GLOPPEN KOMMUNE ADMINISTRASJONSUTVALET MØTEBOK Møtedato: 12.09.2016 Møtetid: Kl. 14:30 15:20 Møtestad: Trivselshagen - videokonferanserommet Desse medlemmene møtte: Bjarte Gangeskar Magni Aa Berge Per Rune Vereide Leidulf Rygg Bogstad Tone Morken Kristin Sælen Marie Gjengedal Saksnr.: 011/16-014/16 Parti V Sp Sp Krf Dei tilsette Dei tilsette Dei tilsette Forfall/møtte ikkje Parti Følgjande varamedl. møtte Parti Ugilde Sak i forv.lova Følgjande varamedl. møtte Møteleiar: Frå adm. møtte: Utlevert i møtet: Orientering: Sjå sak 12/16! Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Underskrifter: Bjarte Gangeskar Personalsjef Rita Lilletvedt Rådmann Jan Kåre Fure Oktobermøtet i utvalet blir flytta frå 13. til 20. oktober Bjarte Gangeskar Side 1
SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 011/16 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste 012/16 Referat og orienteringssaker 013/16 Orientering om lokale forhandlingar 2016 014/16 Godkjenning av avtale om felles skatteoppkrevjar for Eid og Gloppen Side 2
GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalet 12.09.2016 011/16 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 16/1056-1 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste Møteboka frå administrasjonsutvalet sitt møte den 2. juni i år blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber leiaren i utvalet om godkjenning av innkallinga og saklista til denne møtet. UTVALSLEIAREN SI TILRÅDING: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 2. juni 2016 2. Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 12. september 2016. 12.09.2016 ADMINISTRASJONSUTVALET 011/16 VEDTAK: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 2. juni 2016 2. Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 12. september 2016. Vedtaket var samrøystes. Side 3
GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalet 12.09.2016 012/16 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Referat og orienteringssaker Refererte skriv og meldingar: Det er så langt ingen referatsaker. Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 16/1055 Orienteringssaker: Kontorsituasjonen m m etter brannen i heradshuset Rådmannen vil kort orientere om arbeidssituasjonen for dei tilsette som høyrer til på heradshuset, og kva vi gjer for å få til mellombelse løysingar inntil huset kan takast i bruk igjen. Samarbeid om barnevern? Rådmannen har spurt kollegane sine i Eid og Stryn om dei er interesserte i å drøfte eit utvida samarbeid om barnevernet. Både Eid og Stryn er positive til å starte samtalar om dette, og eit første møte er avtala i slutten av september i år. Ordet fritt RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Administrasjonsutvalet tar sakene til orientering. 12.09.2016 ADMINISTRASJONSUTVALET Under ordet fritt Oktobermøtet i adminisatrasjonsutvalet blir flytta til 20. oktober. 012/16 VEDTAK: Administrasjonsutvalet tar sakene til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 4
GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 12.09.2016 013/16 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Objekt: Arkiv: 515 Arkivsaknr.: 16/473-43 Orientering om lokale forhandlingar 2016 Ingen vedlegg. Bakgrunn for saka: Rådmannen viser til orienteringssak 7/16 i administrasjonsutvalet 2. juni 2016 der det vart orientert om resultatet frå det sentrale tariffoppgjeret 2016. Tilsette i kapittel 4 vart ferdig forhandla gjennom sentrale tillegg, det betyr at det berre skulle gjennomførast lokale forhandlingar for tilsette i kapittel 3 og 5. Lokale forhandlingar I forkant av forhandlingane vart det gjennomført felles drøftingsmøte med tillitsvalde 7. juni der økonomiske