Ombygging gamle brannstasjon Byggherrekontroll

Transkript

1 Ombygging gamle brannstasjon Byggherrekontroll Del 2: Oppdragsbeskrivelse og kontraktsbestemmelser, datert 28/

2 A Generelt om prosjektet...4 A.1 Prosjektbeskrivelse... 4 A.1.1 oppdraget... 4 A.2 Oppdragsgivers organisasjon... 5 A.1.2 Kontraktsparter... 5 A.1.3 Foreløpig organisasjonsplan... 5 B Ytelser...6 B.1 Prosjekteringsfasen... 6 B.2 Detalj- og byggefasen... 6 B.2.1 Generelle ytelser... 6 B.2.2 Dokumenthåndtering... 8 B.3 Kvalitetssikring... 8 B.3.1 Kvalitetssikring... 8 B.3.2 Kontroll... 8 B.3.3 Generelt... 9 B.3.4 Innhold i framdriftsplan... 9 B.4 Endringer, varsler og krav... 9 B.4.1 Rettslige konflikter B.5 Økonomi / fakturabehandling B.6 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA B.7 Ytre miljø B.8 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse B.8.1 Generelt B.8.2 Ferdigbefaring B.8.3 Prøvedriftsperioden B.8.4 Overtakelse B.8.5 Innflytting B.9 Reklamasjonsfasen B.10 Teknisk byggherreombud (TBK) C Fremdrift og frister C.1 Oppdragets varighet C.2 Dagmulktsbelagte frister D Vederlaget E Alminnelige bestemmelser E.1 Generelle kontraktbestemmelser E.1.1 NS 8403: 2005 med endringer E.1.2 Offentligrettslige krav (NS pkt ) E.1.3 Timesatser og honorar (NS 8403 PKT ) E.2 Spesielle kontraktsbestemmelser E.2.1 Omfang E.2.2 Tilstedeværelse E.2.3 Bytte av personell E.3 Administrative bestemmelser E.3.4 Språk E.3.5 Fullmakter E.3.6 Korrespondanse E.3.7 Referater E.3.8 Lagringsrutiner

3 E.3.9 Kopiering E.3.10 Fakturabehandling Vedleggsnr Dokumentnavn II.1 Prisskjema (Svardokument) II.2 SHA-plan II.3 Hovedfremdriftsplan II.4 Tilbudsbeskrivelse tot. entreprise del 2 inkl. tegninger 3

4 A Generelt om prosjektet A.1 Prosjektbeskrivelse A.1.1 OPPDRAGET Tromsøs gamle brannstasjon, Parkgata 27/29, skal bygges om til formål for samlokalisering regionalt senter for rytmisk musikk og Tvibit med helsestasjon for ungdom. Den gamle brannstasjonen har 4 etasjer, har et eksisterende bruttoareal på ca m2 og ligger sentralt plassert i Tromsø sentrum. Oppgraderingen kan knyttes til følgende forhold: Riving av tilnærmet alle ikke bærende vegger og alle tekniske anlegg Utbedre eksisterende bygningskropp: Yttervegger (isolering, vinduer inkl. fasader). Påbygg: teknisk rom på tak (teknisk rom kan muligens også bli integrert inne i bygget, da utgår påbygget på taket), og mindre tilbygg i forbindelse med hovedinngang Innvendig ombygging: Etablering heis, event. statiske forsterkninger, etablering tekniske føringsveier, nye rom (akustikk og lydkrav) Tekniske anlegg: Sanitæranlegg, sprinkler, oppvarmingssystem (vannbårenvarme), luftbehandlingsanlegg, elektro og automatikk, heisanlegg (vare- og personheis). Tilbygg i eksisterende nisje i bygningsmassen mot øst Tomta er avgrenset av Parkgata mot vest og Rådhusgata mot nord. Tomta utgjør ca. 1/3 av kvartalets lengde og 1/2 av kvartalets bredde. Tomta skrår mot øst og eksisterende bebyggelse er i tre etasjer over bakken mot Parkgata og fire etasjer over bakken mot indre del av kvartalet. Eksisterende bygg har stått ubrukt de siste to årene. Tiltaket omfatter riving av innvendige eksisterende konstruksjoner og bygningsdeler, fasadeendring og nye tekniske anlegg. Tiltaket omfatter også et tilbygg, og et påbygg for tekniske installasjoner (teknisk rom kan muligens også bli integrert inne i bygget, da utgår påbygget på taket). En spesiell utfordring i dette prosjektet er at dette er en fullstendig ombygging/rehabilitering av et gammelt eksisterende bygg hvor alt av overflater, ikke bærende vegger og tekniske anlegg skal rives. For deretter å bygge om til et tidsriktig bygg iht. beskrevne funksjoner og krav. Det er samtidig også en stor utfordring mht. nabobyggene, spesielt på østsiden hvor riving av fasadekledning vil medføre utfordringer (sikkerhet, støy og støv). Rammetillatelsen foreligger, og vi er i gang med innstilling av entreprenør. Det forventes at entreprenør er kontrahert innen utgangen av dette år. Prosjektet gjennomføres som totalentreprise, med muligheter for samspillskontrakt. Antatt ferdigstilling innen mars Det gjøres oppmerksom på at ferdigstillelse kan endres i samspill med totalentreprenøren. Oppdragets ytelser er nærmere spesifisert i kapittel B. Oppdragets oppstart må påregnes rett etter kontraktsinngåelse. 4

