HMS-TILTAKPLAN MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTT

HMS-TILTAKPLAN MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTT - REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status HMS-Ansvar: ROS /årlig Vernerun de Delegerte HMS-oppgave Skriftlig dokumentasjon og synliggjøring av hvem som er delegert ansvar HMS-oppgaver ved MBI. Samlet på vår HMS-nettside Ansatte vet hvor en skal henvende seg. Instituttet tilfredsstiller kravet internkontrollforskriften har om en skriftlig dokumentasjon om hvem som er delegert HMSoppgaver ved enheten. AGr Sist oppd.: Høst 2009 Høst 2012 Vår Ny gjennom Møte linjeleder VO, Febr Møte linjeleder VO, Febr ROS /årlig Vernerun de Oppdatere rutiner/oppgaver for laboratorieansvarlige/programlabansvarlige Utarbeide en plan for overføring av erfaring og rutiner fra dem* som slutter i stillinger *) tillagt ulike driftsoppgaver i dag Romansvarlige Oppdatere liste over romansvarlige. Synliggjør romansvarlig på alle rom. Samlet oversikt i perm hos overingeniør Wenche Telle og på vår HMS-nettside. Rutiner/oppgaver som er tilpasset ny organisering av forskningsaktivitetet etter dannelse av forskningsprogram Sikre at viktige driftsrutiner opprettholdes tilfredstillende når ansatte slutter Alle rom har en ansvarlig. Bedre ansvarsdeling og informasjon om dette til ansatte og studenter. Programlabansvarlige/ Programledere Vår AGr/WT (?) Høst WT Sist oppd.: Høst 2009 Høst 2012 Vår Ny gjennom 1

ROS /årlig Vernerun de Instrumentansvarlige Oppdatere liste over instrumentansvarlige WT Sist oppd.: 2 Samlet oversikt i perm hos overingeniør Wenche Telle og på vår HMS-nettside Beredskapsplan: Alle instrumenter som krever det skal ha en ansvarlig. Sikre drift og vedlikehold av instrumentene. Sikre opplæring og informasjon om bruk av instrumentene. Lage et system som sikrer fortløpende oppdatering Høst 2009 Høst 2012 Vår Ny gjennom REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status UiB og Molekylærbiologisk institutt må Ha tiltakskort for håndtering AGr/SGB/RAa Vår Fakultete tsberedska psplan følge opp nylig vedtatt beredskapsplan ved fakultetet (vedtatt des. ) Gjøre denne tilgjengelig og kjent! av hendelser som er spesielle for instituttet. Ansatte er kjent med beredskasplanen Møtested ved evakuering av Slik at alle som er ved MBI AGr/SGB/Raa Vår Møte linjeleder VO, Febr Møte linjeleder VO, Febr bygg gjøres kjent for alle Alternative varslingsmåter (f.eks bruk av SMS-melding Melde dette inn som tiltak sentralt ved UiB) Beredskapsøvelser (små og større hendelser) Informasjon om evakuering ved brann ol til gjester/pc-vakt m.fl. på seminarrommet Bruk av fellesområde til lagring av fellesdata og filer møtes på samme sted Nå mange raskt. Agr/SGB/Raa erfaring med hvem som gjør MBI/BIO/Fakult hva i en beredskapssituasjon etet Vite at gjester/pc-vakt m.fl SGB/Agr som bruker MBIs seminarrom har nødvendig informasjon ved brann ol. Sikre at felles data/materiale AGR ikke blir uttilgjegenlig ved avgang/bortfall

Arbeidsmiljø fysisk: REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Brannvern Gode rutiner for beredskapsplan ved brann. ROS/ Møte ved brannver nansvarli g ved UiB Reierstad Sikre at alle ansatte føler seg trygge på at en slik beredskapsplan finnes og at den følges opp. SJB OK. Driftsavd. På HIB har redegjort for deres beredskapsplaner. Jarle (brannansvarlig MBI) har utarbeidet plan for MBI og reviderer denne ved behov. Oppfølging: Beredskapsplan for brann inn i velkomstbrosjyren, kopi til ansatte og som oppslag. OK Inkludere mer om lokal beredskapsplan i HMS-kurset for nytilsatte og nye masterstudenter OK Sørge for at alle ansatte deltar på brannvernkurs hvert 5. år. løpende Nødutstyr Nøddusjene og annet nødutstyr på laboratoriene skal sjekkes en gang pr. år. Sikre at nødutstyret fungerer ved akutt behov. SB/SBJ (årlig) OK Når utstyret sjekkes må en unngå oversvømmelser. Sørg for at utstyret merkes med dato og signatur for sist sjekket. Vernerunde 2011 2012 Inventar - utskifting Ergonomisk tilpasset inventar for alle. I dag er det meste gammelt og lite muligheter for ergonomisk tilpasning for den enkelte Agr/SB/VO utskifting ved slitasje og særskilte behov Vernerunden 2012 og avdekket at det er stort behov å fornye inventar. Linjelede r møte med VO feb Saken må løftes som sak i budsjettskrivet for 2015 Juli i budsjettskriv for 2015 3

