Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 12/153 16.03.2012 Rammeavtale Kjøp av utvendig og innvendig skilter Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA [2006] Del III) Sak (12/153) Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Torggata 26-28 22 24 90 90 www.dss.dep.no Dag S. Lindbråten 0032 OSLO E-post anskaffelser@dss.dep.no
Innholdsfortegnelse Rammeavtale... 1 Kjøp av utvendig og innvendig skilter... 1 Konkurransegrunnlag... 3 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om avtalen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon... 4 2.1 Innledning... 4 2.2 Omfang... 4 2.3 Avtalen skal gjelde for:... 4 2.4 Annet... 4 2.5 Befaring... 4 2.6 Sikkerhetsklarering... 4 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 5 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 5 3.2 Språk... 5 3.3 Tidsfrister... 5 3.4 Tentativ fremdriftsplan... 5 3.5 Kostnader... 5 3.6 Retur av tilbud... 6 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag... 6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 6 3.9 Aksept av vilkår... 6 3.10 Vedståelsesfrist... 6 3.11 Tilbudets utforming... 6 3.12 Innlevering av tilbud... 6 3.13 Åpning... 7 4 Kvalifikasjonskrav... 7 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 7 4.2 Juridisk stilling... 7 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet... 8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4.5 Krav ved bruk av underleverandør... 8 5 Tildelingskriterier... 9 6 Vedleggsoversikt...10 2 av 10
Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Departementenes servicesenter (DSS) er en forvaltningsetat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD). Hovedoppgaven til DSS er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene og Statsministerens kontor ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av tjenestene. 1.2 Generelt om avtalen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Avtalen gjøres som rammeavtale mot en leverandør, jfr FoA 15-1 og 15-2. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil rammeavtale bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 20-13(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser - omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Vedlegg i henhold til punkt 6 - vedleggsoversikt 3 av 10
2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Departementenes servicesenter ønsker å etablere en rammeavtale for kjøp av utvendig og innvendig skilting samt noe vedlikehold av skilter for regjeringskvartalet og de fleste av departementenes lokasjoner i Oslo. For ytterligere informasjon om anskaffelsens innhold vises det til oppdragsgivers kravspesifikasjon. Første leveranse av skilter skal utføres i Regjeringskvartal R6. For ytterligere informasjon om skiltleveranse i Regjeringskvartal R6 vises til pkt. 4.4 i bilag 1 til kontrakt. 2.2 Omfang Rammeavtalen har en varighet 2 år fra dato for kontraktssignering. I tillegg er det opsjon for forlengelse av kontrakten i ytterligere 2 år, med ett år av gangen. Estimert uttak over en 4-års periode, vil ligge i størrelsesorden 3 millioner kroner eks mva. Dette er et uforpliktende anslag gjort etter oppdragsgivers beste skjønn. Uttaket kan tenkes høyere eller lavere, avhengig av det totale behovet gjennom kontraktens løp. 2.3 Avtalen skal gjelde for: Avtalen skal gjelde for Departementenes servicesenter. Alle departementer, Statsministerens kontor, Regjeringsadvokaten og Statsbygg skal ha opsjon på å slutte seg på avtalen når som helst i avtale- eller utløst opsjonsperiode på samme vilkår som for DSS. 2.4 Annet Leverandøren skal ha totalansvar for sin del av totalleveransen, samt for sine underleverandører. Hvilken rolle en underleverandør skal ha i leveransen, må oppgis. 2.5 Befaring Det vil bli foretatt en befaring i Regjeringsbygg R6 tirsdag 27.03.2012 fra kl 09:30. Oppmøte i resepsjonen R5, Akersgaten 59, Oslo. Vi ber om at påmelding til befaringen, med navn og tittel, sendes på e-post til mette.kay@dss.dep.no innen 26.03.2012 kl. 13.00. Det kan delta inntil to personer fra hver leverandør. Gyldig ID må medbringes. 2.6 Sikkerhetsklarering Departementenes servicesenter, som er oppdragsgiver for denne anskaffelsen, er også ansvarlig utøvende for sikkerhetstjenesten i regjeringskvartalet. Departementenes servicesenter er underlagt Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste (Sikkerhetsloven). Det stilles krav til at leverandøren har sikkerhetsklarert personell, eller kan tilby personell som kan bli sikkerhetsklarert for sikkerhetsgrad Hemmelig. Bakgrunnen for dette er den samlede sum av objekter, områder, systemer og informasjon leverandøren eksponeres for i kontraktsperioden. 4 av 10
3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Departementenes servicesenter Kontortjenesteavdelingen v/depkjøp Torggata 26-28 Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Kontaktperson: Dag S. Lindbråten E-post: anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 19.04.2012, kl 1000. Tilbudsfrist er: 24.04.2012, kl 1200. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurransen 16.03.2012 Frist for spørsmål 19.04.2012, kl 1000 Tilbudsfrist 24.04.2012 kl.1200 Evaluering Uke 17 Innstilling 30.04.2012 Meddelelse om tildeling 02.05.2012 Klagefrist 10 dager etter meddelelse om tildeling. Kontraktssignering Etter klagefristens utløp 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 5 av 10