5 A.2 Oppdragsgivers organisasjon A.1.2 KONTRAKTSPARTER Oppdragsgivers representant er innleid prosjektleder NNBK AS v/fred Arne Alexandersen. A.1.3 FORELØPIG ORGANISASJONSPLAN Styringsgruppa Prosjektledelse PL og PU Referansegruppe Byutvikling Eksterne interessenter Brukergruppa BK, UK, rådgivere. Entreprenør m PRO og UE Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe 5

6 B Ytelser B.1 Prosjekteringsfasen Detaljprosjekteringen vil pågå samtidig med riving og bygging. BK skal påse at totalentreprenøren etter kontraktsinngåelsen utarbeider detaljert fremdriftsplan for prosjektering, samt påse at frist for byggherreavklaringer også er innarbeidet i planen. B.2 Detalj- og byggefasen BK skal gjennomgå kontraktsdokumentene og gjøre seg godt kjent med tegningsgrunnlaget, beskrivelsene, framdriftsplaner og resten av prosjektgrunnlaget. B.2.1 GENERELLE YTELSER B Dagbok Føre dagbok som dokumenterer hendelser og forhold på byggeplassen. Dagboken skal være egnet til å rekonstruere hendelsesforløp og avklare årsakssammenhenger i hele byggeperioden. I nødvendig utstrekning ta bilder på byggeplass. Bildene skal være egnet til å dokumentere framdriften, feil og mangler ved utførte arbeider eller andre forhold av betydning for byggherren. B Møter Påse/kreve at totalentreprenøren (TE) utarbeider og vedlikeholder møteplan. Delta i kontraktsgjennomgang. Lede og skrive referat fra oppstartsmøte med TE. Delta i samtlige byggemøter. Delta i samtlige framdriftsmøter. Delta i samtlige KS-møter. Lede eller delta i særmøter med brukere, naboer, offentlige myndigheter og andre berørte parter. Referere disse møtene. Lede og referere fra byggherremøter mellom byggherren og TE. Byggherremøtene er forumet for gjennomgang av kontraktsmessige forhold mellom byggherren og TE. I disse møtene skal økonomi inklusive varsler og krav, framdrift, prosjekteringspunkter/ beslutningspunkter, SHA og avvik behandles. BK er byggherrens stedlige representant i disse møtene, og det påhviler BK et ansvar å forankre beslutninger i riktige fora (byggherre ved PL, bruker evt. andre). Lede og/eller delta i SHA-møter. Gjennomføre eller delta i møter med TE om varsler og krav når dette er påkrevet. Gjennomgå økonomien i prosjektet med prosjektleder (PL) hver måned, jf. pkt Rapportering; Økonomi. 6

