RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 10. september 2012 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Røyrvik kommune, møterom Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 018/12 Redegjørelse angående ventilasjonsanlegg 019/12 Redegjørelse angående personalreglement 020/12 Redegjørelse angående saksbehandlingsprosess 021/12 Referatsaker 022/12 Oppsummering etter besøk i Maurtua barnehage 023/12 Rapport etter gjennomgang av saker behandlet i formannskap og kommunestyret 1. halvår 2012 024/12 Revisjonsstrategi 2012 025/12 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring 026/12 Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 027/12 Eierskapskontroll Namdal Rehabilitering IKS Eventuelt Grong 20.08. 2012 Solveig Haugen (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 Mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 018/12 REDEGJØRELSE ANGÅENDE VENTILASJONSANLEGG Kontrollutvalget 10.09.12 Gunnhild Berg 018/12 424-1739-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ikke trykte dokument Ved kontrollutvalgets besøk i Maurtua barnehage ble kontrollutvalget gjort kjent med inneklimaet og ventilasjonsanlegget i barnehagen. I den forbindelse ønsker kontrollutvalget en redegjørelse angående ventilasjonsanlegg i barnehagen, bl.a. vedlikehold og eventuelle avtaler med leverandør, ansvar og oppfølging av vedlikehold / ettersyn fra leverandør og kommunen som eier og bruker. Denne redegjørelse ønskes gitt i møte den 10. september 2012. Det er ikke etterspurt skriftlig dokumentasjon eller informasjon i forkant av møtet. SAK 019/12 REDEGJØRELSE ANGÅENDE PERSONALREGLEMENT Kontrollutvalget 10.09.12 Gunnhild Berg 019/12 424-1739-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ikke trykte dokument Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse angående kommunens personalreglement og håndhevelsen av dette, derav praksis på ulike avdelinger, - informasjon, oppfølging og bevisstgjøring av reglementet hos ansatte og ledelse
Denne redegjørelse ønskes gitt i møte den 10. september 2012. Det er ikke etterspurt skriftlig dokumentasjon eller informasjon i forkant av møtet. SAK 020/12 REDEGJØRELSE ANGÅENDE SAKSBEHANDLINGSPROSESS Kontrollutvalget 10.09.12 Gunnhild Berg 020/12 424-1739-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ikke trykte dokument Brev til Røyrvik kommune angående forslag om omgjøring av skoleuken. Datert 25.05. 2012 Viser til brev til Røyrvik kommune, dater 25.05. 2012 angående forslag om omgjøring av skoleuken. Kontrollutvalget står som kopiadressat på en henvendelse fra foreldre ved Røyrvik kommune angående omgjøring av skoleuke. Avsendere er foreldre i sørkretsen i kommunen. Kontrollutvalget skal ikke overprøve de politiske vurderinger, vedtak og innhold i saken. Kontrollutvalgets oppgave er å påse saksprosessen og saksbehandlingen i saken og ønsker administrasjonens redegjørelse angående dette.. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse i møte den 10.09. 2012. SAK 021/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 10.09. 2012 Gunnhild Berg. 021/12 424-1739-5.3 Referatene tas til orientering Fra 1. Røyrvik kommune Melding om politisk vedtak Røyrvik kommunes årsberetning for 2011 21.05.12 2. Røyrvik kommune Svar - Revisjonsnotat til regnskapet for 2011 21.05.12 Dokumentet undergitt lovbestemt taushetsplikt
3. KomSek Trøndelag IKS Utlysing av stilling 18.08.12 4. Anders Selliås Henvendelse 14.08.12 5. KS Kursinvitasjon 16.06.12 SAK 022/12 OPPSUMMERING ETTER BESØK I MAURTUA BARNEHAGE Kontrollutvalget 10.09.12 Gunnhild Berg 022/12 424-1739-5.3 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 2. Kontrollutvalget følger opp tema fra møtene og etterspør redegjørelser fra administrasjonen. Ikke trykte dokument Notat unntatt offentlighet Offl. 13 deles ut til kontrollutvalget i møtet. Kontrollutvalget vedtok gjennom sin Årsplan for 2012, sak 032/11 (møte 29.11.11) ønske om å besøke en valgt avdeling innen kommunens virksomhet. Kontrollutvalget vedtok videre den 19. mars 2012 ønske om å besøke Maurtua barnehage. Henvendelse ble sendt rådmann som igjen videreformidlet til etatssjef og styrer. Besøk ved Maurtua barnehage ble gjennomført den 18. juni 2012. Kontrollutvalget gikk igjennom tidsplan og tema i forkant av besøket. Fra Røyrvik kontrollutvalg deltok Solveig Haugen, Trond Otto Devik, Hans Øines og Rune Skåren. JonOlav Håpnes fra KomRev Trøndelag IKS og Gunnhild Berg fra KomSek Trøndelag IKS deltok også. Besøket var delt inn i tre møter med deltakere som representerte ledelse, ansatte og brukere ( foreldre). I 1.møte deltok styrer og etatsleder. Ledelsen ved barnehagen orienterte om drifta og organiseringa ved barnehagene samt svarte på spørsmål og diskuterte ulike områder med kontrollutvalget. I andre møte deltok ansatte, tillitsvalgte og verneombud. Kontrollutvalget ble orientert om Røyrvik kommune som arbeidsgiver, utfordringer for ansatte angående fysikk og psykisk arbeidsmiljø samt barnehagehverdagen.
