Innkalling til møte i Læringsmiljøutvalget fredag 15.september 2006

Til medlemmer av LMU: Brit Ørum Østmo Jan Høiberg Terje Grøndahl Frode Fjeldseth Ida Skjerve Ellisiv Ulrikke Rasmussen Pedersen Høgskolen i Østfold Fellesadministrasjon Remmen 1783 Halden Tlf.: 69 21 50 00 Fax: 69 21 50 02 Vår ref: BN/jlb Dato 2. september 2006 Innkalling til møte i Læringsmiljøutvalget fredag 15.september 2006 Tid: Fredag 15. september 2006 kl. 13.00 15.00 Sted: Remmen, møterom A-2 229 (styrerommet) Saksliste: 30/06 Godkjenning av referat fra møte 9. juni 2006 31/06 Innspill til STP/HP 2007-2010 (2014) 32/06 Avklare LMUs formelle kommunikasjonskanaler både på student- og ansattsiden 33/06 Behandle utkast til LMU-rapport for studieåret 2005/2006 (vedlegg) 34/06 Behandle prosedyre internkontroll og evt. vedta dokumentasjonsbehov ved høstens internrevisjon (vedlegg) 35/06 Planlegge fagdag 36/06 Eventuelt Jan-Lorang Brynildsen p.t. sekretær i LMU Kopi til: Studentparlamentet, Studentsamskipnaden, StudentRådgivningen, Ledergruppen, Hovedverneombud

Læringsmiljøet Ved Høgskolen i Østfold Rapport fra Læringsmiljøutvalget (LMU) Studieåret 2005/2006 (01.08.2005 31.07.2006) Rapport fra Læringsmiljøutvalget (LMU) for studieåret 2005/2006 forslag til møte 15.09.2006

Læringsmiljøet ved Høgskolen i Østfold Læringsmiljøutvalget ved Høgskolen i Østfold er forankret i henhold til Lov om universiteter og høgskoler 4.3. Innledning Læringsmiljø er alle faktorer som kan påvirke studentene i en studiesituasjon. Dette kan for eksempel være faktorer som undervisningsrom, antall forelesninger, eksamensform, men også det administrative og det vitenskapelige personalets holdninger til studentene generelt, og til det å undervise spesielt, har betydning for læringsmiljøet. Slik sett kan vi si at læringsmiljøet har minst to dimensjoner, en strukturell og en sosial, mellommenneskelig dimensjon. Nærmere om begrepet læringsmiljø Hvorvidt studentene får utbytte av sine studier og når sine mål, er avhengig av flere forhold. Studentenes motivasjon, interesse for faget og arbeidsinnsats er viktige faktorer for å lykkes. Disse faktorene er viktige, men et godt læringsresultat er også avhengig av selve læringsmiljøet. Mandat og sammensetning Vedtatt av Høgskolens styre i sak 64/03 (15.12.2003). Revidert i sak 1/05 (28.02.2005) se vedlegg. Medlemmer Leder (for høgskolen) Representanter for høgskolen: Representanter for studentene: Jan Høiberg (avdelingsnivå) Brit Ørum Østmo (institusjonsnivå) Terje Grøndahl (studieledernivå) Ida Skjerve Martin H. Hansen Frode Fjeldseth fra november 05 Renée E. Dalan til november 05 Sekretær: Jan-Lorang Brynildsen fra november 05 Gjertrud N. Lien til november 05 Møtevirksomhet i studieåret 2005/2006 LMU har i studieåret 2005/2006 hatt 9 møter hvorav ett har vært fellesmøte med AMU. LMU har deltatt på høgskolens strategiseminar gjennomført i september 2005 og mai 2006 med fokus på å fronte læringsmiljøaspektet i diskusjoner og på den måten få frem målsetting om at arbeidet med læringsmiljøet skal være synlig på alle nivå i organisasjonen. Saker som har vært diskutert i utvalget i studieåret 2005/2006 er bl.a.: Tertial- og årsrapportering: Bestilling av rapporter fra Høgskolens driftsenheter. LMU ser klare forskjeller i konkretiseringsnivå fra de ulike driftsenheter og på den bakgrunn ønsker skjerpet rapportering fra driftsenhetene. LMU etterspør rapportering som fokuserer konkret på sentrale problemstillinger og planlagte/gjennomførte tiltak ved driftsenhetene. I denne sammenheng har LMU anmodet om: o Rapporteringen ved hvert tertial gis høyere prioritet ved driftsenhetene slik at sentrale problemstillinger blir redegjort for og at planlagte/gjennomførte tiltak belyses på en informativ og god måte. Rapport fra Læringsmiljøutvalget (LMU) for studieåret 2005/2006 forslag til møte 15.09.2006

