Varsel om tilsyn (systemrevisjon) med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse

Transkript

1 Vår dato: Vår referanse: 2017/5686 Arkivnr.: Deres referanse: Saksbehandler: Magnhild Budal Pettersen Modum kommune v/rådmann Servicetorget, Postboks VIKERSUND Innvalgstelefon: Varsel om tilsyn (systemrevisjon) med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse Fylkesmannen har etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm (helsetilsynsloven) 2, plikt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten i fylket, med alt helsepersonell samt omsorgstjenester. Fylkesmannen har etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven forkortet sotjl.) 9, plikt til å føre tilsyn med om kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og 16 første ledd. Tilsynet er rettet mot kommunens tjenester til voksne personer (18 år og eldre) som har samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse som hver for seg eller samlet gjør at de har et funksjonstap som medfører behov for tjenester fra kommunen over tid. Tilsynet inkluderer brukere uavhengig av hvilke rusmidler de benytter og uavhengig av om de har fått diagnostisert en ruslidelse. Tilsvarende gjelder for psykiske lidelser ved at tilsynet er rettet mot kommunens tjenester uavhengig av om personene har en psykiatrisk diagnose. Vi varsler med dette at det vil bli utført tilsyn med Modum kommune fra mandag 27.november desember 2017 Formålet med tilsynet Fylkesmannen skal undersøke om Modum kommune legger til rette for og følger opp at personer i målgruppen, mottar individuelt tilpassede, samordnende og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester. Fylkesmannen skal undersøke om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i NAV: legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, samt samarbeid med fastleger og spesialisthelsetjenesten der dette er aktuelt innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: fmbupost@fylkesmannen.no

2 Side 2 av 5 tilbyr og gir individuelt tilpassede helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykisk lidelse samordner de ulike tjenestene brukerne mottar kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer tilbyr og gir individuelt tilpassede tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig om kommunen har lagt til rette for og følger opp av brukerinvolvering/brukermedvirkning er ivaretatt Tilsynet skal altså undersøke om kommunen sikrer tjenestene sine. Dette betyr på den ene siden at vi skal undersøke hvordan virksomhetene systematisk styrer sine tjenester. På den annen side skal vi undersøke om styringen gir de resultatene som lovgivningen krever. Kommunens krav til styringssystemer slik disse er beskrevet i sosialtjenesteloven 5 med tilhørende forskrift om internkontroll, samt helse- og omsorgstjenesteloven (hol.) 3-1 tredje ledd med tilhørende forskrift (trådte i kraft ), vil derfor være tema under hele tilsynet. Tilsynsmetoden Tilsynet vil bli gjennomført som systemrevisjon. Dette innebærer at vi undersøker og vurderer kommunens system for å sikre at tjenestetilbudet på dette området er i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift. Tilsynet baserer seg på følgende: Gjennomgang av dokumentasjon som blir sendt oss i forkant av tilsynsbesøket Gjennomgang av mapper/journaler m.m. tilhørende bestemte tjenestemottakere Intervju med ansatte Intervju med brukere Ved dette tilsynet vurderer vi ikke hvordan de enkelte ansatte ivaretar de oppgavene de har ansvar for. Det er kommunens ansvar vi retter oppmerksomheten mot. Vi undersøker om, og hvordan, kommunen oppfyller de lovpålagte kravene som går frem av sosialtjenesteloven og helse- og omsorgstjenesteloven. Regelverk som står sentralt i forbindelse med dette tilsynet Lov av 18. desember 2009 nr 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven forkortet sotjl.) Lov av 24.juni 2011nr 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m (helse- og omsorgstjenesteloven forkortet hol.) Forskrift av nr 1463 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift av 28.oktober 2016 (trådte i kraft ) om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten Lov av 2.juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven forkortet pbrl.) Lov av 2.juli 1999 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven forkortet hprl.) Dokumentasjon vi ber om å få tilsendt på forhånd

3 Side 3 av 5 Gjelder både helse- og omsorgstjenesten og sosialtjenesten: 1. Organisasjonskart som viser hvordan tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelser er organisert i kommunen 2. Kommunens styrende dokumenter for arbeidet med tildeling av tjenester (listen er ikke uttømmende): a. Rutinehåndbøker, sjekklister, prosedyrebeskrivelser o.l. b. Opplæringsplaner, opplæringsmateriell, beskrivelse av intern møtestruktur, referater fra interne fagmøter o.l. c. Skrevne prosedyrer for å melde avvik og andre rutiner for faglig rapportering d. Eventuelle prosedyrer for evaluering av tjenestetilbudet e. Kartleggingsskjemaer/verktøy som benyttes i utredning av tjenestetilbud til personer i målgruppen 3. Kommunens eventuelle egne interne tilsynsrapporter. 4. Siste brukerundersøkelse som er gjennomført i kommunen når det gjelder tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse 5. Oversikt over brukerorganisasjoner som kommunen samarbeider med når det gjelder personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse 6. Rutiner som beskriver samarbeid mellom de ulike tjenestestedene i kommunen 7. Rutiner for samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjeneste Helse- og omsorgstjenesten: 1. navneliste over ansatte og ledere som tar imot henvendelser og kartlegger saker fra personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse, og informasjon om deres ansettelsestid og kompetanse. 2. oversikt over ansatte som har ansvar for oppfølging av personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelser 3. oversikt over ansatte som har ansvar og myndighet for hva når det gjelder tildeling av tjenester etter hol. 3-2 første ledd, nr.5 og hol. 3-2 første ledd, nr.6 bokstav a og b. 4. navneliste over brukere/pasienter (inkl. fødselsdato) med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelser som helse- og omsorgstjenesten er i kontakt med nå, samt personer som har vært i kontakt med tjenesten de siste 6 måneder (merk at det ikke er krav til diagnose). Til orientering: Tjenestetildelingskontoret i kommunen er ikke omfattet av dette tilsynet. NAV sosial: 1. navneliste over veiledere og ledere som gjennomfører tar imot henvendelser og kartlegger i saker som gjelder tjenestene opplysning, råd og veiledning samt økonomisk stønad, og informasjon om deres ansettelsestid og kompetanse. 2. oversikt over ansatte som har ansvar og myndighet for hva når det gjelder tildeling av tjenester etter sotjl. 17 og 18 (når det gjelder økonomisk stønad jf. sotjl. 18, så dreier dette seg i hovedsak om støtte til å skaffe og beholde bolig). 3. oversikt over ansatte som har ansvar for oppfølging av personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse

