Hovedbankavtale og forvaltning av startlån for Fræna kommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Hovedbankavtale og forvaltning av startlån for Fræna kommune (Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II. Konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten prekvalifisering) Tilbudsfrist: kl Rådgiver: FINANSinnkjøp AS

2 Innhold A. Generelle tilbudsregler... 4 Innledning... 4 Tilbudsprosedyre... 4 Generelt... 5 Informasjon om kommunen og tilbudsgrunnlaget... 5 Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget... 5 Tilbudsfrist, levering av tilbud og vedståelsesfrist... 5 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 6 Tilbudsåpning... 6 Språkkrav... 6 Krav til utforming av tilbudet... 6 Krav til utforming av kontrakt... 7 Kvalifikasjonskrav... 7 beslutningsprosessen i kommunen... 8 Forbehold og avvik... 8 tildeling/kontraktsinngåelse... 8 B I. Tilbudskriterium ny hovedbankavtale... 9 Kriterier for valg av tilbud... 9 Avtalens løpetid Kontoorganisering/Konsernkontosystem/Trekkrettighet Rentevilkår og gebyr Andre krav til renteberegning og gebyr Begrensninger på innskudd, låneramme/trekkramme og nedbetalingslån Betalingsformidling Nettbanksystem Informasjon/rapportering Kontaktpersoner Cash management / Fremtidige planer Rådgivning innenfor finansforvaltning Kontanthåndtering og Døgnsafetjenester Implementering av hovedbankavtale B II. Tilbudskriterium forvaltning av videre utlån Kriterier for valg av tilbud

3 Forvaltning av kommunens videreutlån C. Grunnlagsdata C.1 Generelt C.2 Lån C.3 Innskudd C.4 Transaksjonsmengde/betalingsformidling foregående år - kommunekassen C.4.1 Innbetalinger(kommunale faktureringer) C.4.2 Utbetalinger C.4.3 Innbetalingsmåte C.4.4 Utbetalingsmåte C.4.5 Dagens bruk av nettbank C.5 Kommunens dataløsning C.6 Kommunens trekkramme C7 Betalingsformidling /Cash management C.8 Behov for kontanthåndtering C. 9 Kommunens Videreutlån D. Tilbudsskjema D. 1 Kontoorganisering/Konsernkonto/Låneramme D. 2 Rentebetingelser og gebyrer D. 2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente): D. 2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: D. 3 Betalingsformidling D. 3.1 Utbetalinger D. 3.2 Innbetalinger D. 3.3 Andre tilknyttede tjenester D. 4 Nettbanksystemer D. 5 Betalingsterminaler D. 7 sosialkort / kontantkort D. 8 Utfyllende beskrivelser D.9 Forvaltning av videreutlån

4 A. GENERELLE TILBUDSREGLER INNLEDNING FINANSinnkjøp AS skal på vegne av den juridiske personen Fræna kommune gjennomføre en tilbudsrunde med henblikk på å inngå rammeavtale på: Banktjenester Hovedbankavtale for Forvaltning av videre utlån Andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Fræna kommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, skal ha rett, men ikke plikt, til å knytte seg til hovedbankavtalen. Virksomhetenes rett til å inngå avtale til disse vilkårene utløper Aksjeselskaper som kommunen er største eier av eller Fræna Kirkelig Fellesråd/menighetsråd og Fræna overformynderi skal ha rett, men ikke plikt, til å inngå avtale på samme vilkår som kommunen, med unntak av kommunens vilkår på kassekreditt. Aksjeselskapenes rett til å inngå avtale til disse vilkårene utløper Dersom kommunen i avtaleperioden omdanner deler av egen virksomhet til 100 % eid aksjeselskap, skal også de nye AS'ene ha rett, men ikke plikt, til å inngå avtale til samme vilkår som kommunen, med unntak av kommunens vilkår på kassekreditt. Alle referanser til "Oppdragsgiver" i konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til Fræna kommune v/finansinnkjøp AS. Alle referanser til "Leverandøren" i konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til tilbyder. TILBUDSPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandling. Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se 4

5 GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget. I tillegg kan eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. INFORMASJON OM KOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige og være mottatt senest 1 uke før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til FINANSinnkjøp AS ved: FINANSinnkjøp AS v/tor Kristian Hansen eller v/ Steinar Mørch-Olsen Dyrløkkeveien 13 Dyrløkkeveien Drøbak 1440 Drøbak e-post : tkh@finansinnkjop.no smo@finansinnkjop.no Forespørsler skal være merket Tilleggsspørsmål hovedbankavtale for Fræna kommune. SUPPLERINGER/ ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original utgave + elektronisk utgave og utgave sladdet for forretningshemmeligheter på CD eller minnepinne (ved motstrid går originaleksemplaret fremfor de andre) i lukket forsendelse merket: Konkurranse - Hovedbankavtale for Fræna kommune til følgende adresse: FINANSinnkjøp AS v/ Tor Kristian Hansen Dyrløkkeveien Drøbak Besøksadresse: Dyrløkkeveien 13, 1440 Drøbak Tilbudet må være FINANSinnkjøp AS i hende på ovennevnte adresse, senest: onsdag kl