o Fellestjenestene v/studieseksjonen etablerer systemer for fremskaffelse av fortløpende styringsdata til høgskolens driftsenheter slik at avdelingsledere/studieledere gis mulighet for resultatanalyse. I diskusjonen kom det ønske om (listen er ikke uttømmende): Fortløpende oversikt over karakterfordeling og strykprosent pr emne pr studieprogram. Fortløpende oversikt over studiepoengsproduksjon pr studieprogram pr avdeling Et slik system bør være etablert og fungere fra og med studieåret 2006/2007. Initiering av studentevalueringer/undersøkelser av det helhetlige læringsmiljøet for alle studier ved HiØ. LMU tok initiativ til og bestemte i januarmøte 2006 at evaluering av det totale læringsmiljøet gjennomføres i februar/mars i 2006 med bistand av PULS. Evalueringen ble gjennomført som planlagt og rapporten ble lagt frem i månedsskiftet april/mai. I junimøtet ble det en diskusjon om hvordan evalueringsresultatene skal behandles i høgskolens organisasjon og i det lovpålagte organet LMU. På bakgrunn av diskusjonen anmodet LMU om at: o Høgskolens ledergruppe behandler evalueringsrapportene slik at driftsenhetene tar tak i evalueringsresultatene på lik måte (sørge for enighet om en felles strategi for behandling av rapportene). o Evalueringsresultatene behandles på de ulike ledelsesnivåer i samarbeid med ansatte og studenter slik at det ved rapportering etter 2. tertial 2006 fremkommer hvordan den enkelte enhet tolker dataene og hva de konkret ønsker å gjøre med de kritiske områdene. o Evalueringsresultatene gis oppslag i interne og eventuelt eksterne medie- /informasjonskanaler. Innspill til høgskolens sentrale strategi- og aktivitetsplaner angående arbeidet med læringsmiljø. Revidering av høgskolens serviceerklæring. Besluttet å foreta internrevisjon på området: Tilbakemelding til studenter av evalueringsresultater høsten 2006. Aktuelle saker for studieåret 2006/2007 er: Vedta prosedyre for gjennomføring av internrevisjon. Forbindelseslinjene nedover til avdelingenes lokale kvalitetsutvalg og til studentdemokratiet bør styrkes og formaliseres. Gjennomføre internrevisjon på valgte områder høsten 2006 og våren 2007. Planlegge og gjennomføre fagdag slik at de ansatte/studenter får bedre kjennskap til LMUs mandat og virksomhet. Behandle STP/HP. Behandle rapporter etter 2. tertial 2006, årsrapport 2006, 1. tertial 2007. Rapport fra Læringsmiljøutvalget (LMU) for studieåret 2005/2006 forslag til møte 15.09.2006

