BYGGEKOORDINATOR (YT-BK)

Transkript

1 YTELSESBESKRIVELSE FOR BYGGEKOORDINATOR () Prosjektnr: xxxxx Prosjektnavn Dato: åååå-mm-dd Saks- og dokumentnr: xxxxxxxxx-x (Doculivenr. for prosjektet) Side 1 av 10

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning For-/detaljprosjekt Byggefasen Generelle ytelser Dagbok Møter Rapportering Dokumenthåndtering Utførelseskontroll Kvalitetssikring Framdrift Generelt Innhold fremdriftsplan Endringer, varsler og krav Økonomi / fakturabehandling Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA Ytre miljø Tropisk tømmer Farlige stoffer Avfall Riving Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse Generelt Ferdigbefaring Prøvedriftsperioden Overtakelse Innflytting Reklamasjonsfasen Tekniske byggeledelse Rettslige konflikter Side 2 av 10

3 1 Innledning NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag og Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag (Byggelederboka) forutsetter at omfanget av byggekoordinatorens (BK) oppdrag fremgår av en ytelsesbeskrivelse. Denne ytelsesbeskrivelse for byggekoordinator () spesifiserer hvilke ytelser BK skal levere i forbindelse med dette oppdraget. I noen tilfeller benevnes rollen som Byggherreombud, men i dette dokumentet benyttes benevnelsen byggekoordinator. Det henvises til NS 8403 pkt og konkurransegrunnlaget for en orientering om prosjektet og oppdraget. 2 Forprosjekt Denne fasen inngår normalt sett ikke i denne YT for BK. 3 Detalj- og byggefasen BK skal gjennomgå konkurransegrunnlaget for alle fag og gjøre seg godt kjent med tegningsgrunnlaget, beskrivelsene, fremdriftsplaner og resten av prosjektgrunnlaget. Gjennomgå prosjektets kontraktsdokumenter og gjøre seg kjent med disse., 3.1 Generelle ytelser Dagbok Møter Føre dagbok som dokumenterer hendelser og forhold på byggeplassen. Dagboken skal være egnet til å rekonstruere hendelsesforløp og å avklare årsakssammenhenger i byggeprosessen. Ta bilder av arbeider på byggeplass som kan dokumentere situasjon, produksjon og ferdig utførelse av elementer i prosjektet. Påse /kreve at TE utarbeider og vedlikeholder møteplan. Delta i oppstartsmøter. Delta i samtlige prosjekterings- og byggemøter. Delta i samtlige fremdriftsmøter. Delta i samtlige KS-møter. Lede eller delta i særmøter med brukere, naboer, offentlige myndigheter og andre berørte parter. Referere disse møtene. Lede og referere fra byggherremøter mellom byggherren og totalentreprenør som avholdes minimum hver 14. dag. Byggherremøtene er forumet for gjennomgang av kontraktsmessige forhold mellom byggherren og totalentreprenørene. I disse møtene skal økonomi inklusive varsler og krav, fremdrift, prosjekteringspunkter/ Side 3 av 10

