Notat om kassasjon og arkivbegrensning i personmapper

Notat om kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Fra: Haugnes Kompetanse ved Siw Haugnes Dato: 26. august 2011 Til: Fagforbundets arkivkonferanse 2011 ved Anne Pettersen, Narvik Innhold 1 Bakgrunn for notatet... 1 1.1 Begrepsdefinisjon... 2 2 Om skribenten/foredragsholderen... 2 3 Mandat... 3 3.1 Omforent mandat... 3 4 Definisjoner (se også innledningen)... 4 5 Personmapper:... 7 5.1 Ytre rammer... 7 5.2 Indre rammer... 7 5.3 Innhold i personmapper - generelt... 7 5.4 Innhold personalmapper... 8 5.5 Innhold elevmapper... 8 5.6 Innhold klientmapper:... 8 6 Bevaring opp mot kassasjon... 9 6.1 Gjennomføring av kassasjon... 10 6.2 Hva kan da fjernes?... 10 6.3 Eksempler... 12 7 Oppsummering... 12 8 Litteraturforslag og kilder... 13 1 Bakgrunn for notatet Haugnes Kompetanse ble bedt av Fagforbundets faggruppe for arkiv å holde et innlegg på arkivkonferansen 2011. Tittelen faggruppen oppgav i programmet for konferansen var «Kassasjon, fysiske mapper med sensitive opplysninger» med undertittelen «personal, elev og klientmapper». I løpet av konferansen ble det klart at deltakerne hadde forventet å høre mer om arkivbegrensning og ikke så mye om kassasjon. I etterkant av foredraget ble faggruppen og Haugnes Kompetanse enig om at Siw Haugnes forfatter et notat som tar for seg arkivbegrensning også. Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 1 av 13

I hovedsak er notatet basert på foredraget. Notatet som følger inneholder relevante deler av foredraget. På noen områder har jeg lagt inn flere momenter og opplysninger, andre steder noe fjernet. Der det er formålstjenlig, er lysbildet lagt inn som bilde. 1.1 Begrepsdefinisjon I dette notatet vil de arkivfaglige uttrykkene som benyttes i størst mulig grad være definert slik lovverket eller Arkivverket definerer det. Under listes noen av dem. Arkivbegrensning: Å skille ut dokumenter som ikke er arkivdokumenter. Arkivforskriften 3-19 nevner en del typiske dokumenter som skal arkivbegrenses, i tillegg til et generelt punkt 5: «Anna materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon». Dokument: Forvaltningsloven og offentleglova definerer dokument som «en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende». Definisjonen er noe videre enn den som er å finne i arkivloven, men sammenfaller med definisjonen som vanligvis benyttes i litteratur og i fagmiljøet. Kassasjon: I arkivfaget er kassasjon å ta et arkivdokument og tilintetgjøre det. Kassasjon skal godkjennes generelt eller spesielt av Riksarkivaren, jf. arkivlova 9 punkt c og arkivforskriften 3-21. Objektsaker eller dossiermapper: Arkivverket definerer objekt som «fysiske eller logiske enheter som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter, for eksempel personer, eiendommer, bygninger, gjenstander, administrative enheter etc.». For kommunene er dette typisk elevmapper, byggesaksmapper, klientmapper og personalmapper. Saksdokument: Offentleglova definerer saksdokument som «dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.». Dokumentet må altså handle om noe virksomheten har ansvaret for eller om driften av virksomheten, som eksempel eiendoms- og personalforvaltning. Merknad: Dokumentet behøver ikke være registrert, arkivert eller vært utsatt for saksbehandling. Det er nok at det er i virksomhetens eie. 2 Om skribenten/foredragsholderen Jeg heter Siw Haugnes og er nå ansatt i Haugnes Kompetanse. Min karriere som arkivar begynte i 1986 da jeg jobbet på kontor med brevskriving, kontakt med bedrifter og medlemmene. Som mange andre har opplevd, ble jeg en dag pekt på og fortalt at fra nå skulle arkivet være mitt ansvar. Som om jeg ikke hadde nok forskjellige oppgaver fra før. Den gangen hadde jeg null og niks anelse om hva arkiv og arkivarbeid var. Det betyr at jeg i disse dager har 25 års yrkeserfaring som arkivar. Og jeg har aldri blitt lei. Arkiv har vist seg å slettes ikke være dødsens kjedelig, men et fag i stadig utvikling og med mange spennende oppgaver. Et arbeid hvor jeg føler at min innsats betyr noe. For andre, som innbyggere, medlemmer og kolleger Jeg synes arkiv er gøy! Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 2 av 13