Avklare LMUs rolle overfor sentralt kvalitetsutvalg, AMU, Studentsamskipnaden/StudentRådgivningen. Vedlegg: Mandat Læringsmiljøutvalget 1. Læringsmiljøutvalget er opprettet av styret i samsvar med 4.3 nr 3 i Lov om universiteter og høgskoler. 2. LMU skal ta initiativ til tiltak som kan fremme studiekvalitetsarbeidet generelt i høgskolen og uttale seg om fastsetting og rullering av høgskolens kvalitetssikringssystem. 3. LMU skal være et internt kontrollorgan i forhold til høgskolens kvalitetssystem der det omhandler læringsmiljø. LMU skal på dette grunnlag fungere som et rådgivende og koordinerende organ i forhold til å tilrettelegge for godt studiemiljø og studentvelferd på lærestedet, jf. 4.3. 4. LMU skal medvirke til at reglene i 44 nr. 1, 2 og 3 i loven blir gjennomført. Utvalget skal delta i planleggingen av tiltak som gjelder læringsmiljø, og nøye følge utviklingen i spørsmål som gjelder sikkerhet og velferd for studentene (lovpålagt). 5. LMU har seks medlemmer: 3 representanter fra Høgskolen i Østfold (utpekes for 4 år) 3 representanter som representerer studentene (utpekes for 1 år periode 01.08 31.07) Det utpekes tilsvarende antall personlige vararepresentanter. Det skal legges vekt på likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse ved oppnevninger. Studentenes og institusjonens representanter skal hentes fra institusjonsnivå, avdelingsnivå og studieenhetsnivå (studieledernivå). Leder i LMU velges hvert år, vekselvis blant institusjonens og studentenes representanter. Studentsamskipnaden, Studentrådgivningen og høgskolens hovedverneombud kan møte som observatør med forslags- og talerett. Personer med ansvar for spesielle arbeidsområder eller organisasjonsenheter kan bli innkalt til møte i LMU i saker der det er naturlig. Møtene er åpne, men LMU kan lukke møtet, også for observatører, av hensyn til personvernet. 6. LMU rapporterer direkte til styret, og skal hvert år gi rapport om institusjonens arbeid med læringsmiljø og studiekvalitet. 7. Direktørens stab er sekretariat for LMU. Rapport fra Læringsmiljøutvalget (LMU) for studieåret 2005/2006 forslag til møte 15.09.2006

HØGSKOLEN I ØSTFOLD PROSEDYRE FOR UTFØRELSE AV SYSTEMREVISJON INNHOLD: 1. Anvendelse og hensikt 2. Generelt 3. Definisjoner 4. Revisjonslederens ansvar 5. Rammebetingelser 6. Planlegging 7. Revisjonsgruppens sammensetning 8. Revisjonsvarsel 9. Forberedelse 10. Utførelsen 11. Rapportering 12. Videre oppfølging

1. ANVENDELSE OG HENSIKT Denne prosedyren beskriver hvordan systemrevisjoner med evt. verifikasjon skal planlegges, utføres, rapporteres og følges opp. Prosedyren bør anvendes når Læringsmiljøutvalget gjennomfører systemrevisjoner. Hensikten med prosedyren er å sikre en systematisk og mest mulig ensartet gjennomføring av systemrevisjoner. 2. GENERELT Revisjoner gjennomføres ikke for å utpeke syndebukker. Rapporten skal være en opplisting av avvik og anmerkninger som går på sak og ikke på personer eller hvem som har sagt hva. Rapporten må utformes slik at den kan gjøres tilgjengelig på høgskolens intranettsider. Mottatte opplysninger må behandles med fortrolighet i forhold til kilden og gjengis slik at de ikke kan tilbakeføres til enkeltpersoner. 3. DEFINISJONER Systemrevisjon: Systematisk granskning av virksomheten eller deler av den for å fastslå at kvalitetssikringsaktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med kvalitetssystemet, og at kvalitetssikringsaktivitetene er hensiktsmessige for å oppnå virksomhetens mål. Verfikasjon: Undersøkelse, kontroll, stikkprøve eller lignende av at kvalitetssystemet etterleves og at aktivitetene er i samsvar med føringene i kvalitetssystemet. Observasjon: En konstatering av fakta, som i løpet av en revisjon underbygges av objektive funn. Avvik: Mangel på oppfyllelse av kvalitetssystemets prosesser. Anmerkning: Et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der internrevisjonen mener det er et forbedringspotensial. 4. REVISJONSLEDERS ANSVAR For hver revisjon skal det utpekes en revisjonsleder som er ansvarlig for planlegging, utførelse og rapportering av revisjonen. Revisjonsleder skal, dersom det er mulig, være med på diskusjoner omkring rammebetingelsene, jf. Punkt 5. 5. RAMMEBETINGELSER I forbindelse med planlegging av revisjoner vil det være nødvendig at revisjonsleder sørger for at revisjonens hensikt, omfant og tidsramme avklares, dvs. Hva er hensikten med revisjonen? Hvilke aktiviteter skal revisjonen omfatte? Hvilke organisasjonsenheter skal revideres? Hvilke nivåer skal revisjonen omfatte? Hvilke verifikasjoner skal gjennomføres på bygninger, utstyr, dokumentasjon, aktiviteter, etc.? Hvilken tidsramme gjelder?

