KONKURRANSEGRUNNLAG. Ny hovedbankavtale & forvaltning av videreutlån. - Smøla kommune - Tilbudsfrist: kl

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Ny hovedbankavtale & forvaltning av videreutlån Tilbudsfrist: kl Rådgiver: - Smøla kommune -

2 Innholdsfortegnelse A. Generelle tilbudsregler... 4 A.1 Innledning... 4 A.2 Tilbudsprosedyre... 4 A.3 Generelt... 4 A.4 Informasjon om kommunen og tilbudsgrunnlaget... 5 A.5 Suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget... 5 A.6 Tilbudsfrist, levering av tilbud og vedståelsesfrist... 5 A.7 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 6 A.8 Tilbudsåpning... 6 A.9 Språkkrav... 6 A.10 Krav til utforming av tilbudet... 6 A.11 Krav til utforming av kontrakt... 7 A.12 Kvalifikasjonskrav... 7 A.13 Kriterier for valg av tilbud... 8 A.13.1 Forvaltning av videreutlån... 9 A.14 Beslutningsprosessen i kommunen A.15 Meddelelse og tildeling/kontraktsinngåelse B. Tilbudskriterier B.1 Avtalens løpetid B.2 Kontoorganisering, konsernkontosystem og låneramme B.3 Rentevilkår og gebyr B.4 Begrensninger på innskudd B.5 Betalingsformidling B.6 Nettbanksystem/Elektronisk betalingsformidling B.7 Informasjon og rapportering B.8 Kontaktpersoner B.9 Cash management / Fremtidige planer B.10 Kontanthåndtering og Døgnsafetjenester B.11 Forvaltning av kommunens videreutlån C. Grunnlagsdata C.1 Generelt C.2 Lån C.3 Innskudd

3 C.4 Transaksjonsmengde og volum foregående år C.5 Kommunens dataløsning C.6 Betalingsformidling / Cash management C.7 Behov for kontanthåndtering C.8 Smøla kommunes videreutlån pr desember D. Tilbudsskjema D.1 Konsernkonto og Låneramme D.2 Rentebetingelser D.3 Kapitalisering og gebyrer mv.: D.4 Prisskjema D.5 Forvaltning av videreutlån for Smøla kommune D.6 Utfyllende beskrivelser

4 A. GENERELLE TILBUDSREGLER A.1 INNLEDNING Hensikten med dette konkurransegrunnlaget er at det ut i fra bankens tilbud klart og tydelig skal fremgå hvilke rentebetingelser og gebyrer som gjelder for de produkter og tjenester Smøla kommune regner med å benytte seg av i avtaleperioden. Avtalen vil omfatte Smøla kommune. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Smøla kommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Aksjeselskaper, som kommunen er største eier av og Smøla overformynderi, skal også ha anledning til å knytte seg til avtalen, når det gjelder innskudd og betalingsformidling. Spesifikt omfattes følgende enheter per i dag: Smøla Kirkelige Fellesråd Smøla Nærings- og kultursenter KF Evt. nye virksomheter som kommunen oppretter i avtaleperioden skal også ha anledning til å slutte seg til avtalen. A.2 TILBUDSPROSEDYRE Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA), og senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Anskaffelsen gjøres som en konkurranse med forhandling. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og får anledning til å levere inn tilbud (ett trinns-prosedyre). Oppdragsgiver vil forhandle med de leverandører som tilfredsstiller kravene for deltakelse i konkurransen (kvalifikasjonskravene) og som har en reell mulighet til å nå opp i konkurransen. Forhandlingene gjennomføres som møter. Det foretas kunngjøring direkte i DOFFIN. A.3 GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. 4

