Innhold 1. Generelle ytelser i oppdragsperioden...2 1.1. Ledelse...2 1.2. Rapporteringsrutiner...2 1.3. Arkiv m.m...2 2. Ytelser i kontraheringsfasen...3 2.1. Ytelser før kontrahering...3 2.2. Ytelser ved kontrahering...3 3. Fremdriftskontroll i produksjonsfasen...3 4.1. Økonomisk kontroll...3 4.2. Kontroll av prosjektmaterialet...3 4.3. Kvalitetskontroll...4 5. Varsler og krav endringer...5 5.1. Entreprenørens varsler om mangler eller endringer...5 5.2. Oppdragsgiverens endringer...5 6. Overtakelse...5 6.1. Forberedelse og gjennomføring...5 6.2. Oppfølging...6 6.3. Testing og innregulering. Prøvedriftsperiode (6 mndr.)...6 7. Reklamasjonstiden...7 7.1....7 8. HMS-koordinator...7 9. "Grønt" bygg...7 10. "Rent" bygg...7 Side 1 av 7
1. Generelle ytelser i oppdragsperioden 1.1. Ledelse o Byggelderen skal avholde oppstartsmøte med alle entreprenører og prosjekteringsgruppa o Byggelederen skal innkalle, lede og føre referat fra byggemøter og eventuelt delta i prosjekteringsmøter. o Byggelder skal føre dagbok som dokumenterer hendelser og forhold på byggeplassen. o 1.2. Rapporteringsrutiner o Økonomi: Økonomisk oversikt for prosjektet. SI HF benytter et Web-basert prosjektregnskap som byggeleder vil få tilgang til. o Fremdrift Status på fremdriften som viser planlagt og virkelig fremdrift i prosjektet totalt, og den enkelte entreprise. o Kontroller Utførte og planlagte kontroller o Endringer Oversikt over endringsmeldinger. Rapport og status for alle krav om endringer, evt. fristforlengelser og krav om kompensasjoner. Endringslogg for iverksatte endringer skal føres. o Forhold på byggeplassen Oversikt over bemanning på byggeplassen i siste periode, nedbrutt på arbeidsgivere og hvert enkelt firma. o Korrespondanseoversikt Opplysninger om viktig korrespondanse, meldinger og informasjon i siste periode. 1.3. Arkiv m.m. Byggelederen skal holde ajourført tegningsarkiv, samt arkiv som dokumenterer saks- og handlingsforløp gjennom hele oppdragsperioden. o Sluttrapport Det skal utarbeides en sluttrapport for byggelederoppdraget. Sluttrapporten skal inneholde en økonomisk oppsummering og en vurdering av eventuelle gjenstående tiltak. Side 2 av 7
2. Ytelser i kontraheringsfasen 2.1. Ytelser før kontrahering Før kontrahering av entreprenør starter skal byggelederen sette seg inn i prosjektets organisering og fremdrift samt egne oppgaver og fullmakter. Byggelederen skal dessuten ha satt seg inn i prosjektmaterialet og kontraktsvilkårene for entreprenøren og annet skriftlig materiale som oppdragsgiver har. o Kritisk evaluere prosjektmaterialet og melde tilbake om feil og eventuelle forbedringer. o Bistå ved utarbeidelse av fremdriftsplaner. o Sette seg inn hvordan HMS-oppgavene i følge Byggherreforskriften skal ivaretas. o Delta på tilbudsbefaringer for de ulike entreprisene. 2.2. Ytelser ved kontrahering o Delta i avklaringsmøter og kontraktsmøter med entreprenør/leverandører. o Avholde oppstartsmøte med entreprenør 3. Fremdriftskontroll i produksjonsfasen Hovedbedriften vil være administrerende sideentreprenør for alle arbeider, og byggelder skal påse at hans forpliktelser etter kontrakten gjennomføres. Byggeleder skal påse at denne funksjonen ivaretas under hele produksjonen, og rapportere avvik til oppdragsgiver. Byggeleder skal påse at konfliktpunkter identifiseres, og at kritiske linjer kartlegges. Hvis det foreligger avvik fra fremdriftsplanen, slik at samordning eller kritisk linje trues, varsle oppdragsgiver om dette og foreslå tiltak. o Kontrollere at fremdriften følger forutsetningene i kontrakten. 