US-SAK NR: 127/2012 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: TONJE GRAVE SAKSBEHANDLER(E): METTE RISBRÅTHE ARKIVSAK NR: 12/2060 Strategisk kommunikasjonsplan 2013 - (2016) Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg: Strategisk kommunikasjonsplan 2013 - (2016) Forslag til vedtak: Universitetsstyret tar strategisk kommunikasjonsplan for UMB for perioden 2013- (2016) til orientering. Ås, 27.11.12 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET DATO 06.12.2012
2 a) Saksfremlegg Bakgrunn I UMBs strategi utpekes formidling og kommunikasjon som et viktig strategisk område. Universitetet skal videreutvikle sitt samfunnsengasjement når det gjelder formidling og kommunikasjon, står det i strategien. Etter å ha fått universitetsstatus i 2005, har UMB oppnådd økning i rekruttering av nye studenter og økt synliggjøring av universitetets forskning og utdanning. Sammenliknet med øvrige universiteter oppnår UMB, ut fra antall forskerårsverk og studenter, betydelig medieomtale av universitetets fagområder. Til tross for styrket synlighet, viser omdømmeundersøkelser (kilde DN) imidlertid behov for å arbeide strategisk for å styrke den generelle kjennskapen til UMB. UMB med dagens navn er et ungt universitet, og det har vært arbeidet systematisk med å profilere navnet siden oppstarten. Det er ønskelig å styrke UMBs posisjon ytterligere frem mot etablering av det nye universitetet. Dette vil samtidig bidra til å danne grunnlag for utvikling og merkevarebygging av Norges miljø- og biovitenskapelige universitet, NMBU. Samfunnsoppdraget gir NMBU nasjonalt ansvar for utdanning, forskning, formidling og innovasjon innen området miljø- og biovitenskap. Etablering av NMBU krever økt kommunikasjonsinnsats, da man både skal overføre verdier fra UMB og NVH inn i nytt universitet, og skal profilere den nye merkevaren NMBU. Vedlagte strategiske kommunikasjonsplan vil innlemmes i kommunikasjonsstrategien for NMBU gjennom prosess for samordning av operative administrasjon (OPAD). Matsatsingen og etablering av NMBU er to nye, store og strategiske oppgaver med kommunikasjonsansvar. Kommunikasjonsplanen for 2013-. (2016) skal legge grunnlag for prioriteringer i tråd med overordnede strategiske føringer. Derfor legges det inn ekstra innsats innenfor områdene mat, klima, internasjonalisering og etableringen av NMBU i perioden. Arbeidet med studiemarkedsføring og synliggjøring videreføres, blant annet gjennom ferdigstilling av nye nettsider, planmessig bruk av sosiale medier og direkte kontakt med potensielle studenter. Den generelle kjennskapen til UMB skal styrkes gjennom økt satsing på synliggjøring av UMBs forskning i media. UMBs kommunikasjonsarbeid skal profesjonaliseres ytterligere. Det gjøres blant annet gjennom styrket samarbeid og dialog mellom sentral kommunikasjonsstab og institutter og fagmiljøer. Universitetsdirektørens vurdering En god strategisk kommunikasjonsplan er en viktig forutsetning for å nå UMBs strategiske mål og bidra til å oppfylle universitetets samfunnsoppdrag. I en periode med store kommunikasjonsfaglige utfordringer, blant annet i forbindelse med etableringen av NMBU, er godt forankrede planer for kommunikasjonsarbeidet også nødvending for å kunne gjøre riktige prioriteringer. Den fremlagte strategiske kommunikasjonsplanen er i tråd med universitetsstyret føringer. Prioriteringene ivaretar behovene for å øke kjennskapen til UMB frem mot etableringen av NMBU 1.1.2014, og den strategiske kommunikasjonsplanen kan innlemmes og videreføres i NMBU. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET DATO 06.12.2012
UNIVERSITETSSTYRET DATO 06.12.2012 2