6 Innen denne dato og klokkeslettet, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli returnert til senderen i uåpnet tilstand. Originaltilbudet bes kopiert tosidig og festet i en enkel innbinding (ikke ringperm). Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Tilbydernes kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Vedståelsesfrist er TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos FINANSinnkjøp AS den , kl SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de kriteriene som er spesifiserte i dette dokumentet. Utfyllende kommentarer skal bli gitt i oversendingsbrev og i vedlegg. Kommunens videreutlån fra Husbanken forvaltes i dag av ekstern forvalter. Det vil fortsatt være aktuelt å skille ut forvaltning av videreutlån i egen avtale, eventuelt som egen avtale som vedlegg til hovedbankavtalen. Det ønskes derfor tilbud på denne deltjenesten separat. Det kan også evt. inngis tilbud kun på forvaltning av videreutlån. 6

7 I den grad bankens samlede tilbud inkl. forvaltning av videreutlån ikke vil kunne gjelde dersom denne deltjenesten tas ut fra hovedbankavtalen, bes banken i sitt tilbud reservere seg mot dette. Tilbudet bes utformet innenfor ett av tre alternativer: 1. Omfattende hovedbankavtalen og forvaltningen av videreutlån 2. Ekskl. forvaltningen av videreutlån 3. Forvaltningen av videreutlån separat Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. Det skal ikke tas forbehold mot konkurransegrunnlagets krav i avtaleteksten.. KRAV TIL UTFORMING AV KONTRAKT Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. Avtaleteksten skal ikke ha vesentlige forbehold fra konkurransegrunnlag. Videre settes følgende krav til avtaletekst: - Dokumentrang: Denne avtalen består av Fræna kommunes konkurransegrunnlag samt skriftlig utformet avtale fra (tilbyders navn). Dersom konkurransegrunnlaget og skriftlig avtale fra (tilbyders navn) inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rangerte rekkefølge: a) Fræna kommunes konkurransegrunnlag b) Opprinnelig tilbud og eventuelt korrigert tilbud fra tilbyder c) Skriftlig avtale fra (tilbyders navn) KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav dokumentasjon Det kreves at leverandøren har ordnede forhold med hensyn til innbetaling av skatt og merverdiavgift. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Skatteattest (skjema RF-1244) ikke eldre enn 6 mndr. regnet fra tilbudsfristen Merverdiavgiftsattest HMS-egenerklæring Leverandøren organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Firmaattest ikke eldre enn 12 mndr. regnet fra tilbudsfristen Konsesjonsbrev fra tilsynsmyndighet om rett til å drive bankvirksomhet (gjelder bare for tilbud på bankavtale). Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Det kreves at leverandøren har økonomisk evne til gjennomføring av avtalen. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: 7

8 Foretakets siste revisorgodkjente årsberetning og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Fremleggelse av foretakets siste revisorgodkjente årsregnskap eller utdrag fra dette Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag (totalleveranse) Følgende dokumentasjon vedlegges: Overordnet beskrivelse av virksomhetens organisering og kjernekompetanse relatert til anskaffelsen Referanser: Foretakets tilsvarende/relevante leveranser de siste to årene. BESLUTNINGSPROSESSEN I KOMMUNEN Deltakende banker vil bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med kommunen før den endelige beslutningen tas FINANSinnkjøp AS vil utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt rådmannen. Vedtaket om valg av ny hovedbankforbindelse vil bli fattet av rådmannen. FORBEHOLD OG AVVIK Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilket tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten blir inngått. Meddelelse vil bli sendt av FINANSinnkjøp AS. 8

9 B I. TILBUDSKRITERIUM NY HOVEDBANKAVTALE KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Basert på de tilbud som mottas vil kommunen velge det som for kommunen totalt sett innebærer det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud. Ved vurdering av det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud vil kommunen vektlegge følgende: A-Pris: Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, nettbank, betalingsterminaler, bruk av utenlandsk depot for verdipapirer, kontantkortløsninger og andre kostnader). Fræna kommune vil ta hensyn til de kostnader som vil påløpe ved et eventuelt skifte av hovedbankforbindelse. Omstillingskostnadene som legges til grunn i dette anbudsgrunnlaget er kr B Service og teknisk bistand: Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, fleksibilitet, historikk, rapportering, rutiner rundt fullmaktsadministrasjon og fullmaktsregister, med særlig vekt på kommunens egen mulighet til administrasjon av fullmakter). Praktiske løsninger på kommunens behov for installering og drift av betalingsterminaler og innlevering av kontanter, herunder bruk av nattsafe. Service, oppfølging og tilgjengelighet i det daglige. Leverandørens plan for løpende kompetanseoverføring. Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte/forhandlingsmøte C Cash management Følgende i bankens tilbud vil bli spesielt vektlagt: Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, E-faktura, B2B-teknologi og tilpasninger til prosjektet ekommune 2012 Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen. Plan for opplæring og samarbeid med ansatte i både kommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen. D Tilgang på rådgivningskompetanse Beskrivelse av hvordan kompetanseoverføring om nye regelverk, nye bankløsninger og annen relevant bankfaglig informasjon som har relevans for kommunen tenkes gjennomført. Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle Fræna kommune (eventuelt mot vederlag). 9

