Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Dekk og tilhørende tjenester DL nr. 201100377 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE...3 1.2 OPPDRAGSGIVER...3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL...3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG...3 Omlegging av hjul...3 24 timers veihjelp - utrykning for skifte av hjul ved punktering eller annen skade på hjul...3 Andre produkter og tjenester relatert til hjul/dekk...3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...4 1.6 ALTERNATIVE TILBUD...4 1.7 ANTALL LEVERANDØRER...4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 4 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON...4 3.2 HENVENDELSER...4 3.3 TILBYDERKONFERANSE...5 3.4 TAUSHETSPLIKT...5 4 KONTRAKT... 5 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV...6 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING...6 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING...6 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER...6 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 7 7 FRISTER... 7 7.1 TILBUDSFRIST...7 7.2 VEDSTÅELSESFRIST...7 7.3 FREMDRIFTSPLAN...8 8 TILDELINGSKRITERIER... 8 8.1 PRIS (70 %)...8 8.2 TILGJENGELIGHET (30 %)...8 8.2.1 Dekk, inkl. omlegging (50 %)...9 8.2.2 Dekkhotell - opsjon (25 %)...9 8.2.3 Omlegging av hjul opsjon (25 %)...9 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 9 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III (over EØS-terskelverdi). 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste (PDMT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politiog lensmannsetaten, politiets særorganer og Politiets sikkerhetstjeneste (PST) inngå rammeavtale for anskaffelse av dekk med tilhørende tjenester, samt opsjon på dekkhotell, omlegging av dekk og 24-timers veihjelp - utrykning for skifte av dekk ved punktering eller annen skade på dekk. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politiet.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å dekke etatenes behov for kjøp av dekk til alle kjøretøy og eventuelt tjenester knyttet til dekk. Avtalen gjelder også for leasede kjøretøy. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtaleperioden er 2 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1 + 1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. Opsjon på diverse tjenester (tilbyder må gi tilbud på disse) Dekkhotell Omlegging av hjul 24 timers veihjelp - utrykning for skifte av hjul ved punktering eller annen skade på hjul Andre produkter og tjenester relatert til hjul/dekk På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres en verdi for oppdragsgiver på ca. NOK 27 millioner eksklusiv mva i løpet av avtaleperioden, hvorav ca NOK 15 millioner utgjør kjøp av dekk og ca NOK 6 millioner utgjør kjøp av dekkhotelltjeneste. Grunnlaget for dette er basert på at oppdragsgiver, inklusiv Politi- og lensmannsetaten, politiets særorganer og PST, disponerer ca 3200 kjøretøy. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3
Kjøretøy inndelt etter type: Personbiler: ca 2150 Varebiler: ca 500 Hengere: 246 MC: 84 Øvrige kjøretøy (eks. ATV): 200 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema Kontraktsvilkår Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Prisskjema Vedlegg C Forbehold Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg E Endringskatalog Vedlegg F Oversikt over tjenestested/kontor vs tilbyders avdeling/forhandler Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Anita Snellingen Arvesen Adresse: Rognebakken 8, N-2770 Jaren e-post: anita.arvesen@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.pdmt@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4
Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 28.01.2013. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil bli avholdt tilbyderkonferanse med samtlige tilbydere mandag 7. januar 2013, kl 13.00, Rognebakken 8, Jaren. Påmelding til tilbyderkonferansen må gjøres innen fredag 4. januar 2013 til oppdragsgivers kontaktperson, anita.arvesen@politiet.no. Påmeldingen skal inneholde navn på de som skal delta på konferansen. Tilbyderne anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Anonymisert referat fra tilbyderkonferansen publiseres uten ugrunnet opphold ut på DOFFIN. Utgifter mv. i forbindelse med tilbyderkonferansen dekkes av den enkelte tilbyder. 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 5.1 5.4) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. Med tilbyder her menes den som leverer tilbud, ikke hver enkelt forhandler/ avdeling. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5