7 B Rapportering BK skal hver måned fram til og med prøvedriftsperiodens slutt, utarbeide og oversende en månedsrapport for prosjektet til PL. Rapporten skal oversendes senest 5 kalenderdager etter månedsslutt og inneholde følgende punkter: Økonomi Oversikt over faktiske disponeringer (kontraktssum, justeringsbestillinger, tilleggsbestillinger og rekvisisjoner), anslått beløp for planlagte endringer/tilleggsarbeider (PIBer) og anslått beløp for foreliggende eller antatte tilleggskrav. BK skal kreve slike rapporter fra TE, kontrollere innholdet og oversende disse til PL. BK skal utarbeide en oversikt over likviditeten som angir hvor mye som er utbetalt og anslag for resterende utbetaling inneværende år. Det skal tas hensyn til normale betalingsfrister. BK skal gjøre månedlige anslag og vurderinger over hvor mye som er påløpt/produsert. Økonomien skal gjennomgås sammen med PL minst hver annen måned. Endringer, varsler og krav Komplett oversikt over status på alle forventede og godkjente endringer, varsler og krav. Rent-tørt-bygg Redegjørelse og vurdering av status i forhold til TEs overholdelse av Tromsø kommunes krav til rent-tørt-bygg. Framdrift Redegjørelse for framdrift. Fremtidige forhold som kan være kritiske for framdriften skal påpekes og tiltak skal foreslås. Ved forsinkelser skal ansvars- og årsakssammenhenger angis. BK skal kreve slike rapporter fra TE, kontrollere innholdet mot faktiske forhold og oversende disse til PL. Kontroller Vurdering av kvaliteten på arbeidene. De kontroller som BK har utført i perioden, skal dokumenteres med utfylte kontrollskjemaer. Planlagte kontroller for neste periode iht. godkjent kontrollplan, skal oppgis. Forhold på byggeplassen Bemanning på byggeplassen i siste periode, brutt ned på hvert enkelt firma. Rapporten skal også omfatte utstyr, maskiner og klimatiske forhold. BK skal kreve slike rapporter fra TE, kontrollere innholdet mot faktiske forhold og oversende disse til PL. Korrespondanseoversikt Opplysninger om viktig korrespondanse (logg), meldinger og informasjon i siste periode. Andre kritiske forhold Andre forhold som kan påvirke prosjektet. Den siste rapporten skal være en sluttrapport, og skal inneholde alle ovennevnte forhold, samt en redegjørelse for status og gjenstående tiltak. BK skal i hele prosjekterings- og byggeperioden, ajourføre en oversikt som viser erfaringer som er gjort i prosjektet og som kan være nyttige i fremtidige prosjekter. Denne oversikten vil inngå i en erfaringsrapport for prosjektet. BK skal i den sammenheng: Delta i erfaringsintervju/-møte hvis dette blir arrangert. Lese gjennom forslaget til erfaringsrapport og komme med evt. innspill. 7