5 A.4 INFORMASJON OM KOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige og være mottatt senest 1 uke før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om kommunen eller om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til Kommunalbanken ved: Kommunalbanken AS v/marit Urmo Harstad eller v/ Torger M. Jonasen Postboks 1210 Vika Postboks 1210 Vika 0110 Oslo 0110 Oslo e-post: muh@kommunalbanken.no tmj@kommunalbanken.no Forespørsler skal være merket Konkurranse ny hovedbankavtale & forvaltning videreutlån for Smøla kommune. Alle forespørsler vil bli anonymiserte og alle tilbydere vil få tilsendt alle forespørsler og eventuelle svar fortløpende. A.5 SUPPLERINGER OG ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver tar forbehold om retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget fram til tilbudsfristen løper ut. Dersom endringer kommer så seint at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil slike endringer bli presenterte for alle tilbydere i forhandlingsmøte. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget vil bli meddelt skriftlig til samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet framfor tidligere mottatte konkurransegrunnlag. A.6 TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet inkludert vedlegg skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplette kopier, + elektronisk utgave på minnepinne (inkludert sladdet elektronisk versjon av tilbudet) eller lignende (Ved motstrid går originaleksemplaret fremfor de andre) i lukket forsendelse merket: Konkurranse - ny hovedbankavtale & forvaltning videreutlån for Smøla kommune til følgende adresse: Kommunalbanken AS v/ Marit Urmo Harstad Postboks 1210 Vika 0110 Oslo 5

6 Besøksadresse: Haakon VII gt. 5B, 5. etasje (inngang fra Munkedamsveien). Tilbudet må være Kommunalbanken i hende på ovenstående adresse, senest: Fredag den 10. mai 2013 kl Innen denne dato og klokkeslett, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli returnert til senderen i uåpnet stand. Tilbudene bes kopiert tosidig og festet i en enkel innbinding (ikke ring-perm). Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Tilbydernes eventuelle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive leverandører. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Tilbudet skal stå ved lag til A.7 TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som ett nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. A.8 TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos Kommunalbanken den 10. mai 2013, kl A.9 SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. A.10 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de kriteriene som er spesifiserte i dette dokumentet. Utfyllende kommentarer skal bli gitt i oversendingsbrev og i vedlegg. 6

7 Kommunens videreutlån fra Husbanken forvaltes i dag av SpareBank 1 Nordvest/NAV. Det kan være aktuelt å skille ut forvaltning av videreutlån i egen avtale, eventuelt som egen avtale som vedlegg til hovedbankavtalen. Det ønskes derfor tilbud på denne deltjenesten separat. Det kan også evt. inngis tilbud kun på forvaltning av videreutlån. I den grad bankens samlede tilbud inkl. forvaltning av videreutlån ikke vil kunne gjelde dersom denne deltjenesten tas ut fra hovedbankavtalen, bes banken i sitt tilbud reservere seg mot dette. Tilbudet bes utformet innenfor ett av tre alternativer: 1. Ny hovedbankavtale og forvaltning av videreutlån 2. Kun ny hovedbankavtale 3. Kun forvaltning av videreutlån A.11 KRAV TIL UTFORMING AV KONTRAKT Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. Avtaleteksten skal ikke ha vesentlige forbehold fra konkurransegrunnlag. A.12 KVALIFIKASJONSKRAV Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfylling av kvalifikasjonskravene kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Tilbyder må ha tilstrekkelig kompetanse til å kunne oppfylle oppdraget, og bør blant annet ha tidligere erfaring med tilsvarende oppdrag. Dokumentasjon som skal legges ved: Tilbyder skal være en bank registrert i foretaksregisteret og skal legge ved firmaattest e.l. Tilbyder må oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjon som skal legges ved: - HMS-attest Det skal dokumenteres at tilstrekkelige ressurser blir satt inn ved oppstart av ny bankavtale. Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktspliktene. Dokumentasjon som skal legges ved: - Skatteattest for skatt og merverdiavgift (to attester) i samsvar til skjema RF Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. - Siste årsberetning (vedlagt elektronisk er tilstrekkelig) Tilbudet skal utformes innenfor de kriterier som er spesifisert i dette dokumentet. 7