6. PLANLEGGING I henhold til tidsrammen skal revisjonsleder sette opp en grov tidsplan for revisjonen. 7. REVISJONSGRUPPENS SAMMENSETNING Revisjonen bør bestå av en revisjonsleder, revisorer (1 2 stk.) og sekretær. Sekretærfunksjonen ivaretas av sentral kvalitetskoordinator. 8. REVISJONSVARSEL I rimelig tid (1 3 måneder) før selve revisjonen sendes brev til driftsenheter som skal revideres med informasjon om når den forestående revisjonen skal finne sted. Det gis generell informasjon om hva revisjonen vil omfatte og, om mulig, hvilke nøkkelpersoner i driftsenheten som bør være tilstede under revisjonen. Videre bør det fremgå hvilke dokumenter som revisjonsgruppen har behov for å få tilsendt i forbindelse med forberedelsene til revisjonen. Man bør også be om å få oppgitt kontaktperson i virksomheten. I tillegg til dette skriftlige varselet er det naturlig at revisjonsleder også holder telefonisk kontakt med representant i den revidertes ledelse (kontaktperson). Hovedhensikten med denne kontakten er å tilrettelegge de praktiske forhold ved revisjonen. 9. FORBEREDELSE Revisjonsleder påser at revisjonsgruppen får informasjon om hva som er hensikten med revisjonen, hva den skal omfatte, tidsplanen, samt dokumenter og annen informasjon som skal legges til grunn. Interne dokumenter som for eksempel: organisasjonskart, oversikter over ansatte, håndbøker, prosedyresamlinger, planer, årsmeldinger, økonomirapporter. På dette grunnlag utarbeides sjekklister med definerte spørsmål tilpasset den reviderte og de personer som skal intervjues. På samme måte utarbeides sjekklister for forhåndsplanlagte verifikasjoner. Sjekklisten for verifikasjoner vil vanligvis bli utvidet ved at nye verifikasjonspunkter dukker opp i løpet av intervjuene. Det utarbeides normalt et program som viser tidspunktene for de enkelte intervjuer, befariner, verifikasjoner, dokumentgjennomganger etc. Dette programmet (revisjonsprogrammet) sendes den reviderte senest en uke før revisjonen starter, slik at driftsenheten kan styre tilstedeværelsen av ønsket personell. På åpningsmøtet er det naturlig å foreta en siste gjennomgang og oppdatering av dette programmet. Revisjonsdeltakerne tildeles de oppgaver de skal ivareta under revisjonen. 10. UTFØRELSEN Åpningsmøte: Ved oppstart av selve revisjonen skal det holdes et åpningsmøte. Møtested: Møtet arrangeres hos den reviderte og i et rom med plass til alle som vil bli direkte involvert i revisjonen. Revisjonsleder bør på forhånd forsikre seg om at nødvendige tekniske hjelpemidler er tilgjengelige.