I løpet av de 25 årene har jeg arbeidet som arkivmedarbeider, arkivrådgiver og arkivleder i og for både kommunale, statlige og private virksomheter. Blant annet mer enn 11 år i Fellesforbundet. Siste ansettelsesforhold var som prosjektrådgiver Vann og avløpsetaten i Oslo kommune. De innførte fullelektronisk saksbehandling og arkiv i oktober 2010. Den takknemligheten saksbehandlerne viste over en merkbart enklere hverdag var overraskende og til tider rørende. Den teoretiske kompetansen har jeg fra UiO med arkivkunnskap grunnfag, matte og informatikk i fagkretsen. I tillegg har jeg noen arkivfag fra Høgskolen i Oslo. 3 Mandat Mandatet jeg har fått for seansen er kassasjon i fysiske mapper med sensitive opplysninger med særlig blikk på personal, elev og klientmapper. Kassasjon er et rent ut sagt skummelt tema. Handlingen er endelig, den kan ikke reverseres og vi vil alltid stå i fare for å oppdage at vi har kassert feil. Utgangspunktet for regelverket er at det er kassasjonsforbud for saksdokumenter så lenge Riksarkivaren har gitt tillatelse. Mandat: Kassasjon Fysiske mapper Sensitive opplysninger Personmapper Personal Klient Elev En ikke-reverserbar handling En faktor til er at kasserer vi noe vi ikke uttrykkelig har lov til, er dette den eneste handlingen vi arkivarer kan risikere å bli personlig straffefulgt for. Alt annet galt dere i uvitenhet eller lignende måtte finne på å gjøre med arkivmaterialet slår tilbake på rådmannen. For å gjøre saken verre: Å komme etter Sandberg fra Riksarkivet og si «Kasser i vei» har jeg ikke mot til. Som Sandberg sa: «Nåværende regler er utdaterte, nye regler kommer i løpet av 2011 eller våren 2012. Ikke kasser noe materiale nå». Konsekvensen av kassasjon 3.1 Omforent mandat Akkurat nå er det ikke helt OK å kassere. Forbudet eller anbefalingen er midlertidig, fram til Sandberg og gjengen er ferdig med utvalgsarbeidet sitt. Det jeg der i mot er ganske sikker på, er at mange fysiske mapper inneholder dokumenter som enten kan arkivbegrenses, eller som egentlig er bokføringsdokumentasjon og kommer inn under regelverket for regnskap og bokføring. Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 3 av 13

4 Definisjoner (se også innledningen) Før jeg går videre skal jeg definere noen uttrykk jeg kommer til å bruke, slik at vi har en felles plattform for å tolke hva jeg snakker om. Arkivsakene jeg skal fokusere på er personal, elev og klientmapper. Objektmapper, også kalt dossiermapper er saker der alle dokumenter om en person, et sted, en hendelse eller lignende samles i en mappe eller sak, uavhengig av hva det enkelte dokumentet omhandler. Slik vi finner i byggesaksarkiver også. Jeg konsentrerer meg her, slik mandatet forutsetter, om personbaserte objektmapper. Det å samle alt om en person i en overordnet mappe, er ikke til hinder for å inni mappen sortere etter tema, altså mer konkret hva saken handler om. I fysiske mapper har jeg erfart at det har vært relativt vanlig, særlig før elektroniske journaler, med saksnummer kom på banen med Noark i 1984. I Noark-5 er muligheten større for å fortsette den lagdelen, med felles overordnet mappe og ulike undermapper inn i den. Tittelen forutsetter fysiske mapper, men det er de samme regler og metoder som gjelder, selv om verktøyene er ulike for fysiske og digitale mapper. Dokument slik offentleglova og forvaltningsloven definerer det er en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende. På denne måten defineres dokument som en mengde informasjon, uavhengig av hvilken form informasjonen framstår i eller på hva slags medium informasjonen er lagret. Det er tre viktige forutsetninger i definisjonen: Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 4 av 13

