MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhusets nye møterom Møtedato: 04.12.2012 Tid: 0900 (etter møte i administrasjonsstyret) Eventuelt forfall meldes til tlf. 78985300 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 107/12 12/887 PAPIRLØSE MØTER SAKSLISTE 108/12 12/892 BÅTSFJORD IDRETTSHALL - LUFTBEHANDLING OG OPPVARMING 109/12 12/890 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA LOKALE FORHANDLINGER MED DEN NORSKE LEGEFORENING HTA KAP. 5.2. Båtsfjord, 27.11.2012 Båtsfjord kommune Geir Knutsen ordfører
Sak 107/12 PAPIRLØSE MØTER Saksbehandler: Tove Godtvassli/ Øyvind Hauken Arkiv: 064 &50 Arkivsaksnr.: 12/887 Saksnr.: Utvalg Møtedato 107/12 Formannskapet 04.12.2012 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommune innfører snarest mulig trinn 1 i modell 2 slik at papirløse møter i 2013 innføres i Formannskapet. Utgiftene, stipulert til kr. 70.000,- gjennomføres som en del av totalinvestering i Esa 8. Innstilling: Båtsfjord kommune innfører snarest mulig trinn 1 i modell 2 slik at papirløse møter i 2013 innføres i Formannskapet. Utgiftene, stipulert til kr. 70.000,- gjennomføres som en del av totalinvestering i Esa 8. Saksutredning: Fredag 9. november i år hadde leverandør av vårt saksbehandlingsprogram Esa en demonstrasjon av løsning for papirløse møter som finns i Esa versjon 8. På demonstrasjonen deltok en del politikere, samt rådmann, kontorsjef og It-ansvarlig. Ordfører har i etterkant signalisert at han ønsker papirløse møter innført snarest mulig for både, Kommunestyre, Formannskap og alle hovedutvalg. Det må da oppgraderes til Esa 8 og vi må kjøpe inn nettbrett. Dersom det skal kjøpes nettbrett til alle politikerne, med vararepresentanter, trengs det 71 nettbrett. I tillegg må det også kjøpes inn brett til møtesekretærer, til sammen ca. 80 nettbrett. Uten at vi har hentet inn konkret tilbud, anslås prisen til å være mellom kr. 2500 og 3000 pr. nettbrett. I tillegg må vi oppgradere til Esa 8, samt evt. andre nødvendige lisenser for at programvaren skal virke. I tillegg kommer utgifter til nødvendig opplæring. Vi har mottatt tilbud fra Ibis på oppgradering til Esa 8, herunder modul for papirløse møter. Engangslisens, samt nødvendig installasjon og opplæring koster ca. kr. 200.000,- ex. mva. Dette er en oppgradering vi trolig ville ha gjennomført i 2013 uansett, uavhengig av papirløse møter. Egne utgifter til installasjon og opplæring i modul papirløse møter koster minimum kr. 20.000,- ex. mva. Det er nok da regnet bare en gruppe for opplæring. Dersom 80 skal læres opp antar jeg at vi må bruke egne instruktører til opplæring. Esa 8 kan installeres tidligst i slutten av februar 2013. Opplæring foregår samtidig med lokal installasjon. Anbefaling fra andre som har innført nettbrett og papirløse møter er at det er lurt å innføre i ett utvalg først, for deretter gradvis innføre i de øvrige utvalgene. Det frarådes å innføre papirløse møter i alle politiske utvalg på en gang. Jeg har derfor i det følgende utredet kostnadene med å innføre papirløse møter i tre alternative modeller: Modell 1 Papirløse møter innføres i alle politiske utvalg (Kommunestyre, Formannskap, administrasjonsstyre og 4 hovedutvalg). Side 2
Sak 107/12 Stipulerte kostnader: 80 stk. nettbrett a kr. 2.500: kr. 200.000,- Installasjon og opplæring: kr. 25.000,- Frikjøp ved opplæring: kr. 25.000,- Sum: kr. 250.000,- inkl. mva Utgiftene blir en del av den totale investeringen i Esa 8. Denne vil da totalt koste ca. kr. 450.000,- inkl. mva. Modell 2 Trinn 1: Papirløse møter innføres kun i Formannskapet først for å innhente erfaringer. Det vil da gjelde 13 politikere og 3 i administrasjonen. Stipulerte kostnader: 16 stk. nettbrett a kr. 2.500: kr. 40.000,- Installasjon og opplæring: kr. 25.000,- Frikjøp ved opplæring: kr. 5.000,- Sum: kr. 70.000,- inkl. mva Utgiftene blir en del av den totale investeringen i Esa 8. Denne vil da totalt koste ca. kr. 270.000,- inkl. mva. Trinn 2: I 2014 og 2015 innføres papirløse møter gradvis slik at høsten 2015 (før valget) er det fullt innført. Modell 3 Trinn 1: Papirløse møter innføres i Formannskapet og Kommunestyret først for å innhente erfaringer. Det vil da gjelde 37 politikere og 3 i administrasjonen. Stipulerte kostnader: 40 stk. nettbrett a kr. 2.500: kr. 100.000,- Installasjon og opplæring: kr. 25.000,- Frikjøp ved opplæring: kr. 15.000,- Sum: kr. 140.000,- inkl. mva Utgiftene blir en del av den totale investeringen i Esa 8. Denne vil da totalt koste ca. kr. 340.000,- inkl. mva. Trinn 2: I 2014 innføres papirløse møter i alle hovedutvalgene også. Side 3 av 6