10 Kommunen ber om at hvert enkelt punkt beskrives i konkurransegrunnlagets punkt D.8 Kriteriene vil bli vektlagt på denne måten: Kriterie: Vekting A - Pris 60 % B - Service og teknisk bistand 20 % C - Cash management 15 % D - Tilgang på rådgivningskompetanse 5 % Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. To tilbud som vurderes likt innenfor et kriterium kan godt få samme karakter. Presisering vedrørende de ovennevnte kriteriene A, B, C og D: Tildelingskriterie A-Pris vil beregnes slik. Det beregnes renteinntekter for forventet innskudd i avtaleperioden og eventuelle trekkrenter for forventet trekk i avtaleperioden. Gebyrpriser ganges opp med forventet transaksjonshyppighet i avtaleperioden. Totalpris blir forventede renteinntekter minus forventede trekkrenter minus forventede gebyrutgifter (samt andre eventuelle kostnader). Vedrørende kriteriet Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, historikk og rapportering). Vi ber tilbyder oppgi minst 2 referansebrukere for sin nettbank. Referansebrukerne bør være fra sammenlignbare kommuner. Referansene kannbli kontaktet og deres opplevelse av fleksibilitet og brukervennlighet når det gjelder tilbyders nettbank vil få utslag i scoresetting for dette kriteriet. Vedrørende kriteriet Praktiske løsninger på kommunens behov for installering og drift av betalingsterminaler og innlevering av kontanter, herunder bruk av nattsafe. ber vi bankens skissere hvilke løsninger de har for å dekke disse behovene, samt hvordan disse løsningene er planlagt implementert. Banker uten filialer i Fræna kommune bes redegjøre for hvordan disse behovene kan dekkes. Fræna kommune søker å erstatte kontantkasser med kontantfrie løsninger, bankene bes beskrive sine løsninger og hvordan de tenkes implementert for å redusere antallet kontantkasser. Vedrørende kriteriet Service, oppfølging og tilgjengelighet i det daglige, vil de planer tilbyder skisserer for halvårlige oppfølgingsmøter vektlegges, også planer for oppfølging mellom de halvårlige møtene vektlegges. Responstid for å yte service og oppfølging i det daglige vektlegges, herunder vektlegges både telefonsupport og support med fysisk oppmøte hos oppdragsgiver. 10

11 Vedrørende delkriteriet Leverandørens plan for løpende kompetanseoverføring vil de planer leverandøren skisserer for hyppighet, deltakelse og innhold i oppfølgingsmøter vektlegges, også planer for oppfølging mellom de avtalte møtene. Kommunen ønsker halvårlige oppfølgingsmøter. Under dette punktet vil de planer leverandøren skisserer for halvårlige oppfølgingsmøter vektlegges, samt de planer for oppfølging leverandøren har mellom de halvårlige møtene. Vedrørende underpunkt Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte /forhandlingsmøte, vil kommunens representanter under forhandlingsmøtene gi en scorevurdering på de ulike tilbyderne. Fræna kommune ser et potensial med hensyn til utvikling av nye løsninger og effektivisering. Leverandøren må derfor ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. I sammenheng med dette bes tilbyder med utgangspunkt i delkriterium Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B-teknologi og tilpasninger til prosjektet ekommune 2012, gi en beskrivelse av hovedtrekkene i sine framtidige planer innenfor dette området. Det er for Fræna kommune viktig at leverandøren er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utviklingen i kommunesektoren. Leverandøren bør vise villighet til å satse på nye løsninger og effektivisering av kommunen, samt at leverandøren bør være en pådriver for å få disse løsningene / effektiviseringene gjennomført. Bankens beskrivelse av produkter og tilpasninger som vil hjelpe Fræna kommune å nå ekommune 2012 bes beskrives. Bankens beskrivelse av hvordan deres produkter vil passe inn mot kommunens målsetninger i forbindelse med KS ekommune 2012 vektlegges. Vedrørende delkriteriet Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen, bes leverandøren skissere hvordan analysen tenkes gjennomført, hvilken tidshorisont og hvilke ressurser som kreves innsatt av Fræna kommune. Leverandøren bes også beskrive hvorvidt de løpende vil gjennomføre analyser og hvordan leverandøren tenker å bistå oppdragsgiver med å få resultatene av analysen(e) implementert. Vedrørende delkriteriet Plan for opplæring og samarbeid med ansatte i både kommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen, vil leverandørens beskrivelse av hvordan man vil gjennomføre opplæring innenfor nettbank og cash management i vid forstand vil vektlegges. Videre vektlegges leverandørenes beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide, herunder vilje til løpende kompetanseoverføring, med kommunen innenfor disse fagfeltene. Vedrørende kriterie D Tilgang på rådgivningskompetanse: Kommunen søker en leverandør som foruten høy bankfaglig kompetanse også har meget god kompetanse innen kommunal finansforvaltning. Leverandørens beskrivelse av hvordan kompetanseoverføring tenkes gjennomført vil tillegges vekt. 11