8 B.2.2 DOKUMENTHÅNDTERING Behandle all korrespondanse som sendes fra entreprenørene til Tromsø kommune og innstille overfor PL. Holde et oppdatert dokument- og tegningsarkiv på byggeplassen som dokumenterer saks- og handlingsforløp gjennom hele oppdragsperioden. Kontrollere at TE har utarbeidet leveranseplan iht. gjeldende framdriftsplan og påpeke kritiske momenter. Kontrollere at SHA-plan, SHA-dokumenter, stoffkartotek og materialdokumentasjon som TE har fått ansvaret for, utarbeides og vedlikeholdes. BK har rollen som KU (SHA), og skal revidere / vedlikeholde SHA-planen etter behov. Kontrollere at faktiske leveranser av dokumenter er iht. gjeldende leveranseplan. BK skal varsle PL straks det foreligger avvik fra leveranseplanen. B.3 Kvalitetssikring B.3.1 KVALITETSSIKRING Følge eget kvalitetsstyringssystem og lage egen kontrollplan for prosjektet. Gjennomgå kontrakt med TE og gjøre seg godt kjent med TEs kvalitetsplan for prosjektet, tegninger, beskrivelser, riggplaner osv. Gjennomgå avvik umiddelbart og kontrollere at nødvendige korrektive tiltak blir planlagt, iverksatt og fulgt opp av TE. Føre egen avvikslogg og tilhørende tiltak inn i et arkiv/database. Påse at avvik lukkes. Ta initiativ til og delta i kvalitetsrevisjoner i byggeperioden. B.3.2 KONTROLL BK skal gjennom hele byggeperioden utføre systematiske kontroller av TEs arbeider. Kontrollen skal omfatte både bygningsmessige arbeider og tekniske installasjoner. Utarbeide en kontrollplan og sjekklister for eget kontrollarbeid som viser hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll og hyppighet/tidspunkt for kontroll. BKs kontrollplan skal godkjennes av PL. Dokumentere utført kontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder, rapporter e.l. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: bygningsdel, sted, måleresultat, avvik, kontrollgrunnlag og dato. Kontrollere at leveranser til byggeplassen er iht. kontrakt mht. håndverksmessig utførelse, kvalitet og toleranser. 8

9 Kontrollere alt som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte gjøres utilgjengelig for senere kontroll. BK skal påse at entreprenørene varsler BK og eventuelt TBK (se kap 5) før lukking /innbygging. Kontrollere at det holdes orden på byggeplassen, at det er ryddig og oversiktlig og at krav til rent-tørt-bygg følges. Kontrollere at prøver/tester blir utført i henhold til kontrakt og Norske Standarder. Kontrollere at produkter for byggverk oppfyller kravene til dokumentasjon iht. TEK. B.3.3 GENERELT Kontrollere om framdriften på byggeplassen er i henhold til hovedframdriftsplanen. Varsle PL om eventuelle forhold som kan forsinke framdriften. B.3.4 INNHOLD I FRAMDRIFTSPLAN BK skal påse at framdriftsplanen utarbeidet av TE byggefasens detaljplan - er tilstrekkelig detaljert, viser avhengigheter og er brutt ned på håndterbare aktiviteter. Planen skal skille mellom ulike soner etc. Framdriftsplanen skal brytes ned til 2 4 ukers planer hvis det er hensiktsmessig. B.4 Endringer, varsler og krav Ha oversikt over og styre prosessen rundt behandling av endringslister, varsler og krav. Sette seg inn i Tromsø kommunes endringslistesystem. Endringsliste med tilbud fra entreprenør skal gjennomgås av BK. Originaldokumentene med BKs merknader og innstilling skal videresendes til PL innen 5 dager etter mottak. Ved behov gjennomgås endringslistene med prosjekterende eller entreprenør før oversendelse. BKs innstilling skal skille mellom endringer som utføres etter kontraktens enhetspriser og øvrige endringer. Endringslister som har vært mer enn 10 dager hos entreprenør, prosjekterende eller Tromsø kommune skal purres opp. Føre løpende oversikt over alle endringslister, rekvisisjoner og tilleggskrav/varsler med status for disse for hver kontrakt, hvor i systemet de befinner seg og kostnad/ forventet kostnad. Ta stilling til prisnivået i tilbudet fra TE. Utarbeide nødvendig dokumentasjon som støtte i forhandlinger om endringsarbeider og delta aktivt i disse. Kontrollere at alle arbeider som utføres på byggeplassen er skriftlig avtalt. Rekvirere mindre arbeider som er nødvendige og som ikke kan følge vanlig rutine for endrings- og tilleggsarbeid. Behandle mottatt tilleggskrav fra TE og uten ugrunnet opphold, dog senest innen en uke, gi sin anbefaling til PL. Dersom det er behov for lengre behandlingstid, avklares dette med PL under hensyntagen til svarfrister i kontrakt. For tilleggskrav som uten tvil skal avvises, sender BK begrunnet avslag til TE med kopi til PL. Begrunnelse for å akseptere eller avvise tilleggskrav skal angis med henvisning til aktuell(e) bestemmelser i kontrakt, Norsk Standard osv. 9