4. Økonomisk kontroll, kvalitetskontroll og oppfølging av BH s medvirkning og ytelser 4.1. Økonomisk kontroll Byggeleder skal i nært samarbeid med oppdragsgiver gjennomføre økonomisk kontroll av prosjektet. o Påse at engasjert entreprenør stiller godkjent sikkerhet og har tegnet de avtalte forsikringer. o Kontrollere fakturaer mot faktureringsplan og utført arbeid. o Skal sammen med fagrådgiver, gjennomgå entreprenørenes mengdekontroll, og kontrollere entreprenørenes avregninger til regulerbare poster. o Kommentere og vurdere prosjektets økonomi, særlig med hensyn til forventede tillegg og uforutsette økonomiske belastninger. o Gjennomgå og kontrollere entreprenørens sluttoppgjør og oversende oppdragsgiver med kommentarer og innstilling i god tid før oppdragsgivers svarfrist. 4.2. Kontroll av prosjektmaterialet o Leveranser Følge opp tegningsleveranser fra PG. Byggeleder skal straks varsle oppdragsgiver om mangler eller forsinkelser han blir oppmerksom på, og ta initiativ til nødvendige tiltak og supplerende materiale. Byggeleder skal foreta kontroll av tegningene. Kontrollen er av formell art og skal påse at: Side 3 av 7
1. korrekt tegningsidentifikasjon (status for tegning, tegningsnummer, revisjonsindeks) er angitt; 2. signatur for prosjektkontroll er påført; 3. revisjoner er angitt på tegning og at endringer er markert på tegningen; 4. tegningsliste er ajourført og vedlagt og har korrekt distribusjon; 5. endringsliste er vedlagt. o Entreprenørens varsler om mangler Byggelederen skal sørge for at entreprenørens varsler om mangler ved tegninger og annet prosjektmateriale straks meddeles oppdragsgiveren og de prosjekterende. Byggelederen skal påse at eventuelle mangler rettes opp innenfor de gitte tidsfrister. o Arbeider som ikke er beskrevet Såfremt byggelederen registrerer at det er tvingende nødvendig å utføre arbeider som ikke er beskrevet i prosjektmaterialet, skal han omgående rekvirere det nødvendige supplerende materialet fra de prosjekterende, eller eventuelt foreta direkte bestilling av arbeidene hos entreprenøren. o Tiltak ved uforutsette situasjoner Dersom det oppstår en uforutsett situasjon som krever omgående tiltak, har byggelederen etter omstendighetene rett og plikt til å handle på oppdragsgiverens vegne, også ut over sin fullmakt. 4.3. Kvalitetskontroll Byggelederen skal føre kontroll av entreprenørens og leverandørers kontraktsarbeider. o Byggelederen skal utarbeide en kontrollplan med rutiner som skal benyttes under oppfølging av kontrollen for gjennomføringen av prosjektet. o Byggelederen skal kontrollere at entreprenørene har utarbeidet godkjente kvalitetssikringsrutiner og kontrollplaner, samt rutiner for internkontroll. Byggeledren skal kontrollere at entreprenøren følger de avtalte rutinene for kvalitetssikring, og at entreprenøren dokumenterer utført egenkontroll for egne arbeider. o Byggelederen skal regelmessig kontrollere alle utførte arbeider, og skal kontrollere at teknisk og håndverksmessig utførelse av arbeidene er i henhold til tegninger, beskrivelser, spesifikasjoner og krav fra offentlige myndigheter. Dette gjelder spesielt arbeider som tildekkes og ikke kan inspiseres senere. Byggelederen skal utarbeide rapport for hver kontroll. Dersom det registreres avvik, skal avvik meldes til ansvarlig entreprenør. Oppretting av avvik skal følges opp. I de tilfellene der det konstateres feil utførelse, eller er mistanke om dette og det er tvil i riktig utførelse, skal byggelederen varsle oppdragsgiveren. o Kvalitetssikringsmøter. Byggeleder er ansvarlig for å innkalle og avholde kvalitetssikringsmøter. Kontraktskrav, kvalitetssystem og egenkontroll vil bli gjennomgått i møtene. o Byggelederen skal sørge for at forskrevne materialprøver og dokumenter fremskaffes og godkjennes i tide. o Byggelederen skal kontrollere at alle materialer og alt utstyr som tas inn på byggeplassen og oppbevares der, er forsvarlig innpakket og beskyttet mot støv, tilsmussing og luktpåvirkning. Likelededes skal det kontrolleres at byggfukt ikke bygges inn. o Byggelederen skal kontrollere at materialene tilfresstiller de krav som fremgår av kontraktene. Side 4 av 7
