Innhold No. Name Page 1 Hensikt 1 2 Hvem / område som det gjelder 1 3 Ansvar 1 4 Rapportering uønska hendelser 1 5 Rapportering på avvik 5 6 Kryssreferanse 9 1 Hensikt Manualen gir en beskrivelse hvorledes man registrerer avvik/uønska hendelser i Kuehne+Nagel AS 2 Hvem Alle ansatte er ansvarlige for å rapportere avvik fra gjeldende rutiner og andre hendelser i Kuehne+Nagel AS 3 Ansvar Enhver ansatt har ansvar for å forholde seg til de prosedyrer som gjelder for han/hennes ansvarsområde. Det er operasjonell leder som er ansvarlig for at prosedyrene følges, og QSHE som vil sjekke at den overholdes. 4 Rapportering av uønskede hendelser Rapportering av uønskede hendelser (personskader og nesten-ulykker) er en viktig del av vernearbeidet i bedriften. I KN benyttes et elektronisk rapporteringsverktøy for rapportering av operasjonelle avvik (Non Conformity) og Uønskede hendelser (Health & Safety Incidents) (personskader / nesten ulykker). Alle uønskede hendelser skal rapporteres inn. Dette er svært viktig for at vi skal kunne gå tilbake i årsakskjeden og gjennomføre forbedringstiltak for å hindre at det skjer igjen. Uønskede hendelser skal gjennomgås på avdelingsmøtet der hendelsen har skjedd, og følges opp i HMS-utvalgene og AMU. Det er kun AMU som har mulighet til å lukke en uønsket hendelse. Dersom tiltaket kan være av interesse for andre avdelinger bør den som har ansvaret for avviket sende avviket til de respektive avdelingen hvor slike hendelser kan oppstå. Dette gjøres når avviket blir completed. 4.1 Definisjon på en Uønska Hendelse: 1. Ulykke: En ulykke er en uønsket hendelse som medfører tap av liv, personskade, store miljøskader, eller stort økonomisk tap, 2. Nesten-ulykke: En nesten-ulykke er en uønsket hendelse eller en situasjon/systemtilstand som med små endringer/omstendigheter kunne ha ført til en ulykke.
4.2 Uønska hendelse / Nesten ulykke Gå til http://kn-portal.no/ncno/
5. Rapportering av avvik 5.1 Definisjon på et avvik Kuehne+Nagel AS skal sørge for at tjenester som ikke er i samsvar med kravene, blir identifisert og er under kontroll for å forebygge utilsiktet bruk eller leveranse. Enhver hendelser eller tilstand som bryter med virksomhetens eksterne-interne samt lovkrav, danner grunnlag for i Kuehne+Nagel AS: Operasjoner, transporter som medfører ekstra kostnader for Kuehne+Nagel våre kunder eller leverandører Avvik på KN Etiske retningslinjer Hendelser som kan eller har hatt sikkerhetsmessig konsekvens utført av ansatte eller eksterne Kundeklager Hendelser som krever endring på våre kvalitetsprosesser Forbedringsforslag Bryter med lover og forskrifter
5.2 Avviks Link til Avviksdatabasen Nonconformity finner du på Knet og er laget i engelsk versjon. Språket velger du selv. Teksten må skrives på en slik måte at den kan presenteres til kunder. Dersom kunden ønsker det kan QSHE legge inn automatisk oppdatering til kunder ved. Ansvarlig for avviket punkt 8 vil automatisk komme opp som linjeleder til den som registrerer avviket. Dersom årsaken til avviket ligger på en KN avdeling vil avdelingens leder automatisk komme opp som ansvarlig. Dette punktet kan overstyreres dersom årsaken ligger hos KN Branch (utland), kunder eller leverandører. Dersom tiltaket kan være av interesse for andre avdelinger bør den som har ansvaret for avviket sende avviket til de respektive avdelingen hvor slike hendelser kan oppstå. Dette gjøres når avviket blir completed.
6 Kryssreferanse KSP 8.3 Non Conformity TIP KSP 8.6 Claims Handling Procedure 7. Endringer Endringer Dato Versjon