Ei innføring i Calc 1 Innledning Etter å ha gjennomgått dette «kurset», bør du ha fått et innblikk i hva et regneark er, og noe av hva det kan brukes til. OpenOffice Calc er brukt som mønster her, men det aller meste vil i hovedtrekk gjelde også for Excel (Microsoft). Fremstilllinga er bygd opp emnevis, med oppgaver til. Jeg vil på det sterkeste anbefale å bruke tid på å gjøre oppgaver! Jeg har laget noen eksempelregneark, Demo-ark lommepengeregnskap og Demo-ark timeliste, pluss to med funksjoner. Disse finner du på moodle, og kan være nyttig å ha tilgjengelig mens du jobber! Mye av det du blir bedt om å skrive inn, er gjort her! 2 Oppbygging av regnearket Lære hovedbegreper i regneark som fil, arbeidsbok, regneark, celle. Åpne-, gi navn til- og lagre ei arbeidsbok. Celle: Lære å skrive inn i celler, merke- og flytte celler. Teori: Calc er et regneark, som er oppbygd av celler som vi ser på skjermen som et rutemønster. Ei arbeidsbok består av flere regneark. Fila får etternavnet OpenDocumentregneark i filkatalogen. Hver enkelt celle er som en liten lapp som vi kan skrive på, og som blir større og større jo mer vi skriver på den. Hver celle har en adresse, for eksempel B4 (cella vi finner under B-en og rett ut fra 4-tallet). Vi kan skrive inn både tekst og tall i cellene. For at vi skal kunne regne 08.01.2008 1 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
med tall som vi setter inn i cellene, må det være bare tall i cella. Vi kan bruke komma for å lage desimaltall. Inndatalinje De små rutene i regnearket kalles celler Ei arbeidsbok kan bestå av flere ark Fig. 1: Oppygging av regnearket. Det er 256 kolonner og 64 000 rader i ett regneark, og ei arbeidsbok kan inneholde 256 regneark. Vi skulle ha plass nok å boltre oss på! Arkene kan vi bla i ved å klikke på arkfanene nederst på sida. Ofte er det mer oversiktlig å benytte seg av flere ark, dersom vi har et større arbeid som krever vesentlig mer plass enn det vi får på ett skjermbilde. Vi kan altså sette inn flere ark enn de tre som er angitt nederst på sida! a) Åpne ei regneark-fil (ei arbeidsbok). Gå inn på Fil-menyen, og velg Lagre som. Gi fila ditt navn, og trykk OK. b) Gå ned på sida med pekeren, og høyreklikk på Ark 1. Velg Endre navn på ark, og skriv inn Første ark (eller ett eller annet). Klikk ett eller annet sted på arket for å lukke dialogboksen. 08.01.2008 2 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
3 Å skrive inn i regnearket Å kunne skrive inn tekst og tall i celler. Kunne utføre enkle regneoperasjoner med formler. Teori: Vi må aktivere cella vi ønsker å skrive inn i. Det gjør vi med å føre pekeren over den, og klikke. Vi kan skrive inn tall, tekst, eller formler. Skriver vi både tekst og tall inn i ei celle, blir tallene oppfattet som en del av teksten. Da kan vi ikke regne med disse tallene. Når vi skriver inn en formel, starter vi alltid med =. Ellers vil maskinen oppfatte formelen din som en tekst. Vi kan flytte celler eller områder ved merk og dra funksjon, eller klipp ut/lim inn. Du må merke cella eller området du ønsker å flytte. a) Skriv inn navnet ditt i celle A1. b) Skriv inn et tall i celle B1 og et nytt i celle B2. Vi vil legge disse sammen, og få summen i celle B3. Plasser pekeren i B3, og bruk sum-funksjonen, Σ. 4 Å kopiere eller flytte på innholdet. Kunne flytte celler rundt om på arket. Teori: Har du først skrevet inn tekst, tall eller funksjoner én gang, trenger du i prinsippet ikke å skrive det én gang til. Du kan flytte på celleinnholdet som du ønsker. Du merker ei celle eller et område med musa (hold venstre knapp nede), slipper opp og setter pekeren på området som er merket. Slipp opp, og pek et sted på det merkede området. Klikk og hold inne 08.01.2008 3 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
venstretasten mens du drar innholdet dit du vil ha det. Hvis du skal flytte ei enkeltcelle, må du først merke cella. Så drar du pekeren til ei av nabocellene og tilbake igjen, mens du hele tida holder tasten nede. Så slipper du opp, og flytter med å klikk/ hold nede (ja, det er litt tungvint!) Du kan også flytte til et annet ark. Men da må du klippe ut/ lime inn på Rediger menyen,, eller ved hjelp av ctrl x/ ctrl v. Sett markøren over cellen A1, og klikk. Nå er A1 den aktive cella! Prøv å flytte cella med navnet ditt i til et annet sted på regnearket med holde-dra-slipp funksjonen. (Dette er lettest dersom du flytter to eller flere celler!) b ) Du kan også bruke klipp ut/lim inn til dette, enten ved høyreklikk/ klipp lim, eller ctrl-x/ ctrl-v. c ) Skriv inn flere navn eller ord i forskjellige celler i A-kolonna. Merk hele området du har skrevet på. Flytt området til neste kolonne. d ) Merk samme området som i c. Flytt dette til et av de andre arkene (enten ctrl-c/ ctrl-x -> ctrl-v) 08.01.2008 4 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
