05 anmodet dekanene om å diskutere behovet for prodekan(er) ved fakultetene, der rammen for diskusjonen er at det tilsettes to prorektorer for hhv utdanning og læringskvalitet og for forskning og nyskaping, hver med støtte i de sentrale administrative ressurser i Studieavdelingen og i UDs kontor. Rektor ønsker synspunkter på organiseringen av prodekaner eller tilsvarende, eventuelt stabsansvar, omfanget av oppgavene (stillingsandel) og prosessene for å få prodekanene på plass. Rektor konkluderte med at den samlede fakultetsledelsen må komme på plass raskt, og senest til 1. november og et forslag fra dekanene på ordning for eget fakultet så snart det har vært gjennomført en forankringsprosess på fakultetet, og senest til 14. oktober. BH presenterte deretter sine tanker om prodekanfunksjonen: Foreslår å ha en prodekan som setter av ca. 50% av sin tid til denne oppgaven. Prodekanen skal ha følgende oppgaver: 1. Delta i fakultetets ledergruppe og spesielt ivareta noen av fakultetsledelsens oppgaver etter nærmere avtale med dekanus. De oppgavene som det er aktuelt å dele på er: Undervisning på bachelor-, master- og dr. nivå. dette inkluderer ansvar for fakultetets studieprogrammer på alle nivåene og tverrfaglige studieprogrammer. Oppfølging av kvalitetsreformen. Jeg ønsker at dr. programmene ses i sammenheng med masterprogrammene fordi det er en god del overlapp i undervisningen. Forskning og nyskapning. Jeg ønsker at nyskapning skal inkluderes her for å synliggjøre at fakultetsledelsen er opptatt av nyskapning. Fakultetets innsats i satsingsområdene, SFF er og SFI er er også med her. Formidling, inkl. profilering på web og rekrutteringsspørsmål Forhold til SINTEF. Utvikling av nye Geminisentre og representere NT-fakultetet i strategisk samarbeid med SINTEF på fakultetsnivå. Kontakt utad, dvs. i nasjonale råd, kontakt mot Forskningsrådet, industrikontakt inkl. deltagelse i Samarbeidsforum, kontakt mot EU og annen internasjonal kontakt på vegne av fakultetet. 2. Stedfortreder for dekanus i fagpolitiske spørsmål. Det betyr at prodekanus må være godt involvert i dekanatets oppgaver. 3. Diskusjonspartner for dekanus i fagpolitiske spørsmål. Den etterfølgende diskusjonen klargjorde at de viktigste oppgavene for fakultetsledelsen er tatt med. De to prodekanene (BS og ÅS) i forrige periode hadde brukt mye tid også på utenomfakultære og sentrale oppgaver i tillegg til å ivareta ledelse av hhv undervisnings- og forskningsutvalg. Ulike syn mht behovet for én eller to prodekaner ble uttrykt, og hvilken løsning andre fakulteter bør muligens spille inn. Det var enighet om BHs konklusjon om at omfanget av arbeidsoppgavene og fordeling av oppgaver mellom dekanus og prodekanus må avklares og ses i sammenheng med fakultetsdirektørens oppgaver før antallet bestemmes. NTL-sak 83/05 Status for utviklingen av kvalitetsutviklingssystem ved fakultetet Ledergruppen tar til etterretning Terje Olsens informasjon om at det er etablert et nettsted under INNSIDA (Støttesystem for utdanningskvalitet ved NTNU), som hjelpemiddel/huskeliste for kvalitetssikringarbeidet. Fakultetet har nylig sendt brev til instituttene om studieplanarbeidet for 2006/2007. Gjenstående arbeidsoppgave er bl a å bestemme hvordan sensurordningen skal Side 2 av 5