4 beslutningspunkter, SHA og avvik behandles. Byggekoordinator er byggherrens stedlige representant i disse møtene, og det påhviler byggekoordinator et ansvar å forankre beslutninger i riktige fora (byggherre ved PL, bruker evt andre). Lede og/eller delta i SHA-møter, ref. pkt. 3.7 Gjennomføre eller delta i møter med entreprenøren om varsler og krav når dette er påkrevet. Gjennomgå økonomien i prosjektet med prosjektleder (PL) hver måned, jf. pkt Rapportering; Økonomi. Møtereferater skal sendes ut senest 3 dager etter møtet. Ved behov eller ønske fra PL, skal BK konferere med PL før referatene sendes ut Rapportering BK skal hver måned, og fram til og med det tidspunkt når prøvedriftsperioden er ferdig, oversende en månedsrapport for prosjektet til PL. Rapporten skal oversendes senest 3 dager etter månedsslutt og inneholde følgende punkter: Økonomi TE skal utarbeide økonomiske rapporter. Rapportene skal gi oversikt over faktiske disponeringer (kontraktssum, justeringsbestillinger, tilleggsbestillinger og rekvisisjoner), anslåtte beløp for planlagte endringer/tilleggsarbeider (PIB er) og anslåtte beløp for foreliggende eller antatte tilleggskrav. BK skal kreve slike rapporter fra TE, kontrollere innholdet og oversende disse til PL. BK skal utarbeide en oversikt over likviditeten som angir hvor mye som er utbetalt og anslag for resterende utbetaling inneværende år. Det skal tas hensyn til normale betalingsfrister. BK skal gjøre månedlige anslag og vurderinger over hvor mye som er påløpt/produsert pr entreprise. Økonomien skal gjennomgås sammen med PL minst hver annen måned. Endringer, varsler og krav Sette opp komplett oversikt over status på alle forventede og godkjente endringer, varsler og krav. Rent-tørt-bygg Redegjøre for, og gi vurdering av status i forhold til entreprenørens overholdelse av Statsbyggs krav til rent-tørt-bygg. Fremdrift TE skal rapportere om fremdriften. Fremtidige forhold som kan være kritiske for fremdriften skal påpekes og tiltak skal foreslås. Ved forsinkelser skal ansvars- og årsakssammenhenger angis. BK skal kreve slike rapporter fra TE, kontrollere innholdet mot faktiske forhold og oversende disse til PL. Kontroller Vurdere kvaliteten på entreprisearbeidene som utføres. De kontroller som BK har utført i perioden, skal dokumenteres ved at utfylte kontrollskjemaer vedlegges månedsrapporten. Planlagte kontroller for neste periode iht godkjent kontrollplan skal oppgis. Forhold på byggeplassen TE skal rapportere om bemanning på byggeplassen i siste periode, brutt ned på hvert enkelt firma. Rapporten skal også omfatte utstyr, maskiner og klimatiske Side 4 av 10

5 forhold. BK skal kreve slike rapporter fra TE, kontrollere innholdet mot faktiske forhold og oversende disse til PL. Korrespondanseoversikt BK skal ajourføre en oversikt om viktig korrespondanse, meldinger og informasjon i siste periode. Andre kritiske forhold BK skal redegjøre for andre forhold som kan påvirke prosjektet. Den siste rapporten skal være en sluttrapport, og skal inneholde alle ovennevnte forhold, samt en redegjørelse for status og gjenstående tiltak. BK skal i hele prosjekterings- og byggeperioden, ajourføre en oversikt som viser erfaringer som er gjort i prosjektet og som kan være nyttige i fremtidige prosjekter. Denne oversikten vil inngå i en erfaringsrapport for prosjektet. Delta i erfaringsintervju/-møte hvis dette blir arrangert.. Lese gjennom forslaget til erfaringsrapport og komme med evt. innspill Dokumenthåndtering Behandle all korrespondanse som sendes fra entreprenørene til Statsbygg.3. Holde et oppdatert dokument- og tegningsarkiv på byggeplassen som dokumenterer saks- og handlingsforløp gjennom hele oppdragsperioden. Kontrollere at TE har utarbeidet leveranseplan iht. gjeldende fremdriftsplan og påpeke kritiske momenter. Kontrollere at SHA-plan, stoffkartotek og andre SHA dokumenter som TE har fått ansvaret for utarbeides og vedlikeholdes. Kontrollere at faktiske leveranser av dokumenter er iht. gjeldende leveranseplan. BK skal varsle PL straks det foreligger avvik fra leveranseplanen Utførelseskontroll BK skal gjennomføre systematiske og dokumenterte stikkprøvekontroller av entreprenørers og leverandørers kontraktsarbeider. Utførelseskontrollen omfatter både bygningsmessige arbeider og tekniske installasjoner. Nærmere spesifisert skal BK: Utarbeide en kontrollplan og sjekklister for eget kontrollarbeid som sier noe om hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll, hyppighet/tidspunkt for kontroll. BKs kontrollplan skal fremlegges for og godkjennes av PL. Dokumentere utført kontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder osv. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: bygningsdel, sted, måleresultat, avvik, kontrollgrunnlag og dato. Kontrollere at leveranser til byggeplassen er iht. kontrakt mht. håndverksmessig utførelse og toleranser. Side 5 av 10