5 Utregning Utføre utregninger med hjelp av innebygde funksjoner. Kunne lage og skrive inn egne funksjoner. Utvide en funksjon. Teori: Calk inneholder en del ferdiglagde funksjoner. Du finner dem ved å klikke på f(x) (opp til venstre). Du kan finne ulike kategorier med funksjoner, og forskjellige funksjoner innenfor disse igjen. Vi skal bare se på noen få her. Fig. 2: Innebygde funksjoner. Skriv inn noen tall mellom 10 og 50 i kolonne C (10 20 tall). Vi vil regne ut gjennomsnittet av disse. Sett skrivemerket i ei ledig celle (aktivert). Klikk på f(x). Velg Statistikk under Kategori, og klikk på Gjennomsnitt. Du kan dra pekeren over de tallene du vil finne gjennomsnitt av (hold nede tasten). Trykk OK. Nå står gjennomsnittet i den cella du valgte. Oppe i formellinja står det nå =GJENNOMSNITT(C4:C15). Vi kunne også ha skrevet formelen direkte inn i formellinja. Da måtte vi ha skrevet = (formel), gjennomsnitt (funksjon), (c4:c15) for å angi området vi vil ha beregnet gjenomsnitt av, altså første tall står i celle C4, siste tall i C15. 08.01.2008 5 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
6 Å skrive inn en formel Å kunne lage enkle formler. Kjenne regnetegn og oppsett som regnearket «forstår». Teori: Vi starter en formel med et likhetstegn. Skal vi legge sammen to tall for eksempel 12 og 23, kan vi skrive inn =12+23 i inndatalinja, og trykke enter. Det står nå =12+23 på inndatalinja, men 35 i cella du skrev inn i. På tilsvarende måte kan vi subtrahere (trekke fra), multiplisere (gange) og dividere (dele). Regnetegnene er henholdsvis -, * og /. Skal vi regne med brøk, bruker vi / som brøkstrek. Hvis vi for eksempel skal regne 3 4 som desimaltall, skriver vi =3/4. Løs regnestykket 2544 + 366. b ) Finn svaret for 484 756 og 9171 : 473. 08.01.2008 6 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
7 Cellereferanse Bruke cellereferanse i formler. Vite forskjell på relativ og absolutt cellereferanse. Teori: Det kan være upraktisk å måtte skrive tall inn i en formel hver gang vi vil bruke det. Vi kan skrive tallet én gang, for siden å «vise» regnearket hvilket tall vi vil bruke. Hvis vi for eksempel skriver tallene 4825 i celle C1, 7432 i C2, 1712 i C4, 5197 i C5, og ønsker å gange de to første med hverandre, og dele de to siste med hverandre, kan vi lage formler som ser slik ut: =C1*C2 og =C3/C4. Vi viser altså bare til tallet som står i C2, C2,... osv. Hvis vi bytter ut et eller flere tall her, vil regnestykkene vi laget automatisk justere seg til de nye tallene. Når vi bruker C1, C2, D4, G6, AD22, osv, heter det cellereferanse fordi vi refererer til, eller viser til tallet som står i denne cella. (Vi skal seinere se at vi ikke trenger å skrive cellereferansen, men bare klikke på den cella vi vil bruke). Skriv tallene 4825 i celle C1, 7432 i C2, 1712 i C4, 5197 i C5. Du skal gange 4825 med 7432 med å bruke cellereferanse. b ) Regn ut 5197 : 1712. c ) Bytt ut 4825 med 28922 (i celle C1) og 5197 med 37383 (i celle C2). d ) Regn ut: 28922 37383 1712. Her oppdager du kanskje at heller ikke regnearket forstår om du mener at du først skal legge sammen 28922 og 37383, og dele summen på 1712 eller om bare 37383 skal deles på 1712. Formelen ser derfor slik ut: =(28922+37383)/1712, eller egentlig =(C1+C2)/C4. 08.01.2008 7 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
8 Utvide en formel. Å kunne utvide en formel til å gjøre samme regneoperasjon med mange tall. Teori: Når vi skal utføre den samme regneoperasjonen med mange forskjellige tall, slipper vi å lage formelen for hver gang vi vil bruke den. Vi utvider den rett og slett over et område! Men først må vi lære oss teknikken for å utvide: Skriv inn fornavnet ditt i C1. Før musepekeren over nedre høyre hjørne av denne cella (den må være aktiv). Når pila endrer seg til et lite kors, trykker du inn museknappen. Hold den inne mens du fører pekeren forsiktig nedover arket. Slipp når du er kommet 5 6 rader nedover. Nå skal navnet ditt stå i samtlige celler som du har ført pekeren over. La oss tenke oss at vi har solgt ulike matvarer hver tirsdag og torsdag over en periode. Vi har tatt 10 kr for sjokoladekake, 15 kr for éi vaffelkake med kaffe og 25 kroner for et stort pizzastykke. Vi har ført regnskap over hvor mye vi har solgt av hver i et regneark over en periode på tre måneder. Regnskapet kan se ut som på figuren til høyre. For å regne ut omsetninga, må vi altså gange pris med antall hele veien nedover. Gjør denne utregninga for 06.02.2007 med cellereferanser. Sett svaret i E2. Fig. 3: Regnskap. 08.01.2008 8 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