1: Informasjonen skal være avgrenset, dvs. ha en begynnelse og en slutt. 2: Den må være lagret på noe fysisk, en gjenstand 3: Det skal være mulig for andre enn forfatteren å benytte seg av den lagrede informasjonen. Dermed kan vi slutte at all informasjonen jeg har lagret i min hjerne slett ikke er et eller flere dokumenter. Selv om hjernen min er fysisk og logisk avgrenset av hodeskallen. Definisjon: Dokument Saksdokument: Ved kassasjon er det som kasseres ikke bare et dokument, men også et saksdokument. Dvs. at innholdet har en betydning for virksomheten. Offentleglova definerer også saksdokument. Det første vilkåret er at Virksomheten faktisk må besitte dokumentet, dvs. det må enten være laget av virksomheten selv, eller det må på et eller annet vis være overrakt den. I tillegg må innholdet enten gjelde virksomhetens fagområde dvs. det ansvarsområdet som berettiger virksomhetens eksistens eller det må omhandle driften av virksomheten, det som ofte kalles egenforvaltning Eksempler på det siste er personalforvaltning, organisasjonsoppbygging, økonomiforvaltning, drift av arbeidslokaler og -utstyr og lignende. Et saksdokument trenger ikke være registrert, det er nok at etaten faktisk har det. Arkivering: Å arkivere eller arkivlegge, de to ordene er synonymer, er å ta vare på opplysninger og saksdokumenter for kortere eller lengre tid, vanligvis for å dekke arkivskaperens behov. Arkivskaperens behov faller som regel under et eller flere av fire kriterier: Det dokumenterer virksomhetens egne handlinger. Det dokumenter virksomhetens egne rettigheter. Det dokumenterer andres rettigheter opp mot virksomheten. Det er et dokument av historisk verdi for virksomheten. Høres det kjent ut? Sjekk mot arkivlovens formålsparagraf. Det er bare forskningsmessig verdi som ikke er med i punktene over. Arkivlovens formål: Formålet med denne loven er å sikre arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden. Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 5 av 13

Arkivbegrensning: Arkivbegrensning er når vi lar være å arkivere et dokument fordi ingen av de nevnte punktene slår til. Eksempler på slike dokumenter kan være melding om adresseendring på en ansatt eller klient. Informasjonsverdig inntil endringen er registrert rett sted. sykemeldinger, hvor fraværets art registreres andre steder Arkivforskriften 3-19 pålegger offentlige virksomheter å drive med arkivbegrensning. Paragrafen nevner fem greie kjennetegn på dokumenter som ikke skal arkiveres. 1: Materialet er lett å få tak i annet sted det er allment tilgjengelig, masseprodusert, publisert eller lignende. 2: Utkast og kopier som ikke forteller noe ekstra (for å unngå dobbeltarkivering, også kalt redundans). 1 3: Filer som ikke hører til i det elektroniske arkivet. 4: Saksdokumenter fra utvalg, råd, nemnd eller lignende som andre offentlige virksomheter har arkivansvaret for. 5: Andre artige ting som egentlig er verdiløst og ikke forteller noen historie vi har bruk for. Fornuftig og systematisk arkivbegrensning reduserer arkivets omfang, bedrer kvaliteten på innholdet, er tidsbesparende og har ingenting med kassasjon å gjøre. Kassasjon: Arkivfaglig er kassasjon å ta et arkivdokument og tilintetgjøre det. Da fjernes det fra arkivet. Kassasjon utføres dermed kun på noe som en gang har hatt verdi for arkivskaperen. Og står i sterk motsetning til arkivbegrensning. Kassasjon dukker opp allerede i arkivloven 9, hvor det presiseres at selv om annet lovverk skulle kreve sletting, går arkivlovverket foran. I arkivforskriften 3-21 finner vi bestemmelsen om at Riksarkivaren, dvs. Ivar Fonnes, har nesten all makt. Datatilsynets Bjørn Erik Thon troner over, der personopplysningsloven gjelder. Men også Thon må forhøre seg med Fonnes først. Sensitive personopplysninger: Første betingelsen for at en opplysning er en personopplysning er at den relativt enkelt kan knyttes til en person. Dernest definerer personopplysningslovens 2-8 hva som er sensitive opplysninger: [I denne loven forstås med]: sensitive personopplysninger: opplysninger om a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, c) helseforhold, d) seksuelle forhold, e) medlemskap i fagforeninger. Personopplysningene regnes ikke som sensitive hvis de for eksempel er kjente, som at Roar Flåthen er medlem av et LO-forbund (Fellesforbundet). Eller at Dagfinn Høibråthen er medlem av et kristent trossamfunn. Eller at David Toska er dømt for NOKAS-ranet. 1 Mye av det som tas ut av personmappene kommer nettopp inn under dette punktet. Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 6 av 13

