Revisjonsrapport Rapport Rapporttittel Aktivitetsnummer Tilsyn med Statoil styring av vedlikehold, tilsyn 001000072 001000072 Gradering Offentlig Unntatt offentlighet Begrenset Fortrolig Strengt fortrolig Involverte Hovedgruppe T1 Deltakere i revisjonslaget Gunnar Dybvig, Jorunn E. Tharaldsen, Ole Jørgen Melleby, Rolf H. Hinderaker Oppgaveleder Rolf H Hinderaker Dato 23.12.2013 1 Innledning I perioden 12.6. 8.10.2013 gjennomførte vi tilsyn med Statoil Utvikling og Produksjon Norge (UPN) sin styring av vedlikehold. Tilsynsaktiviteten ble innledet med et oppstartsmøte 12.6.2013 hvor UPN orienterte om sine tiltak for å styrke selskapets styring og oppfølging av vedlikehold. Tilsynsaktiviteten ble videreført i UPNs driftsområde Drift Midt Norge (DMN), og gjennomført med møter, intervjuer og dokumentgjennomgang i driftsområdets landorganisasjon i Stjørdal i perioden 11.9-13.9.2013, for å verifisere hvordan selskapets aktiviteter og forbedringstiltak innen styring av vedlikehold er innarbeidet og fungerer i organisasjonen. Intervjuene ble gjennomført med ledere på ulike nivå, representanter for to vedlikeholdsentreprenører og vernetjenesten. Oppsummeringsmøte ble avholdt 13.9.2013. Leder for driftsområdet ble intervjuet den 8.10.2013 som del av denne tilsynsaktiviteten. 2 Bakgrunn Vedlikeholdsstyring inngår i våre hovedprioriteringer for 2013 om Ledelse og storulykkesrisiko (HP- L) og Barrierer (HP-B). Denne tilsynsaktiviteten er en del av vår langsiktige oppfølging av Statoil UPN sin styring av vedlikehold. Aktiviteten har også bakgrunn i informasjon gitt i møte 30.5.2012, hvor selskapets arbeid med aktiviteter og forbedringstiltak innen styring av vedlikehold ble presentert og diskutert. Basert på vår tidligere oppfølging av vedlikeholdsstyring i Statoil UPN, har vi i tilsynsaktiviteten i 2013 vektlagt å vurdere følgende tema: Statoil utvikling og produksjon Norge (UPN) sine tiltak for å styrke selskapets styring av og oppfølging med vedlikehold:
2 o Forbedringsarbeid som selskapet har igangsatt på dette området, både på UPN nivå og på tvers i selskapet, slik at det fremgår hvordan enhetene lokalt berøres av tiltakene o Etablering av måltall for etterslep forebyggende vedlikehold (FV) og portefølje av korrigerende vedlikehold (KV) med tilhørende risikovurdering av grunnlaget for slike måltall med avklaringer av hvilke aksjoner overskridelse av måltall skal utløse o Total vedlikeholdsportefølje (FV, KV, etterslep og utestående) for UPN samlet og de ulike resultatområdene o Statoils Operational Performance Dashboard (OPD) o Strategi for vedlikeholdsstyring i UPN o Planer for monitorering av vedlikeholdsstyring i 2013 o Vedlikeholdsforum (samhandlingsforum) 3 Mål Målet med aktiviteten var å følge opp at Statoil UPNs styring av vedlikehold er i henhold til selskapets og myndighetenes krav og verifisere hvordan selskapets aktiviteter og forbedringstiltak innen styring av vedlikehold er innarbeidet og fungerer i organisasjonen. 4 Resultat I tilsynsaktiviteten har vi, gjennom presentasjoner og intervjuer, fått presentert hvordan DMN arbeider med å implementere forbedringsaktiviteter knyttet til vedlikeholdsstyring. Vi har sett at organisasjonen har etablert systematiske prosesser for å ivareta intensjonen i Statoils vedlikeholdsstrategi og annet forbedringsarbeid knyttet til vedlikehold i DMN. Vi har i denne sammenheng blant annet fått presentert hvordan organisasjonen har utviklet egne prioriteringer ut i fra målsettingene som ligger i vedlikeholdsstrategien, gjennom oppdaterte gap-analyser mot selskapets vedlikeholdsstrategi. I tilsynsaktiviteten har vi fått presentert og diskutert total vedlikeholdsportefølje for UPN og DMN og for de enkelte resultatenhetene, herunder forebyggende vedlikehold (FV), korrigerende vedlikehold (KV), etterslep og utestående, med tilhørende måltall. Vi ser at trend i DMN for etterslep og utestående sikkerhetskritisk vedlikehold (FV og KV) er økende i 2013, og at antall arbeidsordre ved utgangen av august er nærmere dobbelt så høyt som måltallet som er satt for DMN. Vi ser også at for FV i etterslep er 12 måneders trend nedadgående siste 12 måneder, men med økende tendens i 2013. For KV utestående ser vi små endringer i utvikling i trenden totalt for driftsområdet det siste året. I denne sammenheng har vi fått oppgitt at alle innretninger er innenfor måltallet, bortsett fra Njord B som vi fikk opplyst at skal til land i forbindelse med hovedklassing, der store deler av utestående vedlikehold vil bli gjennomført. På bakgrunn av disse tallene registrerer vi at DMN ikke gjennomfører vedlikeholdsaktiviteter innenfor fastsatte planer. Tilsvarende oversikter for UPN samlet viste heller ikke endringer i positiv retning av betydning. Eksempelvis så vi at UPNs samlede etterslep for sikkerhetskritisk vedlikehold har økt i perioden apriljuni 2013, fra ca. 100 arbeidsordrer i april til ca. 230 ved utgangen av juni.
