3 Krav til byggelederoppdrag i Undervisningsbygg 3.1 GENERELT OM BYGGELEDEROPPDRAG 3.1.1 Byggeledelsens rolle Byggeledelsen representerer Undervisningsbygg og virksomhetens interesser på byggeplassen og skal ivareta Byggherrens interesser i den totale byggeprosess. Byggeledelsen har initiativplikt for gjennomføring av alle faser av byggearbeidene, og skal opptre på vegne av Undervisningsbygg overfor alle entreprenører, leverandører, prosjekterende, brukere av skolen, naboer, myndigheter og alle andre som blir berørt av byggearbeidene. Byggeleder skal i hovedsak sørge for effektiv ledelse av aktivitetene på byggeplass, riktige og rasjonelle aktivitetsrekkefølger og aktiv oppfølging med hensyn til tid, byggkvalitet og økonomi. Kontroll, jevnlig oppfølging og ettersyn er også vesentlige funksjoner som tillegges byggeleder. Byggeledelsen skal utføre de oppgaver han er bemyndiget til, for at byggearbeidene gjennomføres innenfor de avtalte tidsmessige, økonomiske og kvalitetsmessige rammer, i henhold til Undervisningsbyggs intensjoner og til enhver tids gjeldende regelverk. Byggeledelsen skal innrette seg etter den til enhver tid gjeldende SHA-plan for gjennomføringsfasen og delta aktivt i prosessen. Byggeledelsen må ta initiativ for å forebygge, avverge samt løse eventuelle konflikter som måtte oppstå i forbindelse med byggearbeidene. Byggeleders arbeidsomfang vil kunne variere avhengig av entrepriseform og organisering i det enkelte prosjekt. Byggeleder får kontorplass på byggeplass/brakkerigg. Det forutsettes at byggeleder stiller med egen pc, telefon etc. 3.1.2 Leveransekontroll Byggeledelsen skal på vegne av Undervisningsbygg kontrollere alle leveranser. Mottaks- og fakturakontroll skal foretas av byggeleder på vegne av Undervisningsbygg. Avhengig av oppdragets art og omfang vil det i avtalte tilfeller åpnes for at det både anvendes byggeleder og assisterende byggeleder. Assisterende byggeleder er aktuell i de oppdrag hvor Undervisningsbygg ønsker høy fokus på leveranse-, og fakturakontroll i større prosjekter. Assisterende byggeleder kan også tenkes anvendt i andre tilfeller. Det vil også være aktuelt å sette på flere fagbyggeledere innen de ulike tekniske fag der prosjektenes vanskelighetsgrad krever det. 3.1.3 Koordinator i gjennomføringsfasen (KU) I det enkelte prosjekt kan byggeledelsen bli tildelt rollen som koordinator i utførelsesfasen (KU) iht. byggherreforskriften (Forskrift av 03.08.2009 nr. 1028). Oppgaven er å sikre ivaretakelsen av Undervisningsbyggs krav opplistet i vedlegg 08 Kontrakt for koordinator for arbeidsmiljø under gjennomføring av prosjektet (KU). Avhenging av oppdragets størrelse og kompleksitet vil KU-rollen tildeles som et selvstendig oppdrag eller i tillegg til byggeledelsen. Side 1 av 7
Det enkelte oppdrag vil bli spesifisert nærmere innenfor de oppgaver som fremkommer under punkt 4.7 og 4.8 nedenfor. Vedlagte avtale m/kontrollskjema mellom oppdragsgiver og KU skal benyttes, se vedlegg 07-09. Oppdragsgivers gjeldende krav til SHA skal følges til enhver tid. Kravene kan oppdateres og endres fortløpende i avtaleforholdet. 