KONKURRANSEGRUNNLAG Hovedbankavtale for Rauma kommune Tilbudsfrist: 25.09.2014 kl. 15.00. Rådgiver:
Innholdsfortegnelse A. Generelle tilbudsregler... 4 A.1 Innledning... 4 A.2 Tilbudsprosedyre... 4 A.3 Generelt... 4 A.4 Informasjon om kommunen og tilbudsgrunnlaget... 5 A.5 Suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget... 5 A.6 Tilbudsfrist, levering av tilbud og vedståelsesfrist... 5 A.7 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 6 A.8 Tilbudsåpning... 6 A.9 Språkkrav... 6 A.10 Krav til utforming av tilbudet... 6 A.11 Krav til utforming av kontrakt... 6 A.12 Kvalifikasjonskrav... 7 A.13 Kriterier for valg av tilbud... 7 A.14 Beslutningsprosessen i kommunen... 9 A.15 Meddelelse og tildeling/kontraktsinngåelse... 9 B. Tilbudskriterier... 9 B.1 Avtalens løpetid... 9 B.2 Kontoorganisering, konsernkontosystem og låneramme... 10 B.3 Rentevilkår og gebyr... 10 B.4 Begrensninger på innskudd... 10 B.5 Betalingsformidling... 11 B.6 Nettbanksystem/Elektronisk betalingsformidling... 11 B.7 Informasjon og rapportering... 12 B.8 Kontaktpersoner... 12 B.9 Cash management / Fremtidige planer... 13 B.10 Kontanthåndtering og Døgnsafetjenester... 13 C. Grunnlagsdata... 14 C.1 Generelt... 14 C.2 Lån... 15 C.3 Innskudd... 16 C.4 Transaksjonsmengde og volum foregående år... 16 C.5 Kommunens dataløsning... 18 2
C.6 Betalingsformidling / Cash management... 19 C.7 Behov for kontanthåndtering... 19 D. Tilbudsskjema... 20 D.1 Konsernkonto og Låneramme... 20 D.2 Rentebetingelser... 20 D.3 Kapitalisering og gebyrer mv.:... 20 D.4 Prisskjema... 21 D.5 Utfyllende beskrivelser... 23 3
A. GENERELLE TILBUDSREGLER A.1 INNLEDNING Hensikten med dette konkurransegrunnlaget er at det ut i fra bankens tilbud klart og tydelig skal fremgå hvilke rentebetingelser og gebyrer som gjelder for de tjenester Rauma kommune regner med å benytte seg av i avtaleperioden. Avtalen vil omfatte Rauma kommune. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Rauma kommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Aksjeselskaper, som kommunen er største eier av og Rauma overformynderi, skal også ha anledning til å knytte seg til avtalen, når det gjelder innskudd og betalingsformidling. Evt. nye virksomheter som kommunen oppretter i avtaleperioden skal også ha anledning til å slutte seg til avtalen. A.2 TILBUDSPROSEDYRE Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Anskaffelsen gjøres som en konkurranse med forhandling. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og får anledning til å levere inn tilbud (et trinnsprosedyre). Oppdragsgiver vil forhandle med de leverandører som tilfredsstiller kravene for deltakelse i konkurransen (kvalifikasjonskravene) og som har en reell mulighet til å nå opp i konkurransen. Forhandlingene gjennomføres som møter. Det foretas kunngjøring direkte i DOFFIN, hvor også konkurransegrunnlaget og tilhørende dokumenter er vedlagt. A.3 GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. 4
A.4 INFORMASJON OM KOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige og være mottatt senest 2 uker før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om kommunen eller om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til Kommunalbanken ved: Kommunalbanken AS v/ Marit U. Harstad eller v/ Lars M. Bekkelund Postboks 1210 Vika Postboks 1210 Vika 0110 Oslo 0110 Oslo e-post: muh@kommunalbanken.no lmb@kommunalbanken.no Forespørsler skal være merket Konkurranse banktjenester Rauma kommune. Alle forespørsler vil bli anonymiserte og alle tilbydere vil få tilsendt alle forespørsler og eventuelle svar fortløpende. A.5 SUPPLERINGER OG ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver tar forbehold om retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget fram til tilbudsfristen løper ut. Dersom endringer kommer så seint at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil slike endringer bli presenterte for alle tilbydere i forhandlingsmøte. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget vil bli meddelt skriftlig til samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet framfor tidligere mottatte konkurransegrunnlag. A.6 TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet inkludert vedlegg skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplette kopier + elektronisk utgave på minnepinne (inkludert sladdet elektronisk versjon av tilbudet) eller lignende (ved motstrid går originaleksemplaret fremfor de andre) i lukket forsendelse merket: Konkurranse - Hovedbankavtale for Rauma kommune til følgende adresse: Kommunalbanken AS v/ Marit Urmo Harstad Postboks 1210 Vika 0110 Oslo Besøksadresse: Haakon VII gt. 5B, 5. etasje (inngang fra Munkedamsveien). 5