rammer, prioriteringar og praktisk gjennomføring av forhandlingane vart gjennomgått og drøfta. Det vart lagt til grunn ei økonomisk ramme på 2,4 % tilsvarande sentralt oppgjer for kapittel 4, og som også er i tråd med resultatet i frontfaget. Lokale forhandlingar vart gjennomført 1. og 2. september Før forhandlingane starta hadde arbeidstakarorganisasjonane sendt inn sine krav (frist 19. august), og kommunen levert sine tilbod (frist 26. august) Utgangspunktet for tilbodet frå kommunen var eit generelt kronetillegg tilsvarande resultat for kapittel 4 i dei sentrale forhandlingane. Utover dette vart det gitt eit høgare tilbod til enkelte grupper og nokre på individnivå med bakgrunn i skeivhet. Forhandlingsresultat lokale forhandlingar: Kapittel 3.4.1 (Rådmannen og hans leiargruppe) For å rette opp skeivheit vart det gitt eit tillegg på kr 26.000 til rådmannen si leiargruppe. Totalt vart det gitt kr 130.000 til denne gruppa. Formannskapet fastsette ny lønn til rådmannen i møte 29. aug., han fekk eit tillegg på kr 20.000 Kapittel 3.4.2 (Einingsleiarar) Generelt kronetillegg på kr 18.000 til dei fleste i denne gruppa. Nokre få einingsleiarar fekk eit høgare tillegg for å rette opp skeivheit. Totalt vart det gitt kr 569.940 til denne gruppa Kapittel 5 Side 5
Med nokre få unntak som fekk høgare tillegg pga skeivhet og utdanning, vart det gitt eit generelt tillegg tilsvarande sentrale tillegg for kapittel 4. Totalt vart det gitt kr 291.820 til denne gruppa. Økonomiske konsekvensar for kommunen: Det samla resultatet gir ein årslønnsvekst i 2016 på ca 2,9 %. Rådmannen si vurdering: Det var relativt stor avstand mellom ein del av organisasjonane sine krav og kommunen sitt tilbod. Leiarlønner, og då spesielt innan skuleverket, er ei utfordring for kommunen. Leiarlønnene i kommunen ligg generelt noko under nivået i nærliggande kommunar som det er naturleg å samanlikne seg med. I tillegg har undervisningspersonale gjennom sentrale avtalar eit relativt høgt lønnsnivå som gjer det lite attraktivt å gå inn i leiarstillingar med dei leiarlønnene som kommunen har i dag. Samtidig ligg leiarlønnene i skuleverket ein god del over leiarlønnene elles i kommunen. For å sikre stabilitet og rekruttering til leiarstillingane i skuleverket, og samtidig ikkje auke avstanden mellom leiarane i skuleverket og andre leiarar, vart det difor gitt eitt noko høgare tillegg enn ramma på 2,4% til alle einingsleiarane i kommunen. Rådmannen er oppteken av å avlønne sektorleiarane likt, og det er difor gitt eit høgare tillegg også til sektorleiarane for å utjamne skeivheit etter tilsetting av ny oppvekstsjef. Med bakgrunn i utfordringane knytt til leiarlønnene vil det ved revidering av lønnspolitisk plan vere behov for å sjå nærare på kva kommunen må gjere med leiarlønningane for å tilpasse seg nivået i samanliknbare kommunar. Dette er også tatt inn i nokre av forhandlingsprotokollane. --- Rådmannen vil oppsummere dei lokale lønnsforhandlingane med at vi har gjennomført eit greitt oppgjer i ein god tone, også i dei tilfella partane var usamde. Lønnspolitisk plan har ikkje vore til stor nytte. Det er nødvendig å revidere planen på vesentlege punkt viss vi skal ha ein lønnsplan som vi skal etterleve. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Administrasjonsutvalet tar saka til orientering. 12.09.2016 ADMINISTRASJONSUTVALET 013/16 VEDTAK: Administrasjonsutvalet tar saka til orientering. På bakgrunn av orienteringa ber administrasjonsutvalet om at arbeidet med rullering av lønnspolitisk plan blir starta opp. Vedtaket var samrøystes. Side 6
GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 12.09.2016 014/16 Formannskapet 19.09.2016 112/16 Kommunestyret 26.09.2016 Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Objekt: Arkiv: 024 Arkivsaknr.: 14/1110-19 Godkjenning av avtale om felles skatteoppkrevjar for Eid og Gloppen Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 278768 Avtale om felles skatteoppkrevjar for Gloppen og Eid Bakgrunn for saka: Rådmannen tok våren 2016 kontakt med rådmannen i Eid kommune om å starte samtale om felles skatteoppkrevjarkontor for desse to kommunane. Den 14. juni 2016 hadde vi felles møte på Nordfjordeid, der rådmennene og dei tilsette ved begge kommunane sine skatteoppkrevjarkontor deltok. Vi vart då samde om å lage saksutgreiing og avtale for eit felles skatteoppkrevjarkontor for Gloppen og Eid, plassert på Nordfjordeid, med Eid kommune som vertskommune. Oppstart for felleskontoret er sett til 1. januar 2017. Saksutgreiing: Skatteoppkrevjarkontora har ansvar for kommunen sin skatterekneskap, innkrevjing av skatt på person, innkrevjing av skatt og arbeidsgjevaravgift på bedrifter og arbeidsgjevarkontroll mot bedrifter. Skatterekneskapen er heilt skilt frå kommunen sin ordinære rekneskap. Alt arbeidet innafor skatteoppkrevjarkontora er underlagt styring frå Skatteetaten, og arbeidet blir gjort gjennom felles nasjonal programvare underlagt Skatteetaten. Denne er ikkje kopla mot kommunane sine andre økonomisystem og programvare. Slik sett er skatteoppkrevjarfunksjonen ikkje kopla mot resten av den kommunale stabstenesta/tenesteytinga, og eignar seg godt for organisering i felleskontor for fleire kommunar. Krava til kunnskap innafor skatteområdet, og spesielt arbeidsgjevarkontrollen, blir større og større. Vi ser at skatteoppkrevjarkontora hos dei mindre kommunane slit med å halde få tilsette oppdatert på heile breidda i regelverket. Ved fråvær og ferieavvikling er det vanskeleg å svare på spørsmål frå innbyggjarane og bedriftene, fordi skatteoppkrevjarkontoret til tider kan vere heilt ubemanna. Administrativt vertskommunesamarbeid Samarbeidet om felles skatteoppkrevjar og felles skatteoppkrevjarkontor vil bli eit såkalla administrativt vertskommunesamarbeid. I vedlagde avtale er Eid kommune vertskommune og Gloppen kommune er samarbeidskommune. Side 7
Vertskommunesamarbeidet er regulert i kommunelova. Felles skatteoppkrevjarkontor blir ikkje eit eige rettssubjekt, men organisatorisk som ein del av vertskommunen. Avtalen mellom kommunane Gloppen og Eid er heimla i kommunelova 28-1b om administrativt vertskommunesamarbeid, som gjev følgjande reglar for samarbeidet: 1. En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 2. Bestemmelsen i nr. 1 gjelder tilsvarende for vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner. 3. Delegasjon av myndighet som nevnt i nr. 1 skjer ved at kommunestyret eller fylkestinget selv gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon til administrasjonssjefen i vertskommunen. 4. Folkevalgte organer i vertskommunen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet der delegasjon er skjedd i samsvar med nr. 3. 5. En samarbeidskommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelsen av den delegerte myndighet i saker som alene gjelder samarbeidskommunen eller berørte innbyggere. 