10 Støtte Tromsø kommune aktivt med dokumentasjon, utarbeide innspill til svarbrev og delta i forhandlinger med TE når uenigheter gjør dette påkrevd. Vurdere berettigelsen av krav om fristforlengelse fra TE. Avklare årsakssammenhenger, vurdere konsekvenser og gi PL kvalifiserte vurderinger og anbefalinger. Utarbeide skriftlige innspill til svarbrev til TE. B.4.1 RETTSLIGE KONFLIKTER BK skal i nødvendig utstrekning bistå Tromsø kommune i rettslige konflikter relatert til byggesaken. Dette gjelder også i tiden etter at den opprinnelige avtalte kontraktsperioden er over. Slike ytelser avregnes etter medgått tid med de timesatser som fremgår av BKs kontrakt. B.5 Økonomi / fakturabehandling BK skal kontrollere fakturaer og anbefale disse til utbetaling. BK skal følge Tromsø kommunes rutiner for fakturabehandling. Kontrollere alle fakturaer mot bestillinger og produksjon. BKs fakturakontroll skal skje innen 1 uke etter mottak. Tromsø kommune kan kreve refundert rentebelastning som skyldes at BK har attestert og videresendt fakturaer senere enn 1 uke etter mottak. BK gir anbefaling om: 1) Godkjenne hele fakturaen for utbetaling 2) Godkjenne deler av fakturaen for utbetaling 3) Avslå fakturaen. Dersom BK avslår eller kun godkjenner deler av beløpet må BK begrunne dette i egen kommentar. Etter avtale med PL, sender BK brev til entreprenøren med begrunnelse for delvis utbetaling eller avslag. Ved delvis utbetaling må det angis om fakturabeløpet er avkortet (entreprenøren må sende kredittfaktura) eller om restbeløpet vil bli utbetalt senere (entreprenøren må sende utbetalingsanmodning). Fakturaer som avslås er de som ikke er i samsvar med utført arbeid eller bestilling, og de som formelt ikke er i orden iht. kontrakt og forretningsrutiner. Ved avslag sørger PL for at faktura returneres til entreprenør. Føre fortløpende attestasjonsregnskap og sammenholde dette med Tromsø kommunes økonomisystem ved behov. Kontrollere sluttoppgjørene for entreprisen og leveransene. Ved dissens mellom Tromsø kommune og entreprenør omkring sluttoppgjøret, skal BK aktivt delta i prosessen med å komme til enighet. B.6 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA BK skal være SHA-koordinator for utførelse (KU), jf. Byggherreforskriften og prosjektets SHA-plan. BK skal i egenskap av denne funksjonen ivareta de oppgaver myndighetene og Tromsø kommune pålegger koordinatoren for utførelse: Påse at spørsmål vedrørende sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø får høy prioritet. Påse at hovedbedrift daglig fører en oversiktsliste over alle som arbeider på bygge- og anleggsplassen iht. byggherreforskriften 14. Føre kontroll (også stikkprøvekontroller) med at alle som utfører arbeid på byggeplassen bærer ID-kort iht. forskrift om ID-kort på bygge- og anleggsplasser. 10

