KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KONTRAKT OM FERDIG VARME LEVERANSE TIL HAUGALAND VG. SKOLE SAMMENDRAG Levering av ferdig varme til Haugaland videregående skole i løpet av 2017. Beregnet årlig varmebehov for skolen er ca 2300 000 kwh/år. Rogaland Fylkeskommune 2016 10 27 0 Konkurransegrunnlaget (dette dokument) 1 Kontraktsvilkår 2 Teknisk kravspesifikasjon 3 Kontrakt 4 Tilbudsskjema med besparelse kravspesifikasjon 5 HMS skjema 6 NS8407 (Generelle kontrakts bestemmelser). (ikke vedlagt) Leveringsfrist for tilbud: 05.12.2016 kl 12:00 Anskaffelsen er omfattet av lov og forskrift om offentlige anskaffelser del I og II.
1. Oppdragsgiver Generelt Oppdragsgiver for denne konkurransen er Rogaland Fylkeskommune, Byggherre. Tilbyderen omtales heretter som totalentreprenøren. Oppdragsgiver vil gjennom konkurransen etablere en langsiktig avtale omkring levering av varme til Haugaland videregående skole, inklusive vardefjell. Totalentreprenøren skal være ansvarlig for levering av både grunn og spisslast. Hoveddelen av varme skal produseres som bioenergi basert på flis og fornybarandelen skal være minimum 85 %. Varmelevering ønskes snarest etter avtale er inngått. Lover og forskrifter Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling. Det åpnes for at alle interesserte totalentreprenører kan gi tilbud. Det vil gjennomføres forhandlinger med inntil 3 kvalifiserte leverandører. En slik begrensning vil skje på bakgrunn av en evaluering av tildelingskriteriene. Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene, kan bli avvist etter forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN. Kunngjøringen er en invitasjon til å delta i konkurransen. Det er meningen at all informasjon som er nødvendig for å vurdere byggherrens behov, og utarbeide tilbud skal finnes i konkurransegrunnlaget. Dersom noe er uklart eller ufullstendig, kan spørsmål stilles til kontaktperson. Alle nye eller endrede opplysninger og svar på spørsmål, vil bli distribuert til samtlige tilbydere. For å kunne delta i konkurransen må totalentreprenøren oppfylle de krav som er definert i dette konkurransegrunnlaget. Deretter vil oppdragsgiver foreta en vurdering av tilbudene ut i fra de oppgitte tildelingskriterier, se konkurransegrunnlagets avsnitt 6.2. Kontaktopplysninger Dersom Totalentreprenøren finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelige opplysninger, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver: Byggherre Lokal kontakt person Konsulent Rogaland Fylkeskommune Driftsleder Haugaland vg skole v/steinar Håland v/knut Asbjørn Knutsen v/ Mats Rosenberg Steinar.haaland@rogf.no Knut.asbjorn.knutsen@skole.rogfk.no post@bioen.no Tlf: 5151 6869 / 6001 2108 Tlf: 954 44 050 Tlf: 92 28 68 54 Side 1 av (7) / 2016 10 27
Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig (via email) til Oppdragsgiver senest ti 10 dager før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på DOFFIN senest seks 6 dager før tilbudsfristens utløp. Det er bare skriftlige svar som er lagt på Doffin som er bindende for Oppdragsgiver. Muntlig informasjon er ikke bindende. Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil seks døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN. 2. Informasjon om anskaffelsen Innbydelse Rogaland Fylkeskommune inviterer med dette til konkurranse med forhandlinger om kontrakt for komplett levering av biovarme til Ølen videregående skole. Kortfattet orientering om leveransen Rogaland Fylkeskommune skal erstatte fossilfyring i eksisterende bygg. Bioenergi skal benyttes som energikilde ved utfasing/konvertering. Totalentreprenøren skal bygge, eie og drifte det komplette varmesystemet frem til og med kundesentral i skolen innenfor angitt avtaleperiode. Oppdragsgiver ønsker å sette bort bygging og drift av anlegget til en ekstern aktør i den hensikten at Totalentreprenøren skal selge ferdig varme avlest på måler innenfor vegg i skolen. Leveransen er nærmere beskrevet i det tekniske underlaget (kravspesifikasjonen). Kontrakt tildeles én totalentreprenør etter forhandlet konkurranse på bakgrunn av gitte tildelingskriterier. Fullstendig beskrivelse av konkurransens omfatting, se kravspesifikasjonens vedlegg 1. Formålets omfang Tilbudt leveranse må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter. Leveransens totale volum er stipulert til en kostnad mellom ca. 3 7 millioner NOK eks. mva. Oppdragsgiver presiserer at stipulert volum er basert på erfaringstall og er ikke bindende for oppdragsgiver. Endringer i budsjett, drift og rutiner vil kunne påvirke anskaffelsen. Dersom Totalentreprenøren oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det Totalentreprenørens ansvar å påpeke dette i tilbudet. Avtaleforhold Avtaleforholdet vil bli regulert av kontrakten som inngås. Avtalen anses ikke som gyldig/bindende før den er undertegnet av begge parter. Side 2 av (7) / 2016 10 27
Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lovverk for offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet og taushetsplikt i forvaltningsloven. Krav om innsyn reguleres etter Offentlighetsloven. Tilbudsbefaring Det vil bli IKKE bli gjennomført felles tilbudsbefaring. Hvis noen er interessert av å befare eksisterende fyrrom så tas det kontakt med lokal kontakt «vaktmester». Merking av tilbudet Tilbudet merkes med: "Ferdig varme Haugaland vg. skole" Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne tilbud. Avvisning Det gjøres oppmerksom på at tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i dette konkurransegrunnlaget vil bli forkastet. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet innen utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det Totalentreprenørens ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist og blir ikke returnert. Prosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført som en forhandlet konkurranse i ett trinn. Blant de kvalifiserte tilbyderne vil Oppdragsgiver velge seg ut 1 3 tilbydere som det vil bli gjennomført forhandlinger med. Alle totalentreprenører oppfordres således til å gi sitt beste tilbud. Oppdragsgiver vil ikke gjennomføre forhandlinger med totalentreprenører som man ikke anser å ha mulighet til å inngå kontrakt. Resultatet av tilbudsutlysningen Evaluering Etter en evaluering av tilbudene vil samtlige tilbydere bli orientert om utfallet av tilbudskonkurransen. Foreløpig fremdriftsplan Det tas forbehold om endring i fremdriftsplanen og der tidspunktene kun er retningsgivende. Kunngjøring på Doffin 27. oktober 2016 Frist for å sende inn spørsmål 23. november 2016 Frist for å levere tilbud 05. desember 2016, kl 12:00 Tilbudsåpning 05. desember 2016, kl 14:00 Evaluering/forhandlinger Desember/januar Kontrahering medio januar 2017 Side 3 av (7) / 2016 10 27
Kvalifikasjonskrav for denne anskaffelsen Dersom noen av kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av Totalentreprenør, kan tilbudet avvises. Kravene er definert i kravspesifikasjonen (vedlegg 1) og i dette kapittel. Anskaffelsesprosedyren Konkurransegrunnlaget er basert på LOA og FOA s regler for forhandlet konkurranse. Denne prosedyren vil bli fulgt og prinsippet om det økonomisk mest fordelaktige tilbud vil ligge til grunn for utvelgelsen. Avtaleperiode Avtale vil bli inngått for en periode på 10 år fra dato for oppstart varmeleveransen, med opsjon for ytterliggere 5 + 5 år. Kunngjøring Kunngjøringen er kunngjort i databasen TED/Doffin. Tilbudets utforming Totalentreprenør skal besvare alle spørsmålene i tilbudsdokumentene og der svarskjema skal være utfylt og skal fremstå med tydelige referanser til tilbudet for øvrig. Manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet vil bli avvist. Taushetsbelagte opplysninger / Sladdet versjon Oppdragsgiver har taushetsplikt etter forvaltningsloven 13. Dette gjelder bl.a. opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Det skal leveres to elektroniske versjoner av tilbudet hvorav en av de elektroniske versjonene skal være sladdet. Hvis man ikke har forretningshemmeligheter så kan man se bort fra dette. Sladdet utgave av tilbudet skal leveres dersom man har forretningshemmeligheter som ikke ønskes gjort tilgjengelig kjent for offentligheten. Forretningshemmeligheter kan være delpriser, totalpriser, rabattvilkår, produkt /produksjonsegenskaper og ikke minst personopplysninger, mv. Den som sladder et tilbud må kunne begrunne hvorfor de sladdede opplysningene skal unntas offentlighet. Det skal fremgå hvor mye som er sladdet. Man kan ikke sladde ved å fjerne mye av innhold. Det skal gis begrunnelse for alle sladdinger som er foretatt. Den sladdede versjon leveres kun som elektronisk versjon. Er det noen del/deler av tilbudet som anses å være tekniske innretninger, fremgangsmåter eller driftseller forretningsforhold og som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde? Hvis ja, er sladdet versjon av tilbudet vedlagt? Ja Nei Vedlegg nr: Side 4 av (7) / 2016 10 27