b ) Vi skal utføre resten av utregningene ved å utvide formelen i E2 (se teorien) til og med celle E11. c ) Til slutt skal vi beregne hele omsetninga i denne perioden. Svaret skal stå i celle E12. (hint: Σ). 9 Absolutt cellereferanse. Å vite hva absolutt cellereferanse er. Se gevinsten i å bruke absolutt cellereferanse i et regnestykke. Å kunne bruke absolutt cellereferanse (selvsagt!) Teori: Hvis vi ser etter hvordan formlene nedover i oppgave 8.1 b ser ut, legger vi merke til at i E2 står det =C2*D2, i E3 står det =C3*D3, osv. Arket justerer altså for hvilken rad vi befinner oss i. Hvis vi tenker oss at vi skal beregne lønn ut fra timelister, har vi bruk for å kunne bruke tilmelønna uten å måtte skrive den inn hver gang. Da bruker vi absolutt cellereferanse. Denne gir vi ved å skrive $E$2 i stedet for E2 (du lager $ med alt gr - 4). Eksempel: Vi har hatt jobb, og har skrevet timelister for hver dag (se regnearkfila Demotimeliste). Lag ei timeliste, eller bruk lista i Demo-timeliste: Skriv inn timelønna i B1. Regn ut lønn pr. dag i E-kolonna, ved å multiplisere timetallet med timelønn (=D2*$B$1). b ) Utvid formelen til og med E21. (Du kan jo prøve å gjøre det samme uten $ - tegnet!) 08.01.2008 9 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
10 Formatering. Kunne bruke autoformatering. Kjennskap til manuell formatering. Å kunne gjøre regnearket oversiktlig og lettlest. Teori: Å formatere betyr å gi regnearket det utseende vi ønsker. En måte å gjøre dette på, er å gå inn på Format-menyen, og klikke Autoformat. Men først må du merke området du vil ha formatert! Du vil få opp en dialogboks med ulike alternativer for autoformatering. Dersom du ikke finner noen autoformateringer som kan brukes, har du muligheter til å lage ei egen utforming. Gå inn på Format Celler. Du får opp en dialogboks, Fig. 4: Autoformatering. med flere arkfaner som lar deg justere ulike egenskaper i arket. Merk et område som vist på figuren over. Gå inn på Format Autoformat, og velg Valuta. - Du kan tilbakestille med angretasten (på verktøylinja - blå, bøyd pil tilbake), og prøve flere autoformateringer. Fig. 5: Formatering med Celler... 08.01.2008 10 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
b ) Prøv manuell formatering. Du kan jo bruke Demo-timeliste. Som utgangspunkt. Prøv å få den til å se likedan ut som Format_ferdig. c ) Du kan formatere videre manuelt selv om du har brukt Autformatering i utgangspunktet. Prøv dette! 11 Å sette inn et diagram. Å kunne synliggjøre et tallmateriale med diagrammer. Å kunne styre og formatere ulike typer diagrammer. Teori: Man kan skaffe seg et raskt inntrykk av et tallmateriale eller observasjoner, ved å illustrere med et diagram. Dersom du klikker på dette runde symbolet på verktøylinja, kommer det opp en dialogboks som hjelper deg med å lage diagrammer. Merk et område med tall, for eksempel lønn for ei uke. Klikk på diagramsybolet. Prøv å sette inn ulike diagrammer: kolonne, søyle, kakestykke. Fig. 6: Diagramveiviser. b ) Dersom du ønsker å ha dagene som tekst på x-aksen, kan du merke både dagene og lønna. Dette gjør du med først å merke dagene. Deretter merker lønna ved å holde inne ctrl-tasten mens du merker. Du kan også bruke diagramfunksjonen til å lage grafer av «vanlige» funksjoner, for eksempel y = x + 1, y = 2x 3.... osv. Her må du ikke skrive x inn i funksjonen i regnearket, men bruke cellereferanse. c ) Lag grafer til funksjonene over! Du kan bruke eksemplene Demo-ark regnskap, på arket Funksjoner som mønster! 08.01.2008 11 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)
d ) Fortsett på Demo-ark regnskap, og finn arkene Linneær, Kvad og Kvad_2. «Lek» deg med disse funksjonene, og sett inn andre verdier for a, b, c, d. Endrer grafene seg? e ) *) Finn ut hvordan disse er laget, og lag et tilsvarende ark for en annen funksjon (for eksempel i ) f(x) = 1 x 1. ii ) f(x) = 1 x 2 x (du lager x 2 ved å taste x^2). 08.01.2008 12 Framnes ungdomsskole - Odd Kildemo (2008)