MØTEREFERAT Til stede: Forfall: Referat skrevet: Møte avholdt: Kopi til: Sjøfartsdirektoratet: Kristine Breistrand Norske Havneforening: Johanne Solheim, Kai B. Olsen Toll og Avgiftsdirektoratet: Trond Leberg Kystverket: Leif Jansen, Bjørnar Kleppe, Jeanette Assev-Lindin KS Bedrift Havn: Jacob Rolv Kvilhaug Fiskeridirektoratet: Kathrine Kannelønning Fraktefartøyenes Rederiforening: Lawrence Falkeid, Svein Gunnar Hansen Politidirektoratet: Karl Henrik Sjursen, Vivi Elisabeth Eriksen Norsk Skipsmeglerforbund: Jan Lothe, Paal Stene Helsedirektoratet: Hilde Skagestad Prosjekt SSN2015: Jarle Hauge, Tor Inge Miljeteig, Anne Grethe Nilsen KS Bedrift Havn: Gordon Fuglestad Norges Rederiforbund: Jahn Viggo Rønningen Kystverket: Ole Kristian Bjerkemo Miljødirektoratet: Ole Stian Bockelie Sjøfartsdirektoratet: Alf Tore Sørheim Jarle Hauge 12. mars 2014, på Radisson Blu Airport Hotel, Oslo Gardermoen Kystverket: Jon Leon Ervik Referat tittel: Referansegruppemøte (SG1) i prosjekt SSN 2015 Møte i referansegruppen SSN2015 10:00-10:15 Velkommen og introduksjon Prosjektleder Jarle Hauge ønsket deltagerne velkommen til første møtet i gruppen. Han orienterte om at gruppen var satt i sammen av representanter fra ulike interessent organisasjoner og myndigheter som burde kunne være dekkende for en forsvarlig utvikling og implementering av SSN/Single Window. Han presenterte bakgrunn for prosjektet, som er forankret i St Meld. St. 26 - Nasjonal transportplan 2014 2023 og Kystverket handlingsprogram 2014 2023. Handlingsprogrammet er en konkretisering av Kystverkets tiltak i Nasjonal transportplan og som sier hvordan Kystverket arbeider for å nå målene i NTP. Et av tiltakene i Handlingsprogrammet er videreutvikling av SafeSeaNet, med følgende hovedpunkt:
SafeSeaNet 2015 Meldingsutveksling med EU-land i tråd med implementeringen av direktivet om rapporterings-formaliteter, 2010/65. Integrere havnene fullt ut i SafeSeaNet Norway og legge til rette for å samordne forskriften om anløpsmeldinger til havn, meldeplikten i Farlig gods forskriften og Havnesikringsforskriften. Implementere meldeplikt etter bulkforskriften. Samordne SafeSeaNet Norway med plikt til anløpsmelding etter forskriften om elektronisk sporing av fiskefartøy. Tiltak for å sikre systemets sikkerhet, driftssikkerhet og kapasitet. Tiltak for å sikre at systemet er brukervennlig og tilpasset utviklingen i maritime kommunikasjonsløsninger i planperioden. 10:15-10:30 Presentasjon av deltagerne/aktørene Deltagerne presenterte seg selv, hvem de representerte og hvilket forhold/kjennskap de hadde med dagens SSN. Ros og ris fulgte, men det var enighet om at Kystverket har blitt flinkere med å inkludere brukerne i utvikling og implementering av SSN de senere årene. 10:30-11:00 Presentasjon av SafeSeaNet Norway Prosjektleder presenterte bakgrunn for SafeSeaNet. Han viste til tidligere sjøulykker (Erika og Prestige) som resulterte i etablering av EMSA og direktiv 2002/59/EU som er det juridiske grunnlaget for SafeSeaNet systemet. SSN har etter oppstarten i 2004 etablert seg som det «eneste» sivile EU systemet for håndtering av myndighets relaterte oppgaver i forbindelse med skipsrapportering. 11:00-12:00 Prosjekt SSN 2015 -Mandat, organisering og plan Prosjektleder orienterte kort om bakgrunnen for direktivet 2010/65/EU, og hvordan EU kommisjonen har organisert implementeringen av direktivet. Sentral i denne organiseringen er den såkalte ems gruppen (under DGMOVE) som består av representanter fra landene innen EU/EØS. EMSA er en annen viktig premissgiver i arbeidet. Arbeidet i ECG - Electronic Customs Group (DGTAXUD) vil potensielt også spille en rolle i implementeringen i relasjon til Bluebelt iniativet og e- Manifest. Anna Advanced National Networks for Administrations, et medlemslands iniativ, direkte finansiert igjennom TEN-T programmet Motorways of the Seas ble også nevnt som en gruppering som vil påvirke løsningene som utvikles. Foruten regelverket, så er ambisjonen i direktivet å fremme harmonisering og standardisering igjennom nasjonale Single Window løsning(er) (NSW). Hvordan