Møteleder: Revisjonsleder er møteleder. Deltakere: Ansvarlig leder hos den reviderte bør delta på møtet sammen med så mange som mulig av de som blir direkte involvert i revisjonen. Dagsorden: Følgende dagsorden for møtet er formålstjenlig: Presentasjon av deltakerne (dersom dette er nødvendig) Redegjørelse for revisjonens hensikt og omfang Redegjørelse for krav og dokumenter som ligger til grunn for revisjonen Beskrivelse av revisjonens form Beskrivelse av revisjonsforløpet og gjennomgang og evt. justering av revisjonsplan Redegjørelse for revisjons- og intervjuteknikk og bruk av resultater Redegjørelse for rapporteringsformen Redegjørelse for presentasjon av resultatene i sluttmøtet Redegjørelse for skriftlig rapport og videre oppfølging Eventuelt Gjennomføring av revisjonen: Revisjonen gjennomføres i samsvar med de planer som er lagt og med utgangspunkt i sjekklistene. Dersom svarene under intervjuene ikke gir tilfredsstillende avklaring på det som søkes belyst, stilles utdypende spørsmål inntil saken er avklart eller intervjuede ikke har mer informasjon. Det bør understrekes over intervjuobjektene at vet ikke svar er et gyldig svaralternativ. Dersom det enkelte intervjuobjekt ikke kan svare på spørsmål, bør man spørre om vedkommende kan angi hvem som eventuelt kan besvare spørsmålet. Revisjonsgruppen skal legge vekt på å fremskaffe objektive funn for de konklusjoner som blir trukket. Svarene på de spørsmål som stilles bør derfor noteres for senere gjennomgåelse og sammenligning med kvalitetssikringsdokumentene. Ved gjennomgang av spesielle dokumenter eller utstyr bør dokumentnummer/utstyrsnummer og lokalisering etc. noteres. Etter at intervju, verifikasjoner, befaring og samtaler er avsluttet, skal revisjonsgruppen formulere sine konklusjoner. På bakgrunn av de observasjoner som er gjort utformes avvik og anmerkninger, se definisjonene. Avvik og anmerkninger kan presenteres på følgende måte: Avvik/anmerkning nr.: (Beskrivelse av avviket/anmerkningen) Avvik fra: * (jf. i lov/forskrift, prosedyre nr) Eventuell kommentar: Sluttmøte: Et avsluttende møte avholdes snarest mulig etter at intervju og undersøkelsene er avsluttet. Møtet leder av revisjonsleder. Møtested og deltakere bør være det samme som for åpningsstedet. Hensikten med dette møtet er å presentere konklusjonene fra revisjonen for den revidertes ledelse, uttrykt ved de observasjoner (avvik og anmerkninger) som er formulert, samt å avklare eventuelle misforståelser eller feil ved de formuleringer som er valgt.

Revisjonsleder informerer om den videre saksgangen i forbindelse med revisjonen. Dette omfatter blant annet utforming og oversendelse av utkast til revisjonsrapport til kommentarer og endelig revisjonsrapport med spesifisering av avvik og anmerkninger. 11. RAPPORTERING Formål: Revisjonsgruppen skal utarbeide en revisjonsrapport som spesifiserer revisjonens resultater. Det lages først et utkast. Utkastet til revisjonsrapport sendes den reviderte til kommentar med en svarfrist på inntil 2 uker. Godkjenning: Rapporten skal underskrives av revisjonsleder. Følgebrevet bør underskrives av Rektor. Distribusjon: Rapporten skal sendes til den reviderte med kopi til Rektor, Høgskoledirektør, Styret og Læringsmiljøutvalget. Oversendelsen bør normalt skje innen 4 uker etter sluttmøtet. Utforming: Vedlagte rapportmal bør brukes. 12. VIDERE OPPFØLING Oppfølging av de avdekkede avvik og anmerkninger inngår i de etablerte rapporteringsrutinene, dvs at tilbakemelding på avvik og anmerkninger skjer i tertialrapportene.