6 Kontrollere alt som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte gjøres utilgjengelig for senere kontroll. BK skal påse at entreprenørene varsler BK og eventuelt TBK før slik lukking /innbygging. Kontrollere at det holdes orden på byggeplassen, at det er ryddig og oversiktlig og at krav til rent-tørt-bygg følges. Kontrollere at prøver/tester blir utført i henhold til kontrakt og Norske Standarder. Kontrollere at produkter for byggverk oppfyller kravene til dokumentasjon iht. TEK. 3.3 Kvalitetssikring Gjennomgå kontrakt med totalentreprenør og gjøre seg godt kjent med tegninger, beskrivelser, riggplaner osv. Gjennomgå avvik umiddelbart og kontrollere at nødvendige korrektive tiltak blir planlagt, iverksatt og fulgt opp av entreprenøren. Føre avvikslogg og tilhørende tiltak inn i et arkiv/database. Sørge for at avvik lukkes. Delta i kvalitetsrevisjoner i byggeperioden. 3.4 Framdrift Generelt Påse at fremdriften på byggeplassen følger forutsetningene i omforent hovedfremdriftsplan. Varsle PL hvis TE har problemer med sine leveranser (tegninger, materialer, elementer, etc.) iht. omforent hovedfremdriftsplan Innhold fremdriftsplan BK skal påse at fremdriftsplanen utarbeidet av TE byggefasens detaljplan - er tilstrekkelig detaljert, viser avhengigheter og er brutt ned på håndterbare aktiviteter. Planen skal skille mellom ulike bygg, etasjer, fløyer, soner etc. Fremdriftsplanen skal brytes ned til 2 4 ukers planer hvis det er hensiktsmessig. 3.5 Endringer, varsler og krav Ha oversikt over og styre prosessen rundt behandling av endringslister, varsler og krav. Sette seg inn i Statsbyggs endringslistesystem. Endringsliste med tilbud fra entreprenør skal gjennomgås av BK. Originaldokumentene med BKs merknader og innstilling skal videresendes til PL innen 5 dager etter mottak. Ved behov gjennomgås endringslistene med prosjekterende eller entreprenør før oversendelse. BKs innstilling skal skille mellom endringer som utføres etter Side 6 av 10