I tredje møte deltok representanter fra foreldre. De orienterte om sin rolle og funksjon, førte en dialog angående gleder og utfordringer en hadde sett fra brukere. De svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget. Det ble ikke skrevet noe formelt referat eller noen rapport fra besøket, kun et notat til kontrollutvalget og revisjon. Dette ble møtedeltakerne gjort oppmerksom på ved starten av møtet. Det ble også opplyst om at kontrollutvalg og revisjon er underlagt lov om taushetsplikt. Møtet og besøket ble sett som et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Besøket fungerte godt som kommunikasjon mellom utvalget og representantene fra de ulike gruppene. Gjennom slike møter vil en få bedre kjennskap til virksomheten ved enheter og institusjoner i kommunen. SAK 023/12 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET I FORMANNSKAP OG KOMMUNESTYRET 1. HALVÅR 2012 Kontrollutvalget 10.09.12 Gunnhild Berg 023/12 424-1739-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering 2. Rapporten oversendes kommunestyret for orientering og henstiller om at kommunestyret fatter slikt vedtak: 1. Kommunestyrett tar rapporten til orientering 2. Kommunestyret ber om at revisors anbefalinger følges opp. Rapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2012. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Saksfremstilling Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår 2012 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å vurdere At vedtak som er av vesentlig økonomisk betydning, ikke er i strid med sentrale bestemmelser i kommuneloven og sentrale forskrifter At vedtaket er fattet av riktig organ i henhold til kommunens delegasjonsreglement og økonomireglement At saksutredningen ikke har vesentlig mangler mht. økonomi og økonomiske konsekvenser At det angis hjemmel i saker som vedtas av formannskap
At habilitet blir vurdert og at varamedlemmer innkalles i henhold til kommunens reglement for formannskap og kommunestyre Revisjonen skal ikke vurdere om politiske vedtak er hensiktsmessige. Revisor har kommentarer til saker som er fremlagt og behandlet i formannskapet bør det alltid angis hjemmel. I tillegg til lovhjemler er det nødvendig å angi hvor i delegasjonsreglementet det er angitt at formannskapet kan behandle saken. Dette er også påpekt ved tidligere gjennomgang av møteprotokoller. Revisor har også merket seg innspill fra innbygger angående kunngjøring av offentlige møter og viser til kommuneloven 32, 3. ledd hvor det bl.a. står Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. Revisors hovedkonklusjon / anbefaling tilsier at saker som behandles i formannskapet bør det alltid angis hjemmel. I tillegg til lovhjemler er det nødvendig å angi hvor i delegasjonsreglementet det er angitt at formannskapet kan behandle saken, d.v.s. eksakt angivelse av kapittel / punkt i reglementet. Videre anbefaler revisor at møteinnkallinger bør kunngjøres på et så tidlig tidspunkt at alle borgere får kjennskap til hvor og når møtene holdes. Revisor har ingen kommentarer til saker behandlet i kommunestyret 1. halvår 2012. Viser til rapporten i sin helhet og revisors hovedkonklusjon / anbefaling. SAK 024/12 REVISJOSNSSTRATEGI 2012 Kontrollutvalget 10.09.12 Gunnhild Berg 024/12 424-1739-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Deles ut i møtet Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap. 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon 4. Internasjonal revisjonsstandard ISA 300 5. Internasjonal revisjonsstandard ISA 315
I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2012 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvordan revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. SAK 025/12 OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget 10.09.12 Gunnhild Berg 025/12 424-1739-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering, og har ingen merknader til revisors vurdering av uavhengighet. 1. KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig revisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Røyrvik kommune. Deles ut i møtet 2. Vandelsattest legges frem i møte Ikke trykte dokument Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Enhver som foretar revisjon for kommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon.
Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor sin årlige egenvurdering vil bli delt ut i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Da det nå er en del år siden kontrollutvalget sist fikk seg forelagt vandelsattest ønsker oppdragsansvarlig revisor også å legge denne frem for kontrollutvalget. SAK 026/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 Kontrollutvalget 10.09.12 Gunnhild Berg 026/12 424-1739-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2013 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Røyrvik kommune, med en total ramme på kr. 435.300,-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til detaljbudsjett 2013 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Røyrvik kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 14.05. 2012. Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp
av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * 2012-2015 2011 2013 2014 2015 2016 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 54 400 56 300 56 300 56 300 56 300 Kjøp av sekretariatstjenester 101000 104000 104000 104000 104000 Kjøp av revisjonstjenester 260000 275000 Total ramme kontrollutvalget 415 400 435 300 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2012 er alle tall i 2013-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2013 som for tidligere år (5 møter). For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 14. mai budsjett 2013 og økonomiplan 2013-2016. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 14. mai budsjett 2013 og økonomiplan 2013-2016. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2013) - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske
organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget ønsker å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må utvalget anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontrollog tilsynsarbeidet. SAK 027/12 RAPPORT ETTER EIERSKAPSKONTROLL NAMDAL REHABILITERING Kontrollutvalget 10.09.12 Gunnhild Berg 027/12 424-1739-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefalinger i rapporten. 2. Rapporten Eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS oversendes kommunestyret. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret har merket seg revisors anbefalinger og ber om disse følges opp. 3. For fremtiden er det viktig at kommunens eierrepresentanter aktivt følger opp sin rolle i de ulike selskap kommunen har eierinteresser i. Rapport fra Telemark kommunerevisjon IKS: Eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. KS Anbefalinger for eierstyring, selskapsledelse og kontroll. 2. Plan for selskapskontroll 2008 2011. 3. Plan for selskapskontroll, vedtatt av kommunestyret 20.11.2008, sak PS 78/08 4. KU-sak 025/10, 16.11.2010
Kontrollutvalget vedtok i møte 09.09. 2008, sak 019/08, Plan for selskapskontroll 2008 2011 med Namdal Rehabilitering IKS som prosjekt nr. 2. Planen ble vedtatt av kommunestyret den 20.11. 2008, sak PS 78/08. Planen ble rullert av kontrollutvalget i møtet den 16.11.2010, sak 025/10 Det ble startet selskapskontroll i selskapet i 2011. Kontrollen som er utført av Telemark kommunerevisjon IKS ble avsluttet i 2012, og rapport etter kontrollen ble mottatt av sekretariatet den 15. juni 2012. Vedlagt rapport, oversendt fra KomRev Trøndelag IKS 13.08. 2012, erstatter tidligere rapport. Ny oversendelse vedligger grunnet endringer i utformingen av rapporten. Innhold i rapporten er ikke endret av KomRev Trøndelag IKS Selskapet har avgitt høringssvar til rapporten den 06.06. 2012, slik at endelig rapport ble avgitt av revisor den 8. juni 2012. Røyrvik kommune har avgitt høringssvar til rapporten den 05.06. 2012 og har ingen merknader. I alt 15 kommuner har eierandel i Namdal Rehabilitering IKS. 11 av disse er deltakere i den utførte selskapskontrollen av selskapet. Om rapporten Rapporten starter med et sammendrag av Bakgrunn for selskapskontrollen Metode Funn og vurderinger av selskapet Funn og vurderinger av eierkommunen Anbefalinger Eierskapskontrollens metode omfatter intervju og dokumentanalyse. Eierskapskontrollen tok sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunenes eierinteresser i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Faktabeskrivelsene i rapporten omhandler de avtalemessige forhold, - forpliktelser vis a vis offentlige instanser, - juridiske forhold, - organisasjon og miljø, - selskapets økonomiske utvikling, - representantskapet, - styret, - revisor og framtidsutsikter. Viser til dettet i rapportens kapittel 2. Selskapets formål er definert i selskapsavtalen, og Namdal Rehabilitering driver interkommunalt rehabiliteringssenter i Namdalen med sikte på tilrettelegging for rehabilitering, primært av eiernes innbyggere. Revisors vurderinger av selskapet og eierkommunene kommer frem i rapportens kapittel 3.
Med utgangspunkt i de hovedfunn som er gjort i eierskapskontrollen anbefaler revisor at eierne sørger for at Namdal Rehabilitering IKS - Får på plass rutiner som sikrer offentlighetsloven følges - Tar ut bestemmelsen i selskapsavtalen som begrenser de ansattes representant i styret - Følger selskapsavtalens bestemmelser ved opptak av lån/driftskreditt - Opplysninger i notene til årsregnskapet om at bygningene er pantsatt tas ut av notene - Vurderer å utarbeide styreinstruks og etiske retningslinjer - Endrer rutinene i forbindelse med møter i representantskapet slik at o Innkalling sendes med minst fire ukers varsel o Eierkommunenes kontrollutvalg varsles o Kun eierkommunenes valgte representanter har stemmerett o Møteleder underskriver protokollen at Røyrvik kommune som eierkommune - Utarbeider og vedtar eierskapsmeldinger - Har en politisk behandling i forkant av representantskapsmøte - I samråd med selskapet avklarer både innhold og tidspunkt for rapportering / informasjon fra selskapet som eierkommune Vurderinger Hovedinntrykket er at eierkommunene har fulgt opp sine eierinteresser i Namdal Rehabilitering IKS tilfredsstillende. Det er i midlertidig mulig å forbedre enkelte rutiner, derav utarbeidelse av eierskapsmeldinger. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. Grong 20.08. 2012 Gunnhild Berg Kontrollsekretær