12 AVTALENS LØPETID Fræna kommune ønsker å inngå en 3-årig avtale med opsjon på forlengelse i 1 år. Hvert halvår skal det være oppfølgingsmøter. Avtalen går ut etter 3 år dersom ikke kommunen innen 6 måneder før dette tidspunktet har varslet banken om at kommunen ønsker å forlenge avtalen i ett år. Gebyr og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. Utkast til avtaletekst må vedlegges tilbudet KONTOORGANISERING/KONSERNKONTOSYSTEM/TREKK RETTIGHET Fræna kommune skal ha et konsernkontosystem. Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser kommunen sin nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti både for innskudd og kassakreditter etter kommunen sine behov. Netto saldo på innskudd/lån på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker Fræna kommune å ha egne konti for bl.a. skattetrekksmidler. Innskuddskonti som ikke tilhører konsernkontosystemet skal renteregnes atskilt og basert på innskudd tilhørende den enkelte konto. Kommunen kan ha ønsker om å legge inn beløpsavgrensing og disposisjonsrett for de enkelte underkonti. Konsernkontosystemet og nettbankløsningen må ha mulighet til å håndtere dette. Fræna kommune ønsker å etablere ei trekkramme på 25 millioner kroner. Lånerammen/trekkrammen skal fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. RENTEVILKÅR OG GEBYR Fræna kommunes rente overfor banken skal beregnes ut fra netto av innskudd og lån innenfor etablert låneramme. Bundne innskudd skal holdes utenfor konsernkontosystemet, men disse konti skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. 12

13 Andre krav til renteberegning og gebyr Renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd NIBOR. Renten beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen kalkuleres om mulig etter aktuelle dager/360 dager i året. Renten kapitaliseres hvert kvartal. Eventuelle gebyrer belastes etterskuddsvis pr. kvartal. BEGRENSNINGER PÅ INNSKUDD, LÅNERAMME/TREKKRAMME OG NEDBETALINGSLÅN Fræna kommune ønsker å oppnå tilfredsstillende avkasting på sine likvide midler i samsvar med kommunens finansreglement. Dersom kommunen kan oppnå bedre avkasting på midlene ved å plassere andre steder enn i avtalebanken, skal kommunen ha rett til dette. Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. Kommunen skal ha fri adgang til opptrekk innenfor avtalen innen den lånerammen/trekkrammen som er avtalt. Det er en forutsetning at kommunen besørger alle formelle vedtak og godkjenninger før lånerammen/trekkrammen innvilges. Kommunen ønsker imidlertid å ta opp nedbetalingslån etter gjennomført tilbudsrunde. Nedbetalingslån er dermed ikke en del av denne konkurransen, og det skal derfor ikke finnes noen begrensning for låneopptak utenfor bankavtalen. BETALINGSFORMIDLING Fræna kommunes økonomisystem med mer er beskrevet i konkurransegrunnlagets punkt C.5 Kommunens dataløsning. Transaksjonsmengden tilsier at kommunen vil ha vesentlige kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse bes alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. Ved plassering av overskuddslikviditet kan det også være aktuelt for kommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Kommunen forventer imidlertid at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette bes kommentert i tilbudet. NAV Fræna har på vegne av Fræna kommune følgende behov: 1. Kommunen ved NAV administrerer enkelte brukers personlige økonomi. Kommunen ved NAV har derfor behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det opprettes inntil to nettbankkonti pr bruker hvor brukers inntekter og utgifter forvaltes etter egne avtaler inngått med den enkelte bruker. Det er NAV som styrer/forvalter kontoen i henhold til avtale. Bruker skal ikke kunne belaste kontoen på noen måte men har innsynsrett. Kontantuttak etter 13