8 Ved levering av tilbud skal de vedlagte skjema under del D benyttes, utfylt både i tilbudsdokumentet og i vedlagte excel-fil. Utfyllende kommentarer skal gis i oversendelsesbrev og i vedlegg til de enkelte skjema. A.13 KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Hovedbankavtalen Basert på de tilbud som mottas vil kommunen velge det som for kommunen totalt sett innebærer det økonomiske mest fordelaktige tilbud. Som del av tilbudet bes tilbyderne også oppgi referanser fra tilsvarende oppdrag. Ved vurdering av det økonomiske mest fordelaktige tilbud vil kommunen vektlegge følgende: A-Pris: Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, provisjoner mv). Eventuelle påviselige omstillingskostnader tilknyttet skifte av bankforbindelse, herunder konsulentbistand fra edb-leverandøren ved tilpasning av filoverføring og eventuelt også endring av filformat. Slike kostnader antas å utgjøre ca. kr ,-. B Cash management Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B teknologi osv. Avsatt kompetanse i bankens kundeteam. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen. Bankens vilje til løpende kompetanseoverføring innenfor cash management området. Opplæring av ansatte i både kommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen. Bankens beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide med kommunen innenfor dette fagfeltet. C Service og teknisk bistand: Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, historikk og rapportering). Praktiske løsninger av kommunens behov for kontanthåndtering, nattsafe, telling av skillemynt, installering av nettbank. I forbindelse med dekning av kommunens kontantbehov, vil de løsninger som tilbys bli vektlagt. Banker uten filial/-er i kommunen bes spesielt om å redegjøre for hvordan og innenfor hvilke responstider disse behovene kan dekkes. Funksjonalitet, oppetid på nettbank, innskuddsautomater og minibanker. Service og oppfølging i det daglige, herunder responstid på henvendelser etc. 8

9 D Tilgang på rådgivningskompetanse Hvilken kompetanse, service og oppfølging som kan tilbys kommunen generelt og i det daglige innenfor vanlig drift, finansrådgivning, rentespørsmål, samfunnsøkonomi og bankens kompetanse innenfor kommunal økonomi. Rådgivning og informasjon om nytt regelverk, nye bankløsninger m.v. Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle Smøla kommune (eventuelt mot vederlag) Finansiell rapportering: Hvilken bistand banken kan yte for regelmessig rapportering (med rapporteksempler) på kommunens samlede finansportefølje (aktiva og passiva), og i hvilken grad rapporteringen gir grunnlag for vurdering av finansiell risiko og for øvrig tilfredsstiller de krav til finansiell rapportering som følger av kommunens finansreglement og ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Kommunen ber om at hvert enkelt punkt beskrives utfyllende i tilbudsskjema punkt D.5. Kriteriene vil bli vektlagt på denne måten: Kriterie: Vekting A Pris 50 % B Cash management 10 % C Service og teknisk bistand 30 % D Tilgang på rådgivningskompetanse 10 % Bankene vil bli vurdert på en skala fra 1-10 hvor 10 er beste poengsum. Under kriterie A vil beste tilbyder få score 10. For de øvrige tildelingskriteriene vil tilbydere som dekker kundens behov fullt ut, kunne få 10. A.13.1 Forvaltning av videreutlån Basert på de tilbud på forvaltning av videreutlån som mottas vil kommunen velge det som for kommunen totalt sett innebærer det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud. Ved vurdering av det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud vil kommunen vektlegge følgende: Kriterie: Vekting Pris 50 % Forvaltningssystem. Herunder dataløsning, 10 % brukertilgjengelighet, internett tilgang, rapportering og driftsstabilitet Referanser 10 % Praktiske løsninger 20 % Service og oppfølging 10 % 9

10 A.14 BESLUTNINGSPROSESSEN I KOMMUNEN Deltakende banker vil bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med kommunen før den endelige beslutningen tas. Møtene planlegges avholdt tirsdag 11. juni. Kommunalbanken vil utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt rådmannen. Vedtaket om valg av ny hovedbankforbindelse vil bli fattet av rådmannen. A.15 MEDDELELSE OG TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilket tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten blir inngått. Meddelelse vil bli sendt av Kommunalbanken. B. TILBUDSKRITERIER B.1 AVTALENS LØPETID Smøla kommune ønsker å inngå en 3-årig avtale med opsjon på forlengelse i 1 år, med oppstart etter nærmere avtale, dato fastsettes i samarbeid med den banken som vinner anbudet, VISMA og Smøla kommune (nytt økonomisystem VISMA skal være operativt fra ). Hvert halvår skal det være oppfølgingsmøter der en diskuterer det generelle samarbeidet, nye tjenester eller lignende. Avtalen går ut etter 3 år dersom ikke kommunen innen 6 måneder før dette tidspunktet har varslet banken om at kommunen ønsker å forlenge avtalen i ett år. Gebyrer og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. Utkast til avtaletekst må vedlegges tilbudet B.2 KONTOORGANISERING, KONSERNKONTOSYSTEM OG LÅNERAMME Smøla kommune vurderer å ha et konsernkontosystem der alle konti som hører til Smøla kommune skal inngå. 10