7 kontraktens enhetspriser og øvrige endringer. Endringslister som har vært mer enn 10 dager hos entreprenør, prosjekterende eller Statsbygg skal purres opp. Føre utfyllende oversikt over alle endringslister, rekvisisjoner og tilleggskrav/varsler med status for disse for hver kontrakt, hvor i systemet de befinner seg og kostnad/ forventet kostnad. Ta stilling til prisnivået i tilbudene fra entreprenørene. Utarbeide nødvendig dokumentasjon som støtte i forhandlinger om endringsarbeider og delta aktivt i disse. Kontrollere at alle arbeider som utføres på byggeplassen er skriftlig avtalt. Rekvirere mindre arbeider som er nødvendige og som ikke kan følge vanlig rutine for endrings- og tilleggsarbeid. Behandle mottatt tilleggskrav fra entreprenør og uten ugrunnet opphold, dog senest innen en uke, gi sin anbefaling til PL. Dersom det er behov for lengre behandlingstid, avklares dette med PL under hensyntagen til svarfrister i entreprisekontraktene. For tilleggskrav som uten tvil skal avvises, sender BK begrunnet avslag til entreprenør med kopi til PL. Begrunnelse for å akseptere eller avvise tilleggskrav skal angis med henvisning til aktuell(e) bestemmelser i kontrakt, Norsk Standard osv. Støtte byggherren aktivt med dokumentasjon, utarbeide innspill til svarbrev, delta i forhandlinger med entreprenører når uenigheter eller konflikter gjør dette påkrevd. Vurdere berettigelsen av krav om fristforlengelse fra entreprenør. Avklare årsakssammenhenger, vurdere konsekvenser og gi PL kvalifiserte vurderinger og anbefalinger. Utarbeide skriftlige innspill til svarbrev til entreprenør. 3.6 Økonomi / fakturabehandling Byggekoordinator kontrollerer fakturaer og anbefaler disse til utbetaling i Statsbyggs fakturahåndteringssystem FABEL. Kontrollere alle fakturaer mot bestillinger og produksjon. BKs fakturakontroll skal skje innen 1 uke etter mottak. Statsbygg kan kreve refundert rentebelastning som skyldes at BK har attestert og videresendt fakturaer senere enn 1 uke etter mottak. Føre fortløpende attestasjonsregnskap og sammenholde dette med Statsbyggs økonomisystem ved behov. Kontrollere at alle entreprisenes regulerbare poster blir avregnet innen rimelig tid etter utført arbeid. Kontrollere sluttoppgjørene for entreprisene og leveransene. Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA Alternativ tekst hvis BK skal være KP/ KU BK skal være SHA-koordinator for prosjektering (KP) og utførelse (KU), jf. Byggherreforskriften og prosjektets SHA-plan (vedlagt som del av konkurransegrunnlaget). KP/KUs oppgaver fremgår i vedlagte skjema Byggherreforskriften oppgavefordeling (16-01-M12). (Utfylt skjema M12 skal vedlegges og inngår som en del av denne ytelsesbeskrivelsen.) Side 7 av 10

8 KP/KU skriver referat fra alle SHA-møter og befaringer. Alternativ tekst (hvis BK ikke skal være KP/KU): Firma X AS er utpekt til å være KP/KU og ivaretar oppgaven som SHAkoordinator, jf. Byggherreforskriften og prosjektets SHA-plan. (Hvis det ikke er avklart hvem som skal utpekes som KU må det oppgis her. I tilbudsskjemaet må da BK oppgi en opsjonspris på oppgaven som KU som Statsbygg har en rett, men ikke plikt til å benytte. 3.7 Ytre miljø Hvis BK ikke skal være KU må det vurderes om den som har fått ansvaret for KU-funksjonen også skal ta ansvar for oppfølging av Ytre miljø. Pkt. 3.8 utgår da i dette dokumentet og må tas inn under KU sine oppgaver. BK skal gjøre seg kjent med miljømål/miljøoppfølgingsplan for prosjektet, og følge opp at entreprenører kjenner til disse.. Miljømål / -krav er angitt i tilbudsgrunnlaget Tropisk tømmer Farlige stoffer Kontrollere at det ikke blir benyttet eller forefinnes tropisk tømmer eller trevirke fra fredet skog i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. Etterspørre dokumentasjon på alt trevirke som han får mistanke om kan være tropisk tømmer eller fredet skog. Straks underrette Statsbygg om alle forekomster av tropisk tømmer eller fredet skog som planlegges benyttet eller er benyttet i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. Slik underretning skal også gis ved mistanke om det samme Avfall Sette seg inn i stoffer og materialer på myndighetenes Prioritetsliste og REACH- Forskriften (ECHA databasen/kandidatlista). Følge opp at entreprenørene rapporterer om evt. bruk av slike stoffer. Påse at entreprenøren overholder substitusjonsplikten. BK skal Følge opp at avfall behandles på en forsvarlig måte og at kildesortering gjennomføres iht. Statsbyggs anvisninger. Følge opp at hovedbedrift kvartalsvis rapporterer om avfallsmengder og kildesortering på byggeplassen. Månedlig utarbeide samlede avfallsrapporter med grad av måloppnåelse for sorteringsgrad. Side 8 av 10