Sak 108/12 BÅTSFJORD IDRETTSHALL - LUFTBEHANDLING OG OPPVARMING Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: D11 Arkivsaksnr.: 12/892 Saksnr.: Utvalg Møtedato 108/12 Formannskapet 04.12.2012 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Dagens anlegg rehabiliteres. Innstilling: Dagens anlegg rehabiliteres. Saksutredning: Jeg viser til eget investeringstiltak i Formannskapets innstilling til budsjett for 2013 hvor det er satt av 2 millioner kroner inkl. mva. Eksisterende ventilasjonsanlegg (luftbehandling og oppvarming) på idrettshallen i Båtsfjord er i dag ute av drift, med den følge at det må brukes ekstra varmevifter til å få en noenlunde akseptabel temperatur i hallen. Dette resulterer i stort strømforbruk og dårlig inne klima; herunder grobunn for dannelse av mugg i garderober etc. Rådmannen mener at denne situasjonen er uholdbar, og foreslår at det gjennomføres tiltak for å få dette utbedret så snart som mulig. Følgende alternativ foreligger: 1. Reparasjon av dagens anlegg - rehablitering Teknisk sjef har fått ett eksternt firma (leverandør ventilasjonsanlegg) til å ta en gjennomgang av dagens ventilasjonsanlegg med sikte på å få dette til å fungere slik det gjorde da dette var i drift for noen år siden. Det er her snakk om å fjerne eksisterende aggregater og kanaler i teknisk rom og montere ett nytt aggregat for oppvarming av bygget; samt etablere et nytt ventilasjonsaggregat for ventilering når bygget er i bruk. I tillegg blir ventilasjonen tilkoplet et nytt styringsanlegg mht. strømsparing, samt at bl.a. Styrketreningsrommet må sees nærmere på mht. luftmengde. Arbeidene må ut på Doffin og arbeidene antas ferdig utført 2-3 mnd. etter at entreprenør er antatt. Arbeidet er ikke søknadspliktig etter plan og bygningsloven (PBL) og vil kunne utløse tilskudd i form av spillemidler; jfr. bestemmelser for tilskudd om spillemidler (rehabilitering av flerbrukshaller). Antatt kostnad vil være innenfor foreslått beløp i Formannskapets innstilling til budsjett for 2013. 2. Etablere et helt nytt ventilasjonsanlegg Dette gjelder ett helt nytt anlegg som utløser tiltak mht. dagens krav og forskrifter, og vil være Side 4
Sak 108/12 et prosjekt som vil utløse søknad etter PBL, brannforskrifter mf. Her må kommunen engasjere ekstern konsulent som gjennomgår hele bygget, og utarbeider forslag til løsning (forprosjekt), anbudspapirer for antakelse av entreprenør. Det er her snakk om kostnader i størrelsesorden 3 5 mill kr. Et slikt prosjekt vil utløse spillemidler; kr 1.250.000,- for 3 mill kr og kr 2.062.500,- for 5 mill kr. Opprinnelig idrettsfunksjonelle godkjente plan hos departementet må få ny godkjenning før arbeidet igangsettes. Anlegget vil antas å kunne stå ferdig ved utgangen av 2013/begynnelse 2014 dersom planarbeidet startes opp innen februar måned. Dersom denne løsningen velges, vil deler av planarbeid/andre arbeider muligens kunne samkjøres med den jobben som skal gjøres på helsesentret i 2013. Side 5 av 6
Sak 109/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA LOKALE FORHANDLINGER MED DEN NORSKE LEGEFORENING HTA KAP. 5.2. Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: 515 Arkivsaksnr.: 12/890 Saksnr.: Utvalg Møtedato 109/12 Formannskapet 04.12.2012 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Protokollen godkjennes. Innstilling: Protokollen godkjennes. Saksutredning: Jeg viser til protokoll som er unntatt offentlighet fordi opplysninger om fagforeningstilhørighet er en sensitiv personopplysning. Protokoll deles ut i møtet. Den kan også leses av utvalgets medlemmer ved henvendelse servicetorget. Side 6