Nå kjem dei, dei nye bevaringsreglane! Kva kan vi forvente oss? v. Arnt Ola Fidjestøl

Transkript

1 Nå kjem dei, dei nye bevaringsreglane! Kva kan vi forvente oss? v. Arnt Ola Fidjestøl

2

3

4 For 25 år sidan Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunal sektor Alle kassasjonar skal godkjennast av Riksarkivaren

5 For 24 år sidan Felles bevarings- og Kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen Alle kassasjonar skal godkjennast av Riksarkivaren

6 Etter dette Bering-utvalget 1997 Thime-utvalget 1998 Arkivforskriften 1999 Bevaringsutvalget 2000, rapport 2002

7 Ein pådrivande faktor Riksrevisjonens rapport Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor

8 Revisjonsprosjekt Prosjektstart: Januar 2011 Prosjektslutt: Januar 2013 Prosjektleiar: Lars Jørgen Sandberg, Riksarkivet

9 Prosjektet si målsetjing Utarbeide reglar som bidreg til at offentleg sektor på ein enklare måte kan gjennomføre kassasjon og samtidig identifisere det bevaringsverdige materialet slik at det blir bevart for ettertida. Utarbeide nye fellesbestemmelsar i BK for statleg sektor Utarbeide nye BK-reglar for fylkeskommunane Utarbeide nye BK-reglar for kommunane

10 Avgrensing Bevaringsreglande femner IKKJE om pasientarkiv

11 Arbeidet skal ende opp i ei forskrift og ei rettleiing.

12 Organisasjonskart Styringsgruppe Prosjektleiar Delprosjekt kommune Delprosjekt stat Referansegruppe

13 Mitt fokus: Bestemmelsane for kommunen og fylkeskommunen

14 Føringar for prosjektet Reglane skal vere: Funksjonsbaserte Medieuavhengige Uavhengig av arkivnøklar Reglane skal: Ta utgangspunkt i Riksarkivarens hovedprinsipp for bevaring og kassasjon Angi kva som skal skal takast vare på for ettertida

15 Arbeidet skal ende opp i ei forskrift og ei rettleiing

16 Bevaringsformåla Dokumentere kommunen og fylkeskommunen sin funksjon i samfunnet, deira myndighetsutøving og rolle i samfunnsutviklinga. Å bevare materiale som gir viktig informasjon om tilhøve i samfunnet på eit gitt tidspunkt, og som kastar lys over samfunnsutviklinga (nasjonalt/lokalt). Å dokumentere personar og verksemder sine rettar og pliktar i høve til det offentlige, og i høve til kvarandre. Berre evige rettigheter for øvrig: Kommunen og fylkeskommunen sitt ansvar

17 Det offentlege organet må altså sjølv utarbeide lokale bevaringsreglement der vurderingar ihht F3 (juridiske forpliktelsar) og F4 (administrative behov) vert teke med.

18 Kva skal takast vare på? I korte trekk: Funksjonar og oppgåver som fell inn under F1 og F2 samt dokumentasjon med evige rettigheter. Alt som blir politisk handsama

19 Prosjektet sine val (1) Fokus framover eller bakover? Framover Felles regelsett? Felles for kommune og fylkeskommune Felles der det er naturleg for stat og kommune/fylkeskommune t.d personal.

20 Prosjektet sine val (2) Arbeidsform og kartleggingsmetodikk Kartlegging av eksisterande materiale ved bruk av Arkivplan.no Bruk av tidlegare materiale Gjennomgang av lovverk og styringsdokument Intervju/møter med leiarar og sakshandsamarar innanfor dei ulike fagområda.

21 Prosjektet sine val (3) Sjekke rendundans mellom forvaltningsnivå Forskriften skal oppgi kva som skal bevarast. Det som ikkje er nemnt kan kasserast* Forskrifta skal vere medieuavhengig

22 Ansvarsområde og oppgåver i ein kommune Eigenforvaltning (administrasjon, personal og økonomi) Opplæring og oppvekst Helse og omsorg Sosiale tenester Tekniske oppgåver Kultur og idrett Handel og næring

23 Føre sommarferien Bevaringsreglar på høyring i form av eit grunnlagsdokument som beskriver dei kommunale/fylkeskommunale funksjonar og oppgåver og som foreslår bevaringsreglar til desse

24 Konklusjon på leveransen frå prosjektet Høyringsutkast våren 2012: Høyringssbrev Utkast til forskriftstekst Bevarings- og kassasjonsrapport (høyringsnotat) Lenke til kartleggingsrapportar Kartleggingsrapportar våren 2012 : Ein for kommunen og ein for fylkeskommunen Rettleiing våren 2012