Til medlemmene i Regionrådet, øvrige representanter i kommunestyrene og andre Dato 08.10.2013 Arkiv: A-2013 Jnr: 8712 Innkalling til møte i Regionrådet for Fjellregionen og invitasjon til felles kommunestyre-møte onsdag 23. oktober 2013 Det vises til tidligere varsel og innkalles til møte i Regionrådet for Fjellregionen og inviteres til fellesmøte for alle kommunestyrene. Dato: onsdag 23. oktober 2013 Sted: Kulturhuset, Tynset (Storsalen) Tid: 10.00-15.00 Det vil bli servert kaffe, te og frukt før møtestart og en enkel lunsj. Kjøreplanen for dagen, der alle kan delta under alle programpostene, ser slik ut: Kl. 10.00 Musikalsk velkomst Regionrådsleder Bersvend Salbu orienterer om de viktigste sakene regionrådet arbeider med og status i forhold til Strategisk plan og tiltak i handlingsplanen Dagens hovedtema: Kultur og idrett som vekstfaktor i Fjellregionen Arve Vannebo, halv vingelsing, deler av sine kunnskaper om temaet. Arve har erfaring blant annet som prosjektleder og ansvarlig for oppbyggingen av Union Scene i Drammen, som har fått status som regionalt kulturbygg og nasjonalt kompetansesenter for flerkulturell formidling. Han har i det siste jobbet mye med utvikling av arrangementer i Fjellregionen gjennom prosjektet Scandinavian Heartland. Kl. 11.45-12.30 Enkel lunsj Kl. 12.30 Innspill fra lokale aktører som Femundløpet, Opera di Setra, Elden og Røros idrettslag, som blant annet skal arrangere NM på ski i 2015. Dialog om mulighetene for satsinger framover. Kl. 14.30 Formelt møte i Regionrådet for Fjellregionen med behandling av saker. Vedtektene til Regionrådet for Fjellregionen sier at rådet består av ordfører, varaordfører, en representant for opposisjonen og administrasjonssjef i kommunene, fylkesrådet, en representant for opposisjonen og administrasjonssjef i Hedmark fylkeskommune og fylkesordfører, en representant for opposisjonen og administrasjonssjef i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Administrasjonssjefene har ikke stemmerett. Alle medlemmene kan la seg representere med stedfortreder. Saksliste: Sak 06/2013: Godkjenning av innkalling og saksliste og valg av to til å skrive under protokollen Sak 07/2013: Budsjett 2013 - justeringer Sak 08/2013: Budsjett 2014 Sak 09/2013: Valg av leder og nestleder Sak 10/2013: Eventuelt Ev. forfall til det formelle møtet varsles til mariann.streitlien@hedmark.org Med vennlig hilsen Bersvend Salbu regionrådsleder Rune Jørgensen regionrådgiver
Sak 06/2013: Godkjenning av innkalling og saksliste og valg av to til å skrive under protokollen Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes...og.velges til å skrive under protokollen. Sak 07/2013: Budsjett 2013 justeringer Saksbehandler: Rune Jørgensen Arbeidsutvalget i regionrådet behandlet saken som sak 50/2013 på sitt møte 2. oktober, og gjorde følgende vedtak: 1. Ikke disponert driftsresultat i 2009 på kr 117.851,51 overføres til disposisjonsfond. 2. Ikke disponert mindreforbruk i 2010 på kr 417.680,44 overføres til disposisjonsfond. 3. Ikke disponert merforbruk i 2011 på kr 67.961,85 dekkes av disposisjonsfond. 4. Ikke disponert mindreforbruk i 2012 på kr 32.885,33 overføres til disposisjonsfond. 5. Fra disposisjonsfond på samlet kr 1.059.058,43 overføres kr 159.058,43 til drift av arbeidsutvalget, prosjektnr 4202. 6. Fra disposisjonsfond overføres kr 900.000,00 til prosjekter og tiltak, prosjektnr 4222 7. Saken legges fram til behandling i Regionrådet for Fjellregionen 23. oktober. Saken ble lagt fram for arbeidsutvalget med følgende saksutredning: «Under behandlingen av regnskapet for 2012 og Økonomiplan 2013-2016 og årsbudsjett for 2013 ble det redegjort for at det var nødvendig med en gjennomgang av både disponering av tidligere års merog mindreforbruk samt gjeld til Hedmark fylkeskommune. Dette skyldes en kombinasjon av flere årsaker i hovedsak overgangen til nytt økonomi- og regnskapssystem og skifte av sentrale personer som håndterer disse oppgavene. Disse forholdene ble påpekt av revisor under behandlingen