Det at opplysningene er sensitive endrer ikke på det faktum at Thon må snakke med Fonnes, før et eventuelt slettingsvedtak kan gjennomføres. Sensitive personopplysninger skal selvfølgelig av beskyttelse spesielt og omfattes av taushetsplikt. Utover det omfattes sensitive personopplysninger av samme kriterier som annet materiale. Vi må vurdere om det skal arkiveres eller arkivbegrenses, og deretter pm det skal bevares for evigheten eller kasseres på et senere tidspunkt. 5 Personmapper: Før jeg kan begynne å snakke om kassasjon og arkivbegrensning i fysiske personmapper, vil jeg se litt mer på indre og ytre rammer og hva de inneholder. 5.1 Ytre rammer Hvilke ytre rammer er det som påvirker innhold, bevaring og kassasjon i personbaserte mapper? Noen lover er felles for alle kommunale arkivskapere som blant annet arkivlovverket, kommunelovverket, arbeidsmiljøloven og personopplysningsloven alt med relevante forskrifter, instrukser og rundskriv. Riksarkivarens forskrift 2 er felles, men omarbeides nå og skal helst ikke brukes. Noen av etatene må ta hensyn til spesielle lover og forskrifter, som for eksempel undervisningslovverket, pasientrettighetsregler og andre også. Hvilke rettsregler det gjelder er avhengig av virksomhetens ansvarsområde eller bransje, og kalles særlover. 5.2 Indre rammer Herunder kommer egne instrukser, rutiner og regler, som for eksempel Oslo byarkivs regler for arkivering av personalmapper og for personalarkiv. Slike regler er som regel utarbeidet av etaten eller kommunen selv. Eksempler på indre rammer kan være Ansettelsesprosedyren Rutiner for innsynsbehandling Saksbehandlingsrutiner Regler for informasjonssikkerhet 5.3 Innhold i personmapper - generelt Personmapper av ulike slag vil, selvsagt, inneholde ulike typer opplysninger, avhengig av hvilket forhold etaten har til personen. Felles for alle personmappene er at de inneholder identifiserende opplysninger som Navn Adresse 2 FOR 1999-12-01 nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 7 av 13