14 uttaksmelding (utstedt av NAV) må kunne innløses på et kontor i kommunens område, eller på annen tilfredsstillende løsning (kortløsning). 2. NAVs brukere er tidvis avhengig av relativt raske utbetalinger, det vil si at brukeren trenger pengene samme dag. Til dette brukes i dag kronekortet. Tilbyder må beskrive hvordan dette behovet planlegges dekket. Tilbyders eventuelle alternative løsninger på dette ønskes i tillegg beskrevet. 3. Alle brukere ved NAV, med unntak av personer uten identitetspapirer og liknende, bør kunne få opprettet konti, selv om de ikke er funnet kredittverdige. Utbetalinger fra NAV til denne kontoen skal ikke dekke negativ saldo. Tilbyder bes beskrive hvilke løsning de kan tilby. Dersom kortløsning (se punkt 1) medfører overtrekk dekkes dette av tilbyder. NETTBANKSYSTEM Kommunen ønsker tilbud på nettbank levert av banken, som fullt ut kan integreres med kommunens reskontrosystem. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved eventuell overgang til ny løsning. Det forutsettes at tilbyder kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres ihht. dette dokumentets del D. 5. Tilbyder bes oppgi minimum to referansebrukere av tilbyders nettbank. Referansene må være kommunekunder av relevant størrelse. INFORMASJON/RAPPORTERING Tilbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem med løpende tilgang til kommunens data. Tilbyder bes å beskrive sine løsninger nærmere under konkurransegrunnlagets punkt D.8 Det skal månedlig oversendes detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet. KONTAKTPERSONER Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner Fræna kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Fræna kommune Kontaktperson for NAV Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, plassering og lånesiden, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. 14

15 Kontaktpersoner ovenfor andre kommunale virksomheter som inngår i hovedbankavtalen. CASH MANAGEMENT / FREMTIDIGE PLANER Fræna kommune ser et potensial mht. utvikling av nye løsninger og effektivisering. Banken bør ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende blant annet; Nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, E-handelsløsninger, B2Bteknologi osv. Det er for Fræna kommune viktig at banken er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utviklingen i kommunesektoren. Banken bør vise villighet til å satse på nye løsninger / effektiviseringer av kommunen, samt at banken bør være en pådriver for å få disse løsningene / effektiviseringene gjennomført. Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor cash management området vil vektlegges. Omfanget av en CManalyse / gjennomgang av kommunen bes beskrevet. Banken bes også beskrive hvordan man i kontraktsperioden vil arbeide sammen med kommunen. RÅDGIVNING INNENFOR FINANSFORVALTNING Kommunen ønsker at tilbyder bistår med rådgivning innenfor plassering, dette gjelder også rådgivning innenfor kommunens finansforvaltningsreglement i vid forstand. Kommunen skal imidlertid stå fritt til å benytte andre rådgivere og forvaltere innenfor det samme fagområde. KONTANTHÅNDTERING OG DØGNSAFETJENESTER Fræna kommune prøver å redusere antall kontantkasser. I dag hentes/leveres kontanter i bank. Tilbyder uten bank i kommunen må skissere løsning for å ivareta behovet. Fræna kommune søker å erstatte kontaktkasser med kontantfrie løsninger, bankene bes beskrive sine løsninger og hvordan de tenkes implementert for å redusere antallet kontantkasser. IMPLEMENTERING AV HOVEDBANKAVTALE Ved etablering av ny bankforbindelse skal tilbyder bistå i avviklingen av gamle konti og opprettelsen av nye, herunder ferdigstille alle nødvendige dokumenter samt bistå i innkallelse til underskrift av disse med mer. Data skal i utgangspunktet leveres og mottas på det formatet Nets har i dag. Tilbyder bør allikevel komme med alternative løsninger. Leverandør skal kommentere i hvilken utstrekning deres IT-løsninger kan integreres med de systemer som er nevnt i konkurransegrunnlaget, og under hvilke forutsetninger (grensesnitt etc.) det kan gjennomføres. Leverandøren skal opplyse for hvilke av de oppgitte systemer leverandøren har utviklet kommunikasjonsløsninger for, og hvilke som 15

16 det må lages nye kommunikasjonsløsninger for. Leverandøren skal beskrive krav til kunden relatert til integrasjon og dokumentasjon av tilbudte integrasjonsløsning. Leverandøren skal oppgi navn og kvalifikasjoner på hovedansvarlig for gjennomføringen av bankbyttet, og som vil være hovedkontakten for kommunen. En beskrivelse av hvordan og med hvilke frister en eventuell implementering av en ny bankavtale kan gjennomføres, bes vedlagt tilbudet. 16

17 B II. TILBUDSKRITERIUM FORVALTNING AV VIDERE UTLÅN KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Basert på de tilbud som mottas vil kommunen velge det som for kommunen totalt sett innebærer det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud. Basert på de tilbud på forvaltning av startlån/videreutlån som mottas vil kommunen velge det som for kommunen totalt sett innebærer det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud. Ved vurdering av det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud vil kommunen vektlegge følgende: Pris (vekt 50 %) Forvaltningssystem. Herunder dataløsning, brukertilgjengelighet, internett tilgang, rapportering og driftsstabilitet. (vekt 10 %) Referanser (vekt 10 %) Praktiske løsninger (vekt 20 % ) Service og oppfølging (vekt 10 %) FORVALTNING AV KOMMUNENS VIDEREUTLÅN Kommunen vil vurdere å innta forvaltning i den nye bankavtalen, men forbeholder seg retten til å ta dette ut og inngå separat avtale for denne deltjenesten, eller beholde den avtalen de allerede har. Forvaltningen innebærer at banken på vegne av kommunen forvalter innvilgede, løpende lån, samt nye lån i avtaleperioden. Inn under slik forvaltning hører: Utbetaling Innhenting av nødvendige underskrifter Utfylling av gjeldsbrev/panteobligasjon/boligtilskuddsavtale Etablere forutsatt sikkerhet Tinglysing/avlysing Oppbevare alle låne- og sikkerhetsdokumenter Innkreving av renter og avdrag, til og med 2. gangs varsel Videre innfordring etter 2. gangs varsel Informasjon til låntaker om renteendringer og annet Årsoppgave og oppgave til Skattedirektoratet Rapportering til kommunen inklusiv avstemming Prognostisering 17