11 Løpende ajourføre forhåndsmeldingen til Arbeidstilsynet, og sørge for at denne blir slått opp på et synlig sted på byggeplass. Sørge for at SHA-plan er fortløpende blir oppdatert dersom det oppstår endringer som har betydning for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Følge opp at arbeidsgivere og enkeltpersonforetak følger SHA-planen Følge opp at hovedbedrift utfører sine plikter etter arbeidsmiljøloven og kontrakten med Tromsø kommune. Kontrollere at alle virksomhetene som utfører arbeider på byggeplassen har et internkontrollsystem tilpasset dette prosjektet, herunder kontrollere at virksomheten har gjennomført og dokumentert risikoanalyser for egne arbeider før oppstart. Kontrollere at sikker jobb analyser gjennomføres i som angitt i framdriftsplan for prosjektet, og ellers når det anses som nødvendig. Koordinere at arbeidsgivere og enmannsbedrifters arbeid som kan påvirke hverandre med hensyn til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, inkludert samarbeidet mellom arbeidsgivere og enmannsbedrifter. Følge oppkravene byggherreforskriften 15 Planlegging og tilrettelegging av arbeidene følges. Delta på alle organiserte vernerunder i regi av hovedbedrift. Foreta egne inspeksjoner på byggeplass ved behov og minimum en gang i uken. Eventuelle avvik skal registreres i avviksloggen (RUH logg) og følges opp overfor ansvarlig virksomhet. Motta og følge opp innrapporterte uønskede hendelser (RUH). Ajourføre prosjektets avvikslogg (både RUH og avvik fra SHA-planen) og påse at avvik lukkes, senest inne 14 dager. Utarbeide en samlet månedsrapport for sikkerhet, helse arbeidsmiljø og ytre miljø til prosjektleder som skal vedlegges månedsrapport. B.7 Ytre miljø BK skal gjøre seg kjent med Tromsø kommunes miljømål/miljøoppfølgingsplan for prosjektet, og følge opp at entreprenøren utarbeider og implementerer egen miljøoppfølgingsplan. Sikre at rivningsarbeidene utføres på en miljømessig forsvarlig måte. B.8 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse B.8.1 GENERELT Følge opp at TE i god tid planlegger og organiserer gjennomføringen av sluttfasen med blant annet alle nødvendige tester, ferdigbefaringer, prøvedriftsperiode og overtakelser for de enkelte fag. Følge opp at TE koordinerer opplæringen av driftspersonale og brukere for alle fag 11

12 B.8.2 FERDIGBEFARING Kontrollere og evt. purre opp at TE leverer egenkontrollskjemaer. Sjekke mottatte egenkontrollskjemaer og gå forhåndsbefaringer (evt. sammen med PL) for å se om kontraktsarbeidene er klare til ferdigbefaringer. Delta på alle ferdigbefaringer og føre liste over feil og mangler, dersom annet ikke er avtalt. B.8.3 PRØVEDRIFTSPERIODEN Delta i felles oppstartsmøte for prøvedriftsperioden. Prøvedriftperioden er minst 6 mnd. Kfr. Del 2 pkt. B.4.5 Oppdragsbeskrivelse og kontraktsregler. I prøvedriftsperioden følge opp at feil fra ferdigbefaringen, TEs egenkontrolltester, byggherrestyrte tester/tverrfaglige tester samt feil og mangler avdekket i prøvedriftsperioden, snarest blir utbedret. BK skal gjennomgå utkvitterte feillister fra TE og foreta kontrollbefaringer. Samle sluttrapporter fra prøvedriftsperioden fra TE og oversende PL før overtakelsen. B.8.4 OVERTAKELSE Innkalle til og delta i overtakelsesforretninger med tilhørende befaringer. BK leder overtakelsesforretningene. Sørge for at protokoll fra overtakelsesforretningene blir utarbeidet og signert av kontraktspartene. B.8.5 INNFLYTTING Følge opp at brukstillatelse foreligger før innflytting. Påse at arbeidet med utbedring av feil og mangler koordineres i forhold til brukerens innflytting. B.9 Reklamasjonsfasen Følge opp at alle mangler som framgår av overtakelsesprotokollen blir utbedret innen nærmere avtalte frister. Organisere og gjennomføre kontroll av byggearbeidene i reklamasjonsfasen fram til og med ett års ferdigbefaring. I samråd med PL innkalle til, lede og referere nødvendige befaringer i reklamasjonsfasen. 12