Fødselsdato Dato for når forholdet til personen startet Det finnes også andre likhetstrekk, men i hovedsak er øvrig innhold i mappene basert på hva slags saksområde mappen hører innunder. 5.4 Innhold personalmapper I hver enkelt personalmappe er det meningen at vi skal finne dokumenter som berører virksomhetens forhold til den aktuelle ansatte. Typiske eksempler på dokumenter i personalmappene er søknader med vedlegg tilbud og aksept, e. forhandling arbeidsavtale og taushetserklæring lønn og andre personlige stillingsforhold som informasjon om stedfortredergodtgjørelse permisjonsforhold f.eks. pga egen eller andres sykdom helseforhold sykemeldinger o.l. advarsler oppsigelse egen eller fra arbeidsgiver/avskjed sluttattest reiseforskudd korrespondanse om ferie o.l. 5.5 Innhold elevmapper Elevmapper inneholder dokumenter og saker som berører undervisningsenhetens forhold til eleven. Mange skoler benytter undervisningsverktøy som Fronter og ItsLearning til kommunikasjon med eleven, slik at innholdet herfra også skal regnes til elevmappen. Typisk innhold kan være informasjon om foresatte elevens status og framdrift om spesielle lærebehov anmerkninger fravær skulk sykdom andre helseforhold besvarelser og lekselevering søknad om utvidet fri i forbindelse med høstferien 5.6 Innhold klientmapper: Hva en klientmappe inneholder, vil avhenge av hvilken type klient det er. Eksempler på innhold: Årsak til klientforholdet Mottatt eller foreslått behandling eller lignende Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 8 av 13

Tester, prøver og resultater Løsningsforslag oppfølging Kontaktperson Informasjon om pårørende 6 Bevaring opp mot kassasjon Så hva med kassasjon? Jeg skal si litt om hva kassasjon er og hva man må tenke på. Selve definisjonen for kassasjon er at dokumentet arkiveres først og så kasseres det etterpå. Akkurat nå er det bevaring som er hovedregelen, med mindre det gjelder materiale som også er bokføringsdokumentasjon. Slikt skal jo også være i regnskapssystemet eller lignende. Da er det snakk om å unngå redundans, dvs. dobbeltarkivering, og egentlig arkivbegrensing etter arkivforskriften 3-19 ledd 2. Før kassasjon i det hele tatt kan vurderes må særlig bevaringspåbud og kassasjonspåbud i lover og forskrifter analyseres. I tillegg kan en norm, en huskeregel på fire punkter være til hjelp i vurderingen. Kassasjonsvurdering Bevaringspåbud Kassasjonspåbud Valgfritt Norm Hvorfor bevare Hvordan bevare Når kassere Hvordan kassere VENT PÅ NYE REGLER Merknad: Legg merke til at slettingspåbud og kassasjonspåbud i andre lover enn arkivlovverket, ikke innebærer en tillatelse til kassasjon. Slettingspåbudet skal i arkivsammenheng forstås slik at dokumentet, merknaden, ikke lenger skal være gyldig og påvirke vurderinger av personen. Kassasjon er omstridt fordi det så å si alltid vil være motstridende oppfatning av hva som er unikt og verdifullt for ettertiden. Teoretikere har også argumentert med at arkivaren ikke kan være nøytral. Det er også vanlig å utføre kassasjon i digitale arkiv. Der kan en neppe vise til hensynet til plass, men miljøhensynet muligens blir enda viktigere og mer presserende. Uansett er kravet at en kassasjon skal være samfunnsøkonomisk lønnsom, enkelt sagt at kostnaden for å kassere materialet ikke skal overstige kostnaden ved kassasjon. Kassasjon er aktuelt kun for det som allerede er arkivert, dvs. når du velger å ikke arkivere er det ikke kassasjon du bedriver, men arkivbegrensning. Det å fjerne noe som ikke skulle vært arkivert er også arkivbegrensning, selv om materialet tas ut av en fysiske arkivmapper. Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 9 av 13