18 For videreformidling av Husbanklån vil rentevilkåra på disse være knytta opp mot rentevilkårene i Husbanken. Det forutsettes i avtalen at rentereguleringer på disse lånene skjer i samsvar med endringer i husbankrenten på en måte som ikke påfører kommunen rentetap. Gebyr og provisjoner på disse lånene skal ikke belastes Fræna kommune. Slike kostnader skal betales av den enkelte låntaker. Det er som tidligere beskrevet ønskelig at kommunens hovedbankforbindelse oppretter en konto for videreutlån som kan innlemmes i konsernkontosystemet. Eventuelle avvik fra en slik løsning bes beskrevet. I tillegg ønsker kommunen å ha muligheten til å fordele kostnader tilknyttet ordningen inklusive kommunens administrasjonsomkostninger versus den valgte forvalter, på den enkelte låntaker. Dette forutsettes gjort for eksempel ved en tilsvarende økning i termingebyrene. Det forutsettes at kommunen mottar komplette oversikter over låneporteføljen som viser status pr lån, forventede framtidige innbetalinger og innbetalingsprognoser for ordningen samlet. Tilbyders opplegg for dette bes beskrevet i detalj, gjerne med eksempler på rapporter. Tilbyder bør kunne bidra med sin kompetanse i forbindelse med kommunale utlån (startlån). Herunder om mulig kunne bistå med kredittvurdering ved behandling av slike saker. 18

19 C. GRUNNLAGSDATA C.1 GENERELT Dersom budsjett, økonomiplan, årsregnskap, årsrapporter og finansreglement finners elektronisk på deres hjemmesider ber vi dere oppgi linker til hvor disse dokumentene finnes: Type Budsjett Økonomiplan Årsregnskap Årsrapport Finansreglement Web-adresse C.2 LÅN Lånegjeld fordelt på kreditor pr. sept (tusen kr.). Type Kommunekassen Lån i Husbanken Lån i finansinstitusjoner Lån i obligasjonsmarkedet Lån i sertifikatmarkedet. Andre lån 426 Samlet gjeld totalt Samlet garantiansvar pr Nye lån i avtaleperioden jfr. vedtatt øk.plan (som vil bli tatt opp etter tilbudskonkurranse): Opptaksår Antatt nedbetalingstid Volum i kroner år år år år 19

20 C.3 INNSKUDD Innskudd/innestående pr (i tusen kr.). Type Kommunekassen Sum ordinære konti Legatkonti og gavemidler Skattetrekkskonto Fondsplasseringer Total sum Innestående for alle kommunekassens konti siste dag i måneden for perioden september august 2011, (ekskl. Overformynderiet): Måned i kr Måned i kr September Mars Oktober April November Mai Desember Juni Januar Juli Februar August Beløpene er inklusive skattetrekkskonto. C.4 TRANSAKSJONSMENGDE/BETALINGSFORMIDLING FOREGÅENDE ÅR - KOMMUNEKASSEN C.4.1 Innbetalinger(kommunale faktureringer) Her har jeg tatt utgangspunkt i antall fakturaer som vi har sendt. Type krav Årsbasis,ca. (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Fordeling OCR Vann, kloakk, renovasjon Byggegebyrer/tilknytning, oppmåling % OCR % ikke OCR 20

21 Hjemmehjelp inkl. opphold alder- og sykehjem Barnehageopphold Skolefritidsordninger Musikkskole Husleie Andre innbetalinger Sum C.4.2 UTBETALINGER Type krav Årsbasis (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Lønnsutbetalinger Utbetalinger utland Andre utbetalinger Ca Sum C.4.3 INNBETALINGSMÅTE Innbetalingsmåte Innbetalingsfordeling i dag (antall ) Standardgiro OCR-giro OCR-returfil 566 Elektroniske innbetalinger uten OCR Avtalegiro uten melding Avtalegiro med melding 10% E-faktura B2C E-faktura B2B Giromail Inngående SWIFT Kontant innbetaling 40 Sum