3.1.4 Rapportering Byggeledelsen skal rapportere til prosjektleder hver måned med mindre annet er avtalt. Rapporten skal i hovedsak behandle følgende forhold: Økonomi: Status økonomi, med økonomisk oversikt i henhold til Undervisningsbyggs rapporteringsmal, økonomisk oversikt på detaljert entreprisenivå, fakturalogg og endringslogg, prognoser, rapportering og usikkerhetsvurdering. Fremdrift: Status for fremdrift, for hver enkelt aktivitet, som viser planlagt og virkelig fremdrift, samt kritisk linje. Byggeledelsen må kunne beherske Microsoft Project eller lignende. Kontroller: Det skal utarbeides oversikt over og resultat av kontroller som er utført siste periode og kontrollplan for kommende periode. Endringer/avvik: Det skal utarbeides oversikt over endringer og avvik siste periode, med antatte konsekvenser. Det skal fremgå hvor i systemet endringer ligger. Det må utarbeides oversikt over forventede avvik/endringer i kommende perioder med tilhørende konsekvens og forslag til eventuelle korrektive tiltak. Bemanning: Det skal utarbeides en oversikt over bemanning på byggeplassen siste periode og planlagt bemanning i kommende periode pr. fag (ressursplan). SHA: Status på og vurdering av SHA-arbeidet på byggeplass. Byggeledelsen skal delta aktivt i SHA-planleggingen. Skole i drift: Status og vurdering av arbeidet som gjøres i forhold til skole i drift. Byggeleder skal delta aktivt i planleggingen av dette. BL skal rapportere til skolen ukentlig vedr støy og støv med mer. 3.1.5 Arkivering og sluttrapportering Byggeledelsen skal holde et arkiv som dokumenterer saks- og handlingsforløpet gjennom hele oppdragsperioden. Byggeledelsen skal ved oppdragets avslutning utarbeide sluttrapport til prosjektleder. 3.1.6 Andre oppgaver Undervisningsbygg kan tildele Byggeledelsen andre oppgaver som sikrer Undervisningsbyggs interesser, for eksempel bistand i forbindelse med rettstvist som kan oppstå på de tildelte prosjekter, samt bistand i revisjoner og inspeksjoner på de tildelte prosjekter. 3.1.7 Fullmakter Byggeledelsen er underlagt Undervisningsbyggs prosjektleder og rapporterer direkte til denne. Prosjektleder fastlegger byggeledelsens fullmakter, med de begrensninger som følger av de til enhver tid gjeldende delegasjons- og fullmaktsbestemmelser. 3.1.8 Undervisningsbyggskolen Byggeleder kan bli pålagt å gjennomføre kurs i regi av Undervisningsbygg-skolen. Kurset gir en innføring i Undervisningsbygg sine administrative rutiner, prosedyrer og styringssystemer. Side 2 av 7
4 Ytelsesbeskrivelse Undervisningsbygg har utarbeidet en egen ytelsesbeskrivelse for byggelederoppdrag. Ytelsesbeskrivelsen tilpasses det enkelte oppdrag. I det følgende er det oppgitt hvilke spesifikke ytelser som kan inngå i byggelederoppdrag for Undervisningsbygg. Ytelsesbeskrivelsen tar utgangspunkt i Veiledende ytelsesbeskrivelse for byggelederoppdrag som er utarbeidet for bruk sammen med kontrakter basert på NS 8403 1.utg. 2005. Avrop utarbeides med basis i denne med eventuelle nødvendige presiseringer for det enkelte prosjekt. 4.1 Dokumentgjennomgang og 3.partskontroll Lede tredjepartskontroll av prosjekteringsgruppens detaljprosjekt i henhold til Undervisningsbyggs prosedyre. Delta i tredjepartskontroll av prosjekteringsgruppens detaljprosjekt i henhold til Undervisningsbyggs prosedyre. Byggeledelsen skal kritisk gå igjennom prosjektmaterialet, kontrakter og kontraktsgrunnlag og skaffe seg detaljkjennskap om prosjektets omfang og dokumentenes innhold, og gi skriftlig tilbakemelding til Undervisningsbygg på forhold som avdekkes. Byggeledelsen skal sette seg inn i myndighetskrav og betingelser gitt i rammetillatelse og i igangsettingstillatelse, og gi skriftlig tilbakemelding til Undervisningsbygg på hvilke forhold som avdekkes. Byggeledelsen skal sette seg inn i prosjektets PA-bok eller tilsvarende, og videreføre og ajourføre denne i gjennomføringsfasen. 