Tilbudet må være Kommunalbanken i hende på ovenstående adresse, senest: torsdag den 25.09.2014 kl. 15.00. Innen denne dato og klokkeslett, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli returnert til senderen i uåpnet stand. Tilbudene bes kopiert tosidig og festet i en enkel innbinding (ikke ring-perm). Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Tilbydernes eventuelle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive leverandører. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Tilbudet skal stå ved lag til 30.01.2015. A.7 TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som ett nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. A.8 TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos Kommunalbanken den 25.09.2014 kl. 15.30. A.9 SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. A.10 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de kriteriene som er spesifiserte i dette dokumentet. Utfyllende kommentarer skal bli gitt i oversendingsbrev og i vedlegg. A.11 KRAV TIL UTFORMING AV KONTRAKT Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. Avtaleteksten skal ikke ha vesentlige forbehold fra konkurransegrunnlag. 6
A.12 KVALIFIKASJONSKRAV Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfylling av kvalifikasjonskravene kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Tilbyder må ha tilstrekkelig kompetanse til å kunne oppfylle oppdraget, og bør blant annet ha tidligere erfaring med tilsvarende oppdrag. Dokumentasjon som skal legges ved: Tilbyder skal være en bank registrert i foretaksregisteret og skal legge ved firmaattest e.l. I henhold til kommunens finansreglement pkt. 6, stilles det krav, ved valg av hovedbankforbindelse, om minimum internasjonal kredittrating A eller tilsvarende kredittvurdering. Tilbyder må oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet, dokumentert ved HMS-attest Det skal dokumenteres at tilstrekkelige ressurser blir satt inn ved oppstart av ny bankavtale. Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktspliktene. Dokumentasjon som skal legges ved: - Skatteattest for skatt og merverdiavgift (to attester) i samsvar til skjema RF- 1244. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. - Siste årsberetning (OBS! Vedlegges kun elektronisk) Tilbudet skal utformes innenfor de kriterier som er spesifisert i dette dokumentet. Ved levering av tilbud skal de vedlagte skjema under del D benyttes, utfylt både i tilbudsdokumentet og i vedlagt excel-fil. Utfyllende kommentarer skal gis i oversendelsesbrev og i vedlegg til de enkelte skjema. A.13 KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Basert på de tilbud som mottas vil kommunen velge det som for kommunen totalt sett innebærer det økonomiske mest fordelaktige tilbud. Som del av tilbudet bes tilbyderne også oppgi referanser fra tilsvarende oppdrag. Ved vurdering av det økonomiske mest fordelaktige tilbud vil kommunen vektlegge følgende: 7
A-Pris: Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, provisjoner mv). Eventuelle påviselige omstillingskostnader tilknyttet skifte av bankforbindelse, herunder konsulentbistand fra edb-leverandøren ved tilpasning av filoverføring og eventuelt også endring av filformat. Slike kostnader antas å utgjøre ca. kr. 20.000,-. B Cash management Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B teknologi osv. Avsatt kompetanse i bankens kundeteam. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen. Bankens vilje til løpende kompetanseoverføring innenfor cash management området. Opplæring av ansatte i både kommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen. Bankens beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide med kommunen innenfor dette fagfeltet. C Service og teknisk bistand: Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, historikk og rapportering). Praktiske løsninger av kommunens behov for kontanthåndtering, nattsafe, telling av skillemynt, installering av nettbank. I forbindelse med dekning av kommunens kontantbehov, vil de løsninger som tilbys bli vektlagt. Banker uten filial/-er i kommunen bes spesielt om å redegjøre for hvordan og innenfor hvilke responstider disse behovene kan dekkes. Funksjonalitet, oppetid på nettbank, innskuddsautomater og minibanker. Service og oppfølging i det daglige, herunder responstid på henvendelser etc. D Tilgang på rådgivningskompetanse Hvilken kompetanse, service og oppfølging som kan tilbys kommunen generelt og i det daglige innenfor vanlig drift, finansrådgivning, rentespørsmål, samfunnsøkonomi og bankens kompetanse innenfor kommunal økonomi. Rådgivning og informasjon om nytt regelverk, nye bankløsninger m.v. Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle Rauma kommune (eventuelt mot vederlag) Finansiell rapportering: Hvilken bistand banken kan yte for regelmessig rapportering (med rapporteksempler, ref punkt B7) på kommunens samlede finansportefølje (aktiva og passiva), og i hvilken grad rapporteringen gir grunnlag for vurdering av finansiell risiko og for øvrig tilfredsstiller de krav til finansiell rapportering som følger av kommunens finansreglement og gjeldende forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Kommunen ber om at hvert enkelt punkt beskrives utfyllende i tilbudsskjema punkt D.5. 8
Kriteriene vil bli vektlagt på denne måten: Kriterie: Vekting A Pris 40 % B Cash management 20 % C Service og teknisk bistand 20 % D Tilgang på rådgivningskompetanse 20 % Bankene vil bli vurdert på en skala fra 1-10 hvor 10 er beste poengsum. Under kriterie A vil beste tilbyder få score 10. For de øvrige tildelingskriteriene vil tilbydere som dekker kundens behov fullt ut, kunne få 10. A.14 BESLUTNINGSPROSESSEN I KOMMUNEN Deltakende banker vil bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med kommunen før den endelige beslutningen tas. Møtene planlegges avholdt 15. oktober 2014. Kommunalbanken vil utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt rådmannen. Vedtaket om valg av ny hovedbankforbindelse vil bli fattet av rådmannen. A.15 MEDDELELSE OG TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilket tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten blir inngått. Meddelelse vil bli sendt av Kommunalbanken. B. TILBUDSKRITERIER B.1 AVTALENS LØPETID Rauma kommune ønsker å inngå en 3-årig avtale med opsjon på forlengelse i 1 år. Hvert halvår skal det være oppfølgingsmøter der en diskuterer det generelle samarbeidet, nye tjenester eller lignende. Avtalen går ut etter 3 år dersom ikke kommunen innen 6 måneder før dette tidspunktet har varslet banken om at kommunen ønsker å forlenge avtalen i ett år. Gebyrer og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. 9
Utkast til avtaletekst må vedlegges tilbudet B.2 KONTOORGANISERING, KONSERNKONTOSYSTEM OG LÅNERAMME Rauma kommune vurderer å ha et konsernkontosystem der alle konti som hører til Rauma kommune skal inngå. Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser kommunen sin nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti for ulike innskudd etter kommunen sine behov. Netto saldo på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker Rauma kommune å ha egen konto for skattetrekksmidler og evt andre bundne innskudd. Rauma kommune kan ha behov for trekkramme knyttet til konsernkontoen, og ønsker pris på en trekkramme på kr 10 mill. Kommunen ønsker å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti selv. Dessuten ønsker kommunen å legge inn beløpsavgrensing og disposisjonsrett for de enkelte underkonti. Konsernkontosystemet og nettbankløsningen må ha mulighet til å håndtere dette. B.3 RENTEVILKÅR OG GEBYR Rauma kommunes rente overfor banken skal beregnes ut fra netto av innskudd og lån innenfor etablert låneramme. Bundne innskudd som for eksempel skattetrekk og legatmidler, skal holdes utenfor konsernkontosystemet, men disse konti skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. Andre