13 Påvise eventuelle feil og mangler i reklamasjonsfasen og følge opp at alle reklamasjonsarbeider utbedres snarest mulig av TE. Kontrollere eventuelle etterarbeider og reklamasjonsarbeider i samråd med TE. Vurdere behovet for å benytte andre mangelsanksjoner enn utbedring, jf. kontraktsbestemmelsene. Melde fra til Tromsø kommune om reduksjon og frigivelse av garantier kan gjennomføres. B.10 Teknisk byggherreombud (TBK) Teknisk byggherreombud inngår i BKs ytelser. T Gjennomgå prosjektdokumenter for de tekniske fag, for å danne et grunnlag for forståelse av innhold og omfang av nødvendig teknisk oppfølging. Gjennomgangen skal også gjøres med henblikk på å oppdage og avverge kollisjoner mellom ulike tekniske anlegg, samt å oppdage eventuelle mangler i grensesnittene mellom de ulike fag. TBK må vurdere om de forutsetningene og virkemåte TE har definert for sin prosjektering av tekniske systemer klart går frem av beskrivelser og tegninger. TBK må vurdere om innregulering og testing av tekniske systemer er tilstrekkelig beskrevet. Bistå BK på byggeplass med teknisk forståelse av prosjekt- og tilbudsdokumenter, spesielle fakturaer, utforming av rekvisisjoner, prisforespørsler etc. Delta på byggemøter (etter behov), andre faglige møter og kvalitetssikringsmøter (KSmøter) gjennom hele byggefasen. Utarbeide en kontrollplan for eget kontrollarbeid som sier noe om hvilke tekniske systemer som skal kontrolleres, type kontroll, hyppighet/tidspunkt for kontroll. TBKs kontrollplan skal fremlegges for og godkjennes av BK og PL. Dokumentere utført stikkprøvekontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder osv. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: system, sted, (måle)resultat, avvik og kontrollgrunnlag. Kontrollere alle tekniske installasjoner som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte gjøres utilgjengelig for senere kontroll. Følge opp at de tekniske fag utfører nødvendig egenkontroll/tester iht. godkjent kontrollplan og følge opp at dokumentasjon utarbeides. Varsle BK hvis godkjent kontrollplan ikke følges eller dokumentasjon ikke utarbeides. BK vil ha det overordnede byggherrekontrollansvaret. TBK skal rapportere til BK og følge de prosjektadministrative rutiner som BK utarbeider for prosjektet. 13

14 C Fremdrift og frister C.1 Oppdragets varighet Byggherrekontrollør må påregne en prosjektfase på ca 2 år, inklusive garantitid og sluttoppgjør. C.2 Dagmulktsbelagte frister Ikke aktuelt D Vederlaget Det vises til utfylt prisskjema, konkurransegrunnlagets vedlegg II.1 E Alminnelige bestemmelser E.1 Generelle kontraktbestemmelser E.1.1 NS 8403: 2005 med endringer NS 8403:2005 med de endringer som er beskrevet i nedenstående punkter, gjelder som generelle kontraktbestemmelser. E.1.2 Offentligrettslige krav (NS pkt ) Følgende tekst gis som tillegg til pkt. 6 "Offentligrettslige krav" "Oppdragstaker skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle kontraktsmedhjelpere, som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008, 5, 2. og 3. ledd. Leder for foretaket er ansvarlig for at denne regelen etterleves." "Alle avtaler som oppdragstaker inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakt, skal inneholde tilsvarende krav." "Dersom oppdragstaker ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiver kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren." "Oppdragstaker skal på forespørsel dokumentere at de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet er i samsvar med overnevnte krav. Dokumentasjonsplikten omfatter også kontraktsmedhjelpere." E.1.3 Timesatser og honorar (NS 8403 PKT ) NS 8403 pkt annet ledd utgår, og erstattes med følgende tekst: «Timesatsen skal omfatte alle kostnader, eksempelvis sosiale kostnader, administrative kostnader og kontorutgifter, reisetid, reisegodtgjørelse og fortjeneste. Den skal også inkludere nødvendig lokal kjøring i Tromsø kommune.» 14