11 Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser kommunen sin nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti for ulike innskudd etter kommunen sine behov. Netto saldo på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker Smøla kommune å ha egen konto for skattetrekksmidler. Smøla kommune kan ha behov for trekkramme knyttet til konsernkontoen, og ønsker pris på en trekkramme på kr 5 mill. Kommunen ønsker å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti selv. Dessuten ønsker kommunen å legge inn beløpsavgrensing og disposisjonsrett for de enkelte underkonti. Konsernkontosystemet og nettbankløsningen må ha mulighet til å håndtere dette. B.3 RENTEVILKÅR OG GEBYR Smøla kommunes rente overfor banken skal beregnes ut fra netto av innskudd og lån innenfor etablert låneramme. Bundne innskudd som for eksempel skattetrekk og legatmidler, skal holdes utenfor konsernkontosystemet, men disse konti skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. Andre krav til renteberegning og gebyr: Kommunen ber om at renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd s NIBOR, tilbudet kan suppleres med alternativ for 1 mnd NIBOR. Renten bør beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen kalkuleres om mulig etter act./360 dager i året. Renten bør kapitaliseres hvert kvartal. Eventuelle gebyrer bør fortrinnsvis belastes etterskuddsvis pr. kvartal, alternativer kan imidlertid oppgis. Kommunen ber om at renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd s NIBOR, tilbudet kan suppleres med alternativ for 1 mnd NIBOR. For å sammenligne tilbud gitt på 1 og 3 mnd Nibor vil historisk forskjell mellom 1 og 3 mnd Nibor bli benyttet. Tilbud gitt på 1 mnd Nibor vil omregnes til 3 mnd Nibor ved å trekke fra historisk forskjell lik 0,20 %. Dvs at tilbud på 1 mnd Nibor uten margin tilsvarer 3 mnd Nibor -0,20 %. B.4 BEGRENSNINGER PÅ INNSKUDD Smøla kommune ønsker å oppnå tilfredsstillende avkasting på sine likvide midler i samsvar med kommunens finansreglement. Dersom kommunen kan oppnå bedre 11

12 avkasting på midlene ved å plassere andre steder enn i avtalebanken, skal kommunen ha rett til dette. Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. B.5 BETALINGSFORMIDLING Smøla kommunes utbetalinger skjer per i dag hovedsakelig som fil overførsler fra kommunens økonomisystem Agresso via nettbank. (Kommunen har inngått avtale om å implementere nytt økonomisystem VISMA som skal være operativt fra ) Transaksjonsmengden tilsier imidlertid at kommunen vil ha store kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse bes alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. Ved plassering av overskuddslikviditet kan det også være aktuelt for kommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Kommunen forventer imidlertid at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette bes kommentert i tilbudet. Sosialtjenesten i NAV har på vegne av Smøla kommune følgende behov, jfr. pkt. C.6: 1. NAV sine klienter er tidvis avhengig av relativt raske utbetalinger, det vil si at klienten trenger pengene samme dag. Dette løses i dag med kronekort. Tilbyder bes å beskrive hvilke kortløsninger de kan tilby, samt eventuelle alternative løsninger. 2. Alle klienter ved NAV, med unntak av personer uten identitetspapirer og liknende, bør kunne få opprettet konti, selv om de ikke er funnet kredittverdige. Utbetalinger fra NAV til denne kontoen skal ikke dekke negativ saldo. Tilbyder bes beskrive hvilke løsninger de kan tilby. Dersom kortløsning (se punkt 1) medfører overtrekk bør dette dekkes av tilbyder. B.6 NETTBANKSYSTEM/ELEKTRONISK BETALINGSFORMIDLING Smøla kommune er bruker i dag økonomisystemet Agresso levert av Evry, dette går imidlertid ut. Kommunen har inngått avtlae om innkjøp av nytt økonomisystem, VISMA, som skal være operativt fra Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer fra Agressosystemet og tilhørende fagsystemer til banken (begge veier). Kommunen ønsker tilbud på nettbank levert av banken, som fullt ut kan integreres med kommunens reskontrosystem. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved eventuell overgang til ny løsning. 12