Vernerun de 2009, 2010, 2011, 2012 Renoveringsbehov i 5. etg Melde dette inn som behov i fremtidige budsjettutkast. Alle etasjene i Datablokken, borsett fra 5. etg er nå bygget om eller renovert de siste årene. Ny laboratorieinnredning og oppdatering til dagens standard 2010 2012 Meldt inn i budsjettforslag for 2011, 2012, og Få prosjektering av arbeidet inn på UiB sine budsjett Opprettholde behovet og be EiA hente inn pris for arbeidet. Ny utvikling i saken i. Kalkyle innhentet, skisseprosjekt igangsatt. Håp om å få i gangsatt renovering av de mest nedslitte arealene i. Instituttrå dsmøte feb Vernerun de UiBs HMShandlings plan : Helse og bygg Ergonomisk veiledning for dem med lange arbeidsøkter på cellelaboratoriet Vernerunde Mange mindre tiltak (i eget referat fra vernerunden) Universell utforming av bygningsmassen (UU) Forebygge belastningsskader Avdekke forhold ved kontorarbeidsplasser og på laboratorier som krever tiltak 2017 SB Vår SB/AGr/LKK/ RAa Årlig (løpende) Renovering av lab 3, 4 og 6 (fase I) Jobbe for å få finansiering til resterende (fase II) renovering i 2017 Slike vernerunder har vært gjennomført årlig siden 2002 (kanskje også lengre enn dette) SB Mindre tiltak tar HMS-koordinator tak i fortløpende. Større tiltak er satt inn som egne punkt i tiltaksplanen. AGr 2011-2015 Pågår: nødvendige fysiske tiltak og prioritering av disse i arbeidet med å oppnå universell utforming (UU) blir tatt hensyn til i arbeidet med renovering av laboratoriene. Bør ha en kritisk vurdering av hva vi kan legge til rette for. 4

Vernerunde 2010 Informasjon om at lab. plasser og kontorplasser skal ryddes etter bruk. Unngå at det står mye rot igjen. Dette tar plass og bidrar til mye rot Lab.ansvarlige og AGr Arbeidsmiljø psykososialt: Handling splan for UiB og for MBI HMS-møte (*årlig, men har vært gjennomført ved MBI med ca 1,5 års mellomrom) Følge opp kartlegging fra. Oppdatert rapport. Bruke medarbeiderkartleggingen i planlegging av årets HMS-møte Med spesielt fokus på psykososiale forhold ved MBI (ta opp problemstillinger som er synliggjort gjennom trivselsundersøkelser og eller andre kartlegginger av arbeidsmiljøet i forkant av HMS-møtet) RAa/AGr/SB Årlig* HMS-møte 2005 ROS. OK 2006 Instituttseminar med Tone Bergan: MBI i 2010. Hvordan er vi og hva har vi gjort! OK 2007: Jubileumsseminar (erstattet vanlig HMS møte) OK 2009 mars: OK HMS-møte med følgende foredrag: Mennesket i et utviklingsperspektiv relatert til arbeidsmiljø v/ Nils Sortland, Det psykologiske fakultet. 2011 mars: OK Kommunikasjon -Bli bevist betydningen av god kommunikasjon for samarbeid ved vår arbeidsplass Høst 2012, nov OK innhentet ekstern konsulent for å sette fokus på psykososiale effekter av programdannelsesprosessen des. OK Kartlegging av arbeidsmiljøet og kort presentasjon av resultat og diskusjon om mulige tiltak i HMS-møte i desember 5