av regnskapet for 2012, og det ble bedt om nødvendige vedtak for håndtering av mer- og mindreforbruk. Fra regionrådgiver ble det varslet At dette skulle følges opp i en sak om budsjettjusteringer for 2013, samtidig som det er arbeidet for å presentere budsjetter som gir en bedre oversikt over den totale virksomheten i tilknytning til regionrådet. De forholdene revisor omtalte omfatter følgende: Ikke disponert driftsresultat i 2009: 117.851,51 Ikke disponert mindreforbuk 2010: 417.680,44 Ikke disponert merforbruk 2011: 67.961,85 Denne saken omhandler også ikke disponert mindreforbruk i 2012 på kr. 32.885,33. I tillegg kommer at det i regnskapet for 2011 er avsatt til disposisjonsfond prosjekt kr 558.603,00. Dette betyr at Regionrådet for Fjellregionen samlet har til disposisjon 1.059.058,43 kr som kan benyttes til både drift av arbeidsutvalget og prosjekter/tiltak. Forklaringen bak dette er enkelt sagt at regionrådet over tid ikke har brukt opp de disponible midlene både fra kommunene og andre bidragsytere gjennom prosjekter. De oppsparte midlene gir større handlefrihet i forhold til å iverksette nye prosjekter og tiltak. Regionrådgiver foreslår at den totale summen på nesten 1,06 millioner kroner fordeles ved at kr 900.000 disponeres til prosjekter og tiltak og at 159.058,43 disponeres til drift av arbeidsutvalget, som har vært underbudsjettert i mange år. De tekniske løsningene i forhold til regnskapsføringen framgår av forslaget til vedtak.
I omtalen av regnskapet for 2012 ble det videre påpekt en kortsiktig gjeld på 3,1 millioner kroner, som i hovedsak dreier seg om bokført gjeld til Hedmark fylkeskommune (2,3 millioner kroner), og en tilsvarende kassabeholdning. Disse tallene er kvalitetssikret, og det viste seg at gjelden til Hedmark fylkeskommune i hovedsak dreide seg om lønnskostnader til tidligere medarbeidere som ikke var overført fra regionrådet til fylkeskommunen. Denne gjelden er nå fullt nedbetalt inkl renter. Regionrådet for Fjellregionen har fram til nå ikke behandlet et budsjett som omfatter hele virksomheten, men kun bruken av de kommunale midlene. En hovedforklaring er at styringsgruppene for de enkelte prosjekter har ansvaret for økonomien i det enkelte prosjekt. Dette har medført at det har vært meget stort avvik mellom budsjett og regnskap. I tillegg kommer at enkelte regnskaper har vært ført av andre og at administrasjonen i regionrådet er ansatt i Hedmark fylkeskommune og kostnadene ligger i fylkeskommunen. Gjennom budsjettforslaget for 2014 vil den totale virksomheten bli bedre synliggjort. (se sak 51/2013) På denne bakgrunn legger regionrådgiver fram et forslag til revidert budsjett for 2013 som i realiteten kun omfatter disponeringen av de nevnte midlene til AU på 80.000 kroner i år samt tidligere vedtak om å benytte 40.000 kroner til reiseutgifter i forbindelse med strategisamling. Disponeringen av midlene til prosjekter/tiltak vil skje fra 2014. Budsjett 2012 Vedtatt budsjett 2013 Forslag til revidert budsjett Møter 45 000 50 000 80 000 Reiser 45 000 60 000 120 000 Gaver 5000 5 000 5 000 Domener ol 10 000 30 000 30 000 Kurs/seminarer 40 000 40 000 70 000 Kontingenter 75 000 75 000 75 000 Frikjøp 50 000 80 000 80 000 Andre ut 4 500 3 125 3 125 Totalt 274 500 343 125 463 125 Bidrag prosjekter/tiltak 457 620 800 625 760 625 Totale utgifter 732 120 1 143 750 1 223 750 Kommunale bidrag 732 120 1 143 750 1 143 750 Bruk av disp fond 80 000 Forslag til vedtak: 1. Ikke disponert driftsresultat i 2009 på kr 117.851,51 overføres til disposisjonsfond. 2. Ikke disponert mindreforbruk i 2010 på kr 417.680,44 overføres til disposisjonsfond. 3. Ikke disponert merforbruk i 2011 på kr 67.961,85 dekkes av disposisjonsfond. 4. Ikke disponert mindreforbruk i 2012 på kr 32.885,33 overføres til disposisjonsfond. 5. Fra disposisjonsfond på samlet kr 1.059.058,43 overføres kr 159.058,43 til drift av arbeidsutvalget, prosjektnr 4202. 6. Fra disposisjonsfond overføres kr 900.000,00 til prosjekter og tiltak, prosjektnr 4222.»