krav til renteberegning og gebyr: Kommunen ønsker at renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd s NIBOR. Renten bør beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen kalkuleres om mulig etter act./360 dager i året. Renten bør kapitaliseres hvert kvartal. Eventuelle gebyrer bør fortrinnsvis belastes etterskuddsvis pr. kvartal, alternativer kan imidlertid oppgis. B.4 BEGRENSNINGER PÅ INNSKUDD Rauma kommune ønsker å oppnå tilfredsstillende avkasting på sine likvide midler i samsvar med kommunens finansreglement. Dersom kommunen kan oppnå bedre avkasting på midlene ved å plassere andre steder enn i avtalebanken, skal kommunen ha 10
rett til dette. Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. B.5 BETALINGSFORMIDLING Rauma kommunes utbetalinger skjer per i dag hovedsakelig som fil overførsler fra kommunens økonomisystem Visma via nettbank. Transaksjonsmengden tilsier imidlertid at kommunen vil ha store kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse bes alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. Ved plassering av overskuddslikviditet kan det også være aktuelt for kommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Kommunen forventer imidlertid at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette bes kommentert i tilbudet. Sosialtjenesten i NAV har på vegne av Rauma kommune også spesifikke behov for betalingsformidling, se nærmere beskrivelse av dette i pkt. C.6. B.6 NETTBANKSYSTEM/ELEKTRONISK BETALINGSFORMIDLING Rauma kommune er bruker av økonomisystemet Visma Enterprise levert av Visma Unique. Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer fra Visma systemet og tilhørende fagsystemer til banken (begge veier). Kommunen ønsker tilbud på nettbank levert av banken, som fullt ut kan integreres med kommunens reskontrosystem. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved eventuell overgang til ny løsning. Det er ønskelig at tilbyder selv eller via samarbeidspartner kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres som angitt i prisskjema under del D.4. Kunden vil uavhengig av denne konkurransen inngå avtale på betalingsterminaler. Tilbyder bes oppgi minimum 2 referansebrukere av tilbyders nettbank. Referansene bør være kommunekunder. Fortrinnsvis bør kunden være konvertert til tilbyder i løpet av de siste 2 årene. 11
B.7 INFORMASJON OG RAPPORTERING Tilbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem med løpende tilgang til kommunens data. Videre er det ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage prognoser. Forskrift for kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning angir krav til innhold i rapportering til kommunestyret. Det er ønskelig at tilbyder kan tilby kommunen rapporteringsverktøy som er tilpasset kravene i gjeldende finansforskrift. Det forventes at tilbyder månedlig oversender detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet. Kommunen ønsker at banken bistår med rådgivning innenfor plassering og opplåning, dette gjelder også rådgivning innenfor kommunens finansforvaltningsreglement i vid forstand, som kvalitetssikring av kommunens finansreglement med rapporter om plasseringer, lån og finansiell risiko er i henhold til finansstrategien. Kommunen skal imidlertid stå fritt til å benytte andre rådgivere eller forvaltere innenfor det samme fagområdet. Kommunen ønsker å få tilsendt gjeldsporteføljerapporter minimum tre ganger i året: I forbindelse med tertialrapportering (30.04 og 31.08) I forbindelse med årsrapportering (31.12) Rapporten bør som minimum inneholde følgende: Total lånegjeld Gjennomsnittsrente Fordeling fast/flytende rente Gjennomsnittlig rentebindingstid Makro-oppdatering Tilbyder bes å beskrive sine løsninger nærmere under konkurransegrunnlagets punkt D.5. B.8 KONTAKTPERSONER Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner Rauma kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Rauma kommune Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, plassering og lån, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. Kontaktpersoner ovenfor andre kommunale virksomheter som inngår i hovedbankavtalen. 12