3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på Doffin. DSS oppfordrer derfor leverandører til å følge med på hva som blir publisert her. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til 25.06.2012, kl 1500. 3.11 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget, herunder utkast til kontrakt. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 7. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 8. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetansen og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 9. Utfylt kontrakt med bilag (svar på kravspesifikasjon og priser). 10. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav. 3.12 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Departementenes servicesenter Resepsjonen i bygg R5 Akersgata 59 Oslo 6 av 10
Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Rammeavtale skilter, saksnr. (12/153) v/ Dag S. Lindbråten. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar som må være i papirformat. Eksemplaret i papirformat skal videre leveres i plastlomme (løsark) uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg leveres tilbudet på cd-rom/minnepenn. Ved motstrid går papirversjonen foran. Personen som leverer tilbudene, må kunne fremvise legitimasjon ved innlevering. Dette grunnet sikkerhetsmessige rutiner i DSS. 3.13 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Manglende innlevert skatteattest og HMS-egenerklæring skal føre til avvisning. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene eller har inngått avtale med skattemyndighetene om nedbetaling av restansene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 7 av 10
4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Leverandør må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor bla. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon som viser at leverandøren ikke vil komme i økonomiske vanskeligheter i kontraktsperioden. Attesten må ikke være eldre enn 3-tre måneder regnet fra fristen for innlevering av tilbud. Datoen må fremkomme tydelig på attesten. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks finansielle og økonomiske styrke, må det foreligge en signert bekreftelse fra dette andre foretaket som forplikter dem ovenfor leverandøren. Denne skal være vedlagt tilbudet. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør må kunne vise til minst 3 relevante leveranser siste 3 år. Med relevans i denne sammenheng menes tidligere leveranser av skilter som er beskrevet i konkurransedokumentene, til virksomheter av samme eller større volum. Det bes om at referanseleveransene beskrives utførlig. Leverandøren må ha faglig kompetanse, erfaring og kapasitet til å utføre oppdraget. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens 3-5 relevante leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Leverandøren skal kunne dokumentere god kompetanse innen området av varer og tjenester denne anskaffelsen gjelder. Det bes om at leverandøren utførlig beskriver den kompetanse den innehar. I tillegg til beskrivelsen er det ønskelig at leverandøren fremviser relevante sertifiseringer, kursbevis eller lignende. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal leverandør dokumentere ovenfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør/er i kontraktsfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt tilbudet. 4.5 Krav ved bruk av underleverandør Ved bruk av underleverandør(er) skal følgende dokumentasjon legges ved: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. 8 av 10
Det skal legges ved en forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Kvalitet 60 % (score 0-10) TK 2 Totalkostnad 30 % (score 0-10) TK 3 Timepris montør 10 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1, Kvalitet her vil oppdragsgiver sammenligne leverandørenes innleverte materialprøver og illustrasjoner, jfr. skal krav SK24 i bilag 1 til kontrakt. Leverandøren som tilbyr best kvalitet på innleverte materialprøver og illustrasjoner vil score høyest. I vurderingen av kvalitet vil oppdragsgiver legge vekt på design, utforming og fargegjengivelse. Fargegjengivelse basert på de oppgitte fargeverdier. Skarphet og oppsett av bokstaver også bokstavenes forhold til hverandre (jevn mellomrom, jevne linjer). Kvalitet og utførelse av materialene som er brukt. TK 2, Totalkostnad - her gis poeng etter sammenligning av tilbudene på basis av tilbudte enhetspriser og løpemeterpriser i Prisskjema skilting (bilag 3). Prisene summeres og totalsummen vil være gjenstand for evaluering under TK 2. Leverandøren med lavest samlede totalsum vil score høyest. 9 av 10
TK 3, Timepris montør her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. oppgitt timepris i Prisskjema skilting (bilag 3). Leverandøren som betinger seg den laveste timeprisen, vil score høyest. Generelt Dersom leverandør i sitt tilbud støtter seg på andre foretaks kompetanse, og denne kompetanse vil få betydning ved evalueringen av tilbudet basert på tildelingskriteriene skal leverandør dokumentere overfor oppdragsgiver at leverandør har rådighet over de nødvendige ressurser hos den eller de angitte underleverandør (er) i kontraktsperioden. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt tilbudet. Se også punkt 4.5 over. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 Utkast til kontrakt 2. Vedlegg 2 Bilag 1, kundens kravspesifikasjon og leverandørens besvarelse av denne som utgjør bilag 2. 3. Vedlegg 3 Skjema for HMS egenerklæring. 4. Vedlegg 4 R6 Skilting: Avskjerming av glassvegger i møterom mot innsyn 5. Vedlegg 5 R6 Skilting: Avskjerming av kontorvegger i glass og mot innsyn 6. Vedlegg 6 R6 - Avskjerming av kontor og møte-/prosjektrom med glassfasader mot atrium K6 og K8 7. Vedlegg 7 Tegning A 20 537 8. Vedlegg 8 skiltplassering 9. Vedlegg 9 skiltplassering 10. Vedlegg 10 Prisskjema skilting 10 av 10