3 Vi har i tilsynsaktiviteten adressert monitorering knyttet til vedlikeholdsstyring. Her har vi blant annet sett at TTS, TIMP og OPD er sentrale verktøy som videreutvikles og tas i bruk. Anleggsintegritet, operasjonsgruppen og fagansvarlige er sentrale i den kontinuerlige oppfølgingen av vedlikeholdsaktiviteter. I vår oppfølging av vedlikeholdsstyring i Statoil, har vi over tid observert et økende ledelsesfokus på vedlikeholdsstyring Dette ser vi også i DMN. Samtidig ser vi at måten vedlikeholdsstyring følges opp på i DMN varierer blant de ulike lederne vi har intervjuet. I følge de vi har intervjuet, er arbeidet med forbedringer innen vedlikeholdsstyring høyt prioritert i DMN, og de igangsatte tiltakene oppleves å ha positiv effekt, både av hensyn til kostnader, effektivitet og sikkerhet. Av intervjuene fremkommer det eksempelvis at avklaringer mellom hav og land, å få tak i underlag fra underleverandører, bedre utnyttelse av eksisterende verktøy og systemer, å bruke arbeidsprosessene riktig og evnen til å balansere hensynet til kost, produksjon og HMS er avgjørende for å lykkes med forbedringer innen vedlikeholdsstyring. Denne tilsynsaktiviteten har avdekket ett avvik knyttet til selskapets kapasitet til å gjennomføre vedlikeholdsaktiviteter. Vi har videre påpekt ett forbedringspunkt som omhandler sammenheng mellom måltall og innretningens tekniske tilstand. I tillegg har vi noen kommentarer under kapitlet «andre kommentarer». Tilsynsaktiviteten har i denne omgang ikke vurdert i hvilken grad forbedringsarbeidet knyttet til vedlikeholdsstyring er forankret og har fått effekt i UPN og DMN sine organisasjoner offshore. Dette vil være sentralt for oss å følge opp gjennom tilsynsaktiviteter mot Statoil UPN i 2014. 5 Observasjoner Ptils observasjoner deles generelt i to kategorier: Avvik: Knyttes til de observasjonene hvor vi mener å påvise brudd på regelverket. Forbedringspunkt: Knyttes til observasjoner hvor vi ser mangler, men ikke har nok opplysninger til å kunne påvise brudd på regelverket. 5.1 Avvik 5.1.1 Mangler ved gjennomføring av planlagte vedlikeholdsaktiviteter Avvik: Drift Midt Norge gjennomfører ikke vedlikehold i henhold til planer for FV og KV. Begrunnelse: I presentasjoner og intervjuer i september 2013 kom det fram at Drift Midt Norge ikke gjennomfører vedlikehold i henhold til planer for FV og KV. Selskapets dokumentasjon viser at tallverdien for etterslep sikkerhetskritisk vedlikehold (siste 12 måneder) har økt i 2013, fra ca 35 arbeidsordrer i januar til ca 70 ved utgangen av august. Utestående korrigerende vedlikehold ligger på et tilnærmet uforandret nivå siste 12 måneder (pr august 2013 ca 405000 timer). Det ble i tilsynsaktiviteten opplyst at Njord B representerer en stor andel av dette.