13 Det er ønskelig at tilbyder selv eller via samarbeidspartner kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres som angitt i prisskjema under del D.4. Kunden vil uavhengig av denne konkurransen inngå avtale på betalingsterminaler. Tilbyder bes oppgi minimum 2 referansebrukere av tilbyders nettbank. Referansene bør være kommunekunder. Fortrinnsvis bør kunden være konvertert til tilbyder i løpet av de siste 2 årene. B.7 INFORMASJON OG RAPPORTERING Tilbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem med løpende tilgang til kommunens data. Videre er det ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage prognoser. Forskrift for kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning angir krav til innhold i rapportering til kommunestyret. Det er ønskelig at tilbyder kan tilby kommunen rapporteringsverktøy som er tilpasset kravene i ny finansforskrift. Tilbyder bes å beskrive sine løsninger nærmere under konkurransegrunnlagets punkt D.5. Det forventes at tilbyder månedlig oversender detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet. B.8 KONTAKTPERSONER Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner Smøla kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Smøla kommune Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, plassering og lån, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. Kontaktpersoner ovenfor andre kommunale virksomheter som inngår i hovedbankavtalen. B.9 CASH MANAGEMENT / FREMTIDIGE PLANER Smøla kommune ser et potensial mht. utvikling av nye løsninger og effektivisering. Banken bør ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende blant annet; Nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, E-handelsløsninger, B2Bteknologi osv. 13

14 Det er for Smøla kommune viktig at banken er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utviklingen i kommunesektoren. Banken bør vise villighet til å satse på nye løsninger / effektiviseringer av kommunen, samt at banken bør være en pådriver for å få disse løsningene / effektiviseringene gjennomført. Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor cash management området vil vektlegges. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen bes beskrevet. Banken bes også å beskrive hvordan de i kontraktsperioden vil arbeide sammen med kommunen. B.10 KONTANTHÅNDTERING OG DØGNSAFETJENESTER Smøla kommune ønsker tilbud på tjenester innenfor kontanthåndtering og døgnsafe. B.11 FORVALTNING AV KOMMUNENS VIDEREUTLÅN Kommunen vil vurdere å innta forvaltning i den nye bankavtalen, men forbeholder seg retten til å ta dette ut og inngå separat avtale for denne deltjenesten, eller beholde den avtalen de allerede har. Forvaltningen innebærer at banken på vegne av kommunen forvalter innvilgede, løpende lån, samt nye lån i avtaleperioden. Inn under slik forvaltning hører: Utbetaling Innhenting av nødvendige underskrifter Utfylling av gjeldsbrev/pantobligasjon/boligtilskuddsavtale Etablere forutsatt sikkerhet Tinglysing/avlysing Oppbevare alle låne- og sikkerhetsdokumenter Innkreving av renter og avdrag, til og med 2. gangs varsel Videre innfordring etter 2. gangs varsel Informasjon til låntaker Årsoppgave og oppgave til Skattedirektoratet Rapportering til kommunen inklusiv avstemming Prognostisering For videreformidling av Husbanklån vil rentevilkårene på disse være knyttet opp mot rentevilkårene i Husbanken. Det forutsettes i avtalen at rentereguleringer på disse lånene skjer i samsvar med endringer i husbankrenten på en måte som ikke påfører kommunen rentetap. Gebyr og provisjoner på disse lånene skal ikke belastes Smøla kommune. Slike kostnader skal betales av den enkelte låntaker. Det er som tidligere beskrevet ønskelig at kommunens hovedbankforbindelse oppretter en konto for videreutlån som kan innlemmes i konsernkontosystemet. Eventuelle avvik fra en slik løsning bes beskrevet. 14

15 I tillegg ønsker kommunen å ha muligheten til å fordele kostnader tilknyttet ordningen inklusive kommunens administrasjonsomkostninger versus den valgte forvalter, på den enkelte låntaker. Dette forutsettes gjort for eksempel ved en tilsvarende økning i termingebyrene. Det forutsettes at kommunen mottar komplette oversikter over låneporteføljen som viser status pr lån, forventede framtidige innbetalinger og innbetalingsprognoser for ordningen samlet. Tilbyders opplegg for dette bes beskrevet, gjerne med eksempler på rapporter. Tilbyder bør kunne bidra med sin kompetanse i forbindelse med kommunale utlån (startlån). Herunder om mulig kunne bistå med kredittvurdering ved behandling av slike saker. 15

