1 Rapport Inn pa tunet+ 2015/2016 Eit samarbeidsprosjekt mellom Fylkesmennene i Hordaland og Sogn og Fjordane, Innovasjon Norge i Hordaland og Sogn og Fjordane. Samandrag Fylkesmennene og Innovasjon Norge i Sogn og Fjordane og Hordaland har gjennomfør Inn på tunet+ som er eit tiltak særskilt utvikla for etablerte Inn på tunet-bedrifter. 14 bedrifter har delteke på kurs og mentorordning 2015/2016. Evalueringa syner eit godt gjennomført tiltak med nokre forebetringspunkt, men der Inn på tunet+ ser ut til å vere eit godt verkemiddel for å gje Inn på tunetbedrifter kunnskap og høve til vidareutvikling. 1. Innleiing 1.1. Bakgrunn Bakgrunnen for utvikling og gjennomføring av Inn på tunet+ (IPT+) var eit behov for auka profesjonalisering av Inn på tunet(ipt)-bedrifter frå verkemiddelapparatet si side. Det var og eit uttrykt behov frå bedriftssida om meir kunnskap og høve til å utvikle bedrifta si. Inn på tunetbedriftene er ofte små og har få ressursar og tid til å drive utvikling. Målet var å lage eit lågterskeltilbod med omsyn til tidsbruk vekke frå bedrifta og kostnader for bedriftene. IPT+ besto av ein kursdel og mentorordning. Prosjektet er eit samarbeidsprosjekt mellom Fylkesmennene ved landbruksavdelingane i Hordaland og Sogn og Fjordane og Innovasjon Norge i dei to fylka. Målgruppa for kurset var etablerte IPT-bedrifter som hadde dreve minimum tre år og som sto føre strategiske val i si bedrift. Prosjektet var eit samarbeidsprosjekt mellom Hordaland og Sogn og Fjordane med utgangspunkt i at mange av bedriftene deler dei same utfordringane og talet på potensielle deltakarar var for lågt i kvart fylke til å kunne setje i gong eit så omfattande tiltak. Deltakarane skulle få styrka kunnskapen sin i tillegg til konkret utvikling av eiga bedrift gjennom mentorarbeid. Vidare håpa vi at ein kunne få til nettverksbygging og erfaringsdeling på tvers av fylka for å bygge eit større og sterkare nettverk av IPT-bedrifter. 1.2. Utvikling av IPT+ Utvikling og planlegging av IPT+ skjedde i fellesskap mellom IN og fylkesmennene gjennom videomøte, telefon og e-post. Samarbeidet har gått lett med god dialog og alle har teke ansvar for å få til eit godt opplegg. Vi ser at det er verdifullt at Innovasjon Norge og Fylkesmannen ved landbruksavdelingane har utvikla dette i fellesskap, då begge aktørar har kunnskap som kompletterer kvarandre både om arbeid med bedrifter, tilrettelegging for kurs og kjenner målgruppa frå ulike utgangspunkt. Vi ser og at vi lettare då kan skreddarsy opplegg for ulike målgrupper då vi i fellesskap kan bruke midlar og kunnskap vi har. For å gjere ein grundig vurdering av denne piloten har vi køyrt ei spørjeundersøking til deltakarane i tillegg til eigenevaluering. 9 av 14 deltakande bedrifter har svara.