6.1 Gjennomføring av kassasjon Arkivmateriale som kasseres skal destrueres. Teoretisk kan slikt kastes eller slettes på vanlig måte, men da må alt gjennomgås med lupe for å sikre at det ikke finnes opplysninger som er taushetsbelagte. Det anbefales derfor å makulere eller tilintetgjøre alt på en slik måte at man kan etterprøve destruksjonen. Her gjelder brenning, oppmaling, strimling eller tilsvarende. Digitalt materiale overskrives flere ganger og etter bestemte fremgangsmåter. Sikkerhetsgradert materiale må i visse tilfeller males opp. Mens dokumenter som arkivbegrenses kan kastes i vanlig søppel eller slette ved deleteknappen fra filsystemet, vil dette aldri gjelde for kassasjon. Situasjoner som den under må unngås. Hentet fra Aftenposten. Dokumentene skal rett og slett bli utilgjengelige eller ødelagt og umulig å restaurere. Det vi står igjen med bevares. 6.2 Hva kan da fjernes? I påvente av Riksarkivets revisjon av bevarings- og kassasjonsbestemmelsene kan ikke egentlig arkivmateriale makuleres. Arkivbegrensning kan og skal fortsette som før. Vær oppmerksom på at innhold i undervisningsverktøy som Fronter og ItsLearning godt kan være saksdokumenter, selv om slett ikke alle dokumentene er det. For eksempel vil mange e-poster o.l. være saksdokument i utgangspunktet, men av svært kortvarig interesse. Kassasjon av innholdet i disse bør avventes til nytt regelverk foreligger. Det vil si at dere kan fjerne alt som har vært lagt i personmappene, men som egentlig ikke sier noe om virksomhetens forhold til personene. Og som heller ikke dokumenterer noe om personens rettigheter eller mangel på sådanne. Materiale som ligger i personmapper må først og fremst vurderes for om det egentlig er arkivmateriale, og dernest om det hører til i mappen. Nyttige kontrollspørsmål i trinn 1 kan være Finnes materialet andre steder? For eksempel i saksarkivet, møtebøker eller økonomisystemet Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 10 av 13

Har materialet administrativ verdi for virksomheten? Har materialet dokumentasjonsverdi? Underspørsmål her bør være om - Dokumenterer dette saksbehandling? - Dokumenterer dokumentet rettigheter eller plikter personen har? - Dokumenterer dokumentet virksomhetens rettigheter eller plikter? - Dokumenterer dokumentet rettslige eller økonomiske forhold? Videre bør arkivforskriften 3-19 om arkivbegrensning brukes Arkivforskriften 3-19 (oversatt til bokmål) 1. Trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale og blanketter som ikke er utfylt. Fra dette er det følgende unntak: a) det organet som har utferdiget slikt materiale, skal arkivere et eksemplar og de nødvendige forarbeidene, b) dokument som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres. 2. Konsept, utkast, kladder og kladdenotater 3, ekstra kopier, interne meldinger o.l. som ikke har verdi for saksbehandlingen eller [som] dokumentasjon. Fra dette er det følgende unntak: a) konsept som har noteringer og påtegnelser som er nødvendige for å forstå saken og den sammenhengen den står i, skal arkiveres, b) kopi av utgående dokumenter skal arkiveres, c) andre kopier m.m. som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres. 3. Tekstbehandlingsfiler o.l., bortsett fra det som eventuelt inngår i elektronisk saksarkiv, jf. 2-13. 4. Sakspapirer som medlem av offentlige utvalg mottar, med mindre dokumentene må regnes som saksdokument for det organet medlemmet representerer. 5. Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Punkt 1 omhandler materiale det er relativt enkelt å få tak i på annet vis, slikt som sendes til flere hundre eller tusen mottakere, dokumenter som kan lastes ned fra nettet, kjøpes i en bokhandel osv. Punkt 2 tar for seg redundans, eller dobbeltarkivering, i tillegg til varianter og versjoner som ikke forteller noe mer eller annet enn det som finnes i allerede arkiverte dokumenter. Punkt 3 påpeker at dokumentfiler som ikke inngår i elektronisk arkiv, heller ikke skal tas vare på. Punktet er antakelig lite interessant i temaet personmapper. Punkt 4 er også neppe relevant for personmapper, men det kan selvsagt tenkes at møtedokumenter en ansatt har fått i egenskap av medlem, er blitt lagt i personalmappen. Poenget med punktet er at for utvalg, råd nemnder osv. ligger arkivansvaret hos den offentlige virksomheten som eier utvalget. Slik sett vil materialet vanligvis oppfattes som redundant. Punkt 5 tar for seg alt annet materiale som ikke har betydning for virksomheten eller de som virksomheten forholder seg til. Her kan sjekkpunktene på forrige side være nyttige. 3 Konsept, utkast og kladd betyr omtrent det samme, i følge ordboken Clue Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 11 av 13

