HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: 19.03. 2007 kl. 19.00 STED: Formannskapets møterom, kommunehuset Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale / i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/07 Kontrollutvalgets årsrapport 2006 002/07 Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen 2006 i Høylandet kommune 003/07 Kontrollutvalgets Årsplan / møteplan 2007 004/07 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1743-1/2006 (saksdokumenter ettersendes) 005/07 Referatsaker Eventuelt Grong 12.03. 2007 Karl Flaat (sign) leder Gunnhild Berg kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 / 99 39 36 88 gunnhild.berg@komsek.no Kopi: -Varamedlemmer -KomRev Trøndelag IKS -Ordfører (e-post) -Rådmann (e-post)
SAK 001/07 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2006 Høylandet kontrollutvalg 19.03.07 Gunnhild Berg 001/07 Høylandet 07 Høylandet kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Det fremlagte utkastet til årsrapport fastsettes som Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Høylandet kommunestyre 2. Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Høylandet kommunestyre oversendes kommunestyret til egen behandling. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Høylandet kommunestyre tas til orientering Vedlegg: 1. Utkast til Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Høylandet kommunestyre Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Kommuneloven - Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger: I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på og nevner at alle gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter er rapportert til kommunestyret fortløpende. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til kommunestyret. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2006 naturlig å avgi en årsrapport til kommunestyret.
Det er utarbeidet forslag til årsrapport for kontrollutvalget for året 2006. Rapporten følger i stor grad mal fra tidligere år, men er noe omarbeidet på enkelte punkt. For øvrig vises til vedlagte forslag til årsrapport. SAK 002/07 KONTROLLRAPPORT VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2006 I HØYLANDET KOMMUNE. Høylandet kontrollutvalg 19.03.07 Gunnhild Berg 002/07 Høylandet 07 Høylandet kommunestyre Saksbehandlerens forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar skattefogdens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Høylandet kommune for 2006 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar skattefogdens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Høylandet kommune for 2006 til orientering. Vedlegg 1. Skattefogdens kontrollrapport for 2006. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt - Ingen Saksopplysninger: Fra 01.07.2004 ble staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen overtok den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkreveren ble overført til regionale kontrollenheter lokalisert til fem skattefogdkontor. For vår regions vedkommende til Sør- Trøndelag skattefogdkontor. Fra samme dato opphørte også tidligere praksis med behandling og godkjenning av skatteregnskapet i kommunestyret. Skatteregnskapet avgis nå overfor Skattedirektoratet v/ skattefogden, og anses som delregnskaper til Skatteetatens samlede regnskap. Det er Stortinget som foretar den formelle behandlingen av Skatteetatens samlede regnskap. Skattedirektoratet anser det derfor ikke lenger som naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon (behandling og avgjørelse) av den enkelte kommunes skatteregnskap, men i følge brev av 21.02.2005 fra Skattedirektoratet til Kommunene v/ rådmannen er det i nest siste avsnitt gitt uttrykk for at:
Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Videre er det i Skattedirektoratets brev av 02.07.2004 til skatteoppkreverne blant annet uttalt at: Etter direktoratets oppfatning er det ikke noe som tilsier at kommunens kontrollutvalg skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen i mindre grad, selv om staten overtar kontroll og revisjon fra kommunerevisjonen. Ifølge Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den 15.februar året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollutvalg. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret / kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Vurdering: I og med at kommunestyret / kontrollutvalget forutsettes å motta kopi av skatteoppkreverens redegjørelse, og skattefogdens kontrollrapport, synes det naturlig at dokumentene også undergis behandling i nevnte organer. Begge dokumentene omhandler skatteoppkreverfunksjonen, og som det derfor er naturlig å legge fram til behandling samlet. Vanlig behandlingsmåte vil være at kontrollutvalget avgir innstilling overfor kommunestyret. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da denne også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve skatteregnskapet representerer. I kontrollrapporten fra skattefogden gis det en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen er utført på en tilfredsstillende måte. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Fra Skattedirektoratets side ligger en formodning om at kontrollutvalget fortsatt skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen. Dette med utgangspunkt i den informasjon som er gitt i skatteoppkreverens redegjørelse og skattefogdens kontrollrapport Skatteoppkreverens rapport for skatteoppkreverfunksjonen 2006 i Høylandet kommune.