2 1.3. Finansiering Piloten har vore finansiert med UTM-midlar frå Fylkesmennene i Hordaland og Sogn og Fjordane og eigen arbeidsinnsats frå landbruksavdelingane og Innovasjon Norge i dei to fylka. Finansieringa av mentorordninga er helde utanfor budsjett og rekneskap. Mentorordninga er finansiert av Innovasjon Norge Hordaland og Sogn og Fjordane ved at desse kontora har fått midlar frå Utviklingsprogrammet for landbruks- og reidriftsbasert vekst og verdiskaping. Dette utgjer 550 000 kr. I tillegg kjem arbeidsinnsats frå Innovasjon Norge til utvikling av mentorordninga for IPT+ og oppfølging av mentorar og bedrifter. Mentorordninga som verkemiddel i Innovasjon Norge si portefølje var i utgangspunktet ikkje tilrettelagt eller tenkt denne type bedrifter av ein slik størrelse. Det har difor vore naudsynt å utvikle ei eiga mentorordning for IPT-bedriftene. Dette var helde utanom søknaden sidan denne omhandla kursdelen og utvikling og gjennomføring av IPT+ som heilskap. 2. Gjennomføring 2.1. Målgruppa Fylka er relativt like med omsyn til korleis IPT-næringa og dei einskilde bedriftene er, sjølv om Hordaland har ein større masse av aktive bedrifter. Næringa samla sett har dei same hovudutfordringane med omsyn til nettverk og ressursar til eigenutvikling. Hordaland har fleire bedrifter som driv i større omfang grunna nærleik til Bergen og større potensiell kundemasse. Gjennom samarbeidet har vi fått til eit tiltak som er godt eigna til bedriftene i begge fylka. Det vart gjort mykje arbeid knytt til mobilisering av bedrifter til piloten. Utgangspunktet var at tiltaket skulle vere for bedrifter som sto føre strategiske val. Målsettinga var å få minst 15 bedrifter med på tiltaket. Interessa for tiltaket var ikkje så stor i starten og vi måtte arbeide for å få bedrifter med. Bakgrunnen for dette kan har ulike årsakar, men noko er nok det som vi påpeika i søknaden, at dette er bedrifter som har knapt med ressursar til å drive utvikling, men som har nok med å skaffe kundar og oppretthalde bedrifta si. Då er ikkje nødvendigvis det å bruke tid og pengar på utvikling noko som vert prioritert først. 16 bedrifter meldte seg på, fem frå Sogn og Fjordane og 11 frå Hordaland. Undervegs falt to bedrifter av. Av deltakarbedriftene såg vi og at det var eit veldig stort spenn og variasjon. Kanskje meir enn ønskjeleg. Nokre bedrifter har dreve på lenge og har vore gjennom ein del prosessar som kanskje dei andre bedriftene som ikkje var så etablerte, var midt oppe i. Det må også nemnast at IPT-gründerar er sosiale entreprenørar og startar opp gjerne av idealistiske grunnar og eit ynskje om å skape ei lita ekstra inntekt på garden. Dei startar ikkje opp av reint kommersielle omsyn, noko som kanskje pregar tenkinga kring vekst og utvikling som ikkje passar heilt inn i rammeverket om vekst som ein elles har med seg i arbeidet med næringsutvikling. Mange er og knytt til målprissystemet frå sin vanlege jordbruksproduksjon. Det kan vere utfordrande å venne seg til at ein skal selje produkta på den opne marknaden og at ein slik må legge krefter inn på marknadsføring på ein heilt annan måte og at det ikkje er gitt at ein får avsetning på produkta sine. Det er og ei ekstra utfordring at kundane til bedriftene i stor grad er offentlege og at IPT er forholdsvis ukjend ennå blant mange av kundane som gjer at dei må gjere ein «dobbel» salsjobb når dei skal kome seg inn på ein marknad.
3 2.2. Organisering og økonomi Fylkesmennene har tatt kvart sitt hovudansvar for organisering av praktisk tilrettelegging av samlingane i tett dialog med IN. Innhald på samlingane har blitt konkludert på undervegs og etter innspel frå deltakarar og mentorar etter kvart som arbeidet har gått framover. Det har vore eit lag på fire personar som i fellesskap har planlagt og gjennomført piloten. Vi ser likevel at ein i ein slik pilot er sårbar om einskildpersonar fell vekk frå arbeidet av ulike grunnar. Dette har vore løyst ved at ein har overlappa kvarandre og større ansvar har vore på einskildpersonar i periodar. Rekneskapen syner eit lite underforbruk i overkant av kr. 40 000 på UTM-midlar jmfr. budsjett. Den største kostnaden har vore innleige av eksterne krefter i tillegg til mat knytt til dei fysiske samlingane. Videomøta har vore rimelege å gjennomføre ved at ein har nytta eigne lokale, men det har vore ein del arbeid knytt til planlegging og gjennomføring av desse. Deltakarbedriftene