Forslag til vedtak: Vedtak i arbeidsutvalget i sak 50/2013 om budsjettjusteringer 2013 godkjennes. Sak 08/2013: Budsjett 2014 Saksbehandler: Rune Jørgensen Arbeidsutvalget i regionrådet behandlet saken som sak 51/2013 på sitt møte 2. oktober, og gjorde følgende vedtak: Vedtak: 1. Forslaget til budsjett for 2014 vedtas og legges fram for regionrådet til behandling (godkjennelse). 2. Kommunene anmodes om å bevilge kr 50 per innbygger til Regionrådet for Fjellregionen i 2014, hvorav kr 15 benyttes til drift av rådet og kr 35 brukes til prosjekter og tiltak. Saken ble lagt fram for arbeidsutvalget med følgende saksutredning: «Regionrådet for Fjellregionen gjorde på sitt møte 21. november 2012 følgende enstemmige vedtak: 1. Forslag til økonomiplan 2013-2016 og årsbudsjett 2013 godkjennes. 2. Kommunene anmodes om å bevilge kr 50 per innbygger til Regionrådet for Fjellregionen i 2013, hvorav kr 15 benyttes til drift av rådet og kr 35 brukes til prosjekter og tiltak. 3. Arbeidsutvalget gis fullmakt til å disponere de avsatte bidrag til tiltak og prosjekter med inntil kr 300.000 i tilskudd i enkeltsaker. 4. Økonomiplanen rulleres høsten 2014 I samme møte ble det vedtatt at det delegeres til arbeidsutvalget å vedta årsbudsjettet fra budsjettåret 2014 og at det behandles (godkjennes) av regionrådet. Disse vedtakene ligger til grunn for forslaget til budsjett for 2014. Dette innebærer at kommunene anmodes om å bevilge kr 50 per innbygger også i 2014. Samtidig styrkes regionrådets handlefrihet betraktelig med bakgrunn i redegjørelsen i saken om budsjettjusteringer for 2013, der det framgår at oppsparte midler på 1,06 millioner kroner kan benyttes både til drift av arbeidsutvalget og prosjekter/tiltak. Forslaget til vedtak i foregående sak om at 900.000 kroner disponeres til prosjekter og tiltak og 159.058 kroner (hvorav halvparten kan benyttes i 2014) overføres til drift av arbeidsutvalget, er også lagt til grunn for budsjettforslaget fra administrasjonen. Det er videre lagt til grunn at utgiftene til drift av regionrådet holdes på samme nivå som i økonomiplanen, men at dette budsjettet styrkes med 80.000 kroner i tråd med foregående sak. I budsjettforslaget er det lagt inn at noe av disposisjonsfondet benyttes i 2014 på grunn av den store aktiviteten som er planlagt. Totalt er det snakk om å disponere 1.120.000 kroner av regionrådets midler til prosjekter og tiltak i 2014, og dette innebærer at 320.000 kroner av disposisjonsfondet benyttes. Altså vil 580.000 kroner kunne benyttes til prosjekter og tiltak som eventuelt vil bli realisert i tillegg til den planlagte aktiviteten eller benyttes senere. Det ligger også an til at det i 2013 kan bli et mindreforbruk som kan benyttes senere. Den planlagte satstingen skjer gjennom følgende: Næringsprosjekter (Prosjekt Næringsutvikling i Fjellregionen) 300.000 Tema fisketurisme (er bevilget) 170.000 Kompetanseutvikling (VIL-senteret m/høgskolearbeid) 200 000 Rekrutteringsarbeid (Videreføring av prosjekt VI trenger hverandre ) 200.000 Helsearbeid (foreløpig noe uklart bilde av finansiering 2014) 200 000 Skapende Ungdomsmesse (er bevilget) 25 000 Vilje & Vekst (søknad bebudet) 25 000 Totalt 1 120 000 Det vil bli presentert egne saker for alle tiltakene som ikke er behandlet, der det blir redegjort for planene i detalj, inkludert detaljerte budsjetter.