implementeringen av NSW løsningene i Europa nok vil variere mellom landene. Norge har valgt en modell hvor SafeSeaNet er sentral. En enkel skisse av Single Window modellen ble forklart, og hvor i modellen de ulike grupperingene forklart tidligere (over) gjør en innsats. Videre ble den norske organiseringen av prosjektet presentert, bestående av en Koordineringsgruppe, Prosjektleder og en Referansegruppe (denne). Prosjektet gjennomføres i 3 løp; Operativt, Teknisk og Kommunikasjon. Ved behov så vil det kunne bli etablert fag grupper bestående av representanter fra aktørene som vil arbeide med detaljer i løsningen(e) Følgende «større» oppgaver vil bli sentrale i prosjektet: Videreutvikling av den norske Single Window løsningen for å forenkle rapportering Full digitalisere løsninger for innsamling av: o Avfall/waste og lasterester o ISPS o Samordnet informasjon ift HFL Utvikle Samhandlings-løsninger (utveksling av informasjon EU/NO) Etablere meldingsstrøm SSN-Havn Samhandlingsløsninger skip/havn/myndighet Alternative løsninger for innsamling av data (web/maskin2maskin)
Prosjektets overordnede milepælplan ble presentert. Planen er at systemet i all hovedsak skal utvikles i inneværende år. Første halvdel neste år vil domineres av aktiviteter knyttet til system testing, opplæring og operasjonalisering 1. juni 2015. -Operative forhold Tor Inge Miljeteig kunne orientere om at Kystverket nå har implementert et system for å håndtere rutegående trafikk sin mulighet for å søke fritak for rapportering. Han viste skjermbilder fra løsningen. Han fortalte også om arbeidet med utviklingen av skjermbilder for «Waste» rapportering. Han kunne også opplyse om at det er nedsatt en operativ arbeidsgruppe med fokus på å belyse havnenes behov og krav til Single Window løsningen. Han påpekte at løsningene som utvikles blir tilpasset både små og store havneadministrasjoner. Arbeidsgruppen består av følgende deltagere: Stord Hamnestell Vindafjord Kommune Stavanger Regionen Havn Bergen og Omland havnevesen Larvik Havn Gruppen er sammensatt slik at den gjenspeiler flest mulige kategorier havneadministrasjoner og forskjellige elektroniske havnedriftssystem. Første møte i gruppen er berammet til 14. mars. Norsk Havneforening sa at det er viktig at foreningen (RG) blir informert om fremtidige invitasjoner og referater fra møtene som avholdes. -Kommunikasjon i SafeSeaNet 2015 Anne Grethe Nilsen presenterte hva prosjektet gjør og planlegger på kommunikasjon- og informasjon siden. Hun informerte om at det er utarbeidet en kommunikasjonsstrategi for å identifisere målgrupper/interessenter som blir berørt/har interesse av det som skal skje i prosjektet. Strategien identifiserer budskap, kommunikasjonsmål, utfordringer og muligheter, m.m., samt en plan for kommunikasjonstiltak i prosjektet. De prioriterte målgruppene er skipsfarten (agenter, rederier, navigatører), maritime interesseorganisasjoner og forbund, samarbeidspartnere (offentlige etater og havner), beslutningstakere/politikere, og interne faggrupper i Kystverket. Kystverket ønsker å identifisere og imøtekomme informasjonsbehov, gi målrettet og skreddersydd informasjon, sikre systematisk og effektiv kommunikasjon overfor målgruppene, samt styrke og bygge et godt omdømme for etaten og prosjektet. Hovedbudskapet som formidles er forenkling av skipsrapporteringen ved å digitalisere og skape samhandling mellom offentlige myndigheter, havner og næringen. En av hovedutfordringene innenfor kommunikasjon er å synliggjøre nytteverdi for skipsfarten og offentlige myndigheter, noe som er viktig for å skape interesse, engasjement og økt bruk av SafeSeaNet Norway som en felles nasjonal meldeportal. Her er man avhengig av god dokumentasjon som viser nytteverdi i form av tids- og ressursbesparelser og andre gevinster hos den enkelte etaten. Det ble stilt spørsmål til referansegruppen om etatene kan samhandle tettere med Kystverket for å synliggjøre systemets nytteverdi og styrke systemets rolle som en felles nasjonal meldingsportal. Det er etablert en egen prosjektside på www.kystverket.no/safeseanet2015, hvor Kystverket vil publisere informasjon om prosjektet og dets fremdrift. 