4 Side 4 av 5 4. navneliste over brukere (inkl. fødselsdato) med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelser som sosialtjenesten er i kontakt med nå, samt brukere som har vært i kontakt med tjenesten de siste 6 måneder (merk at det ikke er krav til diagnose). Fylkesmannen ber om at dokumentene blir oversendt oss senest innen 10.oktober. Vi ber om at dokumentasjonen blir sortert systematisk etter nummer som skissert ovenfor. Fint med en perm fra hver av tjenestestedene samt en fellesperm. Dersom noe av den etterspurte dokumentasjonen finnes i oppdatert utgave på kommunens internettside, behøver ikke dette oversendes. Men det må gjøres rede for hvor disse opplysningene finnes. Formøte Tilsynet starter med formøte mandag 9.oktober kl i Modum kommune. Under formøtet vil vi gjennom en samtale med leder for helse- og omsorg samt leder for NAV- Modum få en oversikt over organisering av de ulike tjenestene til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i kommunen. Den informasjonen vi får under formøtet vil gi oss et bedre grunnlag til å velge ut hvem som bør intervjues om de ulike temaene som skal undersøkes ved dette tilsynet. I dette tilsynet skal vi bla snakke med tjenestemottakere/brukere/pasienter. Vi ønsker å drøfte med dere hvordan dette praktisk kan gjennomføres. Det er avgjørende for en vellykket revisjon at revisjonslaget intervjuer de informantene i virksomheten som har innsikt og kunnskap om de aktuelle, faktiske forhold. Under formøtet ber vi også om at det redegjøres for hvilke styringssystem Modum kommune har etablert når det gjelder samordning av tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse. Fylkesmannen vil også under møtet informere ledelsen om grunnlaget og bakgrunnen for tilsynet. Vi har som nevnt ovenfor satt av tid til formøte mandag 9.oktober kl Vi kommer til Modum. Møtet er beregnet til ca 2 timer. Dersom tidspunktet ikke passer ber vi om tilbakemelding på hvilket annet tidspunkt på dagen det er ønskelig at formøtet gjennomføres. Vi ber om at dere finner egnede lokaler (ikke behov for prosjektor ol.) til møtet, og gir oss beskjed om hvor vi skal møtes. Praktiske opplysninger Under tilsynsbesøket 27.november til 1.desember, vil vi informere om grunnlaget og bakgrunnen for tilsynet. Dette vil skje under åpningsmøtet (27.november). Etter åpningsmøtet vil vi intervjue ansatte og gå gjennom aktuelle tjenestemottakeres journaler, vedtak og andre dokumenter som kan belyse ulike sider ved tjenesteytingen. Vi kommer senere tilbake til hvilken type dokumentasjon vi har behov for. Vi ønsker at representanter fra den øverste administrative ledelse er til stede både under åpnings- og sluttmøtet, og da spesielt på sluttmøtet (1.desember), hvor våre funn blir presentert. Vi ønsker og anbefaler at de som skal intervjues under tilsynet deltar på åpningsmøtet. På sluttmøte blir det i tillegg anledning for brukere som er blitt intervjuet, samt aktuelle brukerorganisasjoner å delta. Vi ber om at kommunen utnevner en kontaktperson som kan representere både NAV-kontoret og helse- og omsorgstjenesten for å lette samordningen av tilsynet. Kommunen må også stille egnede lokaler til rådighet ved gjennomføringen av tilsynsbesøket. I møterommet må det være mulig å bruke prosjektor under sluttmøtet den 1.desember.

5 Program for tilsynsbesøket vil bli utarbeidet og sendt ut omtrent en uke før (uke 46/47). Revisjonsgruppe Systemrevisjonene vil bli utført av følgende revisjonsgruppe: Revisjonsleder, seniorrådgiver Magnhild Budal Pettersen Revisor, rådgiver Thor Wessel Revisor, seniorrådgiver Marit Engen Revisor, seniorrådgiver Lena Hjelle Side 5 av 5 Kontaktperson hos oss er seniorrådgiver Magnhild Budal Pettersen, telefon , epost fmbumbp@fylkesmannen.no. Etter fullmakt Une Borg Kjølseth Fungerende avdelingsdirektør Magnhild Budal Pettersen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift Kopi til: NAV Modum v/ leder Bergkrystallen ÅMOT Helse- og omsorgstjenesten v/kommunalsjef Rådhusveien VIKERSUND