4.2 Kontrahering 4.3 Ledelse Byggeledelsen skal delta i og referere fra avklaringsmøter og kontraktsmøter med entreprenører og leverandører. Undervisningsbyggs mal for referat skal benyttes. Byggeledelsen skal delta og referere oppstartsmøte med alle entreprenørene, skolen, Hovedverneombudet og de prosjekterende før arbeidet igangsettes. Byggeledelsen skal avholde møter med fagansvarlige rådgivere samt hver enkelt entreprenør før arbeidene igangsettes. Byggeledelsen skal føre dagbok som dokumenterer hendelser og forhold på byggeplassen. Dette inkluderer å registrere/føre kontroll med alle aktører og utstyr på byggeplassen. Byggeledelsen skal lede og referere byggemøter, fremdriftsmøter (hvor hovedentreprenør ikke har fremdriftsansvar) samt koordineringsmøter (hvor hovedentreprenør ikke har koordineringsansvar). Byggeledelsen skal delta på entreprenørenes koordinerings- og fremdriftsmøter, i de tilfellene hvor byggeledelsen ikke selv er pålagt å lede og referere disse møtene. Byggeledelsen skal ivareta forholdet til naboer, offentlige myndigheter og evt. skole i drift, og andre berørte parter i forbindelse med byggearbeidene, planlegge, lede og referere særmøter med disse. Byggeledelsen skal lage plan for og følge opp at Undervisningsbygg og Utdanningsetaten tar de beslutninger som er nødvendige for videreføring av byggearbeidene innenfor de fastlagte tidsog kostnadsrammer og med den avtalte kvalitet. Avvik rapporteres omgående. Byggeledelsen skal omgående varsle prosjektleder såfremt det oppstår forhold på Side 3 av 7
byggeplassen som kan få konsekvenser for kostnad, fremdrift, SHA og/eller ytre miljø. Varselet skal skissere forslag til korrigerende tiltak eventuelt aksjoner som sikrer en best mulig løsning hvor konsekvensene minimaliseres. Byggeledelsen skal koordinere Byggherrens utstyrs-, inventar- og IKT-leveranser. Byggeledelsen skal kontrollere at offentlige instanser, brukere av skolen, naboer og andre berørte parter får nødvendig/planlagt informasjon. Byggeledelsen skal sørge for at forhold knyttet til påvirkning på ytre miljø blir behandlet på alle byggemøter og eventuelle andre relevante møter. 4.4 Fremdriftskontroll Byggeledelsen skal sørge for at entreprenørene utarbeider fremdrifts-, produksjons-, bemanning/utstyrsplaner med kritisk linje, i henhold til avtaler, og at disse koordineres innenfor rammene av de overordnede tidsplaner. Hvor entreprenøren ikke har fremdrifts- - eller koordineringsansvar, skal byggeledelsen samordne fremdriftsplanene fra de enkelte entreprenører til en omforent fremdriftsplan som skal godkjennes og signeres av alle entreprenører og leverandører. Byggeledelsen skal følge opp fremdriften for de enkelte entrepriser og påse at alle samarbeider på et forsvarlig nivå. Byggeledelsen skal påse at prosjektet ferdigstilles i henhold til avtalte framdriftsplaner, og skal varsle entreprenører, prosjektleder samt KU såfremt det registreres avvik i faktisk fremdrift. Byggeledelsen skal umiddelbart sørge for at det iverksettes korrigerende tiltak for retting av eventuelle avvik fra avtalte fremdriftsplaner og følge opp disse. Byggeledelsen skal påse at planer til enhver tid er ajourført. 4.5 Økonomisk kontroll Byggeledelsen skal utarbeide regnskap med periodisering i samarbeid med Undervisningsbygg innenfor godkjent prosjektkalkyle. Byggeledelsen skal kontrollere at engasjerte entreprenører stiller godkjent sikkerhet og forsikringer innen tidsfrister i kontrakten. Byggeledelsen skal kontrollere og attestere fakturaer fra entreprenører og leverandører. Ingen faktura skal attesteres til utbetaling før entreprenøren(e) har stilt godkjent sikkerhet. Byggeledelsen skal sørge for kontroll av mengdeavregninger fra entreprenørene fortløpende og i henhold til fastsatte tidsfrister i kontraktene. Byggeledelsen skal sammen med entreprenørene foreta måling av mengder som er forutsatt regulerbare, og som ikke kan måles opp på tegninger. Måleprotokoller skal undertegnes av