12:00-12:30 Samordnet meldepliktforskrift etter Havne- og farvannsloven (HFL) Jeanette Assev-Lindin presenterte Kystverkets arbeid med å samordne forskriftene, og har i den forbindelse utarbeidet et forslag til en samlet meldepliktsforskrift etter havne- og farvannsloven. Intensjonen er at det skal bli enklere for brukerne å få en oversikt over de meldepliktene havne- og farvannsloven pålegger. Utkast til forskrift vil bli sendt på høring til sommeren, og det er planlagt ikrafttredelse 1. januar 2015. Det skal også vurderes hvorvidt meldeplikter som per i dag ikke benytter SafeSeaNet som meldekanal, skal integreres i systemet, herunder spesielt melding fra bulkskip. Også
havnenes integrasjon i systemet vil ha betydning for forskriftens bestemmelser om meldekanal. Videre vil Kystverket ta initiativ til å utarbeide en samlet veileder til meldepliktene i SafeSeaNet. Dette må gjøres i samarbeid med den enkelte etat. 12:30-13:00 Referansegruppens rolle og mandat Prosjektleder presiserte at det er veldig viktig for Kystverket og prosjektet at dialogen med næringen og myndighetene er best mulig, slik at vi får en fornuftig og god implementering av meldingsportalen Single Window. Det er derfor ønskelig at referansegruppen skal bidra til å belyse relevante problemstillinger knyttet til implementeringen, og vil således fungere som et faglig forum mellom etatene, næringen og prosjektet. Gruppen og/eller de enkelte representantene skal også kunne gi innspill både på eget initiativ, og på forslag som fremlegges av prosjektet. 13:20-14:00 Lunsj 14:00-14:30 SSN Toll Trond Leberg fra Toll- og avgiftsdirektoratet presenterte Tollvesenets SSN løsning og bakgrunn for Tollvesenets involvering i Safe Sea Net. Tollvesenet har siden 2005 hatt et samarbeid med Kystverket om å tilpasse Safe Sea Net til bruk for anløpsrapportering til Tollvesenet. SSN-TOLL har vært i produksjon siden april 2011. Pr 4 kvt 2014 var det 230 bedrifter tilknyttet toll-løsningen i SSN. Til sammen er det avgitt over 130.000 «tollmeldinger» siden produksjonsstart. Fra Tollvesenets ståsted fungerer systemet meget bra. Tilbakemeldinger fra skipsfartsnæringen tilsier også at løsningen er en klar forenkling sammenlignet med manuell rapportering, noe som ble bekreftet av representanten fra Norsk Skipsmeglerforbund, Paal Stene. I flere av tollregionene meldes det om overveiende stor andel elektroniske skipsmeldinger. I tollregion Vest-Norge og Sør-Norge meldes om ca 80-90% elektronisk innmeldte tollmeldinger. Tendensen er økende i alle tollregioner. TAD har utarbeidet egen brukerdokumentasjon for SSN-TOLL som kan lastes ned fra www.toll.no Selv om systemet fungerer tilfredsstillende i dag vil det fortsatt være behov for videreutvikling med sikte på nye regler som følge av EU direktiv 2010/65. Tollvesenet har allerede utarbeidet ny tollov/tollforskrift (tentativ ikrafttreden 1. halvår 2014) som vil ivareta rapporteringsforpliktelsene i direktivet. Toll- og avgiftsdirektoratet (Leberg) meldte bl.a behov for å tilrettelegge SSNN for ALLE som har rapporteringsplikt til Tollvesenet. Det betyr at SSN løsning må på plass også for passasjerskip og cruisefartøy. Videre bør prosjekt SSN 2015 finne gode løsninger for brukeradministrasjon slik at vi «vet» hvem som har avgitt skipsopplysninger til tollvesenet. En tydelig identifikasjon av avgivere er vesentlig blant annet dersom man skal kunne rette et krav til «rette» vedkommende. Alt i alt er TAD svært fornøyd med hvor langt man har kommet og har stor tro på at SSN Norway vil bli ennå bedre ifølge Trond Leberg. "Norsk Skipsmeglerforbunds representant Paal Stene, fortalte at Grieg Gruppen på det meste håndterer flere hundre SSNmeldinger per dag (inkludert nye, men hovedsakelig oppdateringer). Grieg har gode erfaringer med toll løsningen, og for deres tilfelle har SSN/Toll isolert sett medført en besparelse anslått i størrelsesorden 0,5 årsverk. Resten av SSN (Politi, Los, Fartøysrapportering, Military) er beregnet til ca.1,0 årsverk merarbeid sammenholdt med før SSN, slik netto merarbeid er anslått til størrelsesorden 0,5 årsverk. SSN har, uavhengig av arbeidsmengden, ført til mer oversikt og orden på alle områder" 14:30-15:00 SSN Politi Karl Henrik Sjursen som representerer Politidirektoratet orienterte om politiets erfaringer med samarbeidet med Kystverket igjennom etatens implementering av grensekontroll delen av SSN. Han fortalte at Kystverket og Politidirektoratet har gjennomført et vellykket samarbeidsprosjekt for å gi politiet adgang til å innhente de lovpålagte forhåndsmeldinger fra skip gjennom SSN. Dataene som samles inn overføres på en sikker linje til