Skatteoppkrever opplyser at det ikke foreligger noen rapport fra skatteoppkrever for 2. halvår 2006. Skattefogdens kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen 2006 i Høylandet kommune: Ressurser og tilpasset organisering Skatteoppkreverkontoret har tilstrekkelige ressurser og er organisert slik at gjøremålene i henhold til skattekreverinstruksen kan utføres tilfredsstillende. Det bemerkes likevel at skatteoppkrever må innrette seg slik at kravet til funksjonsdeling i Skatteoppkreverinstruksen 3-3 blir overholdt. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet er det i alt vesentlige i samsvar med gjeldene regelverk og gir et rettvisende uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. o Det er ikke mottatt redegjørelse for 2. halvår 2006 ihht. Skatteoppkreverinstruksen 3-2 nr. 2. o Skatteoppkrever har ikke overholdt kravet til funksjonsdeling i Skatteoppkreverinstruksen 3-3. Dette er tidligere tatt opp i rapport til skatteoppkreveren av 08.06.2006 og 16.11.2006. o Marginavsetning de tre siste årene har ikke vært tilstrekkelig. Viser til Forskrift av 08.11.2000 nr.1101, 5, 2.ledd. Skatte og avgiftsinnkrevning Utførelsen av innkrevningsarbeidet og oppfølging av restansene er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldene regelverk og iverksettes uten unødig opphold. Arbeidsgiverkontroll: Utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldene regelverk. Uten at det har betydning for konklusjonen over anmerkes at kommunen har gjennomført kontroll av 3,8 % av kommunens arbeidsgivere. Dette er lavere måloppnåelse enn måletallet satt av Skattedirektoratet. Annet: Uten at det har betydning for konklusjonene i avsnittene ovenfor har skattefogdkontoret gjennom sine kontrollhandlinger gitt pålegg og anbefalinger som er meddelt skatteoppkrever i brev av 08.06. 2006 og 16.11. 2006. Saksbehandlers vurdering Ut fra foreliggende rapport synes det som om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende og forsvarlig måte, og at de gitte pålegg og anbefalinger som er meddelt skatteoppkrever blir fulgt opp. De gitte pålegg og anbefalinger har ingen betydning for konklusjonen i rapporten fra skattefogden. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Rapportene oversendes kommunestyret til orientering.
SAK 003/07 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2007 Høylandet kontrollutvalg 19.03.2007 Gunnhild Berg 003/07 Høylandet 07 Saksbehandlerens forslag til vedtak: 1. Det framlagte forslag til Årsplan 2007 for kontrollutvalget i Høylandet kommune vedtas. Vedlegg: 1. Forslag til Årsplan 2007 for kontrollutvalget i Høylandet kommune. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Ingen Saksopplysninger: I likhet med tidligere legges det også for 2007 fram forslag til årsplan / møteplan (tidligere virksomhetsplan) for kontrollutvalget. Det er tatt utgangspunkt i tidligere planer, men nå med redaksjonelle endringer og tilføyelser i den hensikt å få en mest mulig lik plan i alle kommunene. Planen inneholder en generell del som omfatter alle kontrollutvalg, samt en tilpasset del som innebefatter møteplan og oversikt over faste saker til behandling for de enkelte kommuners kontrollutvalg. En oversikt over kontrollutvalgets oppgaver følger som vedlegg 2 i årsplanen. Møteplan: Som en del av årsplan 2007, jf. pkt. 4 legges det nå fram forslag til en møteplan. Planen gir, foruten angivelse av møtedatoer, også en oversikt over behandlingen av de faste sakene. Møteplanen følger som vedlegg 1 i årsplanen. Det søkes lagt vekt på å samordne møtetidspunktene i kommunene. Dette fordi det stort sett er de samme faste sakene som behandles i alle kommunene, og en samordning vil gjøre arbeidet for sekretariatet mer effektivt. SAK 004/07 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR.1743-1/2006 Høylandet kontrollutvalg 19.03.07 Gunnhild Berg 004/07 Høylandet 07 Høylandet kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar brev fra KomRev Trøndelag IKS til orientering.