STRATEGISK KOMMUNIKASJONSPLAN 2013 -. (2016) Kommunikasjonsdirektør Tonje Grave
UMBS OVERORDNEDE VISJON Universitetet for miljø- og biovitenskap skal være et analytisk, innovativt og ledende universitet for biovitenskap, miljø og bærekraftig utvikling. VISJON FOR KOMMUNIKASJONSARBEIDET Kommunikasjon og formidling skal bidra til å styrke UMBs omdømme, synlighet og samfunnsengasjement. 2
OVERORDNET MÅL Strategisk og operativ bruk av kommunikasjon og markedsføring skal bidra til å: Bygge UMBs omdømme som et universitet med samfunnsengasjerte, innovative og konkurransedyktige fagmiljøer Øke kjennskapen til UMB Rekruttere motiverte og faglig sterke studenter Presentere UMB som et godt studiested som gir gode arbeidsmuligheter etter endt utdanning Fremstå som en åpen og samarbeidsorientert institusjon overfor næringsliv, forvaltning og samfunnet forøvrig Være en attraktiv og god arbeidsplass 3
KOMMUNIKASJONSMÅL STUDIER Utvikle strategi for rekruttering til studiene basert på omverdenanalyse Være tilstede på arenaer der studiesøkende ungdom er Synliggjøre mangfold og muligheter av studievalg Bidrar til at studenter velger UMB fremfor andre studiesteder UMB-utdanningen gir gode arbeidsmuligheter 4
KOMMUNIKASJONSMÅL FORSKNING Synliggjøre fagområder og forskningsresultater Gjøre UMBs forskning tilgjengelig Øke omtalen av forskning ved UMB i media Øke medarbeidernes deltakelse i samfunnsdebatten Øke samarbeid mellom UMB-forskere og forskere ved andre institusjoner Tilby medietrening Presentere UMB som en attraktiv arbeidsplass 5
KOMMUNIKASJONSMÅL FORMIDLING OG INNOVASJON Presentere fagområder og forskningsresultater nasjonalt og internasjonalt Bidra til å gjøre UMB til en foretrukken partner for næringslivet Industrien skal henvende seg til UMB for å delta i forskningsprosjekter og for å få løst konkrete utfordringer Industrien skal henvende seg til UMB for å rekruttere attraktive arbeidstakere Allmennheten gjøres kjent med UMBs forskning og utdanning 6
KOMMUNIKASJONSMÅL LEDELSE, FORVALTNING OG RESSURSUTNYTTING Bruke kommunikasjon som et strategisk verktøy for kulturbygging i pågående fusjonsprosess, og bidrar til å legge grunnlag for langsiktig utvikling av det nye universitetet. Identifisere risikoområder innen kommunikasjonsområdet, og følge opp med kommunikasjonsplaner. Tydeliggjøre og effektivisere samhandlingen mellom instituttene og kommunikasjonsavdelingen. 7
MÅLGRUPPER Studiesøkere - førstegangssøkere - familie og venner av studiesøkere - førsteårsstudenter (unngå frafall) Forskere - Forskere ved samarbeidsinstitusjoner i inn- og utland - Campus-kameratene - Forskere internt Næringsliv - Industri og næringsliv - Bransjeorganisasjoner Virkemiddelapparat, politikere og beslutningstakere - Norges forskningsråd, andre finansieringskilder (FFL, FHF, Innovasjon Norge) - EU - Politikere, opinionsdannere Allmennheten - personer med særlig interesse for UMBs fagområder - Barn og ungdom, barnefamilier 8
KOMMUNIKASJONSPOLICY Åpen UMB skal være åpne på hvordan universitetet disponerer midler og løser oppgaver. Internt skal beslutninger og prosesser informeres om åpent tilgjengelig for alle ansatte, og det skal være rom for meningsutveksling og medvirkning. Tilgjengelig UMBs ledere og forskere skal så langt det er mulig være tilgjengelig for pressen. Proaktiv UMB skal aktivt kommunisere forskning og utdanning til interessenter, og delta i samfunnsdebatten Etterrettelig UMB skal kommunisere forskningsresultater og forskningstema tydelig og etterrettelig. 9