22 C.4.4 UTBETALINGSMÅTE Utbetalingsmåte Utbetalingsfordeling i dag (antall) Manuelle tjenester Sjekk Utenlandssjekk Brevgiro belastet konto Annet (spesifiser) Utbetaling kontant i banken 199 Utgående elektroniske transaksjoner - Remittering/filoverførsel via bankens system(nettbank) Lønnsoverførsel 37 Filoverførsel med strukturert melding Filoverførsel uten melding Filoverførsel m/melding Filoverførsel m/kid nr Filoverførsel m/utbet.anv. E-Faktura B2B Kontoreguleringer, konto til konto i egen bank Kontoreguleringer, fra kto i egen bank til kto i annen bank Annet(spesifiser) Manuelle betalinger K-link SWIFT med IBAN 3 Sum C.4.5 DAGENS BRUK AV NETTBANK Tjeneste Bruk Antall brukere med online tilgang til banken 60 Antall brukere med systemtilgang lokalt 6 Antall konti 7 Antall NAV-klientkonti Antall overf. av kontoinformasjon. 1 Antall betalingsterminaler 1 Betalingsterminaler antall transaksjoner Betalingsterminaler antall oppgjør 22

23 C.5 KOMMUNENS DATALØSNING Fræna kommune er bruker av økonomisystemet Agresso. Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer fra økonomisystem til nettbank. For lønnsoverførsler gjelder det samme. C.6 KOMMUNENS TREKKRAMME Som en del av det utvida konsernkontosystemet, kan det være ønskelig å etablere ei låneramme/overtrekksramme. Lånerammen kan fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. Ønsket kredittramme: 25 Millioner kroner C7 BETALINGSFORMIDLING /CASH MANAGEMENT Fræna kommune bruker i dag følgende: Tjeneste E-Faktura B2C E-Faktura B2B Avtalegiro Bank ID Sosialkort/kontantkort I BRUK Ja Ja Nei Nei C.8 BEHOV FOR KONTANTHÅNDTERING Tjeneste Årsvolum 2010 Nattsafeposer. -Mynt i posene (totalbeløp) 5% Verditransport henting av kontanter (antall) Verditransport levering av kontanter (antall) Antall kontantkasser i kommunen Bedriftskort m/visa, skal på sikt erstatte kontantkasse 23

24 Fræna kommune har kontantkasse på servicekontoret. I tillegg har kommunen mindre kontantkasser plassert rundt i kommunen. Dette dreier seg om kontantkasser på barnehager, skoler, sykehjem etc.. C. 9 KOMMUNENS VIDEREUTLÅN Type START-lån Volum i dag (i 1000 kr) Antall i Dag Tilskudd Husbanken * 3 Nye de neste 4 år-beløp Antall de neste 4 år Sum *)Varierer hva kommunen får. I 2011 kr. 0 24

25 D. TILBUDSSKJEMA D. 1 KONTOORGANISERING/KONSERNKONTO/LÅNERAMME Tilbys konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Oppgi hvilke gebyrer De tar for å opprette ønsket kontosystem for kommunen (om det er felt som ikke er utfylt antas det at det ikke finnes noe gebyr for dette): Inngangsgebyr Årlige administrasjonsgebyr hele systemet Årlige gebyr pr. underkonto Årlige gebyr pr. konto med rapportering Årlige gebyr for internrenteberegning pr. konto Opprettelse av nye konti pr. konto Endring av vilkår pr. konto Kroner Sosialforvaltningen Kroner Abonnement hovedkonto pr år Abonnement sideklientkonto pr år Etablering av ny forvaltningskonto Oppgi eventuelle andre kostnader som vil/kan påløpe og om disponeringen av kontiene er underlagt bestemte vilkår: Jfr. Vedlegg nr.: Innvilget låneramme, mill. kr.: 25 D. 2 RENTEBETINGELSER OG GEBYRER Spesifiser rentebetingelsene i tabellene under. 25

26 Referanserente Netto innskudd 1 margin mot basis i % Netto lån 2 margin mot basis i % Trekkrettighet, årlig provisjon i % NIBOR 3 MND D. 2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente): Spesifiser den rentefastsettelsesmetode som banken benytter. Dersom en ved referanse til NIBOR benytter noe annet en nominell rente hentet direkte fra skjerm (eks. omregnet fra 365/360 til 365/365), bes dette presisert. Jfr. Vedlegg nr.: D. 2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Kapitalisering av netto innskuddsrente, ganger pr. år: Kapitalisiering av netto lånerente, ganger pr. år: Belastning av gebyrer ifm. Betalingsformidling og lignende, ganger pr. år: Renteberegningsmetode: Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. Vedlegg nr.: 1 Med netto innskuddssituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. 2 Med netto lånesituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet. 26

