KONTROLLUTVALGET I AURE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/08 Møtedato: 12.06.08 Tid: kl. 09.30 12.30 Møtested: Rådhuset Sak nr: 08/08-14/08 Møteleder: Møtende medlemmer: Hans Kiplesund Erik Olufsen Kjell Pettersen Sverre Jørgenvåg Eva M Haltbakk Sandvik Forfall: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Oskar Bøe, konsulent Fra revisjonen: Tore Kvisvik, revisor Fra administrasjonen: Olav Eines, seniorkonsulent sak 08/08 11/08 Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og saksliste. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL 08/08 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 20.02.08 09/08 REFERAT OG ORIENTERINGER 10/08 AURE KOMMUNES SKATTEREGNSKAP 2. HALVÅR 2007 11/08 AURE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP 2007 - ÅRSBERETNING 12/08 KONTROLLUTVALGETS SAKSDOKUMENTER 13/08 OPPFØLGINGSLISTE 14/08 EVENTUELT
08/08 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 20.02.08 Protokollen fra møtet 20. februar 2008 godkjennes. 09/08 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat og orienteringssakene tas til orientering. Referatsak: - PS 1/08: Plan for selskapskontroll 2008 2012, kommunestyrets vedtak - PS 2/08: Kontrollutvalgtes årsmelding 2007, kommunestyrets vedtak - Budsjett og økonomiplan 2008-2011 Lederen refererte de behandlede saker i kommunestyret, og seniorkonsulent Eines orienterte om budsjett- og økonomiplan oversendt Fylkesmannen. Orienteringssak: - Boplikt: Kontrollutvalget ønsker orientering av rådmann evt. stedfortreder om rutinene for boplikt. Jfr. sak 05/08 og sak 13/08 oppfølgingsliste - Protokoll fra møte i samarbeidsforumet 6. mars 2008 - Årsmelding 2007 samarbeidsforumet og sekretariatet - Sluttregnskaper, skriv fra byggeleder av 31.03.08 - Skriv fra kontrollutvalgssekretariatet vedr utsendelse av årsregnskap og årsmelding, og kontrollutvalgets behandling. Saken om boplikt utsettes til neste møte, og settes opp på oppfølgingslisten. Revisor Tore Kvisvik orienterte om at byggeregnskapene er overlevert Distriktsrevisjonen, og at det tas sikte på at disse blir revidert i løpet av sommeren. Seniorkonsulent Eines informerte at byggeregnskapene skulle vært behandlet i byggekomiteen før sakene framlegges for videre behandling. De øvrige orienteringssakene ble gjennomgått av lederen og sekretæren. Sekretæren redegjorde for rådmannens innstillingsrett i kontrollutvalgets saker. Kontrollutvalgets leder fremmet forslag til vedtak, som ble enstemmig vedtatt.
10/08 AURE KOMMUNES SKATTEREGNSKAP 2. HALVÅR 2007 Kontrollutvalget tar skatteregnskap 2.halvår 2007 til orientering Skatteregnskapet for 2.halvår 2007 ble diskutert, og det ble bemerket at arbeidsgiverkontrollen ikke var tilfredsstillende. 11/08 AURE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP 2007 - ÅRSBERETNING Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 12.06.08 sak 11/08 behandlet Aure kommunes årsregnskap for 2007. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, og rådmannens årsmelding for 2007. I tillegg har revisjonen ved revisor Tore Kvisvik og kommunens seniorkonsulent Olav Eines supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Aure kommunes regnskap for 2007 viser et regnskapsmessig mindreforbruk etter bruk og avsetninger, på kr 2.609.000,- mens netto driftsresultat er negativt med kr 5,3 mill. Budsjettdisiplinen har ikke vært tilfredsstillende for flere av enhetene i 2007. Hjemmetjeneste Nord, Hjemmetjeneste Midt, Aure og Tustna Sykehjem, FDV Eiendom, Felles helse og oppvekst, Aure sentrumsbarnehage og Ertvågøya barnehage viser vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannen årsmelding. Kontrollutvalget ber om at revisjonens forbehold vedrørende bruk og avsetninger samt budsjettavvik, blir tatt til etterretning. Kontrollutvalget vil for øvrig gi uttrykk for at regnskapet og årsberetning er avlagt for sent iht. gjeldende forskriftsbestemmelser vedrørende frister for avleggelse av årsregnskap og årsberetning, jfr regnskapsforskriften 10 annet ledd og tredje ledd annet punktum. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 11. juni 2008, har kontrollutvalget ikke merknader til Aure kommunes regnskap for 2007.
Seniorkonsulent Olav Eines orienterte om årsmeldingen og årsregnskapet. Revisor Tore Kvisvik redegjorde for revisjonsberetning, som ble utdelt på møtet. Kontrollutvalget stilte spørsmål til administrasjonen og revisjonen, som ble besvart. 12/08 KONTROLLUTVALGETS SAKSDOKUMENTER 1. Kontrollutvalget ber om tilgang til å publisere kontrollutvalgets saksdokumenter på kommunens hjemmesider, jfr meroffentlighetsprinsippet offvl 2. 2. Kontrollutvalget ber om at tilgangen blir gjort tilbakevirkende, og blir gjeldende fra 01.01.08. Kontrollutvalgets leder og sekretær redegjorde for saken. 13/08 OPPFØLGINGSLISTE Oppfølgingslisten endres som beskrevet nedenfor. Rutiner byggeregnskap/ sluttregnskap: Seniorkonsulent Olav Eines informerte under sak 09/08 at rutiner/retningslinjer vil bli behandlet i neste kommunestyremøte. Boplikt: Saken utsettes til neste møte i kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med forslag fra lederen.
14/08 EVENTUELT Sak 1: Tas til orientering. Sak 2: Tas til orientering, og det bes samtidig om en vurdering av sekretariatets leder/jurist. Kontrollutvalgets leder orienterte om saker som er oversendt som gjenpart til kontrollutvalget: 1. Klagesak; saken er oversendt sivilombudsmannen etter at saken har vært behandlet av Fylkesmannen. 2. Uttalelse fra Aure kommune vedrørende utslippstillatelse etter forurensningsloven. Saken er oversendt Fylkesmannen. Kontrollutvalgets leder fremmet forslag til vedtak, som ble enstemmig vedtatt. Hans Kiplesund Erik Olufsen Eva M. Haltbakk Sandvik leder nestleder Kjell Pettersen Sverre Jørgenvåg Oskar Bøe sekretær