byggeledelsen og entreprenøren. Endringsmeldinger utarbeides i.h.t måleprotokoll. Byggeledelsen skal følge opp varsler fra entreprenører, og sørge for at varsler blir behandlet innen avtalte tidsfrister. Byggeledelsen skal omgående rapportere og behandle tilleggskrav fra entreprenørene, og gi sin innstilling vedrørende berettigelsen av kravene til prosjektleder og evt. til prosjekterende. Byggeledelsen skal melde eventuelt behov for endringsmeldinger til de prosjekterende, og følge opp behandlingen av endringsmeldinger overfor prosjekterende og entreprenørene. Byggeledelsen skal gjennomgå og innstille endringsmeldinger ovenfor prosjektleder, eventuelt bestille endringsarbeider som ligger innenfor byggeledelsens fullmakt. Hvis prisnivået for endringsarbeider avviker vesentlig fra markedspris, skal byggeledelsen selvstendig innhente konkurrerende priser. Side 4 av 7
Byggeledelsen skal føre økonomisk oversikt som oversendes prosjektleder i avtalte rapporter. Den økonomiske oversikten skal fortløpende angi resterende % av usikkerheten på hver entreprise. Byggeledelsen skal ha en oppdatert logg over endringsmeldinger, årsaken til endringsmeldinger, og hvor i systemet disse befinner seg samt oversikt over forventede tillegg med antatte kostnader. Byggeledelsen skal gjennomføre og kontrollere sluttoppgjør med leverandører og entreprenører. 4.6 Kvalitetskontroll (kontroll av at utførelsen er i henhold til beskrivelsen) Byggeledelsen skal utarbeide kvalitetsplan iht. Undervisningsbyggs PA-bok etc., med rutiner som skal benyttes til oppfølgingen av kvalitetskontrollen for gjennomføringen av prosjektet. Byggeledelsen skal kontrollere at entreprenørene har utarbeidet kvalitetssikringsrutiner og kontrollplaner for prosjektet, samt internkontroll i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Byggeledelsen skal kontrollere at entreprenører og leverandører følger de avtalte rutiner for kvalitetssikring og at entreprenørene dokumenterer utført egenkontroll av egne arbeider. Byggeledelsen skal utarbeide kontrollplaner for gjennomføring av egne kontroller av kontraktsarbeidene. Byggeledelsen skal gjennomføre regelmessige kontroller av alle utførte arbeider, også de tekniske entreprisene, og skal kontrollere at teknisk og håndverksmessig utførelse av arbeidene er i henhold til tegninger, beskrivelser, spesifikasjoner, beskrevne toleranseklasser samt krav fra offentlige myndigheter. Dette gjelder spesielt arbeider og konstruksjoner som lukkes, herunder alle typer grunnarbeider som ikke kan inspiseres senere. For sistnevnte skal dokumentasjonen inneholde digitale bilder. Byggeledelsen skal utarbeide rapport for hver kontroll. Såfremt det registreres avvik, skal avvik omgående rapporteres på standard avviksskjema og meldes til ansvarlig entreprenør og KU med kopi til prosjektleder. Oppretting av avvik skal følges opp. I tilfeller hvor det konstateres feil utførelse eller det er sterk mistanke til dette og det er tvil om riktig utførelse, skal byggeledelsen innkalle fagrådgivere i prosjektet for kontroll av arbeidene. Denne informasjon skal være med å danne grunnlag for FDV- dokumentasjonen. Byggeledelsen skal sørge for at foreskrevne materialprøver og dokumenter fremskaffes, besiktiges og godkjennes i tide. Byggeledelsen skal kontrollere at alt materiell og utstyr som tas inn på byggeplassen oppbevares forsvarlig innpakket og beskyttet mot støv, fukt, tilsmussing og luktpåvirkning ihht krav til rent og tørt bygg. Byggeledelsen skal kontrollere at materialer tilfredsstiller de krav Undervisningsbygg har satt til emisjon og at byggfukt ikke bygges inn. Byggeledelsen skal sørge for at prosjekterende utarbeider