Merknad: Materiale som hører til et av de fem punktene over skal arkiveres og kan ikke fjernes uten kassasjonstillatelse, dersom det likevel fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. I hvert fall så lenge det ikke finnes andre steder. 6.3 Eksempler Typiske eksempler på hva som kan være lagt i en personmappe og som ikke er arkivmateriale, vil jeg tro dere som arbeider med mappene har flere av. Her har jeg gitt bare noen får eksempler. Kursinvitasjoner og kursprogram. Selv der deltakelse er betalt av kommunen, vil dokumentasjon på deltakelse finnes i regnskapet. Timelister, dette skal også finnes i regnskapet. Adresseendringer. Folkeregisteret har oversikten. Kursdiplomer. Tilhører egentlig den ansatte. Innkallinger til utviklingssamtaler. Det er ev. referat derfra som er viktig. Melding om stedfortredergodtgjørelse. Skal finnes i regnskapet. 7 Oppsummering I kapitlene over har jeg forsøkt å gi en innføring i hva som er forskjellen på kassasjon og arkivbegrensning. I tillegg har jeg gitt noen hjelpemidler i arbeidet med å skille arkivverdig fra det som er «verdiløst» og arkivuverdig. Dokumentet bør således kunne være et hjelpemiddel i arbeidet med å rydde i personbaserte mapper. Kort oppsummert kan hovedinnholdet i notatet samles i fire punkter: Saksdokumenter kan for tiden ikke kasseres. Arkivbegrensning foregår som før. Dobbeltarkivering kan ryddes opp i. Nøyaktig hva som kan arkivbegrenses må dere selv finne ut av. Lykke til med arbeidet! Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 12 av 13

8 Litteraturforslag og kilder ABM-utvikling. Arkiv, demokrati og rettferd. ABM-skrift 28. 2006, http://www.abmutvikling.no/publisert/abm-skrift/arkiv_demokrati.pdf (lesedato 26.8.2011). Arkivverkets hjemmeside, arkivbegreper:http://www.arkivverket.no/arkivverket/ Offentlig-forvaltning/Regelverk/Arkivbegreper (lesedato 26.8.2011). Bould, Martin: Hvorfor arkivloven ikke ivaretar arkivdanningen i statsforvaltningen. Artikkel i Arkivråd 2/2010. Fonnes, Ivar. Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Kommuneforlaget, 2009 (ISBN-9-788244-612951. Særlig kapittel 8. Fonnes, Ivar. Nasjonens hukommelse i fare. Artikkel i Aftenposten 28.10.2008, http://www.aftenposten.no/meninger/debatt/article2737422.ece (lesedato 26.8.2011) Kolsrud, Ole. Hvilke virkninger har tap eller kassasjon av arkivmateriale for brukerne? Artikkel i Norsk arkivforum 15/2001, s. 119-130. Lovdata, alfabetisk oversikt: http://www.lovdata.no/all/alfab.html (lesedato 26.8.2011) Arkivlova med forskrifter Offentleglova med forskrifter Personopplysningsloven med forskrifter Riksarkivet, http://www.arkivverket.no/arkivverket/offentlig-forvaltning (lesedato 26.8.2011) Hovedprinsipper for Riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning. 2006. Rapport fra Bevaringsutvalget. 2002. Revisjonsprosjektet. Shepherd, Elizabeth og Yeo, Geoffrey. Managing records, a handbook of principles and practice. Facet Publishing, 2007 (ISBN-1-85604-370-3). Særlig kapittel 5. Tamnes, Rolf. Kassasjonene i forsvaret - konsekvenser for forskningen. Artikkel i Arkivråd nr. 4/1992, s. 10-12. Notat fra Haugnes Kompetanse om Kassasjon og arkivbegrensning i personmapper Side 13 av 13