politiets datatjeneste for videre prosessering internt i politiet. Målene har vært å forenkle og derved spare personellressurser og heve kvaliteten i grense kontrollarbeidet. Herunder har politiet utviklet et nytt dataprogram for behandling av opplysninger om hvilke personer som er om bord. Systemet som har vært i bruk siden i fjor er blitt meget godt mottatt av politiets brukere. Det er stabilt, har god driftssikkerhet og stor kapasitet. Målene er nådd, politiet har fått en betydelig gevinst i form av innsparte årsverk, og kvaliteten er hevet. 15:00-15:30 SSN Sjøfartsdirektoratet Kristine Breistrand presenterte, og fortalte at Sjøfartsdirektoratet har enkelte meldeplikter for rederier, skipsførere og eventuelt agenter med fullmakt i sitt regelverk. Reglene bygger på internasjonale forpliktelser og er meldeplikter som gjør det mulig å forutse når og hvor skipet må/kan bordes for inspeksjon. Reglene gir også informasjon om forhold om bord som tas hensyn til ved utvelgelse av skip til inspeksjon. Sjøfartsdirektoratet har i dag adgang til en del av informasjonen som finnes i SafeSeaNet. Meldepliktene som er regulert i direktoratets regelverk er i all hovedsak allerede basert på elektronisk innmelding i SafeSeaNet. Kristine informerte videre om at Sjøfartsdirektoratet jobber å bedre kommunikasjonsoverføringen mellom havnene og direktoratet. I den forbindelse er dialogen med Kystverket etablert for å se på et tilrettelagt grensesnitt for å forenkle oppfølgingen av skipsanløp, eksempler på dette vil kunne være at SafeSeaNet kan bidra i form av automatiske meldinger og alarmer. Fraktefartøyenes Rederiforening kommenterte at rapportering av ATA og ATD er en spesiell utfordring for dem. De sa videre at SSN har manglende funksjonalitet for å støtte rapportering. Det ble spesielt nevnt utfordringene som f.eks for- og brønnbåter har. Disse båtene trafikkerer oppdretts anlegg som ikke har noen system definerte lokasjoner i SSN systemet. Problemstillingene ble ikke debattert i dybden, men Tor Inge følger opp dette i det operative arbeidet med SSN. 15:30-16:00 Eventuelt, oppsummering og veien videre Jarle Hauge oppsummerte møtet. Han fokuserte på viktigheten av at representantene er aktiv i prosessen fremover, at de ulike organisasjonenes medlemmer blir tilført informasjonen vedrørende prosjektet, og ikke minst ønskes alle innspill velkommen. Videre trakk han frem prosjektets ønske om å skape vinn-vinn situasjoner, hvor han bla viste til både Politi og Toll presentasjoner, samt informasjon fra Norsk Meglerforbund som vurderte SSN løsningen slik den fremstår i dag som tidsbesparende, spesielt på Toll siden. Ved neste møte vil næringen bli invitert til å presentere problemstillinger, utfordringer eller forslag som er relevante for prosjektet eller Single Window løsningen som skal utvikles. Neste møte er berammet til oktober 2014, eksakt dato blir kommunisert på et senere tidspunkt. Noen tall (statistikk) for antall meldinger ble ikke presentert på møtet, men jeg viser til ferske data i tabellen under for dem som er interessert. Totalt antall seilaser Norske Skip Utenlandske Skip Fra Utland Innenriks Meldt til Forsvaret Tollmelding Meldt til politi PSC/Thetis/SDir Siste 4 MND 34824 12259 22584 8965 17349 11563 19757 7276 117 Siste 12 MND 110529 35506 75023 28633 54930 36816 58705 18676 380 Figur 1 Oversikt (1. mars). Antall meldinger innsamlet i SSN; totalt og fordelt på norske myndigheter Jarle Hauge Kystverket Prosjektleder SSN 2015