16 C. GRUNNLAGSDATA C.1 GENERELT Vedlegg 3: Økonomisk oversikt - Drift Regnskap Reg. bud. Budsjett Økonomiplan Tall i 1000 kroner DRIFTSINNTEKTER Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Inntekts- og formuesskatt Eiendomsskatt verk og bruk Eiendomsskatt annen fast eiendom Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter DRIFTSUTGIFTER Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens t Kjøp av tjenester som erstatter kommunens tjenstepr Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat EKSTERNE FINANSINNTEKTER Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på lån Sum eksterne finansinntekter EKSTERNE FINANSUTGIFTER Renteutgifter og låneomkostninger Avdrag på lån Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger Netto driftsresultat BRUK AV AVSETNINGER Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Bruk av likviditetsreserven Sum bruk av avsetninger AVSETNINGER Overført til investeringsregnskapet Avsatt til dekning av tidligere års regnskapsmessige m Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Avsatt til likviditetsreserven Sum avsetninger Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk

17 C.2 LÅN Lånegjeld fordelt på kreditor pr. 31. des (tusen kr.). TYPE Kommunekassen Lån i Husbanken (startlån) Lån i finansinstitusjoner (inkl. Husbanken utenom startlån) Lån i obligasjonsmarkedet 0 Lån i sertifikatmarkedet 0 Andre lån 51 Samlet gjeld totalt Samlet garantiansvar pr (unntatt startlån) Nye lån i avtaleperioden (som vil bli tatt opp etter tilbudskonkurranse): Opptaksår Antatt nedbetalingstid Volum i kroner år « « «3.625 Som en del av det utvidede konsernkontosystemet, kan det være ønskelig å etablere en låneramme/kredittramme. Lånerammen kan fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. Ønsket kredittramme: 5 Millioner kroner C.3 INNSKUDD Innskudd/innestående pr (i tusen kr.). Type Kommunekassen Sum ordinære konti Legatkonti og gavemidler (1 legat i annen bank) Skattetrekkskonto Fondsplasseringer Total sum Ingen planlagte salg av aktiva som vil påvirke likviditetssituasjonen i avtaleperioden! 17

18 Innestående for alle kommunekassens konti siste dag i måneden for perioden januar 2011 desember 2011, (ekskl. Overformynderiet): Måned i kr Måned i kr Januar Juli Februar August Mars September April Oktober Mai November Juni Desember C.4 TRANSAKSJONSMENGDE OG VOLUM FOREGÅENDE ÅR Benytt vedlagt excel-fil til utfylling av informasjon nedenfor. Deler av tallmaterialet er framkommet ved bruk av skjønn. Konsernkontosystem Antall Konsernkonto i samsvar med spesifikasjon (J/N) Etableringsgebyr - Konsernkontosystem 1 Årlig administrasjonsgebyr 1 Antall underkonti (pris pr konto) 0 Antall konti med rapportering p.a. (pris pr konto) 0 Antall konti med internrenteberegning (pris pr konto) 0 Opprettelse av nye konti (pris pr. konto) 0 Endring av vilkår pr. konto (pris pr konto) Abonnement sosialhovedkonto pr år 0 Abonnement sideklientkonto pr år 0 Etablering av ny forvaltningskonto 0 Nettbank - drift og etablering Etableringsgebyr 1 Nødvendig programvare 1 Antall abonnement 1 Antall brukere 3 Framskaffelse av historiske bilag - Nettbank 0 Framskaffelse av historiske bilag - Nets 0 Overføring av konto-informasjon 0 Betalingsformidling - utbetalinger Utbetaling lønn (13 filer)