STRATEGIVALG Ekspertrollen. Utsagn fra fagpersoner gir troverdighet. Ansatte med selvstendig faglig ansvar uttaler seg til media om faglige spørsmål som angår eget ansvarsområde. Vitenskapelig ansatte skal kunne vise til at de har faglig dekning for de uttalelsene de gir i media. Budskap. All vår kommunikasjonsaktivitet skal underbygge målene om å synliggjøre UMB, tilby utdanning av høy kvalitet og formidle forskningskvalitet. Kanalvalg. Umb.no skal være vår viktigste kanal for informasjon til målgruppene. Sosiale medier, messer, skolebesøk og arrangementer skal være viktige kanaler for dialog med målgruppene. I tillegg skal UMB jobbe aktivt med innsalg i media. Intranett er hovedkanal for digital interninformasjon. Grafisk profil. Frem til fusjonen med NVH skal UMB opprettholde dagens grafiske profil. 10
KANALER EKSTERN KOMMUNIKASJON Kanal Mål Omfang Umb.no Medier Sosiale medier Forskning.no umb.no tilrettelegges for våre viktigste målgrupper: studenter, forskere og næringsliv Være proaktiv og selge inn saker til nasjonale og lokale medier. Tilby fagartikler, kronikker og nyhetssaker til fagpresse og media. Delta i samfunnsdebatter. Benytte twitter, facebook og youtube aktivt for å spre informasjon om studier og forskning, og for å gå i dialog med viktige målgrupper Publisere nyheter fra UMB jevnlig. Benytte kalender, blogg, forskeren forteller og andre spalter aktivt. Videreutvikle brukervennlige nettsider. Utvikle webstrategi, redaksjonelle retningslinjer og ta i bruk ny publiseringsplattform Følge med i nyhetsbildet daglig. Ha oversikt over og formidle UMBs forskningsaktivteter. Utvikle strategi for bruk av sosiale medier. Benytte facebook og twitter daglig. Trappe opp bruk av video i kommunikasjonsarbeidet. De fleste forskningsartikler som publiseres på egne nettsider, publiseres også på forskning.no. UMB-nytt Markering av overgangen til NMBU. Utforme et jubileumshefte i 2013. Skoletjeneste og messer Markedsføre UMB som et nasjonalt utdanningssenter. Fremme interesse for UMBs studier og forskning. Delta på utdanningsmesser og skolebesøksturneer. Delta på Forskningstorget og gjennomføre undervisning på campus. 11
INTERN KOMMUNIKASJON Interninformasjon ved UMB skal bidra til god kommunikasjonskultur. Det er et lederansvar å sørge for god internkommunikasjon. Internkommunikasjon skal underbygge strategi og måloppnåelse ved å gi medarbeiderne kunnskap og eierskap til virksomhetens visjon og mål. Kanal/arena for intern kommunikasjon skal velges med utgangspunkt i budskapets innhold og kompleksitet, samt behov for mulighet til direkte tilbakemelding. Ledere og medarbeidere skal sammen bidra til en kultur preget av åpenhet, dialog og informasjonsutveksling, basert på følgende prinsipper: Den interne kommunikasjonen skal være helhetlig og foregå både i linjen og på tvers i organisasjonen. Hver enkelt har informasjonsansvar overfor medarbeidere og sin leder. Alle skal ha tilgang til den informasjonen de behøver for å få forståelse for universitetets mål og strategi, og for å kunne ivareta sine oppgaver. Hver enkelt har selvstendig ansvar for å innhente informasjon og for å dele informasjon med ledere og kolleger. 12
SATSINGSOMRÅDER I 2013-2016 Strategisk kommunikasjonsarbeid skal bidra til å styrke UMBs omdømme. I henhold til UMBs strategi skal det i perioden legges særlig vekt på følgende områder: Mat for fremtiden Miljø i front for å løse miljøutfordringer Internasjonalisering presentere UMBs fagområder og annen vesentlig informasjon på engelsk 13
ANALYSER OG EVALUERING Webstatistikk analyse av besøk, navigasjon etc. Google analytics Medieovervåking Opoint Søkemotoroptimalisering Omdømmeundersøkelse. Forberede undersøkelse etter opprettelsen av NMBU Analyse av aktivitet i sosiale medier (retweets, aktivitet på Facebook-sider etc.) 14