B.9 CASH MANAGEMENT / FREMTIDIGE PLANER Rauma kommune ser generelt positivt på utvikling av nye CM-løsninger og effektivisering. Banken bør ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende blant annet; Nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B-teknologi osv. Det er for Rauma kommune viktig at banken er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utviklingen i kommunesektoren. Banken bør vise villighet til å satse på nye effektive løsninger for kommunen, samt at banken bør være en pådriver for å få disse gjennomført. Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor cash management området vil vektlegges. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse av kommunen bes beskrevet. Banken bes også å beskrive hvordan de i kontraktsperioden vil arbeide sammen med kommunen. B.10 KONTANTHÅNDTERING OG DØGNSAFETJENESTER Rauma kommune ønsker tilbud på tjenester innenfor kontanthåndtering og døgnsafe. 13
C. GRUNNLAGSDATA C.1 GENERELT Regnskap Budsjett Øk.plan Øk.plan Øk.plan 2013 2014 2015 2016 2017 Drift: Brukerbetalinger 24.889 27.023 Andre salgs- og leieinntekter 37.132 38.935 Overføringer med krav til motytelse 56.184 34.197 Rammetilskudd 209.414 217.735 216.135 216.135 216.135 Andre statlige overføringer 20.003 14.437 Andre overføringer 3.951 4.266 Inntekts- og formuesskatt 163.941 169.100 169.100 169.100 169.100 Eiendomsskatt 21.643 22.444 22.444 22.444 22.444 Andre direkte og indirekte skatter 5.560 6.185 Sum driftsinntekter 542.718 534.322 Lønnsutgifter 300.570 299.352 Sosiale utgifter 69.303 71.519 Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon 80.008 74.225 Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon 40.785 48.513 Overføringer 47.058 38.655 Avskrivninger 16.101 14.901 Fordelte utgifter -12.463-15.402 Sum driftsutgifter 541.362 531.733 Brutto driftsresultat 1.356 2.559 Renteinntekter og utbytte 15.968 16.450 16.420 16.570 16.620 Mottatte avdrag på utlån 100 100 Sum eksterne finansinntekter 16.068 16.550 Renteutgifter og låneomkostninger 12.935 13.447 Avdrag på lån 20.100 20.350 20.720 21.567 21.516 Utlån 359 150 Sum eksterne finansutgifter 33.393 33.947 Resultat eksterne finanstransaksjoner -17.325-17.397 Motpost avskrivninger 16.101 14.901 14.901 14.901 14.901 Netto driftsresultat 132 62 Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk -23 14
C.2 LÅN Lånegjeld fordelt på kreditor pr. 31. des. 2013(tusen kr.). Type Kommunekassen Lån i Husbanken 21.728 Lån i finansinstitusjoner 373.804 Lån i obligasjonsmarkedet Lån i sertifikatmarkedet Andre lån Samlet gjeld totalt 395.532 Samlet garantiansvar pr. 31.12.2013 48.830 Nye lån i avtaleperioden (som vil bli tatt opp etter tilbudskonkurranse): Opptaksår Antatt nedbetalingstid Volum i 1.000 kroner 2014 2015 75.979 (herav videreformidl.lån 7.500) 2016 42.370 (herav videreformidl.lån 7.500) 2017 25.720 (herav videreformidl.lån 7.500) Det gjøres oppmerksom på at økonomiplanen er gjenstand for årlig politisk behandling og kan bli endret. Som en del av det utvidede konsernkontosystemet, kan det være ønskelig å etablere en låneramme/kredittramme. Lånerammen kan fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. Ønsket kredittramme: 10 Millioner kroner 15
C.3 INNSKUDD Innskudd/innestående pr. 31.12.2013 (i tusen kr.). Type Kommunekassen Sum ordinære konti 53.134 Legatkonti og gavemidler (1 legat i annen bank) 156 Skattetrekkskonto 13.612 Fondsplasseringer Total sum 66.902 Planlegges salg av aktiva som vil påvirke likviditetssituasjonen i avtaleperioden? (f.eks. salg av eiendommer, aksjer og lignende) Det planlegges salg av kommunale utleieboliger til ca 60 mill. i slutten av 2014. Innestående for alle kommunekassens konti siste dag i måneden for perioden januar desember 2013(ekskl. Overformynderiet): Måned i 1.000 kr Måned i 1.000 kr Januar 2013 67.624 Juli 2013 86.821 Februar 2013 64.118 August 2013 64.593 Mars 2013 69.594 September 2013 57.845 April 2013 88.601 Oktober 2013 68.949 Mai 2013 92.921 November 2013 60.109 Juni 2013 83.709 Desember 2013 66.902 C.4 TRANSAKSJONSMENGDE OG VOLUM FOREGÅENDE ÅR Deler av tallmaterialet er framkommet ved bruk av skjønn. Konsernkontosystem Antall Konsernkonto i samsvar med spesifikasjon (J/N) Etableringsgebyr - Konsernkontosystem 1 Årlig administrasjonsgebyr 1 Antall underkonti (pris pr konto) 5 Antall konti med rapportering p.a. (pris pr konto) 1 Antall konti med internrenteberegning (pris pr konto) 5 Opprettelse av nye konti (pris pr. konto) Endring av vilkår pr. konto (pris pr konto) 16