19 Utbetaling u/melding 0 Utbetaling m/melding 180 Utbetaling m/strukturert melding 900 Utbetaling m/kid 4200 Utbetalingsanvisning 10 Swift med IBAN 0 Swift uten IBAN 0 Kontoregulering (konto til konto i egen bank) 10 Betalingsformidling - innbetalinger OCR - Standardgiro med melding 100 OCR - Standardgiro med KID 3600 OCR - Standardgiro med fakturanummer 0 OCR - returfil 250 Cremul - Innbetaling med melding 0 Cremul - Innbetaling med KID 0 Cremul - Innbetaling med fakturanummer 0 Cremul - Data for bankavstemning 0 Avtalegiro uten varsel Avtalegiro med varsel 500 Inngående SWIFT 10 Tilknytningsavgift e-faktura B2C 1 E-faktura uten fakturahotell B2C 4000 E-faktura med fakturahotell B2C 0 Tilknytningsavgift e-faktura B2B 1 E-faktura uten fakturahotell B2B 50 E-faktura med fakturahotell B2B 0 Kontant innbetaling 50 Årsavgift OCR 1 Årsavgift avtalegiro 1 Årsavgift e-faktura B2C 1 Årsavgift e-faktura B2B 1 Betalingsterminaler - leie Antall oppgjørsbehandlinger (pris pr oppgjør) 150 Antall transaksjoner (pris pr transaksjon) 3000 Kontanthåndtering Antall nattsafeposer (pris pr. pose)* 24 Leie dropsafe 0 Tillegg for mynt (myntverdi oppgitt) 0 19

20 Verditransport - henting/levering av kontanter 0 BankID Etablering 1 Abonnement 1 Autorisering foretatt av kunder Signering foretatt av kunder Sosialkort: Kontantkort uten PIN (ikke kontotilknyttet) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) Pr dato 3 klienter Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) 5 Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) 60 Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) 120 Sosialkort: Kontokort med PIN (tilknyttet komm.kto.) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) C.5 KOMMUNENS DATALØSNING Smøla kommune er i dag bruker av økonomisystemet Agresso levert av Evry som er iferd med å fases ut, inn kommer VISMA fra Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer via nettbanken til banken. C.6 BETALINGSFORMIDLING / CASH MANAGEMENT Smøla kommune bruker i dag følgende: Tjeneste E-Faktura B2C E-Faktura B2B Avtalegiro Bank ID Sosialkort/kontantkort*) *) Håndteres av NAV I BRUK (ja/nei) Nei Nei Ja Ja Ja 20

21 C.7 BEHOV FOR KONTANTHÅNDTERING Smøla kommune har i prinsippet avskaffet kontantkasse, men vi har en liten kasse lokalisert til Publikumssenteret på rådhuset. Kommunen har ikke nattsafe i dag, men det kan muligens bli aktuelt i fremtiden. C.8 SMØLA KOMMUNES VIDEREUTLÅN PR JANUAR 2012 Lånetype Volum i dag (kr) Antall i dag Estimat økt volum neste 4 år (kr) Estimat økt antall neste 4 år 1. START-lån ( ) pr år 8 pr år 2. Tilskudd etablering Husbanken Sosiallån ( ) SUM 1. START-lån forvaltes i dag av SpareBank1 Nordvest/NAV 2. Tilskudd etablering Husbanken evt. kommentarer 3. Sosiallån forvaltes i dag av NAV 21

22 D. TILBUDSSKJEMA D.1 KONSERNKONTO OG LÅNERAMME Tilbys konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA / NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Innvilget låneramme, mill. kr.: D.2 RENTEBETINGELSER Spesifiser rentebetingelsene i tabellen under. Ved p.t. betingelser oppgis innskudd/lånerente. Referanserente NIBOR 3 MND (NIBOR 1 MND) Netto innskudd 1 margin mot basis i % Netto lån 2 margin mot basis i % Trekkrettighet, årlig provisjon i % D.3 KAPITALISERING OG GEBYRER MV.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA / NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Kapitalisering av netto innskuddsrente, antall ganger pr. år: Kapitalisering av netto lånerente, antall ganger pr. år: Belastning av gebyrer ifm. betalingsformidling og lignende, antall ganger pr. år: Renteberegningsmetode: 1 Med netto innskuddssituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. 2 Med netto lånesituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet. 22