"Styrking av bachelorstudentenes tilhørighetfra bachelor til master i molekylærbiologi". GB (Gunhild Brubakken) Et lokalt prosjekt ved MBI. Underledelse av instituttets studiekonsulent gjennomfører en prosjektmedarbeider en kartlegging av våre bachelorstudenters trivsel på studiet og følelse av tilhørighet til MBI. Økt følelse av tilhørighet og økt grad av trivsel gjennom studiene, forventer vi kan bidra til at flere velger våre studier (vår studenter eblir gode ambassadører for vårt studie) og at flere går videre til master ved MBI etter endt bachelor. På gang. Prosjektmedarbeider tilsatt i januar, februar og mars ) Basert på kartleggeingen vil det blir fremmet forslag til tiltak som på sikt kan øke trivsel og studentenes følelse av tilhørighet til MBI. Handling splan for HMS Handling splan for UiB og for MBI Medarbeidersamtaler for alle ansatte ved MBI Kartlegging av arbeidsmiljøet (enkel versjon av skjema: «Kartlegge trivsel på arbeidsplass» har vært sendt ut i forkant av vernerunden. Mer systematisk oppfølging av forhold ved den enkelte ansattes arbeidsmiljø/forhold Få innblikk/kjennskap til i eventuelle problemer som instituttet må se nærmere på RAa/AGr SB/LKK/AGr Årlig Ikke bra nok slik det er i dag. Medarbeidersamtale for alle grupper!!!! Skjemaet som har vært brukt har variert litt fra år til år, men enkelte viktige punkt har gått igjen. I egen kartleggingsundersøkelse uavhengig av vernerunden Gjennomført en mer omfattende kartlegging kun av det psykososiale arbeidsmiljøet og uavhengig av vernerunden. 6

Uformelle lunsjer/allmøter for Raa/AGr 2012 alle HMSmøte 2011 Et egnet sted for å gi felles informasjon og et møtested på tvers av grupper/laber Er gjennomført en gang av Rein i oktober 2012 HMSmøte 2011 Hvem er Hvem Hvem kan Hva (Who is who) Få denne typen informasjon frem på oppslag og på web. Lab.ansvarlige / AGr 2012 OK Formalisert som Monday Lunsh Gathering avholdes ukentlig i forkant av mandagsseminar! På gang. Noen av laboratoriene har gjennomført dette Nå når grupper er samlet i program og samlokalisert - gjør et nytt forsøk som dekker alle. Ytremiljø og miljøledelse Miljøledelse på dagsorden HMS-utvalget Start feb- 2008 Instituttle der Alternative møtevaner ved møter med kollegaer utenbys/utenlands Bruk av: Skype Videokonferanser Mindre flyreiser Informasjon fra leder via infoblad, webside og felles møter Gjennomførte en kartlegging i 2008 blant ansatte om hvordan de syntes instituttets aktivitet var med hensyn til miljø. Se under! 7

Linjelede rmøte med VO Kjemikalierommet (felles for hele MBI) Bedre rutiner knyttet til avhending av kjemikalier / feb Utskifting av lysarmatur til mindre strømkrevende type Økt bruk av bevegelsessensor for lysstyring Økt fokus på å slå av lys når en forlater rom/laboratorier Mindre mengder kjemikalier lagret på instituttet og med det mindre gamle kjemikalier Strømsparing Strømsparing Strømsparing ABM`/LKK/ AKF (Anne Beth Madsen/Lill K. Knudsen/Ann Kristin Frøyset) EiA/Marineholm / en drift EiA/Marineholm en Alle (tema på Vil fortsatt være aktuelt pga mest internmøter Raa) sannsynlig ikke bevegelsessensorer på laboratorier. Risikofylte arbeidsoppgaver: HMSmøte 2011 Kjemikal ieregistre ring / Brev fra U-dir. datert 10.06.10 Sjekkliste for opplæring av nye ansatte og mastestudneter Kjemikalieregister Bruk av UiB sitt kjemikalieregister Gi kunnskap om felles rutiner og gjeldende praksis ved MBI. Sikre felles forståelse av viktigheten av at ansatte og studenter følger rutiner. Elektronisk oversikt over kjemikalier og tilknyttede datablad Labansvarlige 2012 ECO-line ansvarlig Alle lab.ansvarlige Ny kjemikalieansvarlig/ecoonline En skisse utarbeidet som legges frem for HMS-utvalget nov 2012 OK I bruk Instituttet er godt i gang, men ikke ferdig. Nytt FOKUS ECO-line er i bruk idag til å risikovurdere bruken av farlige kjemikalier Ved etablering av nytt kjemikalierom er Anne Elisabeth Madsen instituttets nye kjemikalieansvarlig, med romansvar for kjemikalierommet og ansvarlig for ecoonline. 8