tegningsleveranseplaner (som skal godkjennes av entreprenør). Byggeledelsen skal følge opp at produksjon ihht tegningsleveranseplanen er utført, kvalitetssikret og sendt til utførende entreprenør(er) i god innen kontraktens tidsfrister. Denne skal følges opp slik at Undervisningsbygg ikke blir belastet med kostnader fra utførende som venter på tegning/beskrivelser for sine arbeider. Materialet distribueres iht. avtalt distribusjonsliste. Såfremt byggeledelsen registrerer at det er nødvendig å utføre arbeider som ikke er beskrevet i prosjektmaterialet, skal han omgående rekvirere det nødvendige supplerende materiale fra de prosjekterende innenfor sitt fullmaktsområde. Side 5 av 7
4.7 SHA-kontroll Byggeledelsen skal innrette seg etter den til enhver tid gjeldende SHA-plan for gjennomføringsfasen og delta aktivt i prosessen. Oppdager byggeledelsen avvik fra SHA-planen skal avvik umiddelbart rapporteres til koordinator for gjennomføringsfasen (BH - KU) og prosjektleder. Ved fare for liv og helse plikter byggeledelsen å stanse arbeider på byggeplassen umiddelbart og vurdere evt. strakstiltak. BH - KU og prosjektleder skal umiddelbart varsles. Byggeledelsen skal delta på vernerunder på byggeplassen. 4.8 Koordinator i gjennomføringsfasen (SHA-koordinator BH - KU) Ytelsen gjelder SHA-koordinator i gjennomføringsfasen (BH- KU) iht. Byggherreforskriften 3, 9, 13, 14 og 15 jf. også vedlegg 7,8, 9 til konkurransegrunnlaget. 4.9 Miljø Byggeledelsen skal bidra aktivt til at alle aktører er kjent med, følger opp, og rapporterer på miljømål/-krav som stilles i prosjektet. Byggeledelsen skal rapportere til prosjektleder på miljømål/-krav fastsatt i prosjektet. Oppdager byggeledelsen avvik fra miljømål/-krav skal avvik umiddelbart rapporteres til prosjektleder. Byggeleder skal også kontrollere at entreprenør følger opp miljøprogram og miljøoppfølgingsplan (MOP), som viser hvordan miljømål/-krav følges opp i prosjektet. Byggeleder kan, etter skriftlig avtale med prosjektleder, overføre ansvaret for oppfølging og rapportering til koordinerende utførende (BH-KU). 4.10 Overtakelse Byggeledelsen skal planlegge å gjennomføre forhåndsbefaringer før ferdigbefaringer. Byggeledelsen har ansvar for å gjennomføre del- og ferdigbefaringer, og utarbeide liste over eventuelle feil og mangler og/eller gjenstående arbeider, samt å sette frist for utbedringer. Befaring før igangsetting av prøvedrift av tekniske anlegg. Ferdigbefaringer på tekniske anlegg som også skal også bestå av funksjonskontroll med rapport over hva som er funksjonstestet. Byggeledelsen skal beregne størrelse av beløp som skal holdes tilbake inntil mangler er utbedret. Byggeledelsen skal kontrollere at FDV-dokumentasjonen foreligger godkjent av prosjektets fagrådgivere før overtakelse finner sted og at opplæring av bruker (om dette er del av kontrakten) har funnet sted før overtakelse. Byggeledelsen skal gjennomføre overtagelsesforretning og gi anbefaling til prosjektleder om overtakelse kan gjennomføres. Byggeledelsen skal kontrollere at utførelse av etterarbeider protokollert ved overtakelsen er iht. kontrakt/avtale. Byggeledelsen skal gi melding til prosjektleder når tilbakeholdt beløp kan utbetales. Side 6 av 7
Byggeledelsen skal gjennomføre overlevering av prosjektet til oppdragsgiver og etablere rutiner for oppfølging i garantiperioden. Byggeledelsen skal kontrollere at betingelsene i brukstillatelsen blir fulgt opp og at ferdigattest utstedes. 4.11 Reklamasjonstiden Byggeledelsen skal ivareta reklamasjonsarbeider i reklamasjonstiden i henhold til kontrakten. Han/hun vil ha myndighet til å få dette gjennomført av annen entreprenør. Side 7 av 7