o Byggelederen skal vurdere behov for verkstedbesøk eller lignende. Eventuelle besøk skal gjennomføres etter nærmere avtale med oppdragsgiveren. o Der hvor funksjons- og ytelseskrav innbærer at entreprenøren skal prosjektere slik at denne funksjonen oppnås, skal byggeleder påse at dette kontraktvilkåret oppfylles. o Månedsrapport fra entreprenørene. Byggeleder mottar og kvalitetssikrer månedsrapportene. 5. Varsler og krav endringer 5.1. Entreprenørens varsler om mangler eller endringer Varsler og krav skal håndteres av byggeleder slik: o Varsler eller krav om økonomisk eller tidsmessige kompensasjoner skal kontrolleres når det gjelder det faktiske grunnlaget for varslet eller kravet. Likeledes skal konsekvenser for kostnader og tid vurderes. o Byggelederen skal vurdere varsler og krav og behandle disse innenfor sine fullmakter. o Forhold som ikke er avklart eller sluttbehandlet, skal omgående meddeles oppdragsgiveren med byggelederens vurdering og forslag til tiltak. o Byggelederen skal gjennomføre eller delta i møter med entreprenøren om varsel og krav når dette er påkrevd. o Byggelederen skal påse at svar, eventuelt også begrunnelser for svarene, meddeles entreprenøren innen de frister kontrakten med entreprenøren fastsetter. o Byggelederen skal loggføre alle varsler og krav fra entreprenøren, og til enhver tid ha oversikt over hvor i prosessen varsler og krav befinner seg. o Dersom varslet eller kravet fører til at oppdragsgiveren gir endringsordre, skal likeledes denne loggføres. o Anslåtte kostnadskonsekvenser samt faktiske påløpte kostnader medtas i økonomiske oversikter, jf. pkt. 1.2 o Eventuelle fremdriftskonsekvenser avklares. 5.2. Oppdragsgiverens endringer Byggherrens krav om endringer håndteres av byggeleder slik: I forbindelse med oppdragsgiverens overveielser om å pålegge entreprenøren endringer i kontraktsarbeidet, skal byggelederen vurdere pris- og fremdriftsmessige konsekvenser av endringene, samt eventuelle andre konsekvenser for prosjektet. Denne vurderingen skjer normalt etter at entreprenøren har behandlet oppdragsgiverens forespørsel. 6. Overtakelse 6.1. Forberedelse og gjennomføring o Byggelederen har ansvaret for å lede del- og ferdigbefaringer og funksjonskontroll av tekniske anlegg. Det skal utarbeides liste over mangler og/eller gjenstående arbeider samt sette frist for utbedring. o Byggelederen skal kontrollere at ferdigattest eller midlertidig brukstillatelse foreligger. o Byggelederen skal kontrollere at kontraktens krav til FDV-dokumentasjon foreligger, og at den er godkjent av prosjektets fagingeniører, og at opplæring av brukere og driftspersonell har funnet sted før ferdigstillelse og oppstart av prøvedriftsperiode finner sted. Side 5 av 7
o Byggeleder skal kvalitetssikre og kontrollere den skriftlige erklæringen fra entreprenørene om at arbeidene er kontrollert og funnet i orden. o Byggelederen skal påse at sikkerhetsstillelser er i tråd med kontraktsforutsetningene, og at forsiktingsansvaret blir ivaretatt i forbindelse med overtakelsen. o Byggelederen skal kontrollere at betingelsene i midlertidig brukstillatelse blir fulgt opp, og at ferdigattest utstedes. 6.2. Oppfølging o Byggelederen skal kontrollere at utførelse av etterarbeider som er protokollert ved ferdigstillelse, er utført i henhold til kontrakt/avtale. o Byggelederen skal gi tilbakemelding når eventuelt tilbakeholdt beløp helt eller delvis kan utbetales. 6.3. Testing og innregulering. Prøvedriftsperiode (6 mndr.) For entreprisene vil det bli forlangt gjennomført en prøveperiode hvor entreprenøren har ansvar for anlegget mht. drift i et avgrenset tidsrom (prøveperioden) mellom praktisk ferdigstillelse og overtagelse. Dette for at byggherre skal kunne prøve, og få dokumentert, at det ferdigstilte arbeidet er kontraktsmessig utført. Prøvedriftsperioden settes til 6 måneder. Før oppstart av prøveperioden skal det foretas ferdigbefaring og kontraktsarbeidene skal være ferdigstilt og avtalte krav dokumentert. Entreprenøren skal på forhånd selv ha foretatt kontrollbefaringer og nødvendige målinger etc. for å forvisse