gjennomføres ved fakultetet. Det må videre etableres studieprogramråd for alle studieprogram ved fakultetet, og lederne for disse må enten være medlemmer av fakultetets undervisningsutvalg eller delta på møter i ledergruppen, for å sikre gjennomløpende representasjon og forankring i fakultetsledelsen. BH ønsker at fakultetet er representert i pilotprosjektet for bl a å dra lærdom av prosessen, og tar sikte på å finne to faglærere for hvert studieløp innenfor kjemi og/eller fysikk som kan delta, sammen med en representant fra fakultetsadministrasjonen. NTL-sak 84/05 Emnebeskrivelser og vurderingsfrom Ledergruppen er samstemt i at midtveisevalueringer i en eller annen form må opprettholdes som pedagogisk virkemiddel for å få studenter til å arbeide jevnt. I hovedsak skal alle tiltak som gjennomføres være beskrevet under emnebeskrivelsene i studieplanen. Eventuelle endringer må klareres med alle berørte studenter, f eks via It s learning. Fakultetet skriver brev til FUS der følgende forhold belyses: Det er fortsatt ønskelig å ha mulighet for å gjennomføre forskjellige typer av evaluering og ulike måter å gjøre dette på, bl a for å høste erfaring med nye evalueringsformer. Fakultetet erkjenner at spilleregler ikke skal endres undervegs, og vil sørge for at gjennomførte tiltak er i samsvar med emnebeskrivelsene. Nye metoder bør likevel kunne iverksettes raskere dersom det er 100% oppslutning blant studentene. Det må avklares hvordan en skal forholde seg til tiltak som Ystenes-metoden og liknende, som både av studenter og faglærere vurderes som positive virkemidler, dersom studenter leverer klage på sluttkarakteren. NTL-sak 85/05 Vitenskapelig stilling i organisk kjemi/nmr ved Institutt for kjemi Ledergruppen gir sin tilslutning til at vitenskapelig stilling i organisk kjemi/nmr utlyses. Stillingen anbefales utlyst som førsteamanuensis. Det ble poengtert at det må være samsvar mellom opplysninger i korttekstversjonen og den fullstendige utlysingsteksten. BH ønsker at framlegg om stillinger i framtiden også relateres til undervisningsgrunnlaget og derved budsjettsituasjonen og fakultetets økonomi. NTL-sak 86/05 Søknader til vitenskapelige stillinger Ledergruppen anbefaler at fakultetet aksepterer å motta søknader til vitenskapelige stillinger i elektronisk format. Søknadenes vedlegg kan derved videresendes til både instituttet og sakkyndig komite, noe som vil være arbeidsbesparende også for administrasjonen. Det må etableres rutiner for hvordan elektronisk format skal benyttes. Rutinene må kvalitetssikres godt før ordningen settes ut i livet. Fakultetet bør samordne dette med resten av NTNU. NTL-sak 87/05 Vannlekkasjer Ledergruppen tar de utsendte rapporter til etterretning og konstaterer at vannlekkasjer påfører fagmiljøene store og kostbare skader. Instituttlederne har ansvar for å påse at alle slangekoplinger er sikret. Dette er blant annet tema ved høstens HMS-runder. Side 3 av 5
NTL-sak 88/05 Årsrapport 2005 Ledergruppen til IFYs rapport for 2004 til orientering og tar til etterretning at alle instituttene skal utarbeide tilsvarende årsrapport fra og med 2006. BH ser det som ønskelig at flest mulig institutter også lager årsrapport for 2005. NTL-sak 89/05 Fakultetsrådet nominasjon av eksterne representanter Ledergruppen tar til etterretning at saken er oversendt fra rektor med ønske om forslag fra den nye fakultetsledelsen. Instituttlederne anmodes om å fremme forslag på eksterne medlemmer. Forslagene sendes postmottak@nt.ntnu.no innen arbeidstidens slutt fredag 14. oktober. Forslagene drøftes og saken sluttbehandles i neste ledermøte 20. oktober. NTL-sak 90/05 Avklaring av kontraktsmessige forhold vedrørende samarbeidsprosjekter finansiert av Forskningsrådet Ledergruppen tar brevet fra økonomiavdelingen om saken til etterretning. NTL-sak 91/05 NTNU 2020/HIST 2020 Ledergruppen diskutert saken i lys av e-post fra rektor, der følgende spørsmål ønskes besvart (svar gitt i kursiv). 