2. KomRev Trøndelag IKS følger opp forholdene rundt pasientmiddelregnskapene i 2007. 3. Kontrollutvalget sender oppfølging av forvaltningsrapport nr.1743-1/2006 til kommunestyret til orientering. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter følgene vedtak: 1. Kommunestyret tar oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport til orientering. Vedlegg: 1. Brev fra KomRev, datert 12.03.07 vedrørende oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport nr.1743-1/2006 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Forvaltningsrevisjonsrapport 1743-1/2006: Kommunens håndtering av rutiner og regelverk omkring pasient-/beboerregnskaper Saksopplysninger: I henhold til bestilling i plan for forvaltningsrevisjon vedtatt som sak 0045/05 den 15.12.2005 i kommunestyret har KomRev Trøndelag IKS gjennomført forvaltningsrevisjon av Høylandet kommunes håndtering av rutiner og regelverk omkring pasient-/beboerregnskap. Formålet med prosjektet var å øke bevisstheten rundt gjeldende lovverk som regulerer området, og sørge for at dette følges bedre enn hva gjeldende praksis er i dag. Rapporten datert 19.10.2006 konkluderer med at kommunen ikke fulgte regelverk på området, og utførers konklusjoner og anbefalinger lød: Kommunen følger ikke regelverket på området. Kommunen har i september 2002 utarbeidet rutinebeskrivelser/prosedyrer for området. Disse følges ikke. Ut fra avdelingsleders vurdering av beboerne ser det ut til at sykeheimens ledelse kulle overtatt styringen av kontantytelsene for 8-9 beboere. Vi anbefaler at det i tillegg til eksisterende rutinebeskrivelser/prosedyrer utarbeides standardskriv for ulike avtaleinngåelser. Dette kan gjelde avtaler mellom sykeheimen og den pårørende som evt. gis fullmakt til å disponere kontantytelsen. Det kan videre være avtaler mellom sykeheimens ledelse og beboer i de tilfeller vedkommende beboer ønsker at sykeheimens ledelse skal overta styringen av kontantytelsene. Tilsutt vil vi påpeke at kommunen straks og senest innen utgangen av 2006 må få på plass en ordning som tilfredsstiller lov og forskrift. KomRev stilte den 8.januar 2007 spørsmål til Høylandet kommune om hvor langt de var kommet i arbeidet med å finne en løsning som tilfredsstiller lover og forskrifter. Viser her til brev fra KomRev til kontrollutvalget, datert 12.03.2007, punkt 1 4. Arbeidet med å få på plass forholdene omkring pasientmiddelregnskapene er igangsatt. KomRev Trøndelag IKS vil følge opp saken. Saksbehandlers vurdering: Saksbehandler slutter seg til utførers konklusjon, og ser viktigheten i at KomRev Trøndelag IKS følger opp saken. Det er et alvorlig forhold at Høylandet kommune over tid ikke har fulgt gjeldende regelverk eller sine egne prosedyrer innen området. Rapporten gir ingen indikasjoner på at uregelmessigheter har funnet sted. Allikevel vil en manglende oppfølging av gjeldende regleverk øke risikoen for at uregelmessigheter kan oppstå, noe som er beklagelig.
SAK 005/07 REFERATER Høylandet kontrollutvalg 19.03.06 Gunnhild Berg 005/07 Høylandet 07 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1.Kontrollutvalget tar de refererte saker til orientering. Dokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev fra KomSak Trøndelag IKS datert 23.02.07 til kommunene v/ rådmann angående behandling av årsregnskap og årsmelding for 2006 i kontrollutvalget. 2. Brev fra KomRev Trøndeølag IKS datert 15.01.07 til kommunene v/ fagansvarlig regnskap angående regnskapsavslutning 2006. 3. Møteprotokoll fra representantskapsmøte i KomSek Trøndelag IKS 19/1-07. 4. Brev fra KomSek Trøndelag IKS datert 12.02.07 angående sekretærfunksjonen for utvalgene. 5. Invitasjon til fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og Tilsyn. 6. Medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn, datert 28.februar 2007. 7. Melding om politisk vedtak datert 29.12.06 fra administrasjon i Høylandet kommune til KomSek Trøndelag IKS: K.sak 58/06, Forvaltningsrevisjonsrapport. Kommunens håndtering av rutiner og regelverk omkring pasient / beboerregnskap. 8. Melding om politisk vedtak datert 29.12.06 fra administrasjon i Høylandet kommune til KomSek Trøndelag IKS: K.sak 59/06, Forvaltningsrapport 1743-2/2006 IKT Indre Namdal IKS Oppnåelse av selskapets målsetninger, beslutningsrutiner og ansvarsfordeling. 9. Melding om Ajourføring av reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår fra administrasjon i Høylandet kommune, datert 22.12.06 til KomSek Trøndelag IKS: K.sak 53/06 10. Brev fra KS, datert 05.01.07 til ordfører, rådmann og administrerende direktør angående registrering av verv og økonomiske interesser (styrevervregister) Grong 12. mars 2007 Gunnhild Berg Kontrollsekretær