Abonnement sosialhovedkonto pr år Abonnement sideklientkonto pr år Etablering av ny forvaltningskonto Nettbank - drift og etablering Etableringsgebyr 1 Nødvendig programvare 1 Antall abonnement 1 Antall brukere 12 Framskaffelse av historiske bilag - Nettbank Info om antall ikke tilgjengelig Framskaffelse av historiske bilag - Nets Info om antall ikke tilgjengelig Overføring av konto-informasjon Betalingsformidling - utbetalinger Utbetaling lønn 12.169 Utbetaling u/melding 0 Utbetaling m/melding 1.969 Utbetaling m/strukturert melding 2.792 Utbetaling m/kid 10.016 Utbetalingsanvisning 22 EU betaling (EURO i EU) 0 Ordinær overførsel utland 15 Kontoregulering (konto til konto i egen bank) 1.002 Betalingsformidling - innbetalinger OCR - Standardgiro med melding 19 OCR - Standardgiro med KID 16.653 OCR - Standardgiro med fakturanummer OCR - Returfil 985 Cremul - Innbetaling med melding Cremul - Innbetaling med KID Cremul - Innbetaling med fakturanummer Cremul - Data for bankavstemning Avtalegiro uten varsel Avtalegiro med varsel 2.788 Inngående SWIFT Tilknytningsavgift e-faktura B2C 1 E-faktura uten fakturahotell B2C E-faktura med fakturahotell B2C 2.591 Tilknytningsavgift e-faktura B2B 1 E-faktura B2B (startet med EHF i juni 14, vanskelig å vite antall) 300? 17
Kontant innbetaling (innskuddsautomat og kasse) 287 Årsavgift OCR 1 Årsavgift avtalegiro 1 Årsavgift e-faktura B2C 1 Årsavgift e-faktura B2B 1 Betalingsterminaler - leie Antall oppgjørsbehandlinger (pris pr oppgjør) NB! 2 oppgjørsbehandlingsterminaler x 12 mnd 24 Antall transaksjoner (pris pr transaksjon) 6.284 Kontanthåndtering Antall nattsafeposer (pris pr. pose) 238 Leie dropsafe 1 Tillegg for mynt (myntverdi oppgitt) Verditransport - henting/levering av kontanter 12 Sosialkort: Kontantkort uten PIN (ikke kontotilknyttet) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) Sosialkort: Kontokort med PIN (tilknyttet komm.kto.) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) 20 Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) 2 Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) 400 Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) 4000 C.5 KOMMUNENS DATALØSNING Rauma kommune er bruker av økonomisystemet Visma Enterprise levert av Visma Unique. Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer via nettbanken til banken. 18
C.6 BETALINGSFORMIDLING / CASH MANAGEMENT Rauma kommune bruker i dag følgende: Tjeneste E-Faktura B2C E-Faktura B2B Avtalegiro Bank ID Sosialkort/kontantkort I BRUK (ja/nei) Ja Ja Ja Nei Nei Vedr. B2B - EHF ble innført i juni 2014. Sosialtjenesten i NAV har på vegne av Rauma kommune følgende behov: 1. Kommunen ved NAV administrerer enkelte klienters personlige økonomi. Dagens ordning fungerer godt. Kommunen ved NAV har derfor behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det opprettes inntil 2 nettbankkonti pr klient hvor brukers inntekter og utgifter forvaltes etter egne avtaler inngått med den enkelte klient. Det er NAV som styrer/forvalter kontoen i henhold til avtale. Klienten skal ikke kunne belaste kontoen på noen måte men har innsynsrett. Kontantuttak etter uttaksmelding (utstedt av NAV) må kunne innløses på et kontor i kommunens område, eller på annen tilfredsstillende løsning (kortløsning). 2. NAVs klienter er tidvis avhengig av relativt raske utbetalinger, det vil si at klienten trenger pengene samme dag. Til dette brukes i dag uttaksmelding. Tilbyder må beskrive hvordan dette behovet planlegges dekket. Tilbyders eventuelle alternative løsninger på dette ønskes i tillegg beskrevet. 3. Alle klienter ved NAV, med unntak av personer uten identitetspapirer og liknende, bør kunne få opprettet konti, selv om de ikke er funnet kredittverdige. Utbetalinger fra NAV til denne kontoen skal ikke dekke negativ saldo. Tilbyder bes beskrive hvilke løsning de kan tilby. C.7 BEHOV FOR KONTANTHÅNDTERING Kommunen har en hovedkasse lokalisert til serviceavdelingen på rådhuset. I tillegg er det enkelte små kasser. Det leveres oppgjør fra svømmehall og kulturhus i nattsafe. 19