23 Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. Vedlegg nr.: D.4 PRISSKJEMA Se vedlagt Excel-fil til utfylling, prisskjema bes innsendt både i Excel-format og i selve tilbudsdokumentet. Ved avvik i Excel-fil og tilbudsdokument vil priser i tilbudsdokumentet være gjeldende. Angi hvilke gebyrer De vil beregne for å opprette ønsket kontosystem, gebyr for inn- og utbetalingstransaksjoner til leverandører, samt gebyr for andre tilknyttede tjenester. Transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis. Konsernkontosystem Konsernkonto i samsvar med spesifikasjon (J/N) Etableringsgebyr - Konsernkontosystem Årlig administrasjonsgebyr Antall underkonti (pris pr konto) Antall konti med rapportering p.a. (pris pr konto) Antall konti med internrenteberegning (pris pr konto) Opprettelse av nye konti (pris pr. konto) Endring av vilkår pr. konto (pris pr konto) Abonnement sosialhovedkonto pr år Abonnement sideklientkonto pr år Etablering av ny forvaltningskonto Pris (utfylles av bank) Nettbank - drift og etablering Etableringsgebyr Nødvendig programvare Antall abonnement Antall brukere Framskaffelse av historiske bilag - Nettbank Framskaffelse av historiske bilag - Nets Overføring av konto-informasjon Betalingsformidling - utbetalinger Utbetaling lønn Utbetaling u/melding Utbetaling m/melding 23

24 Utbetaling m/strukturert melding Utbetaling m/kid Utbetalingsanvisning Swift med IBAN Swift uten IBAN Kontoregulering (konto til konto i egen bank) Betalingsformidling - innbetalinger OCR - Standardgiro med melding OCR - Standardgiro med KID OCR - Standardgiro med fakturanummer OCR - returfil Cremul - Innbetaling med melding Cremul - Innbetaling med KID Cremul - Innbetaling med fakturanummer Cremul - Data for bankavstemning Avtalegiro uten varsel Avtalegiro med varsel Inngående SWIFT Tilknytningsavgift e-faktura B2C E-faktura uten fakturahotell B2C E-faktura med fakturahotell B2C Tilknytningsavgift e-faktura B2B E-faktura uten fakturahotell B2B E-faktura med fakturahotell B2B Kontant innbetaling Årsavgift OCR Årsavgift avtalegiro Årsavgift e-faktura B2C Årsavgift e-faktura B2B Betalingsterminaler - leie Oppgjørsbehandlinger (pris pr oppgjør) Transaksjoner (pris pr transaksjon) Kontanthåndtering Antall nattsafeposer (pris pr. pose) Leie dropsafe Tillegg for mynt (myntverdi oppgitt) Verditransport - henting/levering av kontanter 24

25 BankID Etablering Abonnement Autorisering foretatt av kunder Signering foretatt av kunder Sosialkort: Kontantkort uten PIN (ikke kontotilknyttet) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) Sosialkort: Kontokort med PIN (tilknyttet komm.kto.) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) Dersom pris på inn- og utbetalingstransaksjoner på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette spesifisert nærmere: Jfr. vedlegg nr.: Spesifiser nærmere i eget vedlegg hvilke informasjonstjenester som vil kunne være tilgjengelig innenfor det nettbanksystemet som tilbys: Jfr. vedlegg nr.: For eventuelle andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler, spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr.: 25

26 D.5 FORVALTNING AV VIDEREUTLÅN FOR SMØLA KOMMUNE Angi gebyrer for forvaltning av lån til (videre) utlån Type Overføringsgebyr eksisterende lån Etableringsgebyr nye lån (kroner) Etableringsgebyr nye lån (prosent) Depotgebyr Kontoholdgebyr per år (kroner) Kontoholdgebyr per år (prosent) Termingebyr Purregebyr Husbanklån og Tilskudd Sosiallån Andre kostnader og gebyrer tilknyttet forvaltningen av kommunens videreutlån: Jfr. vedlegg nr.: Bistand som tilbys (kryss av): Utbetaling: Utstedelse av sikkerhetsdokumenter: Tinglysning: Innkreving av renter og avdrag tom. 2. gangs varsel: Bistand ved betalingsoppfordring og tvangssalg: Løpende informasjon og veiledning ovenfor låntaker: Utarbeidelse av årsoppgave til låntager: Kredittvurdering: Inkasso: 26

27 Spesifiser nærmere hvilke informasjon som vil ligge i den tilbakerapportering banken gir til kommunen vedr. utviklingen i lånene for den enkelte låntager: Jfr. vedlegg nr.: Eventuelle øvrige kommentarer vedrørende forvaltning av videreutlån: Jfr. vedlegg nr.: D.6 UTFYLLENDE BESKRIVELSER 27