6. For vedtak vertskommunen treffer etter delegasjon fra en samarbeidskommune, har samarbeidskommunen samme omgjøringsmyndighet som etter forvaltningsloven 35 første ledd. Namnet på samarbeidet blir Skatteoppkrevjaren i Gloppen og Eid, og kontoret skal vere lokalisert på Nordfjordeid. Skatteetaten har utarbeidd ein rettleiar som kommunane må følgje ved etablering av felles skatteoppkrevjar. Det skal vedtakast ein samarbeidsavtale mellom kommunane. Avtalen skal godkjennast av Skatteetaten. Det er dei siste åra etablert mange slike felles skatteoppkrevjarkontor rundt om i landet. Føremålet med samarbeidet er å skape eit sterkt fagleg miljø, og eit framtidsretta kontor til beste for innbyggjarar og bedrifter. Eid kommune har ved avtaleinngåing 2 årsverk knytt til to stillingar innafor skatteoppkrevjarkontoret, medan Gloppen kommune har 1,7 årsverk knytt til to stillingar. Ved samordning av desse to kontora, vil vi få 3,7 årsverk fordelt på fire stillingar. Dette vil gje ein vesentleg betre kontinuitet innafor kontoret. Den eine tilsette i Gloppen kommune vil slutte i stillinga 31. desember 2016 og bli pensjonist. Denne stillinga vil tidleg hausten 2016 bli lyst ut med kontorstad på Nordfjordeid. Den andre stillinga i Gloppen vil halde fram med kontorstad på Sandane. Dette vil ivareta publikumsmottak innafor skattespørsmål. Det er ikkje lagt opp til noko reduksjon i tal stillingar ved overgang til eit felleskontor. Derimot kan det vere aktuelt at det nye kontoret etter kvart tek over meir av innkrevjinga på den kommunale faktureringa, og spesielt det som går på kommunale avgifter og eigedomsskatt (legalpant). Kontoret vil også vere positive til å kunne ta over heile eller deler av skatteoppkrevjarfunksjonen frå andre Nordfjordkommunar som eventuelt ynskjer dette. Men uansett må vi fyrst få etablert felleskontoret for Gloppen og Eid. Side 8
Det skal årleg utarbeidast eit budsjett for det felles skatteoppkrevjarkontoret som skal leggast fram til godkjenning etter vanlege budsjettprosedyrar i begge kommunane. Budsjettet blir sett opp med alle utgifter og frådrag for gebyrinntekter. Nettoutgifta ved felleskontoret blir fordelt: Gloppen 50 %, Eid 50 %. Det skal gjerast ei evaluering av fordelingsnøkkelen etter eitt år. Oppseiingsfristen mellom partane er eitt år og samarbeidsordninga skal evaluerast årleg i møte ved utgongen av året. Vertskommunen har ansvar for at slike møter blir arrangert. --- Framlegget om felles skatteoppkrevjar har ikkje vore på formell høyring med organisasjonane i Gloppen. Rådmannen legg til grunn at organisasjonane gjennom behandling av saka i administrasjonsutvalet får gje formelt uttrykk for sitt syn på saka. Arbeidet med saka har sjølvsagt heile tida vore gjort i samarbeid og i full forståing med dei det gjeld. Økonomiske konsekvensar for kommunen: Ingen vesentlege. Rådmannen si vurdering: Rådmannen tok initiativ til eit samarbeid med Eid kommune i denne saka etter innspel frå skatteoppkrevjaren sjølv. Alle skatteoppkrevjarkontora i vårt område er små, og når no den eine av dei to stillingar våre blir ledig, var tidspunktet kome for å høyre med Eid kommune om dei var interesserte i samarbeid. Initiativet har vore godt motteke av eidarane, og rådmannen er sikker på at vi no får til ei god løysing for begge kommunane. Tilbodet til skattebetalarane i Gloppen blir oppretthalde med bemanning også på Sandane. Når Eid kommune no blir vertskommune for vår skatteoppkrevjing, må rådmannen delegere myndet som skatteoppkrevjar i Gloppen til rådmannen i Eid, jfr. 28-1b, nr 3 i kommunelova som er teken inn i saksutgreiinga lenger framme. --- Eid kommunestyre godkjende for sin del avtalen om felles skatteoppkrevjar i møte den 1. september i år. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Gloppen kommunestyre godkjenner i medhald av kommunelova 28-1b nr. 1 framlagde avtale om felles skatteoppkrevjarkontor og felles skatteoppkrevjar for kommunane Gloppen og Eid. Kommunestyret ber om at nødvendig delegasjon til rådmannen i Eid kommune blir gjennomført i samsvar med kommunelova 28-1b nr 3. 12.09.2016 ADMINISTRASJONSUTVALET Side 9
014/16 VEDTAK: Administrasjonsutvalet er samd i tilrådinga. Vedtaket var samrøystes. Side 10