Pris Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til vedlagte kravspesifikasjon. NB! Priser skal oppgis kun i tilbudsskjema. Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være på norsk. All kommunikasjon mellom partene, også i den daglige drift, skriftlig og muntlig skal også være på norsk. Feil eller mangler i tilbudsgrunnlaget Dersom Totalentreprenøren avdekker feil eller mangler i tilbudsgrunnlaget, som totalentreprenøren anser som viktige momenter eller forutsetninger for at leveransen skal kunne fungere iht. intensjonene, skal dette straks formidles skriftlig til oppdragsgivers kontakt. Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet med utfylt tilbudsskjema og der øvrig underlag leveres elektronisk på CD/DVD eller USB minne. Leveringsadresse er følgende:, Høgdaveien 11, 1482 Nittedal. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Totalentreprenøren og leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: " Ferdig varme Haugaland " Vedståelsesfrist Totalentreprenøren er bundet av tilbudet i 3 tre måneder fra tilbudsfristens utløp. Alternative tilbud Totalentreprenøren kan gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller kravene gitt i konkurransegrunnlaget. Forbehold i konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder har forbehold til konkurransedokumentene, skal dette opplyses i tilbudsbrevet og forbeholdene skal angis presist og entydig i eget vedlegg. For hvert forbehold skal det tydelig henvises til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget eller avtaledokumentet forbeholdet refererer seg til. Vesentlige forbehold vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Omkostninger Omkostninger som totalentreprenør pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Side 5 av (7) / 2016 10 27
Avgjørelse av konkurransen De totalentreprenører som ikke oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og krav til fremlagt dokumentasjon, vil bli avvist jf. 20 12 (1) bokstav a i forskrift om offentlige anskaffelser. Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver tar forbehold om: Å avlyse konkurransen og forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn til dette. Saklig grunn er tilbudt pris sammenlignet med eksisterende varmepris fra gass. Opprettholdelse av budsjettmidler. Endringer som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer og fylkeskommunal aktivitet. Politisk godkjenning/byggetillatelse. Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier med tilhørende vekting: PktTildelingskriterier Vekt 6.1 Pris og prisbetingelser for de aktuelle byggene. 60 % 6.2 Kvalitet/leveringssikkerhet. 15 % 6.3 Miljø utslipp og utforming av varmesentral. 15 % 6.4 Fremdrift 10 % Tilbudet skal gi grunnlag for å vurdere om kriteriene er oppfylt og være basis for sammenligning med konkurrerende tilbud. Det bør derfor legges stor vekt på å beskrive hvordan tilbudet oppfyller disse kriteriene. Pris Prisen vurderes ut ifra tilbudt varmepris utfylt prisskjema, se vedlegg. Andre tildelingskriterier Andre tildelingskriterier innebefatter kvalitet/sikkerhet (utgjør 15 %), miljø (utgjør15 %) og fremdrift (10%). Kvalitet/sikkerhet og miljø skal beskrives nøyaktig i tilbudet slik at det kan skje en vurdering, ikke beskrevet eller dårlig beskrevet opplysninger vil medføre at tilbyder får 0 poeng på kriteriet. Teknisk kvalitet og leveringssikkerhet Kvalitet på tilbud utstyr og hvilken leveringssikkerhets som garanteres. Det tas hensyn til teknisk kvalitet ut fra tilbyders beskrivelse av tilbudt løsning og komponentvalg, så som bl.a. hvor enkelt systemet er, robusthet, materialbestandighet, etc. I tillegg vurderes referanser fra leverandøren fra andre prosjekt hva gjelder leveringssikkerhet. Oppgitt responstid, dvs den tiden det tar fra hendelsen inntreffer til driftsoperatør ankommer varmesentralen. Side 6 av (7) / 2016 10 27
Det skal i tilbudet oppgis opplysninger slik at teknisk kvalitet kan vurderes av byggherren Miljø Miljømessig kvalitet vurderes ut fra bl.a. garanterte utslippsverdier under ulike lastnivåer. Hvordan det tilbudte byggets utforming og materialvalg passer med øvrige byggene i området. Erfaring og kompetanse fra leverandøren til å gjennomføre prosjektet. En økt garantert andel fornybarvarme medfør bedre poeng. Totalentreprenør bes beskrive egen miljøprofil (bør knyttes opp til leveransen) og dokumentere evt. konkrete miljøtiltak for utførelse av oppdrag iht. dette oppdraget. Det er viktig at totalentreprenøren opplyser i tilbudet om de miljørettede aspekter vedrørende denne anskaffelsen slik at miljø kan vurderes av byggherren. Fremdrift Med tilbudet skal presenteres en fremdriftsplan der det fremgår fra hvilken dato leverandøren kan garantere varme fra biobrensel. Dokumenter og vedlegg Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter og vedlegg: 0 Konkurransegrunnlaget (dette dokument) 1 Kontraktsvilkår 2 Utførlig teknisk kravspesifikasjon med referanser 3 Tilbudsskjema med besparelse kravspesifikasjon 4 Kontrakt 5 HMS skjema 6 NS8407 (Generelle kontrakts bestemmelser) (ikke vedlagt) Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det Totalentreprenørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Side 7 av (7) / 2016 10 27