har kosta reise og opphald til samlingar sjølve, mens mat har blitt dekka. Det var budsjettert med 60 000 kr. i eige arbeid, dette ser vi har vore underbudsjettert. Denne kostnaden vart til slutt 80 000 kr., då det var meir arbeid knytt til utvikling, gjennomføring og evaluering enn tenkt opphavleg. I tillegg kjem arbeidsinnsats frå Innovasjon Norge til denne delen som ikkje er teke med i prosjektbudsjett og rekneskap. Frå Innovasjon Norge si side har det og gått med ein del timesverk til å utvikle og følgje opp mentordelen, både med kontakt med mentorar og mot bedriftene som har hatt ein del spørsmål knytt til mentorordninga. Det har vore naudsynt å bruke nok tid på planlegging og utvikling. Vi vurderer det dit hen at det også er viktig å bruke midlar på eksterne krefter for at det faglege innhaldet skal vere interessant og utfordrande og vere ein dimensjon «over» eit vanleg etablerarkurs. 2.3. Informasjon Vi har lagt vekt på å drive godt informasjonsarbeid om IPT+, både kva det er, kva som er forventa og informasjon knytt til samlingar og mentorordning. Dette har vore naudsynt, då IPT+ har vore ein pilot og eit nytt tiltak for målgruppa. Datoar for samlingane var spikra før piloten vart sett i gong slik at bedriftene kunne ha god tid til å rydde eigen kalender og eventuelt skaffe vikarar til bedrifta. Informasjon om innhald og praktisk informasjon knytt til samlingane har vore sendt ut i god tid på førehand. Frå evalueringa ser vi at deltakarane meiner informasjonen jamt over har vore god. Vi ser likevel i etterkant at informasjon særleg om mentorordninga kunne vore endå grundigare og meir detaljert om kva konkret mentorarbeidet skulle vere og kva ein skulle oppnå. Dette syner og igjen i dei tilbakemeldingane vi har fått. 2.4. Fagleg innhald Utgangspunktet for kursinnhald og mentorarbeid har vore Innovasjon Norge sin metodikk for å lage forretningsmodellar som dei nyttar i sitt arbeid med gründerar og bedrifter; Business Model Canvasmodellen eller Osterwalder-modellen. Modellen har ni byggeklossar som alle er viktige delar i forretningsmodellen. Mentorane er kjend med metodikken og kursa har omhandla tema knytt til dei ulike byggeklossane i modellen.
4 2.4.1. IPT+ - kurs I gjennomføring av dei ulike kursdelane har vi nytta både interne krefter hos dei to samarbeidspartane og også henta inn eksterne innleiarar. I utgangspunktet var det tenkt at kursinnhald og fokus på einskildtema skulle vere dynamisk slik at ein kunne justere og skreddarsy dette etter kva som vart identifisert som utfordringar i arbeidet mellom mentor og bedrift. Vi ser i etterkant at dette med fordel kunne vore klargjort og spikra heilt frå starten av sidan det tok tid før mentorarbeidet kom i gang, noko som vi og ser i svara frå evalueringa. Det var generelt lite tilbakemeldingar på tema frå bedriftene og det var få som førebudde seg til samlingane. Vi har sett gjennom prosessen at det skulle vore endå klårare kommunisert ut at Osterwalder-modellen var overbygninga. Dette hadde kanskje gjort at det var lettare å sjå samanhengen mellom dei ulike tema på kursa. Vidare så bør det leggast vekt på type oppgåver eller førebuingar som skal gjerast mellom samlingane for å sikre at ein arbeider med stoffet og tek dette med i mentorarbeidet. Både Innovasjon Norge og Fylkesmannen har hatt krefter i eigne rekkjer som har gjennomført ulike bolkar på kursa. Særleg har Innovasjon Norge sjølvsagt kompetanse på forretningsmodellmetodikken som er nytta. Dette er med på å halde kostnadane nede. Vi ser likevel at det er naudsynt å hente inn ekstern kompetanse på til dømes økonomi og marknadsføring som vi mellom anna har gjort. Nivået på kurset er tenkt å halde eit nivå som gjev påfyll utover det som ein kan rekne med på vanlege etablerarkurs og det vil difor vere utfordrande å finne dette internt. Då er det naudsynt å bruke ressursar på å finne gode eksterne krefter som kan tilføre deltakarane noko nytt. Det er viktig at ein får eit tydeleg utviklingsfokus på innhaldet og bestilling må vere tydeleg og klår til dei som skal halde dei ulike kursdelane. Som døme kan nemnast kursdelen som omhandla økonomi. Vi såg i dette tilfellet i etterkant at ein skulle vore endå meir utviklingsorientert med omsyn til korleis ein kan nytte budsjett og rekneskap til å utvikle eiga bedrift då deltakarane treng kunnskap og verkty til å gjere dette. Det er dette dei treng, og ikkje «førelesningar» om korleis reglar og lovverk fungerer. Det har og vore lagt opp til løysing av case i fellesskap og i grupper, noko som ein med fordel kan gjere endå meir slik at stoffet vert endå meir relevant og ein ser at det kan nyttast i praksis i eiga bedrift. Gruppediskusjonar er og godt eigna til å knyte tettare band mellom bedriftene og til å dele erfaringar, noko desse bedriftene treng, då dei i stor grad er bedrifter med ein eller få tilsette. Dette er også noko som kjem tydeleg fram frå evalueringa. Dei ulike fagbolkane med innleiarar får jamt over høg skår, men alle peikar på at ein hadde ynskt seg meir tid til dialog, diskusjon og erfaringsdeling. Både for å lære, men også for å bygge nettverk med dei andre. Sidan det er etablerte og erfarne bedrifter har dei mykje kunnskap og erfaringar som andre kan nytte. Sjølv om føredraga har fått gode tilbakemeldingar, er det likevel fleire som seier at dei hadde ynskt seg høgare nivå på det faglege, då nokon melder tilbake at dette «kan dei frå før». Ei nyvinning i piloten var at vi køyrde to av kurssamlingane på video mellom Førde og Bergen. Dette vart gjort for å halde kostnadane nede med omsyn til pengar og tid brukt for bedriftene. Dette har fungert stort sett godt, men det er naudsynt at det tekniske fungerer og at det er gode rom der videoseminara vert helde. Det set større krav til disiplin både for førelesarar og deltakarar og det er viktig at ein bryt opp timane med skjermen med gruppediskusjonar kvar for seg for å få utbytte av stoffet og for at ein skal halde konsentrasjonen. Tilbakemeldingane på dette er varierte, men det er ein brukbar modell for kurs der avstandane er lange og det er dyrt og tek tid å reise. Det er ein viss
5 fare for at vi hadde mista fleire deltakarar på fleire av seminara om ein skulle ha fire fysiske samlingar. Alternativet er å ha lengre og færre samlingar. 2.4.2. IPT+ - mentor Gjennom mentorarbeidet har bedriftene hatt ein samtalepartnar innan strategiske val slik at bedriftene har kunna kome fram til naudsynte grep i eiga bedrift for å nå eigne mål. Det er bedriftene sjølve som må kome fram til kva som må gjerast, men mentor skal vere ein samtalepart og skal bidra til å identifisere viktige og kritiske punkt i forretningsmodellen. Mentorane har ulik kompetanse og har blitt kopla med bedriftene etter kva kompetanse dei har hatt bruk for. Det har vore høve til å bytte mentor om dette har vore ønskjeleg. Det har blitt signert kontrakter mellom mentor og bedrift som syner kva mentorarbeidet skal bestå i. Innovasjon Norge i dei to fylka har noko ulik organsering av mentorordninga, men innhaldet i avtalane er relativt likt. Veldig få melder tilbake i evalueringa at dei har bytta eller har planar å bytte mentor. Men mange har heller ikkje komme skikkeleg i gang med mentorarbeidet før i etterkant av kursa. Så langt så melder fleire tilbake at dei etterlyser tydelegare kva mentor skal vere, men samstundes har vi fått tilbakemeldingar om at informasjonen om mentorordninga synes å vere god. Dette er også noko vi har erfart gjennom munnlege tilbakemeldingar under gjennomføringa av IPT+. Nokre ynskjer mentor som kan noko meir om IPT-bransjen, mens fleire er usikre på kva mentor skal gjere. Det kan synes som om det er trong for sterkare tydeleggjering for kva mentorordninga skal vere og kva som vert forventa av bedriftene som deltek i dette, noko som også mentorkorpset melder tilbake om. Likevel synes det som om det er nyttig at «andre ser ein i korta» som ein seier, slik at ein får nokon andre sitt blikk på eiga bedrift. Bedriftene burde truleg vore utfordra på å skildre kva konkrete strategiske vegval dei står framfor, før dei deltok på IPT +. Dette ville sannsynlegvis gjort at samarbeidet med mentor ville kome raskare i gong, lettare innfridd forventingane frå bedriftene til mentor og sikra betre utbyte frå samarbeidet med mentoren. Eit tiltak ved seinare høve kan vere at ein har eit felles møte med mentorar også for å klargjere tydeleg kva som er forventa og kva utfordringar som ein kan støte på. 2.5. Nettverk Eit av måla med IPT+ var også å bygge nettverk mellom dei ulike bedriftene, både innan det einskilde fylke og på tvers av begge fylka. Begge fylka har kvart sitt medlemsnettverk, men ikkje alle bedrifter er medlemmer og det er varierande i kva grad bedriftene har kontakt med nettverket og andre bedrifter. Eit betre nettverk mellom