D. TILBUDSSKJEMA D.1 KONSERNKONTO OG LÅNERAMME Tilbys konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA / NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Innvilget låneramme, mill. kr.: D.2 RENTEBETINGELSER Spesifiser rentebetingelsene i tabellen under. Ved p.t. betingelser oppgis innskudd/lånerente. Referanserente NIBOR 3 MND (NIBOR 1 MND) Netto innskudd 1 margin mot basis i % Netto lån 2 margin mot basis i % Trekkrettighet, årlig provisjon i % D.3 KAPITALISERING OG GEBYRER MV.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA / NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Kapitalisering av netto innskuddsrente, antall ganger pr. år: Kapitalisering av netto lånerente, antall ganger pr. år: Belastning av gebyrer ifm. betalingsformidling og lignende, antall ganger pr. år: Renteberegningsmetode: 1 Med netto innskuddssituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. 2 Med netto lånesituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet. 20
Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. Vedlegg nr.: D.4 PRISSKJEMA Se vedlagt Excel-fil til utfylling, prisskjema bes innsendt både i Excel-format og i selve tilbudsdokumentet. Ved avvik i Excel-fil og tilbudsdokument vil priser i tilbudsdokumentet være gjeldende. Angi hvilke gebyrer De vil beregne for å opprette ønsket kontosystem, gebyr for inn- og utbetalingstransaksjoner til leverandører, samt gebyr for andre tilknyttede tjenester. Transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis. Konsernkontosystem Konsernkonto i samsvar med spesifikasjon (J/N) Etableringsgebyr - Konsernkontosystem Årlig administrasjonsgebyr Antall underkonti (pris pr konto) Antall konti med rapportering p.a. (pris pr konto) Antall konti med internrenteberegning (pris pr konto) Opprettelse av nye konti (pris pr. konto) Endring av vilkår pr. konto (pris pr konto) Abonnement sosialhovedkonto pr år Abonnement sideklientkonto pr år Etablering av ny forvaltningskonto Pris (utfylles av bank) Nettbank - drift og etablering Etableringsgebyr Nødvendig programvare Antall abonnement Antall brukere Framskaffelse av historiske bilag - Nettbank Framskaffelse av historiske bilag - Nets Overføring av konto-informasjon Betalingsformidling - utbetalinger Utbetaling lønn Utbetaling u/melding Utbetaling m/melding 21
Utbetaling m/strukturert melding Utbetaling m/kid Utbetalingsanvisning EU betaling (EURO i EU) Ordinær overførsel utland Kontoregulering (konto til konto i egen bank) Betalingsformidling - innbetalinger OCR - Standardgiro med melding OCR - Standardgiro med KID OCR - Standardgiro med fakturanummer OCR - Returfil Cremul - Innbetaling med melding Cremul - Innbetaling med KID Cremul - Innbetaling med fakturanummer Cremul - Data for bankavstemning Avtalegiro uten varsel Avtalegiro med varsel Inngående SWIFT Tilknytningsavgift e-faktura B2C E-faktura uten fakturahotell B2C E-faktura med fakturahotell B2C Tilknytningsavgift e-faktura B2B E-faktura B2B Kontant innbetaling Årsavgift OCR Årsavgift avtalegiro Årsavgift e-faktura B2C Årsavgift e-faktura B2B Betalingsterminaler - leie Antall oppgjørsbehandlinger (pris pr oppgjør) Antall transaksjoner (pris pr transaksjon) Kontanthåndtering Antall nattsafeposer (pris pr. pose) Leie dropsafe Tillegg for mynt (myntverdi oppgitt) Verditransport - henting/levering av kontanter 22
Sosialkort: Kontantkort uten PIN (ikke kontotilknyttet) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) Sosialkort: Kontokort med PIN (tilknyttet komm.kto.) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) Dersom pris på inn- og utbetalingstransaksjoner på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette spesifisert nærmere: Jfr. vedlegg nr.: Spesifiser nærmere i eget vedlegg hvilke informasjonstjenester som vil kunne være tilgjengelig innenfor det nettbanksystemet som tilbys: Jfr. vedlegg nr.: For eventuelle andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler, spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr.: D.5 UTFYLLENDE BESKRIVELSER 23