5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta- 20060407-0402-033.html). 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag/rammeavtaler (med tilsvarende menes her leveranse av dekk med tilhørende tjenester, ved hjelp av et forhandlernett spredt utover landet). Tilbyder skal vedlegge en liste over de 3 viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, tlf.nr. og e-post adresse). Referanser vil bli kontaktet ved behov. Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring, herunder avviks- og Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til ISO 9001:2008 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6
Krav reklamasjonsbehandling. eller tilsvarende, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: avviks- og reklamasjonsbehandling Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket anonymisert forsendelse og merkes «Tilbud dekk med tilhørende tjenester, referansenr. 201100377». 3. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets data- og materielltjeneste, v/ innkjøpsleder Anita S. Arvesen, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, førstnevnte i 1 eksemplar, tilbudsdokumentene i 2 eksemplarer, altså 3 permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til torsdag 07.02.2013 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 07.05.2013 kl 12.00. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7
7.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen 21.03.2013, og at første leveranse skal kan skje fra 13.06.2013. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. 8 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Pris, herunder dekk, inkl. omlegging dekkhotell (opsjon) omlegging av hjul (opsjon) Tilgjengelighet, herunder dekk dekkhotell (opsjon) omlegging av hjul (opsjon) 70 % Vedlegg B Prisskjema 30 % Vedlegg A Kravspesifikasjon, pkt. 3.1 og 5.1. Vedlegg F Oversikt over tjenestested/kontor vs. tilbyders avdeling/forhandler 8.1 PRIS (70 %) Pris på dekk evalueres ved at nettopris inkl. miljø og mva. på oppgitte dekkdimensjoner for de seks oppgitte dekkmerker (produsent) multipliseres med estimert uttak per 4 år (kolonne C), ref. Vedlegg B Prisskjema, ark 2. Summen av dette divideres med seks (i og med at tilbyder skal gi pris på seks dekkmerker). Prisen for omlegging av dekk (celle D/E41) multipliseres med estimert uttak per 4 år (kolonne C), og inkluderes i prisen på dekk i evalueringen. Den summen som da fremkommer økes med 20 %, da oppgitte dekkdimensjoner utgjør ca 80 % av oppdragsgivers historiske uttak av dekkdimensjoner. Gjeldende nettoprislister for alle tilbudte dekkmerker skal vedlegges tilbudet. Pris på dekkhotell og omlegging av hjul evalueres ved at oppgitte priser multipliseres med estimert uttak per 4 år, ref. Vedlegg B Prisskjema, ark 3. Pris på 24-timers veihjelp, priser for andre tjenester inkl. materialkostnader og timepris for verkstedtjenester ved reparasjoner/service som valgt leverandør eventuelt skal utføre i avtaleperioden skal også oppgis i Vedlegg B Prisskjema, ark 3. I tillegg skal gjeldende nettoprislister med rabattsatser for alle andre etterspurte produkter/ tilbehør vedlegges tilbudet og eksempler på prising oppgis i Vedlegg B Prisskjema, ark 3. 8.2 TILGJENGELIGHET (30 %) Tilgjengelighet evalueres med bakgrunn i geografisk dekning av tilbudte dekkforhandlere, dekkhotell og mulighet for omlegging av hjul, sett i forhold til tjenestesteder/kontorer som omfattes av avtalen, ref. Vedlegg F Oversikt over tjenestested/kontor vs. tilbyders avdeling/forhandler. Her vil oppdragsgiver vektlegge hvor mange dekkforhandlere, dekkhotell og omleggingssteder som er mindre enn 30 km eller 1 times reisetid fra oppdragsgivers tjenestesteder/kontorer. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8
8.2.1 Dekk, inkl. omlegging (50 %) Evalueres med bakgrunn i geografisk dekning på tilbudte avdelinger/forhandlere sett i forhold til tjenestesteder/kontorer som omfattes av avtalen, ref. Vedlegg F Oversikt over tjenestested/kontor vs. tilbyders avdeling/forhandler. 8.2.2 Dekkhotell - opsjon (25 %) Evalueres med bakgrunn i geografisk dekning på tilbudte dekkhotell sett i forhold til tjenesteder/kontorer som omfattes av avtalen, ref. Vedlegg F Oversikt over tjenestested/kontor vs. tilbyders avdeling/forhandler. 8.2.3 Omlegging av hjul opsjon (25 %) Evalueres med bakgrunn i geografisk dekning på omlegging sett i forhold til tjenesteder/kontorer som omfattes av avtalen, ref. Vedlegg F Oversikt over tjenestested/kontor vs. tilbyders avdeling/forhandler. 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager, hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9