seg om at kontrakten er oppfylt. Entreprenøren skal levere komplette drifts- og vedlikeholdsinstrukser. Byggherren har rett til å nekte oppstart av prøveperioden hvis det påvises vesentlige mangler. Entreprenøren må påregne å dekke omkostninger i forbindelse med ekstra befaringer som byggherren unødig blir innkalt til. I prøveperioden bærer entreprenøren ansvar for anlegget. Byggherre vil først formelt overta anlegget ved prøveperiodens utløp, forutsatt at det på grunnlag av prøveperiodens drift kan dokumenteres at anlegget tilfredsstiller kontraktens krav. For prøveperioden skal entreprenøren utarbeide en prøveplan som skal godkjennes av byggherre. Denne planen skal danne grunnlaget for de undersøkelser og verifikasjoner som skal utføres i prøveperioden, samt at det utarbeides en sluttrapport og avholdes egen befaring før overtagelse kan finne sted. I planen skal det medtas et møte pr. måned m/sihf s driftspersonell for verifikasjon av feil og mangler. Følgende bestemmelser gjelder for prøveperioden: Ved oppstart av prøveperioden skal kontraktsarbeidene være ferdigstillet og avtalte krav dokumentert. o Byggeleder skal påse at prøveplanen gjennomføres. o Byggeleder innkaller og avholder prøvedriftsmøter sammen med driftspersonell og entreprenørene i slutten av hver måned i prøvedriftsperioden. o Byggeleder påser at entreprenørene utarbeider en sluttrapport for prøvedriftsperioden og at det avholdes en egen befaring før overtakelse finner sted. Side 6 av 7
7. Reklamasjonstiden 7.1. o Bygglederen skal registrere, vurdere og følge opp alle mangler som påberopes eller konstateres i reklamasjonstiden. o Byggelederen skal, før eventuelle reklamasjonsbefaringer avholdes, foreta forhåndsbefaring. o Byggelederen skal innkalle til og lede reklamasjonsbefaringer slik det er avtalt i entreprenørkontraktene, og utarbeide liste over eventuelle reklamasjonsarbeider. Han skal videre kontrollere utførelsen av arbeidene. o Bygglederen skal gi melding til oppdragsgiveren når sikkerhetsstillelser kan reduseres eller oppheves. 8. HMS-koordinator Byggeleder skal være HMS-koordinator for gjennomføringsfasen (KG). Byggelder har som koordinator plikt til å sette seg inn i og utføre de oppgaver som er fastsatt i Byggherreforskriften 13. Byggeleder/KG skal blant annet på se at følgende punkter/oppgaver blir ivaretatt: o Byggeleder skal utarbeide HMS plan i samsvar med byggherreforskriften og kontraktsgrunnlaget, samt gjennomgå planene med entreprenørene. HMS-plan for prosjekteringsfasen foreligger. o Byggeldere skal påse at entreprenørene følger opp lover og forskrifter til arbeidsmiljøloven og eventuelle spesielle HMS-krav. o Byggeleder skal delta i vernerunder som organiseres av hovedbedriften o Byggeleder skal foreta overordnet kontroll og stikkprøvekontroll o Byggeleder skal påse at regler og rutiner som gjelder for byggeplassen for rydding og renhold, håndtering av helsefarlige stoffer og avfall, sikring av byggeplassen m.m., følges o Byggeleder skal innkalle, ved behov, entreprenørene til felles HMS befaringer hvor entreprenørenes ledelse plikter å delta. o Byggeleder skal kontrollere at avvik blir behandlet o Byggeleder skal delta i samordningsmøter som byggherrens representant For ytterligere informasjon vedrørende HMS, se vedlagte HMS-plan for prosjekteringsfasen. 9. "Grønt" bygg Det legges vekt på at prosjektet skal gjennomføres som "GRØNT" bygg. o Byggeleder skal påse at planer for håndtering av avfall blir utarbeidet og fulgt. For nærmere informasjon vedrørende Rent bygg, se vedlagte Bok 0. 10. "Rent" bygg o Byggeleder skal delta i Rent Bygg møter som ledes og gjennomføres av hovedbedrift o Byggeleder skal påse at ovennevnte oppgaver som er pålagt hovedbedrift gjennomføres o Byggeleder skal ukentlig motta, og kvalitetssikre, kontrollplaner, sjekklister og renholdsrapporter fra hovedbedrift For nærmere informasjon vedrørende Rent bygg, se vedlagte Bok 0. Side 7 av 7