bedriftene kan gjere at dei får auka kunnskap og kan ta del i andre sine erfaringar og slik styrke eiga bedrift. IPT+ la, som tidlegare nemnd, opp til to fysiske samlingar med overnatting og to fylkesvise samlingar på video. Vi har sett at bedriftene har blitt betre kjende med kvarandre på tvers av fylkesgrenser og innan fylka. Som nemnd ovanfor, så kan ein måte også vere å legge større vekt på diskusjonar på kurssamlingane både for å få betre læring, men også for å bygge betre nettverk. Tilbakemeldingane er tydelege på dette. Fysiske samlingar er naudsynte for å få til dette, så får ein vurdere korleis ein legg opp samlingane. Vi har i prosessen vore innom å leige til dømes ein mindre plass der ein bur i lag og det ikkje er så lett å «stikke av om kvelden», men dette må vegast opp i forhold til kostnadar knytt
6 til praktisk arbeid og kor lett det er å hente inn eksterne innleiarar til plassar som ligg litt utanom allfarveg. 3. Oppsummering, konklusjon og vidare tilråding Samla sett har piloten vore gjennomførd i tråd med planen. Det har vore eit spennande prosjekt å teste ut og vi er nøgde med gjennomføringa. Tilbakemeldingane frå deltakarane både undervegs i prosessen og frå evalueringa syner at dei har hatt nytte av å vere med. Mentorarbeidet er som nemnd ikkje sluttført enno, men førebels ser det ut til at ein nøgde med å ha vore med på IPT+. Deltakarane har fått nye idear og er meir bevisste på eige bedrift og arbeid. Det er skapt ein arena gjennom året der etablerte IPT-bedrifter har fått fagleg påfyll, kunne diskutert problemstillingar og utfordringar knytt til eiga IPT-bedrift. Tilbakemeldingane tyder på at fleire bedrifter har hatt utbytte av både kurs og mentorarbeid og har fått både «rydda» og fått verkty som dei har kunne brukt i utviklinga til bedrifta. Det ser og ut til at det er knytt tettare band mellom bedriftene og vi håpar at dette kan vere med på å bygge ein sterkare nærings- og bedriftsidentitet og gje vidare motivasjon. Utfordringa har vore å ha ein kritisk masse av bedrifter for gjennomføring. Gjennomføring av IPT+ krev at det er mange nok dedikerte bedrifter og at dei er nokolunde i same fase i si bedrift. Dette kan gjere det lettare å sy i hop kursa slik at alle opplever utbytte og faglege utfordringar. Kanskje bør ein rette IPT+ mot bedrifter som har vore i drift i 3-6 år. Dei som har dreve lenger vil det vere vanskeleg å utfordre fagleg, men kan kanskje ha nytte av berre mentorarbeid. Vi ser og at det er ei stadig utfordring å sikre at informasjonen er så tydeleg som mogleg og at denne vert lest og at ein finn måtar å sikre at deltakarane arbeider med stoffet mellom samlingane. Vi listar opp nokre forbetringspunkt i piloten som bør takast opp til vurdering ved gjennomføring ved seinare høve og for andre som vil gjennomføre noko liknande: Har klarlagt program på førehand og kommunisere ut tydlegare Osterwalder-modellen som overbygning for programmet og mentorarbeidet. Ha meir tid og rom for gruppediskusjonar og oppgåveløysing/casearbeid med utgangspunkt i eigne bedrifter knytt til fagstoffet. Meir bruk av heimeoppgåver som skal gjerast mellom samlingane for å sikre at ein held tråden og arbeider med stoffet, gjerne i samarbeid med mentor. Ha tydelegare forventingar til mentorarbeid både til bedrifter og til den einskilde mentor. Som vi har peika på, så er det viktig at dei faglege innleiingane held høgt nivå og er målretta. Det bør nyttast midlar på å få gode førelesarar som både gjev utfordringar, men som og motiverer. Vidare er ein kombinasjon av kurs og mentor, noko vi trur er verdifullt og gjev eit ekstra løft. Det er såpass ressurskrevjande og stiller krav til ein viss masse av dei «rette» bedriftene, at det ikkje er realistisk å gjennomføre IPT+ kvart år. Behovet vil vere avhengig av utviklinga av IPT som næring og som teneste i offentleg sektor og som verkemiddelaktørane må vurdere løpande. Det er likevel ikkje noko tvil om at vi gjennom denne piloten har funne fram til eit tiltak som kan vere med på å løfte IPT-bedriftene og som er skreddarsydd for denne gruppa og som bør gjennomførast igjen når tida er moden for det.
7 4. Vedlegg 1. Budsjett og rekneskap 2. Evalueringsskjema Inn på tunet+ 2015/2016 3. Avtalemal mellom mentor og bedrift Hordaland 4. Avtalemal mellom mentor og bedrift Sogn og Fjordane 5. Lenker til informasjon om IPT+ og mentorordning i landbruket 6. Program for samlingane