1. Er det noe som tilsier at ditt fakultets fagmiljøer bør være tettere geografisk samlet enn i dag? Hvilke institutter gjelder dette i så fall? NT-fakultetets fagmiljøer er i hovedsak godt geografisk samlet, men har av praktiske årsaker noen satellitt -miljøer i biologi. Det er ønskelig med bedre geografisk nærhet innenfor enkelte institutter, men fakultetet erkjenner at dette eventuelt kan løses ved interne rokkeringer. 2. Er det noen faglige synergier som bør ivaretas eller utvikles mellom ditt fakultet (enkeltinstitutter) og andre fagmiljøer ved NTNU som krever fysisk nærhet? Hvilke miljøer bør være nærmest ditt fakultet på en fremtidig campus, inkludert de som er nærmest i dag? Dette er delvis ivaretatt der det er behov, for eksempel innenfor nevrobiolgi, som er samlokalisert med fagmiljøet for øvrig i nevrovitenskap. Fakultetets og NTNUs virksomhet innenfor utdanning av realfagslærere ville kunne organiseres bedre dersom PLU hadde vært lokalisert på Gløshaugen. 3. Er det noen faglige synergier som bør ivaretas eller utvikles mellom ditt fakultet og miljøer ved SINTEF som krever fysisk nærhet og eventuelt relokalisering i forhold til dagens lokalisering? Dette er i stor grad realisert. 4. Er det noen faglige synergier som bør ivaretas eller utvikles mellom ditt fakultet og miljøer ved HiST som krever fysisk nærhet og eventuelt relokalisering i forhold til dagens lokalisering? Økt bruk av fakultetets laboratorier innenfor grunnleggende emner i kjemi og kjemisk prosessteknologi kan være en mulig løsning. Fysisk nærhet ville muligens også være nyttig ifm rekruttering til master i cellebiologi for medisinsk-teknisk personell fra bioingeniørutdanningen og eventuelt samspill med master i molekylærmedisin ved DMF. 5. Er det noen faglige synergier som bør ivaretas eller utvikles mellom ditt fakultet og miljøer ved St. Olavs hospital som krever fysisk nærhet og eventuelt relokalisering i forhold til dagens lokalisering? Fakultetet opplever at dagens geografiske nærhet til DMF/St.Olavs hospital er tilstrekkelig god mht samarbeid. Side 4 av 5
6. Er det noen faglige synergier som bør ivaretas eller utvikles mellom ditt fakultet og institusjoner i Trondheim som krever fysisk nærhet og eventuelt relokalisering i forhold til dagens lokalisering? Samarbeid innenfor biologi med NINA kunne vært utviklet bedre dersom NINA hadde bedre geografisk nærhet til Gløshaugen enn tilfellet er i dag. KK vil i tillegg sende et notat med oppsummering av resultatene fra et delprosjekt i NTNU 2020/HiST 2020 NTL-sak 92/05 Budsjettprosessen 2006 Ledergruppen tar til etterretning opplysninger om prosessen og fremdriftsplan og at aktivitetsbudsjett som omfatter alle inntekter, inkludert overhead (69-kontoen) i 2006 må utarbeides innen 1. november. Ledergruppen vil være en sentral aktør i diskusjonen om budsjettfordelingen ved fakultetet. Eventuelt KS refererte til et svarbrev om avlønning av ledere fra rektor om spurte om saken er drøftet i dekanmøtet. BH opplyste at så ikke har skjedd foreløpig. GW minnet om at IBI, IFY og IMT fortsatt ikke har svart på fakultetets henvendelse i juni om utvekslingsavtaler. Ledergruppen har fast møtetid en gang pr. uke (torsdager kl 09:15 12:00). Saker kan tas opp av alle som deltar i ledergruppen. Saker skal meldes skriftlig til fakultetsadministrasjonen (postmottak@nt.ntnu.no) innen arbeidstidens slutt på torsdag for å komme på neste ukes saksliste. Sakene sendes pr vanlig post og epost (pdf-format) innen arbeidstidens slutt på mandag før møtet etterfølgende torsdag. Ledergruppen skal være en del av fakultetets ledelse ved å skape beslutningsgrunnlag for dekanus og iverksette beslutninger. Side 5 av 5