I forhold til satstingsområdene til Regionrådet for Fjellregionen i Strategisk plan er det i dette budsjettforslaget ikke satt av penger til tiltak innen området «Kultur og idrett». Dette skyldes at de pågående tiltakene blant annet gjennom Scandinavian Heartland er finansiert allerede av andre. Det er usikkert om det her vil bli iverksatt nye tiltak som vil kreve økonomiske midler i 2014. Det er heller ikke avsatt penger til tiltak innen området «Infrastruktur». Det vises i denne sammenheng til sak om videreføring av arbeidet med elektrifisering og andre tiltak på Røros- og Solørbanen. Det kan være aktuelt å komme tilbake i forhold til arbeidet med bredbåndutbygging. Budsjettforslag ser slik ut: Tabellen viser utgifter og inntekter for regionrådets samlede virksomhet Budsjett REGIONRÅDET FOR FJELLREGIONEN 2014 Drift av arbeidsutvalget 423000 VIL-senteret 2000000 Forsterket innsats entreprenørskap i skolene 2011-2014 177000 Skapende ungdomsmesse 2014 534000 Scandinavian Heartland 985000 Kvalifisering og inkludering i Fjellregionen 1400000 Tema Fisketurisme 2185000 Scandinavian Heartland - Next generation 266500 Næringsprosjekter 2512700 Fjellhelse 200000 Vilje til vekst 25000 Totale utgifter 10708200 Overføringer fra staten -400000 Refusjon fra fylkeskommuner -2326500 Refusjon fra kommuner -2859700 Refusjon fra andre -3280000 Egeninnsats prosjekter -1442000 Disponering av tidligere års mindreforbruk -400000 Total inntekt -10708200 Totalsum 0 Til disposisjon 580000 Tabellen viser fordeling av utgifter knyttet til regionrådets drift Budsjett BUDSJETT FOR ADMINISTRASJON AV REGIONRÅDET 2014 Møter 80000 Reiser 80000 Markedsføring 30000 Gaver 5000 Kurs/seminarer 70000 Kontingenter 75000 Frikjøp av regionrådsleder/-nestleder 80000 Andre utgifter 3125 Total 423125
Budsjettet omfatter ikke: Budsjett for kontordrift ca kr 1 270 000. Totalbudsjett for Fjellhelse, men Regionrådets bevilgning. Småfeprogrammet. Forslag til vedtak: 1. Forslaget til budsjett for 2014 vedtas og legges fram for regionrådet til behandling (godkjennelse). 2. Kommunene anmodes om å bevilge kr 50 per innbygger til Regionrådet for Fjellregionen i 2014, hvorav kr 15 benyttes til drift av rådet og kr 35 brukes til prosjekter og tiltak.» Forslag til vedtak 1. Forslaget til budsjett for 2014 godkjennes. 2. Kommunene anmodes om å bevilge kr 50 per innbygger til Regionrådet for Fjellregionen i 2014, hvorav kr 15 benyttes til drift av rådet og kr 35 brukes til prosjekter og tiltak.» Sak 09/2013: Valg av leder og nestleder Saksbehandler: Rune Jørgensen Vedtektene til Regionrådet for Fjellregionen innebærer at det på møtet skal velges leder og nestleder for de kommende to år. Det er arbeidsutvalgets oppgave å nedsette en valgkomite med tre medlemmer som legger fram sitt forslag til møtet. Leder og nestleder skal velges blant kommunenes ordførere. Det har tidligere vært praksis at leder og nestleder har sittet i to år før det har skjedd et skifte, men ved siste valg ble Bersvend Salbu og Hans Vintervold gjenvalgt. Vedtektene har ingen bestemmelser som regulerer dette. På sitt møte 2. oktober valgte arbeidsutvalget følgende valgkomite: Norvald Illevold (leder), Jan Håvard Refsethås og Egil Eide. Valgkomiteen vil selv legge fram sitt forslag på leder og nestleder. Sak 10/2013: Eventuelt