Møteinnkalling Drangedal kontrollutvalg Dato: 28.01.2016 kl. 12:00 Møtested: Kommunehuset, Møterommet Arkivsak: 15/09762 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: sander.haga.ask@temark.no eller på tlf: 99358599 Vara møter kun på eget varsel. I tillegg møter Ordfører Tor Peder Lohne sak 1/16 kl. 12.00 Kommunalsjef Erling Laland sak 1/16 kl. 12.00 Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 15/09762-14 Godkjenning av møteinnkalling 3 Møteprotokoll 1/16 15/09762-15 Godkjenning av protokoll fra møte 08.12.2015 4 Saker til behandling 1/16 16/02823-1 Drangedal kommune sitt arbeid med mobbing i skolen 5 2/16 16/02659-1 Telemark kommunerevisjon IKS engasjementsbrev for Drangedal kommune 7 3/16 16/00030-1 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Drangedal kommune 8 4/16 16/00031-1 Orienteringer fra revisor 28.01.2015 9 5/16 16/00032-1 Eventuelt 28.01.2015 10 1
Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 21.01.2016 For kontrollutvalgsleder Tor Langmyr Sander Haga Ask Utvalgssekretær 2
Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 15/09762-14 Arkivkode. 033 1 Drangedal kontrollutvalg 28.01.2016 1/16 Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte 08.12.2015 Arkivsak-dok. 15/09762-15 Arkivkode. 033 1 Drangedal kontrollutvalg 28.01.2016 1/16 Protokoll fra møtet 08.12.2015 godkjennes. Vedlegg: Protokoll Drangedal kontrollutvalg 08.12.15 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 1/16 Drangedal kommune sitt arbeid med mobbing i skolen Arkivsak-dok. 16/02823-1 Arkivkode. 1 Drangedal kontrollutvalg 28.01.2016 1/16 Saken legges frem uten innstilling til vedtak. Bakgrunn for saken: Drangedalsposten og Varden publiserte 17.12.15 artikler om at politiet ble koblet inn i mobbesak ved Drangedal 10-årige skole. Varden skrev at rasistisk motivert mobbing var et så stort problem ved skolen at rektor måtte koble inn politiet for å løse saken. Opplæringsloven 9a-1 slår fast at alle elever i grunnskolen og videregående skole har rett til et godt fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring. Skolen blir også gjennom opplæringsloven 9a-3 forpliktet til å aktivt og systematisk arbeide for å fremme et godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har i lys av det som har kommet frem i media et ønske om å få en orientering fra administrasjonen om hvordan kommunen jobber for å forebygge, håndtere og avdekke mobbing. Hvilke planer, rutiner og tiltak har kommunen tilgjengelig for å skape og opprettholde et godt psykososialt i henhold til kravene i Opplæringsloven kap. 9a. Kontrollutvalget ønsker også en redegjørelse for hvordan kommunen har jobbet og hva som har vært utfordringene i den spesifikke saken som har vært fremme i media. Kommunalsjef for kunnskap, mangfold og kultur, Erling Laland, kommer og vil redegjøre for hvordan kommunen arbeider for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing i skolen. Han vil også orientere om hvordan kommunen har jobbet i den spesifikke saken som har vært fremme i media sitt søkelys. Vurdering fra sekretariatet: Kontrollutvalgets møter er som hovedregel åpne og sekretariatet anbefaler at saken blir behandlet i et åpent møte. Dette begrunnes i offentlighetens behov for en transparent og åpen offentlig forvaltning i saker som denne. Samtidig må man ivareta individets behov og krav for personvern. Sekretariatet anbefaler derfor at behandlingen av saken har fokus på kommunen som system og unngår å gå inn på individuelle forhold. Skulle det allikevel bli nødvendig å inn på informasjon som er taushetsbelagt etter lovverket vil sekretariatet anbefale utvalget vurderer å 5
lukke møtet under deler av behandlingen jfr. Kommunelovens 31.3 jfr. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. Sekretariatet legger frem saken uten innstilling til vedtak i påvente av kommunens orientering. Vedlegg: - Presseklipp Varden 17.12.2015 - Opplæringsloven 9a-3 - Ordensreglement for Skolene i Drangedal kommune - Handlingsplan mot mobbing Drangedal 10-årige skole - Rutiner i forbindelse med Opplæringsloven kapittel 9a «Det psykososiale miljøet» Vedlegg til sak 6
2/16 Telemark kommunerevisjon IKS engasjementsbrev for Drangedal kommune Arkivsak-dok. 16/02659-1 Arkivkode. 210 1 Drangedal kontrollutvalg 28.01.2016 2/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Drangedal kommune er deltaker i Telemark kommunerevisjon IKS (TKR). I selskapsavtalens 4 fremgår det at TKR skal utføre lovpålagte revisjonsoppgaver for deltakerne. Revisjonen består av forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, og omfatter revisjonen av kommuneregnskapet og foretaksregnskapene. Vedlagt ligger Telemark kommunerevisjon IKS sitt engasjementsbrev som gir en orientering om forholdet mellom Drangedal kommune som oppdragsgiver og Telemark kommunerevisjon IKS som oppdragstaker. Engasjementsbrevet sendes til behandling i kontrollutvalget ved starten av hver valgperiode. Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret holde et løpende tilsyn med forvaltningen og har et påse-ansvar ovenfor revisjonen. Med utgangspunkt i de revisjonsbestemmelsene som gjelder for kommuner og fylkeskommuner, herunder standarder for god kommunal revisjonsskikk, legger revisjonen frem det vedlagte brevet for kontrollutvalget. Vedlegg: - Engasjementsbrev 2016-01-13 oversendelse - Engasjementsbrev 2016-01-13 Vedlegg til sak 7
3/16 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Drangedal kommune Arkivsak-dok. 16/00030-1 Arkivkode. 033 1 Drangedal kontrollutvalg 28.01.2016 3/16 Kontrollutvalgets årsmelding 2015 godkjennes og oversendes kommunestyret. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2015 til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget avgir med dette en samlet årsmelding for 2015. Denne skal gi et bilde av utvalgets formelle rolle, instruks, forholdet til revisjonen og sekretariatet og de viktigste saker som er blitt behandlet. Kontrollutvalget skal informere kommunestyret om sitt arbeid, jf. Kommuneloven 77 punkt 6. Dette gjøres blant annet gjennom å legge frem årsmelding for aktiviteten i kontrollutvalget. Årsmeldingen blir lagt frem for godkjenning i utvalget, som så sender den endelige årsmeldingen videre til kommunestyret. Vedlegg: Kontrollutvalgets årsmelding 2015- Drangedal Vedlegg til sak 8
4/16 Orienteringer fra revisor 28.01.2015 Arkivsak-dok. 16/00031-1 Arkivkode. 033 1 Drangedal kontrollutvalg 28.01.2016 4/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Revisjonen orienterer om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen. 9
5/16 Eventuelt 28.01.2015 Arkivsak-dok. 16/00032-1 Arkivkode. 033 1 Drangedal kontrollutvalg 28.01.2016 5/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Neste møte blir 31.03.2016 kl.12.00 2. Eventuelt 10