9 3.7.4 Riving Hvis dette er aktuelt, skal BK sikre at rivningsoppdraget utføres på en miljømessig forsvarlig måte og iht. Statsbyggs anvisninger. 3.8 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse Generelt Ferdigbefaring Følge opp at TE i god tid planlegger og organiserer gjennomføringen av sluttfasen med blant annet alle nødvendige tester, ferdigbefaringer, prøvedriftsperiode og overtakelser for de enkelte fag. Følge opp at TE koordinerer opplæringen av driftspersonale og brukere for alle fag Kontrollere og evt. purre opp at TE leverer egenkontrollskjemaer. Sjekke skjemaene og gå forhåndsbefaringer (evt. Sammen med Statsbygg) for å se om kontraktsarbeidene er klare til ferdigbefaringer. BK skal delta på alle ferdigbefaringer og føre liste over feil og mangler, dersom annet ikke er avtalt Prøvedriftsperioden Overtakelse Delta i felles oppstartsmøte for prøvedriftsperioden. I prøvedriftsperioden følge opp at feil fra ferdigbefaringen, entreprenørens egenkontrolltester, byggherrestyrte tester/tverrfaglige tester samt feil og mangler avdekket i prøvedriftsperioden, snarest blir utbedret. BK skal gjennomgå utkvitterte feillister fra entreprenør og foreta kontrollbefaringer. Samle sluttrapporter fra prøvedriftsperioden fra TE og oversende PL før overtakelsen. Organisere og styre system for rapportering/oppfølging av feil i prøvedriftsperioden. BK skal følge opp at alle feil utbedres snarest mulig. Kontrollere eventuelle etterarbeider og feilrettinger i samråd med TE Innflytting Innkalle til og delta i overtakelsesforretninger med tilhørende befaringer. BK leder overtakelsesforretningene. Sørge for at protokoll fra overtakelsesforretningene blir utarbeidet og signert av kontraktspartene. Side 9 av 10

10 Følge opp at brukstillatelse foreligger før innflytting. Påse at entreprenørenes utbedring av mangler koordineres i forhold til brukerens innflytting. 4 Reklamasjonsfasen Følge opp at alle mangler fra overtakelsesprotokollen blir utbedret innen nærmere avtalte frister. Organisere og styre system for rapportering/oppfølging av reklamasjoner i reklamasjonsperioden. BK skal følge opp at alle reklamasjonsarbeider utbedres snarest mulig. Kontrollere eventuelle etterarbeider og reklamasjonsarbeider i samråd med TE. I samråd med PL innkalle til, lede, og referere nødvendige befaringer i reklamasjonsfasen. Det skal holdes ett-, to- og treårsbefaringer. Vurdere behovet for å benytte andre mangelsanksjoner enn utbedring, jf. kontraktsbestemmelsene. Melde fra til Statsbygg om reduksjon og frigivelse av garantier kan gjennomføres. 5 Teknisk byggekoordinator Teknisk byggekoordinator (TBK) inngår i BKs ytelser. T Gjennomgå prosjektdokumenter for de tekniske entrepriser/leveranser, for å danne et grunnlag for forståelse av innhold og omfang av nødvendig teknisk oppfølging. Gjennomgangen skal også gjøres med henblikk på å oppdage og avverge kollisjoner mellom ulike tekniske anlegg, samt å oppdage eventuelle mangler i grensesnittene mellom de ulike entreprisene. Bistå BK på byggeplass med teknisk forståelse av prosjekt- og tilbudsdokumenter, spesielle fakturaer, ved utforming av rekvisisjoner, prisforespørsler etc. BK vil ha det overordnede byggekoordinatoransvaret. TBK skal rapportere til BK og følge de prosjektadministrative rutiner som BK utarbeider for prosjektet. 6 Rettslige konflikter BK skal kunne stille nødvendig kapasitet i forbindelse med eventuelle rettslige konflikter med entreprenører og leverandører. Dette gjelder også etter at den opprinnelige avtalte kontraktsperioden er over. Slike ytelser avregnes etter medgått tid med de timesatser som fremgår av kontrakten. Side 10 av 10