Kjemikalierom (felles for hele Des MBI) I arbeid med ECOonline 2011-2012 Behov for å utarbeide rutiner for bruk og drift av kjemikalierommet og informasjon om dette ut til brukerne. Bedre oppbevaring og håndtering av kjemikalier enn vi har i dag. Helt ferdigstilt vinteren. Anne Beth/Ann Kristin (følger opp dette) Arbeidet er i gang til tross for manglende finansiering. Søknad om HMS-midler ble ikke støttet, men instituttets ser tiltaket som så nødvending at finansiering er forskuddtert fra MBI. AG/SB/HMSutvalget Vernerund 2010 Kjemikaliegruppen - opprette av en komité ved MBI som skal vurdere resultatene av risikovurderingen av kjemikaliene i ECOonline Avfallshåndtering Rutiner over hvordan avfall håndteres ved MBI tilpasset nytt avfallssystem ved Marineholmen Sikre gode og like tiltak ved laboratoriene der det er nødvendig med tiltak for å redusere sannsynligheten for risiko. Vurdere substitusjon av kjemikalier (i et helse- og miljøperspektiv) Riktigere håndtering av avfall. Bedre tilgang til avfallsrom og transport av avfall Vår 2012 SB 2012 Feb. Komite oppnevnt og ledelsesforankret, men progresjon i arbeidet mangler!!! Komiteen har startet rabeidet Avventer ferdigstillelse av konteinerboder ved HiB, som vil lette tilgang. Rutiner for MBI vil bli ferdigstilt etter dette er på plass. Etterlyst i budsjettforslag for og i innspill til arealplanen for UIB Fortsatt fokus, vil ta dette opp med EiA 9

SAMBA Innføre et prosjektregister 05 med info. 1) om aktuelle risikofaktorer (genteknologisk, radiologisk, August 2006 kjemisk og biologisk) 2)GMO-akrivitet 3)Skriftlig arbeidsinstrukser der dette kreves. Hvem som er 2007 medarbeidere på prosjektene. ROS Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) ved MBI 1) en sjekkliste for prosjektleder ved oppstart av prosjekt 2) dokumentasjon på at nødvendige godkjenninger foreligger 3) gi økt fokus på risikovurdering av arbeidsoppgaver knyttet til forskningsaktiviteten 4) gi nødvendig informasjon til andre medarbeidere 5) bidra til systematisk internkontroll av instituttets forskningsaktivitet og dokumentasjon på denne 6)oversikt over GMO aktivitet og godkjenning av denne Avdekke eventuelle risikofylte arbeidsoppgaver. Få fokus på sikkerhetsaspekt ved egen arbeidsoppgaver. Bidra til systematisk internkontroll av instituttet. Rein SB/Agr Følges opp av HMS-utvalget 2011 2012/ 2004-2007 kontinuerlig prosess gjennom instituttets HMSårshjul *Vernerunde *Medarbeide rsamtaler *HMSutvalget *Avviksrap Basert på forslag til Rein Aasland fra 2003 Det er avklart at skjemaet må knyttes til en database. Progresjonen er dårlig. BIO ble involvert i prosjektet høsten 2006. Men ennå ikke avklart hvordan vi skal få laget en database av skjemaet. BTH har lovet å komme tilbake med informasjon om hvordan en database for et slikt register kan etableres ved UiB. Møte med It-avd og HMS-seksjon men ingen fremdrift etter dette. ER DETTE GJENNOMFØRBART???Ny instituttleder ønsker å få realisert dette! MÅ EVALUERES. Prioriterte tiltak settes inn i instituttets handlingsplan. implementering av nødvendige og ønskede tiltak Iverksatte tiltak blir registrert i årlig handlingsplan Se punkt om kjemikaliegruppen over. Nytt fokus både sentralt og vi har selv en ny runde knyttet til arbeid med kjemikalier som må ferdigstilles våren. 10