4 Etterslep forebyggende vedlikehold har økt i 2013, fra i overkant av 7000 timer i januar til 8500 timer i august. Krav: Styringsforskriften 11 om beslutningsgrunnlag og beslutningskriterier Styringsforskriften 12 om planlegging Aktivitetsforskriften 25 om bruk av innretninger 5.2 Forbedringspunkter 5.2.1 Mangelfull sammenheng mellom måltall og innretningens tekniske tilstand Forbedringspunkt DMNs fastsatte måltall og målsetting for akseptabelt mengde utestående KV, og etterslep FV, og sikkerhetskritisk vedlikehold er ikke systematisk basert på innretningenes tekniske tilstand. Begrunnelse: I presentasjoner og intervjuer kom det fram at DMN har fastsatt måltall og målsetting for hva selskapet vurderer som akseptabel mengde utestående KV og etterslep FV, og sikkerhetskritisk vedlikehold. I tilsynsaktiviteten bekreftet selskapet at informasjon om innretningenes tekniske tilstand ikke er systematisk lagt til grunn ved etablering av disse måltallenes størrelse. Krav: Styringsforskriften 10 om måleparametere og indikatorer Aktivitetsforskriften 49 om vedlikeholdseffektivitet 6 Andre kommentarer 6.1 Selskapets verktøy for daglig oppfølging av vedlikeholdsstyringen I tilsynsaktiviteten har vi fått presentert selskapets verktøy for daglig oppfølging av vedlikeholdsstyringen med fokus på kvalitet og gjennomføringstid i arbeidsprosesser (OPD). Vi har registrert at indikatorene i OPD er rettet mot måling av effektivitet. I intervjuene har vi adressert risikoen forbundet med å ensidig fokusere på denne typen effektivitets- og tidsfremmende faktorer fordi dette kan påvirke kvaliteten i arbeidet negativt. Selskapet sier de ikke har opplevd utilsiktede effekter av måltallene i OPD, og er klar over faren. 6.2 Vedlikeholdsforum Selskapet har etablert vedlikeholdsforum for de enkelte innretningene. I intervjuer i tilsynsaktiviteten ga flere uttrykk for at kvaliteten i disse møtene hadde potensial for forbedring. Vi har fått presentert hvem som deltar i dette forumet. Produksjonsdirektør og sjef deltar for eksempel normalt ikke i vedlikeholdsforumet. Selskapets vedlikeholdsstrategi inneholder ambisjoner om økt ledelsesinvolvering. Selskapet kan vurdere om økt ledelsesengasjement og involvering i vedlikeholdsforum kan bidra til økt gjennomføringskraft i forbedringsarbeidet.
5 6.3 Anleggsintegritet (AI) Vi har i dette tilsynet blitt informert om at AI er presset på kapasitet. Dette er en observasjon vi har hatt i flere tilsynsaktiviteter siden 2010. Det er uklart for oss om denne delen av organisasjonen har tilstrekkelig kapasitet til å utføre planlagte oppgaver. 6.4 Gjennomføring av planlagt vedlikehold i UPNs driftsområder I åpningsmøtet i tilsynsaktiviteten 12.6.2013 ble total vedlikeholdsportefølje for UPNs fem driftsområder presentert og diskutert. Ettersendt dokumentasjon viser at: UPNs samlede etterslep for sikkerhetskritisk vedlikehold har økt i perioden april-juni 2013, fra ca. 100 arbeidsordrer i april til ca. 230 ved utgangen av juni. Utestående korrigerende vedlikehold for UPNs driftsområder ligger med unntak av Drift Nord som viser reduksjon- på et tilnærmet uforandret nivå i perioden juni 2012 - mai 2013. Etterslep forebyggende vedlikehold viser noe forbedring i noen driftsområder, og tilnærmet uforandret nivå i andre. Med bakgrunn i denne dokumentasjonen ser vi ingen endringer av betydning i positiv retning for UPN samlet. 7 Deltakere fra Petroleumstilsynet Kjell Marius Auflem, tilsynskoordinator (kun åpningsmøtet 12.6.2013) Rune Solheim, kontaktperson (kun åpningsmøtet 12.6.2013) Hans Kjell Anvik, HMS-styring (kun åpningsmøtet 12.6.2013) Hans Spilde, HMS-styring (kun åpningsmøtet 12.6.2013) Jan Ketil Moberg, Logistikk og beredskap (kun åpningsmøtet 12.6.2013) Gunnar Dybvig, HMS-styring Jorunn E. Tharaldsen, Arbeidsmiljø Ole Jørgen Melleby, HMS-styring Rolf H. Hinderaker, Konstruksjonssikkerhet (oppgaveleder) 8 Dokumenter Følgende dokumenter ble benyttet under planlegging og gjennomføringen av aktiviteten: OMC 01-004-UPN Drift, versjon 3.1, 26.4.2013 OMC 01-036 Vedlikeholdsstrategi for anlegg på norsk sokkel 2012 2016 Statoils presentasjon med vedlegg fra møte 12.6.2013: Vedlikeholdsstyring. Statoils presentasjon fra åpningsmøte 11.9.2013: Status for og gjennomføring av vedlikeholdsaktiviteter og forbedringstiltak i Drift Midt Norge. OPD (Innhold og sammenhenger) og vedlikeholdsportefølje 12.6.2013. Etterslep sikkerhetskritisk vedlikehold, e-post 19.8.2013. Vedlegg A Oversikt over intervjuet personell.