15 Timepriser reguleres iht. SSB indeks for Tabell 0864: Bygningsteknisk konsulentvirksomhet. Første regulering blir ett år etter reguleringsdato som ligger til grunn ved tilbudsfristen. Reise- og oppholdskostnader etter regning. Det forutsettes at det rimeligste alternativ benyttes. Dersom oppdragstaker har oppgitt egne forutsetninger i tilbudsskjema, skal disse legges til grunn for honorar. E.2 Spesielle kontraktsbestemmelser E.2.1 Omfang Det legges til grunn at hovedtyngden av oppdraget vil være på 1,0 år + 0,5 år samt sluttoppgjør/garantioppfølgning. Oppdraget forventes å utgjøre ca 70 % av normert årsverk. For teknisk byggherrekontroll anslås gjennomsnittlig over byggetiden 30% av normert årsverk. E.2.2 Tilstedeværelse Byggherrekontroll forutsettes å være daglig tilstede på byggeplass og det vil opprettes arbeidsplass for byggherrekontroll i entreprenørens rigg. Teknisk byggherrekontroll forutsettes tilstedeværelse på byggeplass gjennomsnittlig to dager i uka, men overordnet er at kontrollen som skal gjøres blir utført. E.2.3 Bytte av personell Skifte av tilbudt personell aksepteres ikke uten at dette godkjennes av oppdragsgiver. Nytt personell skal i så fall ha minst tilsvarende kompetanse for å godkjennes. Eventuelle godkjente skifter vil medføre gebyr på kr ,- for oppdragsgivers ulemper og merarbeid. Unntak fra dette er uforutsette hendelser som eksempelvis langtids sykefravær, graviditet eller dødsfall. E.3 Administrative bestemmelser E.3.4 Språk Alt materiell som utarbeides i prosjektet skal være på norsk E.3.5 Fullmakter Byggherrekontroll kan kun påføre oppdragsgiver forpliktelser innenfor sin fullmakt angitt av oppdragsgiver. E.3.6 Korrespondanse All skriftlig kommunikasjon, herunder brev, notater, e-post etc, skal merkes med følgende opplysninger: Ombygging gamle brannstasjon Hva saken gjelder Grad av tilbakemeldinger, evt. tidsfrister for svar/oppfølging 15

16 E.3.7 Referater Referater skal merkes med prosjektets navn og kontraktsnummer/betegnelse, jf ovenfor. Møtereferater skal inneholde: Møtetype, nummer, dato og sted Deltakere, øvrige mottakere av referat Ansvar for oppfølging av saker, neste møte E.3.8 Lagringsrutiner BK skal sørge for systematisk arkivering av relevante materiale og dokument gjennom hele prosjektet, og dette skal til en hver tid være tilgjengelig for oppdragsgiver. Tromsø kommune benytter web hotell for lagring av dokumenter (event. annen avtalt løsning). Dette skal være aktivt i bruk under hele prosjekterings og byggefasen. Administrasjonsansvaret for prosjekthotellet er tillagt entreprenør. E.3.9 Kopiering Tromsø kommune har rammeavtale når det gjelder kopiering og buding. Denne rammeavtalen skal benyttes til all kopiering i prosjektet, unntatt ved internkopiering. E.3.10 Fakturabehandling Tromsø kommune har innført et Web-basert økonomi - og regnskapssystem, Agresso. All fakturabehandling skal skje via dette systemet, og alle fakturaer skal merkes med følgende: Ombygging gamle brannstasjon, byggherrekontroll Fred Arne Alexandersen, best.nr.: xxx xxxxx Hvilken type faktura det gjelder, avdragsfaktura, tilleggsfaktura eller faktura for lønns - og prisstigning Spesifisert timeliste, med oversikt over timeforbruk på nærmere definert aktivitet Fakturaadresse: Fakturasenteret, PB 6901, 9299 Tromsø 16