Avvik- og nestenulykkerapportering Økt fokus på å følge etablerte rutiner og på å Økt bruk rapportering av avvik og unngå nestenulykker. Få nestenulykker. oversikt over hvor det er behov for ytterligere tiltak Vernerunde/ ROS Avviksskjema Flytte avtrekkshetter Avtrekkshetter som i sin tid ble montert over HPLCmaskiner, står i dag ubrukte pga utstyret er flyttet. Avtrekkshettene må flyttes etter. SB OK. Skjema og rutiner er synliggjort på alle laboratorier. Nytt system (elektronisk) kommer våren. Forventer da økt rapportering. Ledelse på alle nivå i org. Vil fokusere på dette. SB/WT/Agr Få kartlagt hvor det er behov for dette. Interninformasjon: Velkomstbrosjyren Legge viktige deler av velkomstbrosjyren ut på instituttets HMS-side. Sikre nødvendig oppdatering. Bedre informasjonen ut til de ansatte om etablerte og nye arbeidsrutiner instituttet forventer at de skal forholde seg til. Agr/SB Okt 2009 oppdatering OK Velkomstbrosjyren er lagt ut på eksternweben, oppdateres løpende (nå bare på engelsk). Påsikt Bør også utarbeides på norsk MBI nytt Uke-info samling av informasjon/e-post mottatt til felles utsendelse legges ut på felles webside ca en gang i uken. Intern informasjon, sendt ut månedlig Reduserer med dette mengden e-poster som sendes rundt i systemet for felles informasjon KNDA KNDA løpende løpende OK. MBI nytt- og nyttig etablert 2004. Endret navn til MBI Nytt i 2012 OK et supplement til MBI-nytt og nyttig, etablert 2007 11

HMS-kurs for ansatte og SB Endret til 1 studenter gang årlig Brannvernkurs for alle ansatte Økt trygghet blant nyansatte og medarbeidere. Alle ansatte sikres samme informasjon om viktige sikkerhetstiltak etc. Bedre brannvernsikring. Fakultetet krever at alle ansatte deltar på brannvernkurs en gang hvert femte år. AGr/MARSKA løpende OK HMS-kurs ble utarbeidet av HMSkoordinator høsten 2005 og gjennomført for første gang jan 2006. Positiv evaluering. Nytt fra 2010 er at kursene nå gjennomføres både på norsk og engelsk. Pågår årlig. Vi registrer hvem som deltar på våre lokale HMS-kurs inkl brannkurs og hvem som deltar på fakultetets brannkurs. Vil følge opp med å purre dem som ikke har deltatt. Det er et krav at alle ansatte tar brannvernskurs hvert 5. år. Førstehjelpkurs Informasjon på engelsk Økt fokus på å utarbeide viktig info. materiell på engelsk Ny eksternweb og nye ansattsider Større sjanse for å kunne hjelpe kollegaer etc. når uhellet først er ute. UiB arrangerer førstehjelpskurs for ansatte. Unngå missforståelser og i verste fall ulykker grunnet manglende norskkunnskaper blant utenlandske tilsatte, AGr/MARSKA løpende Vi registrer hvem som deltar på våre lokale HMS-kurs inkl førstehjelpskurs og hvem som deltar på UiB sine førstehjelpskurs. Vil oppfordre alle ansatte til å delta ved jevne mellomrom (hvert 5. år). SB/AGr 2007 Jobbe med dette ovenfor sentrale avdelinger, men også lokalt Har foreløpig velkomstbrosjyren og brann instrukser og nå også arbeid med spesielt farlige stoffer og rutiner for arbeid på GB/KD/AG/RA a løpende Første del av cellelaboratoriet på engelsk. OK Ha fokus på hva interninformasjon vi vil ha ut og hvor det bør ligge 12

ROS Punskt 2 Holdningskampanje for økt fokus: Mindre søl, mindre rot, riktig bruk av utstyr, SB/WT/AGr/JR L løpende En lab.ansvarlig per lab ble formalisert høst 2008. Rutinebeskrivelse av rollen er a) og b), på arbeidsrutiner utarbeidet. OK 3, 10, 15 tilbakemeldinger/avviksrapportering Vi har skjerpet inn på opplæringsrutiner. Vernerun ansvar de 2007 Gjennom: Ved forskningsprogramdannelsen vil det / 2010 synliggjøring av rutiner bli færre labansvarlige og dette kan bidra til opplæring ved den/de fast mer ens opplæring og oppfølging av teknisk ansatte som er instituttets rutiner. delegert daglig labansvar Medarbeidersamtaler Tilbakemelding ved avvik 13