27 D. 3 BETALINGSFORMIDLING D. 3.1 Utbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende utbetalingstransaksjoner til leverandører (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Manuelle tjenester/blankettbasert betalingsformidling Sjekk pr. belastet sjekk Utenlandssjekk pr. belastet sjekk Brevgiro belastet konto pr. giro Kroner Remittering/filoverførsel BBS Medium Lønnsoverførsel Med melding Med KID Utbetalingsanvisning Remittering/filoverførsel via BBS/Postbanken, kroner pr. transaksjon Overførsel via bankens system, kroner pr. transaksjon Remittering/filoverføring via egen nettbanksystem, kroner pr. transaksjon Lønnsoverførsel Med melding Med strukturert melding Med KID Utbetalingsanvisning Avtalegiro E-Faktura B2B Pris pr. kontoregulering Swift med IBAN SEPA utland D. 3.2 Innbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende innbetalingstransaksjoner (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Betalingsinstrument Standardgiro OCR-giro med melding på kontoutdrag OCR returfil - pr. stk. - pr. stk. - pr. henting Kroner 27

28 Avtalegiro uten melding - pr. stk. Avtalegiro med melding - pr. stk. Elektroniske innbetalinger uten OCR - pr. stk. Cremuldata for bankavstemming, - pr. stk. (eller pr. fil?) Giromail - pr. stk. Tilknytningsavgift e-faktura B2C, engangsavgift E faktura B2C uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura B2C med fakturahotell - pr. stk. Tilknytningsavgift e-faktura B2B, engangsavgift E faktura B2B uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura B2B med fakturahotell - pr. stk. Årsavgift OCR Årsavgift avtalegiro Årsavgift e-faktura Inngående Swift fra utland Kontant innbetaling i skranke Eventuelt andre aktuelle transaksjonsformer angis også Dersom pris på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette angis i eget vedlegg. Jfr. Vedlegg nr.: D. 3.3 Andre tilknyttede tjenester Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende tjenester (oppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Tjeneste Enhet, spesifiser: Kroner / % Framskaffelse av bilag -Nettbank Fremskaffelse av bilag -BBS Nattsafetjeneste Telling av skillemynt (i kroner pr. opptelling eller i % av opptalt beløp) pr. opptelling Leie av dropsafe Andre kostnader ved Dropsafe Verditransport henting av kontanter 28

29 Verditransport levering av kontanter D. 4 NETTBANKSYSTEMER Angi kostnader for tilgang og bruk av systemet (tjeneste som ikke er oppført med pris antas å være gratis) : Tjeneste Enhet Kroner pr. enhet Innmelding/etableringsavgift Abonnements-/brukeravgift for tjenester, spesifiser omfang Pris pr. bruker/operatør Overføring av konto-informasjon Andre variable kostnader tilknyttet bruk av elektronisk bet. form., spesifiser: Engangsbeløp Pr. bruker Pr. overførsel INFORMASJONSTJENESTER Spesifiser nærmere i eget vedlegg hvilke informasjonstjenester som vil kunne være tilgjengelig innenfor det bedriftsterminalsystemet som tilbys. Jfr. vedlegg nr.: D. 5 BETALINGSTERMINALER Angi kostnader for kommunens bruk av Ved leie: kort-/betalingsterminal Installasjon terminal Månedsleie* Abonnement pr terminal Transaksjonskostnader Oppgjørskostnader *Månedsleien skal inkludere kundeservice, 12-timers bytteservice og nødvendig programvare. Eventuelt andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler. Spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr.: 29

30 D. 6 Bank-ID Angi kostnader for kommunens bruk av Bank ID Kroner Etableringsgebyr Abonnement pr. år Autorisering Signering Andre kostnader D. 7 SOSIALKORT / KONTANTKORT Angi kostnader for kommunens bruk av sosialkort/kontantkort/småpengekort Innkjøpskostnad kort Etableringsgebyr abonnement pr bruker pr år pris pr utsendt kort pris pr fylling pris pr transaksjon Andre kostnader med kort Kroner D. 8 UTFYLLENDE BESKRIVELSER D.9 FORVALTNING AV VIDEREUTLÅN 30

31 Type Husbanklån Andre lån Overføringsgebyr 3 Etableringsomkostninger Etableringsgebyr Depotgebyr Årlige administrasjonsomkostninger Kontoholdgebyr (kr./år) Kontoholdgebyr (%/år) Termingebyr Purregebyr Andre kostnader og gebyrer tilknyttet forvaltningen av kommunens videreutlån: Jfr. vedlegg nr.: Bistand som tilbys (kryss av): Utbetaling: Utstedelse av sikkerhetsdokumenter: Tinglysning: Innkreving av renter og avdrag t.o.m 2. gangs varsel: Bistand ved betalingsoppfordring og tvangssalg: Løpende informasjon og veiledning ovenfor låntaker: Utarbeidelse av årsoppgave til låntager: Kredittvurdering: Inkasso: Spesifiser nærmere hvilke informasjon som vil ligge i den tilbakerapportering banken gir til kommunen vedr. utviklingen i lånene for den enkelte låntager: Jfr. vedlegg nr.: Eventuelle øvrige kommentarer vedrørende forvaltning av videreutlån: 3 Gjelder eventuelle kostnader forbundet med overføring av eksisterende utlån. 31

32 Jfr. vedlegg nr.: 32